論檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及地位

摘要：隨著醫療技術的突飛猛進以及全民醫保政策的逐步落實，不僅推動了醫療行業的快速發展，也對醫院運營中的信息處理能力提出了新的要求。傳統的醫院檔案管理模式，主要以人工整理的方式為主，不僅無法保證原始數據的精準詳實，也難以在短時間內完成對信息的快速查找，從而不利于打造高效便捷的醫院運營模式。而醫院檔案的信息化建設，通過運用互聯網等現代化技術手段，實現了對醫院檔案管理模式的深度革新。

關鍵詞：醫院檔案管理;檔案信息化建設

一、為何要在醫院檔案管理中推行檔案信息化建設

1.推行檔案信息化有助于提升醫院檔案管理的工作效率。根據相關的行業調查可以看到，在我國大部分的醫院中，已經建立起了一定程度上的信息化管理系統，并在醫院的日常運營過程中發揮著積極作用。但深入研究可以發現，現有的信息化管理系統，大部分停留在完成基礎數據儲存的層面，尚未得到進一步發展。對于醫院檔案管理來講，一套成熟的信息化管理體系，應保證數據的高效性、實用性以及準確性。所謂高效性，即免除傳統醫院檔案管理工作中繁瑣的人工操作，只需在電腦等終端設備完成信息的輸入，通過專業的數據處理系統，即可在短時間內完成醫院檔案的分類整理。所謂實用性，即在醫院的實際運行過程中，往往需要多個科室之內的互相協助。因此，數據并非是簡單地單向流通，而是呈網絡狀的交叉傳遞，也就需要強大的信息化管理體系作為支撐，以避免在環節的銜接中浪費時間。所謂準確性，即在信息化的管理體系之中，對醫院檔案有著明確的權限分級設置，從而防止了人為出于其他目的而對檔案數據進行篡改。

2.現代化的信息手段能夠保證數據的及時有效。隨著互聯網等電子信息技術的飛速發展，信息化的浪潮已經涌向了社會的方方面面，醫院作為保障民生的重要機構，自然也要結合自身的實際情況，通過科學有效的方法來完成現有體系的優化升級，而現代化的信息管理技術是推行醫院檔案信息化的根本保障。具體來講，一方面當前高度發達的互聯網技術為信息的傳播搭建了平臺，而計算機所特有的快速運算能力，也輕松實現了對信息的快速處理。而另一方面，原始數據在經過信息化處理之后，即具有了在時間和空間上的長效性。在傳統的醫院檔案管理模式之中，諸如患者信息、病情介紹以及就診記錄等內容，大部分以文字記錄的方式進行展現，偶爾穿插一些圖片補充。這種單薄刻板的記錄方式，往往難以對相關信息進行全面敘述，從而使得檔案管理工作流于表面，無法發揮其真正作用。而信息化的檔案管理體系，經過不斷地更新與發展，已經能夠將文字、圖片、視頻以及語音等內容進行高效整合，從而展現出完整豐富的信息結構，使得檔案內容更加清晰精準。

3.有利于實現信息互通。醫院因其所具有的行業特殊性，在日常的運行過程中，通常要保持高強度的工作節奏。因此，能否實現龐大數據的互聯相通，就成為了提升醫院運行效率的關鍵所在，而信息互通則主要體現在以下兩個方面，即醫院與患者之間以及醫院內部各科室之間。所謂醫院與患者之間的信息互通，一方面是指醫院能夠做到在第一時間調取患者的既往病史等相關信息，從而對患者的病情有更加全面詳細的了解，更加有利于制定科學合理的醫療方案。另一方面是指患者在就診過程中，能夠通過公示系統，了解包括主治醫師個人履歷在內的相關信息，從而能夠節約在掛號預約等環節的時間。所謂醫院內部各科室之間的信息互通，一方面針對檔案管理工作人員來講，只需通過在信息系統中的設定，即可實現工作的快速交接，并且避免了因口述等原因造成的工作失誤。另一方面是指各個科室之間通過信息共享平臺完成病例信息的流轉，這樣一來就極大地提升了醫師的診斷效率。

4.提升醫院的行業競爭力。目前我國的醫療行業正處于激烈的競爭狀態下，在同級別醫療水平沒有明顯差距的情況下，能否為患者帶來人性化的優質服務就顯得尤為關鍵了。對于患者來講，方便快捷的手續辦理不僅能夠有效緩解緊張情緒，更能夠感受到醫院的專業與可靠，從而增加對醫師的信賴，使得后續的治療過程更為順利。而在醫院檔案的管理工作中推行信息化建設，對內而言不僅實現了對舊有體系的現代化革新，也提升了內部流程的運轉效率;對外而言則讓患者在就診過程中感受到了溫暖貼心的優質服務，從而全面地提升了醫院在行業之中的核心競爭力。

二、如何在醫院檔案管理中逐步推行檔案信息化建設

1.對醫院中現有的信息化管理體系進行升級。一套體系能否切實可行，其關鍵在于是否具有詳實細致的配套制度。對于在醫院檔案管理中推行信息化建設來說，需根據實際情況，優先建立一套完備的信息化管理制度，并要求相關崗位的工作人員能夠嚴格遵守。首先，需在醫院內部形成一套符合自身獨特性的運轉流程，通過建立各個科室之間的信息溝通網絡，從而最大程度的避免檔案信息的紛繁雜亂。其次，在硬件方面需配備打印機、掃描儀以及公用電腦等基礎設備，以便能夠在復印身份證、打印病例文檔以及查閱醫師信息等環節上節約時間。對于涉及到患者隱私和醫院核心機密的相關檔案，可使用加密硬盤等設備進行獨立儲存。而在軟件方面，要在結合醫院自身情況的基礎上，選擇使用專業的信息處理系統，并加強與服務器之間的信號連接，如此不僅能夠簡化檔案信息輸入和調取的流程，更避免了因網絡故障而導致的數據丟失。

除此之外，仍需注意以下三個方面的內容：其一，醫院的高層管理人員需從自身出發，明確進行檔案信息化建設的重大意義，并在人力、物力以及財力等方面進行一定的政策傾斜與扶持，以便形成自上而下的觀念統一。其二，在醫院檔案管理崗位上的工作人員需加強自我要求，積極參加相關的技能培訓，通過在實際工作中的探索和總結，以便讓信息化的檔案資料發揮其應有的作用。其三，檔案資料的信息化與醫院每名員工的日常工作都息息相關，這就要求無論身在哪個工作崗位，都要積極參與到檔案信息化的建設中來，切忌出現事不關己的消極心態。

2.通過培訓提升相關工作人員的信息化水平。目前各家醫院大都設立了檔案管理的相關崗位，但在進行醫院檔案信息化的建設過程中，特別是在檔案管理人員的任用方面仍存在著一些問題。首先，大部分醫院在設置檔案信息化管理的崗位時，往往將數據收集處理的相關職能平攤到各個科室的日常工作中來。這樣就在無形中增加了行政人員、醫師與護理人員的工作強度，使其難以兼顧。其次，在進行檔案管理人員的選拔時，大部分醫院會優先考慮即將退休的人員等來擔任。一方面，由于年齡的原因，導致此類人員在學習能力以及工作熱情等方面均稍顯不足。而另一方面，此類人員往往沒有接受過系統化的正規培訓，未能掌握相關的專業技能知識，自然也就無法滿足實際的工作要求。

基于以上客觀情況，在檔案管理人員的任用及培訓方面應在以下三個方面加以注意。第一，應將培養服務意識與責任心放在首要位置。檔案管理人員雖然不直接面對患者，但仍屬于醫院工作中的一份子，也肩負著同樣的職責與托付。因此，檔案管理人員在日常要保持積極的工作心態，對于工作中的每個細節都要仔細核對，避免因自己的大意疏漏而妨礙了診斷過程的順利進行。第二，醫院應定期對檔案管理人員進行技能培訓，特別是加強對專業性數據處理軟件的操作能力，使其不僅能夠明確檔案體系的整體結構，更能提升對檔案信息的處理效率。第三，醫院應關注檔案管理人員的心態變化。客觀來講，檔案管理人員在醫院的職工體系中有其特殊性，在傳統的醫院工作中往往容易忽視檔案的管理工作，而響應的工作人員也難以得到重視。但在信息化的改革浪潮中，醫院要使檔案管理人員明確自身的獨特價值，激發其工作熱情以便為醫院其他工作的開展提供助力。

3.加強對醫院核心數據的安全保護措施。由于醫院檔案的相關資料往往會涉及病人隱私或是醫院內部的重要信息，所以安全性就成為了醫院信息化檔案建設過程中不可忽視的重點。從醫院的角度出發，可從以下四個方面加強管理：其一，在信息化的運行模式下，檔案管理人員可以隨時對相關信息進行調取，因此需明確檔案管理人員的責任劃分，一旦發現信息泄露等異常情況，便能在第一時間聯系相關責任人員進行處理。其二，在一個完整的診斷與治療的過程中，往往需要多個科室的共同參與。為了防止在信息轉移的過程中出現問題，醫院可通過軟件編程來進行權限分級，從而在高效便捷與安全隱蔽之間達到平衡。其三，目前的信息化管理體系大多處于初級階段，在面對網絡攻擊等突發情況時的應變能力較弱。因此醫院需實現內網與外網的分離，并定期地檢查與服務器的連接情況，以保證內部網絡環境的安全可靠。其四，需謹慎選擇相關的軟件供應商。在實際的工作中，軟件程序的性能高低決定了數據運算的效率與精度。與此同時，醫院也需定期對相應軟件程序進行更新與維護，避免其因感染病毒而導致的信息泄露。

三、結語

綜上所述，本文從提升工作效率、保證數據有效性、實現數據互通以及提升醫院競爭力這四個方面闡述了檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值，并結合了當前的實際情況，對如何推行檔案信息化建設提出了自己的建議與策略。在我國，醫院中的檔案信息化建設仍處于起步階段，在其逐步推行的過程中必然會面臨困難與挑戰。但信息化的發展趨勢是不可改變的，各大醫院只有不斷地更新舊有模式，才能夠在開放的市場環境下取得更長遠的發展。

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作者簡介：周曉峰（1984-），女，漢族，學歷：本科，福建閩侯人，福建中醫藥大學附屬第三人民醫院對外聯絡辦公室、綜合服務中心副主任，助理館員，研究方向：醫院檔案信息化管理。