大數據在事業單位檔案管理中的運用淺析

摘要：信息時代，事業機構的規模、數量和在編員工等都比原來有了明顯增加，這時覺得依靠以傳統的紙質文檔來記錄各種信息顯然壓力較大，而大數據系統是該時代的新興科技，能夠有效改善這個問題。本文首先分析了大數據技術，然后介紹了大數據系統在單位內檔案管理方面的具體使用，希望能夠推廣大數據系統。

關鍵詞：大數據系統;事業機構;檔案管理

目前，國內經濟與信息技術取得了明顯發展及進步，事業機構檔案控制的專業化程度也在持續提高，大數據環境下，單位內部檔案管理也遇到了很多機遇及挑戰。許多事業單位對檔案管理展開了深度研究與探討，而且也取得了顯著成果，檔案保管的核心也慢慢朝著信息化轉變，但在事業機構檔案管理信息化階段依舊存在很多問題，限制了對事業機構檔案的數字化管理。由此，對事業機構檔案管控制大數據時代的數字化建設制定科學策略十分關鍵。

一、大數據的基本概述

從含義上介紹，大數據也叫做海量信息，重點指在特殊時間內借助常規軟件對信息進行集合和整理，由此為事業單位的運營打好基礎。從特征上研究，大數據涉及下幾個特征：①大容量，系信息存儲量很大，依靠互聯網采集信息，進而產生大數據之海。②多樣性，不管是信息的內容或者格式都比較多樣性，且以視頻、圖片等諸多形式出現。③速度快，快表現為信息產生快、信息處理快。④真實性，是重要特征之一，信息的重要意義關系到對決策的支撐，其信息具備真實性，能有效保障信息的質量。

二、大數據背景下事業機構檔案管理產生的影響

1.克服數字化問題

事業機構檔案管理長時間以來重視檔案保管，忽視了檔案資源的全面共享，無法經過檔案資源迎合新時代各種公共事業對數據資源的需求。檔案數字化已變成時代發展的潮流，事業機構檔案數字化建設長時間一來很難順利推進。伴隨大數據時代的發展，檔案資源的數字化管理得到應有的保障，新型科技促使事業機構遇到的信息資源更為多元化，從而實現推動檔案數字化發展目標，能夠更為高效的給事業機構檔案管理、運營帶來服務，有利于突出事業機構檔案工作的優勢，能夠不斷提升事業機構檔案管理的科學性，處理以往檔案管理存在的不足。

2.加快廣泛化進程。

檔案管理業務在大數據環境下進一步擴展了檔案管理范疇，充實檔案管理的要點，完善的檔案管理制度。事業機構檔案管理并非是專職部門和具體崗位員工的工作，事業單位內部各業務中心、職業單位內部所有員工均有義務參與競檔案管理之中。在諸多工作數據被保存下來的目前，需要事業機構基層職工積極精準的核實各類基礎業務資料，注重資料被精準的存儲下來，正式建立大數據檔案的管理思想，強調全體員工季軍參與進檔管理之中，迎合檔案事業發展需求。

3.提升檔案使用率

信息化社會不斷提升了數字檔案資源的使用率，有利于提升檔案管理的有效性，處理了以往檔案管理存在的低效情況，形成了健全的檔案管理業務體系，針對實現檔案信息的分享、保管、歸納和總結有顯著意義。事業機構檔案信息在大數據時代必定順利形成以共享使用為重要管理觀念，注重在迎合客戶個性化檔案信息應用需求的提下，優化檔案管理辦法，創新檔案保管個性化服務形式，進而迎合社會普遍的檔案需求。

三、基于大數據事業機構檔案管理的現狀

1.技術水平滯后

當前，事業機構檔案管理的建設經費來源重點以財政支付的形式獲取資金，因為國家對事業機構檔案管理投資的資金量有限，所以造成事業機構檔案管理設施更新不全面，檔案管理科技條件比較滯后，現存的檔案管理形式不能迎合新時代檔案管理業務的發展需求，以往的檔案設施影響著大數據系統的推廣。因為缺少專門的檔案管理平臺，無法創建優秀的檔案信息庫，所以不能突出分布式檔案保存機制的優勢，無法實現數據的個性化檢索，不能對潛藏檔案數據資源進行進一步開發，無法迎合事業機構檔案資源應用需求，影響著檔案管理行業的發展。

2.員工綜合素質偏低

當前，事業機構當管理者的素質還無法迎合大數據背景下檔案管理業務需求，現存的檔案管理者素質尚不具備進行云時代檔案保管業務的需求。第一，事業機構缺少專門的數字化信息管理者，現存的管理者缺少開發大數據背景下的檔案管理平臺和創建檔案信息資源庫的水平，無法個性化的實現大量檔案資源的深入挖掘以及個性化傳送共享。第二，事業機構檔案人才會迅速被淘汰，因為缺少專門的檔案人才教育機制，所以影響檔案管理行業發展，不利于迎合新時期檔案管理業務的需求，下降了當管理的服務效率。

四、大數據環境下事業機構檔管理的對策

1.豐富管理方式。提升大數據環境下檔案管理業務的有效性，還應完善檔案管理方式，改進檔案管理操作模式，重視結合事業機構電子文件和紙質檔案共存的現實改進檔案管理設施。第一，建立健全的檔案管理方案，完善檔案管理形式，強調以宏觀方面優化檔案管理流程。第二，創建專業的檔案管理服務網站，在大數據環境下，創建檔案管理服務體系，真正在事業機構中實現檔案信息共享，而且建立開放式的信息查詢檢索體系。第三，還應優化整理檔案文檔，實現對檔案文檔的合理化整理，由此科學管理電子檔案，進而隨時處置檔案信息資源，不斷提升檔案管理高效性。

2.提升服務質量。大數據環境下檔案管理的主要目標是突出檔案資源的使用優勢，重視建立開放式的檔案管理制度，強調不斷提升檔案服務效果。第一，革新檔案管理服務思路，重視以創新思維改進事業機構檔案管理的服務形式，依靠大數據系統實現事業機構檔案信息和多種移動媒介的充分銜接，進而迎合社會大眾在公共平臺展開檔案資源的查找需求。第二，推動檔案控制服務的轉型，在信息化的帶領下得到檔案信息的充分共享，重視形成規范化的管理制度，整體提升檔案信息的適應社會性能。第三，提升檔案控制的服務性，重視完善事業機構檔案管理規定，保證在數字化、互聯網、智能化的觀念下進行檔案管理，確保事業機構檔案管理更為有序，整體提升檔案管理的高效性。

3.建立數字化系統的推廣形式。事業機構注重創建數字化系統的主要目的在于可以為信息的需求對象提供更加優質、更為整體的服務，如此是大數據所強調的。因此，在對事業機構檔案管理變革階段，有關管理部門要加大力度推行數字化平臺建立，而且展開科學高效的宣傳，進一步提高事業機構檔案管理數字化系統創建的影響力。還要進一步吸取大型單位有關檔案資源管理方面的實踐經驗，經過對數字化系統建設的高效使用推進事業機構檔案管理數字化發展。

4.創新數字化設備?，F今，在信息系統高速發展的環境下，事業單位若想更好迎合大數據所提出的需求，強化檔案管理的數字化發展，要全覆蓋的使用計算機以及網絡應當獲得事業機構各級領導的認可，還要化為處理問題的具體行動，即增加資金投入，確保工作可以正常進行。而且，事業機構檔案資源量比較大，需要選擇較為穩定、安全指數高的電子儲存儀器，防止檔案內容的丟失和損毀。另外，各事業機構還要創建完善的計算機管理制度，能夠極大推進事業機構檔案管理的數字化發展，并改進檔案管理方式。對數量較多的傳統紙質文檔進行存儲，也是展開檔案數字化管理的關鍵基礎及前提，二者相互作用，要逐步形成一個完善的檔案管理平臺，再使用網絡不斷完善單位資源管理工作，進而提升事業機構檔案管理效果及效率。

5.提高人員素養。提升事業機構檔案管理效果，還應提升單位內部檔案管理者的素養，經過專業科技人才迎合大數據背景下事業機構檔案管理業務需求。一方面，引入專門的信息化檔案管理者，基于大數據社會檔案管理的要求，安排專門的數字化檔案服務隊伍，不斷提升檔案管理技術含量。另一方面，組織檔案管理者接受專業培訓，從整體上提高檔案管理者的數字化能力，促使檔案管理者在各崗位職責的前提下提升數字化服務水平。此外，還應建立內引外聯的體系，進一步促進檔案團隊水平的不斷提升。唯有重視檔案人才的搭配，方可迎合事業機構大數據背景下檔案管理要求。

6.深入挖掘檔案資源數據。中國是全球人口大國，在創建檔案時，針對所有人的各種資料均要詳細記錄，而且要結合部分關鍵字來有效區別這些檔案內容。大數據系統在人口檔案資料整理時，能夠經過輸入關鍵字來智能檢索相關的檔案內容，能夠有效縮減信息的檢索范圍。比如在戶籍部門，業務人員能夠經過錄入出生日期和出生地點來選擇自己所需的人員名單，或是再錄入性別、血型等其余關鍵字來縮減范圍，這令資料的查詢更為精準、便捷。大數據系統針對檔案的信息挖掘能夠令檔案的儲存和查找更為高效，削減各種不必要的翻閱，這針對作業量大的業務人員來講就是一種方便的途徑。

五、結束語

時代的快速進步，社會針對信息的采集和控制更為重視，大數據系統的發展中契合當下社會要求。事業單位內部檔案管理人員要具備現代化思想意識，將大數據系統用于自身工作之中，使檔案管理業務在大數據系統的幫助下開展，既能夠提升本身的業務效率，降低自己的壓力，還能夠更好地為大眾提供服務，改善人民的生活水準，實現社會的統一發展。

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作者簡介：沈鶴慧（1978-），女，漢族，碩士研究生，福建省詔安縣，館員，研究方向：檔案管理。