淺析新形勢下基層單位檔案管理標準化建設

劉國偉

摘 要：隨著近年來互聯網的發展，檔案管理標準化呈現出許多新的特點和趨勢，基層單位檔案管理標準化方面暴露出很多問題。加強新形勢下基層單位檔案管理標準化建設的理論層面與實踐層面研究，有助于提升基層單位的檔案管理水平，提升檔案工作的規范性、信息性、便利性。

關鍵詞：基層 檔案管理 標準化

在檔案管理的運行過程中，檔案標準化建設有利于決策者了解單位現階段發展狀況，總結經驗教訓，同時也是改進發展規劃，調整工作結構的重要依據。檔案標準化建設實現了對檔案的有效管理，推動了基層單位檔案平臺的建設和運營，但就實際情況來看，難免存在一些問題，不同程度上影響了基層單位檔案管理標準化建設的推進。

一、基層單位檔案管理標準化中存在的問題

1.對檔案管理標準化工作重視度不高

一是制度建設缺乏。相對其他方面工作來講，檔案管理制度不常用，有的單位檔案管理制度缺乏，有的單位即使有檔案管理制度，但制度陳舊或者不健全，其表現在應入檔案室的檔案未入，進入檔案室的檔案保管期限不確定、檔案到期如何處置未作規定等；二是未設立檔案管理專職人員。基層單位一般不設立檔案管理專職人員，而是由辦公室或者人事等部門人員兼任該檔案管理人員，由于主要是負責其他工作，檔案管理只是附帶的一小部分工作，檔案管理方面的知識水平有限，達不到標準化管理；三是投入不足。基層單位在檔案管理方面投入的人力、物力、財力都相對不足，有的單位甚至沒有專門的檔案室，檔案信息化建設進展緩慢；四是分類建檔不足。基層單位哪些資料應該進入檔案室保管不明確，除了財務、人事等檔案外，其他該進檔案室保管的資料未做到應進皆進。如：基層單位大事記、征地拆遷材料、單位的總結、相關的合同協議等；五是對檔案移交和變動重視不夠。基層單位人員變動頻繁，檔案管理崗位也不例外。檔案管理崗位人員變動時，有的未正式辦理移交手續，有的辦理了簡單的移交手續，交了檔案室鑰匙，無移交清冊，也未對檔案進行盤點核對、未對移交過程進行監督，基層單位還存在因辦公場所變動而搬動檔案時對檔案重視不夠，往往造成檔案遺失。

2.檔案電子化處理率低

查詢使用率低，基層單位保管在檔案室的檔案資料多數為紙質檔案，未進行檔案電子化處理，有的檔案即便有電子化，也未將電子檔案存檔，檔案歸檔后查詢使用率低，如財務檔案歸檔以后，僅僅在財務人員偶爾查詢或者審計機構來審計時使用，人事檔案歸檔以后很少查詢，其他方面的檔案歸檔后，基本不再查詢或者使用。

二、做好基層單位檔案標準化管理的對策建議

隨著檔案管理工作朝著信息化和規范化方向發展，針對基層單位當前的檔案管理標準化情況，采取有效的措施解決其存在的問題顯得尤為重要。

1.加強基層檔案規章制度建設。根據《中華人民共和國檔案法》修訂情況，圍繞新型組織和新領域檔案管理，加快制定和完善基層檔案管理規范，實現檔案管理規章制度在基層全覆蓋。系統組織學習行政執法及檔案法律法規等知識，執法人員培訓合格持證上崗，樹立依法行政、依法管檔的觀念，提高依法行政的意識和能力，建立健全與時俱進的檔案管理制度。同時應明確職責和要求，及時更新，加強監督，定期考核，確保制度嚴格執行。

2.加強基層檔案基礎設施建設。加強與相關領導的溝通、交流，讓領導認識到檔案管理工作的重要性，從而加大對檔案管理工作的投入。建設標準規范的檔案管理場所，配置齊全相關的設備、光盤、磁盤等，有條件的單位應結合自身實際，配齊相應設備、設施，確保檔案安全保管和方便利用檔案。庫房做到與辦公用房、閱覽室分開，配備符合國家和省有關規定的檔案工作專用設施設備，落實防盜、防光、防高溫、防火等“十防” 措施。

3.加強基層檔案安全體系建設。基層檔案室要完善檔案安全保障體系，加大檔案安全宣傳教育力度，健全安全應急方案等檔案安全管理規章制度，確保檔案安全。建立健全檔案信息安全管理制度，完善上網信息審查流程，嚴格檔案劃控解密。做好檔案信息的保密工作，加快推進檔案信息系統安全等級保護和分級保護工作，依法對檔案電子數據進行管理。建立電子數據備份系統，確保檔案信息系統的安全。

4.加強基層檔案人才隊伍建設。強化檔案專兼職干部業務培訓，積極舉辦上崗培訓、遠程培訓、繼續教育和各類專題培訓及檔案業務新法規、新標準和新技術的培訓，不斷優化檔案干部的知識結構，提高檔案干部隊伍專業素質和綜合素質。通過聘用、借調、合作等方式積極引進或培養能組織管理數字檔案建設、檔案征集及展覽策劃、檔案資政服務產品開發、檔案搶救保護等方面的人才。優化檔案干部隊伍配備，為檔案室配備責任心強、學習能力強、管理協調能力強、相對穩定的檔案人員。

總之，檔案管理是事業單位發展中的重要工作，對事業單位的發展影響重大，對社會發展的影響同樣不可忽略。事業單位必須重視檔案管理工作的開展，并且需要在工作實踐中尋求創新，提高檔案管理工作的現代化水平，使其在現代社會的發展競爭中更加適應，促進我國社會經濟的繁榮與發展。

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