辦公室檔案管理工作的信息化創新探索

柴曉潔

摘要：隨著科學技術和信息技術的不斷發展，各行各業都面臨著新的變革。就辦公室檔案管理工作來說，在信息時代背景之下，管理方式和管理技巧都需要進一步的創新和優化。信息化的檔案管理工作，既能很好的保證歷史文件不丟失，還能確保文件機密不被泄露，對于社會的安全穩定具有重要意義。

關鍵詞：辦公室檔案管理;信息化;創新;變革

檔案管理工作已成為當前社會管理工作的重要組成部分。在信息時代的背景下，現有的檔案管理制度已經不再適用于瞬息萬變的社會環境。對此，積極進行檔案管理制度的改革，探索新的檔案管理方案，已成為眾多專家和學者的主要工作。文章對檔案管理工作進行了分析，找到其存在的一些問題，并提出了具體的解決策略，希望可以為相關企業的檔案管理工作提供借鑒。

一、辦公室檔案管理工作

1.檔案管理工作簡述。檔案管理也被稱作檔案工作，在實際工作中，不僅僅是對文件和檔案的儲存保管，更是根據檔案的基本性質及其作用，而展開的一系列系統化的管理措施，并在合適的時機加以利用。檔案管理工作是我國檔案事業的重要組成部分，具有一定的政治性和服務價值。

檔案管理工作不像其他工作一樣會制造出一些物質財富，檔案本身也并不由管理人員制造或者使用。檔案管理主要是對一些已經形成的歷史文件進行整理保存，具有一定的管理性，且融于各個管理系統之中，在社會工作中具有重要意義。

2.信息化檔案管理工作的特征。首先，檔案的管理工作并不是隨意為之，而是有嚴格的法律和政策規定的，管理工作的開展必須遵循相關規定，從而確保信息的有效性。其次，在信息化的背景之下，檔案管理已經逐步由傳統的實物文件存檔管理轉變為電子文檔，不易損壞，保存時間更久。此外，信息化的檔案管理工作合理地應用了互聯網技術，有效提高了管理工作質量和工作效率，對于社會發展具有積極意義。

3.檔案信息化管理工作的主要任務。在信息時代的背景下，檔案管理工作主要是利用信息化的技術手段，管理檔案的信息資源，在應用過程中，簡化查找過程，提高工作效率。信息化技術既是檔案管理過程中的一種技術手段，也是管理檔案的一種重要載體。

二、檔案信息化管理的內容

1.完善管理設施的建設。信息化檔案管理的主要工具是計算機，因此計算機軟件、硬件性能的好壞對于管理工作的開展具有重要意義。所以，開展檔案管理工作必須首先確保管理設備的安全性和穩定性，通過設備安全來確保信息安全。檔案管理的目標是建立一個統一的管理平臺，將檔案合理劃分，設立多層保護機制，為檔案的信息化管理工作提供保障。

2.建立管理標準。檔案管理工作具有嚴格的制度規范和法律保護。因此，在開展檔案管理工作時，需要結合我國國情和單位的檔案管理工作現狀進行管理標準的建立。檔案管理工作必須基于實際工作情況開展，決不能與現實脫節，需要經過仔細調研和反復摸索，進而確立一種符合企業單位現狀的管理規范。

3.信息資源管理。檔案管理就是對檔案中信息資源的管理，因此檔案管理的內容需要和單位內部的信息資源庫、公共檔案信息資源、數字檔案等相統一，從而實現對檔案信息資源的管理和建設。

4.管理系統的建設。檔案管理工作的有效開展，需要一定的平臺和技術支撐。所以，在檔案管理工作的開展中，相關人員應結合單位發展現狀，建立合適的檔案管理系統，為管理工作提供良好的技術支撐。同時，管理系統的設置需要符合單位的實際情況，所應用的軟件設備也要盡可能的產品化和通用化。

5.管理人員的培養。檔案管理人才隊伍的建設對于檔案管理工作的開展具有重要意義。所以，相關單位一定要積極的進行檔案管理人才的培養，積極的對其進行業務培訓，并及時的更新和補充管理人員的技術信息，確保他們具備良好的計算機知識，保障管理工作的高效開展。

三、辦公室檔案管理工作面臨的問題

1.管理理念的問題。受到傳統檔案管理理念的影響，檔案管理工作一般只重視檔案的存儲而忽視了檔案的應用。實踐表明，在各個行業，檔案管理都對現實工作具有重要意義，尤其是在信息時代的背景之下，檔案信息量大，且具有很強的應用價值，所以需要相關管理人員樹立服務意識，積極調整自己的觀念，確保檔案管理工作與時俱進。

2.管理方案的問題。由于不同單位的工作、經營現狀不同，所以檔案資源的類別、內容等也有較大差異，在管理制度、權限、方案等方面都各具特點，所以很難擁有一個統一化的檔案管理和規劃方案。此外，檔案本身就具有不確定性，在發展中可能會出現各種變化和調整，所以難以在管理工作中實現一致，全國統一的檔案管理規劃方案的建設存在諸多問題。

3.管理方式的問題。檔案管理的方式過于落伍。在傳統的檔案管理工作中，檔案信息的錄入一般是通過工作人員人工編輯錄入的，過程復雜，出錯率高，且工作量巨大，不能及時對相關檔案信息歸檔。此外，在這種管理模式之下，檔案信息的檢索效率和準確性都比較低，不能很好的發揮檔案資源的作用，還浪費了大量的人力物力資源。

4.管理隊伍的問題。在傳統的檔案管理工作中，管理人員對于計算機的了解不多，僅僅掌握信息錄入的有關知識，對于檔案管理工作了解不足，相關的管理知識也不能有效掌握。所以，在信息化背景之下，需要加強檔案管理隊伍的建設，積極的對檔案管理人員進行技術培訓，幫助其了解電腦的軟件、硬件知識，提升他們的計算機操作水平，從而培養出具有較高專業素質和操作能力的檔案管理人員。

四、信息化背景之下檔案管理工作的開展

1.創新優化服務。由于傳統的檔案管理方式過于落后，手工編輯存檔速度慢，準確性差，為檔案的應用帶來諸多問題。若想對有關信息進行應用，需要專人去檔案存儲處進行查詢，不僅耗費了大量的人力、物力資源，工作效率還低。因此，為解決這一問題，需要相關技術人員積極地進行軟件的開發，建立統一的檔案管理平臺，設置登陸賬號，所有部門都可以通過賬號密碼或者驗證信息等方式登陸平臺進行檔案資料的查詢。但是每個部門都只可以查詢本部門的檔案信息，確保信息的保密性。

2.創新檔案管理系統。在信息化的背景之下，對辦公室檔案管理工作進行創新，需要完善檔案管理系統的建設，結合當代的信息技術，對檔案管理系統進行科學化的創新。具體的工作內容包括：⑴積極地對已經錄入完畢的檔案進行重新編排，對于原有檔案中較為繁瑣的環節進行簡化。⑵應用信息化手段，創新檔案管理制度，促進檔案管理工作效率的提升，同時確保檔案管理信息的準確性。⑶完善管理系統，將檔案進行分類管理，實體文本類檔案需要及時準確錄入，同時將文本合理保存，電子類檔案進行分類歸檔管理。

3.培養專業的檔案管理人員。檔案管理工作需要專業的人員來完成，因此，在完成管理系統的創新之后，需要培養特定的人員來進行系統的管理和操作。專業人員的培養主要分為兩點：一是技術的培養，要求檔案管理人員對檔案管理工作的內容和檔案管理系統的操作方法具有充分的了解，只有這樣，才能更好的將創新后的檔案管理系統的優勢表現出來。所以相關單位應積極的展開管理人員的技術培訓工作，聘請系統創新開發人員進行新系統內容和操作方法的介紹，幫助工作人員更好的了解檔案管理系統，進而提升檔案管理的工作效率。二是思想的轉變，在新的時代背景之下，要求檔案管理人員的思想也能與時俱進，積極主動地學習新知識，具有創新意識和創新精神，領會到檔案管理工作的實用價值和重要性，從而更好開展工作，提供更為優質的檔案管理服務。

4.完善檔案精選系統。在實際工作過程中，檔案文件需要經過起草、簽發和催辦，在以上過程全部完成以后，再進行歸檔工作。整個過程都是通過計算機實現的，無論是原始的申請文件，還是后面的審批文件，都具有電子形式的文檔，在進行檔案管理工作時，一定要將原始的電子文件良好保存，在后期的核查和調用過程中才能更為方便準確。隨著工作的不斷開展，會發現類似電子形式的檔案越來越多，這些檔案文件均以磁盤為載體，在保存和使用過程中都能更為便捷。因此，為了加強電子檔案的系統化管理，促進檔案信息的真實性和實用性，在進行檔案保存工作之前要先進行檔案的精選，找到實用性價值較強的檔案加以科學管理，進而為用戶提供更加便捷的服務。

5.加強檔案的保密工作。信息的發展為檔案管理工作帶來了諸多好處，但是也造成了許多隱患。在檔案管理工作中，檔案材料都在計算機中保存，如果計算機硬件或軟件發生故障或者被人為破壞，就會造成檔案資料的丟失。此外，病毒的入侵或植入，也會造成檔案信息的泄露，為企業單位帶來嚴重的損失。對此，就需要工作人員積極的進行檔案資料的備份，可以采用云端存儲的方式，為檔案管理提供雙重保障。同時，通過對相應的存儲設備進行定期的檢查，禁止用工作電腦瀏覽其他網頁，為電腦設立防火墻等方式加強檔案安全管理，防止病毒的入侵，確保檔案安全。

綜上所述，在信息時代的背景之下，檔案管理工作已成為社會管理系統中的重要組成部分。積極地對檔案管理工作進行改革，通過檔案管理系統的完善、檔案管理服務的優化、專業人員的培訓等方式全面的加強各單位的檔案管理工作。促進檔案信息的規范化、標準化，管理人員的專業化、管理體系的完善化，三方面共同發展，進而實現檔案管理系統的全面升級和優化。讓檔案信息資源更好的服務社會。

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