如何有效加強事業檔案分類的整體管理工作力度

李放

摘要：事業檔案是記錄事業單位工作流程和工作內容的主要載體，是當前各機關事業單位的一項重要日常管理工作。隨著事業單位深化改革的持續推進，在衡量事業單位工作成效時，事業檔案分類管理逐漸成為重要考核項之一。在事業單位著力提升工作效率的背景下，單位內部各項事務形成的檔案文件數量逐年增多，管理頭緒更顯繁雜。為此，加強事業檔案分類整體管理工作力度，已成為機關事業單位檔案管理工作者需重點研究的課題。

關鍵詞：事業單位;事業檔案;檔案分類;檔案管理

檔案管理工作線多面廣，傳統模式下開展的檔案管理工作量大，耗費的時間及人力成本較大。在科技水平及網絡信息化技術不斷提高的背景下，檔案管理向著信息化及無紙化方向發展，眾多事業單位基本實現了檔案材料的信息化管理。事業檔案價值的充分利用有賴于檔案的科學分類，本文立足新時期事業檔案管理工作面臨的新局面，分析事業檔案分類整體管理的薄弱點，總結相關對策思路，以促進事業檔案管理工作成效。

一、事業檔案分類整體管理的必要性闡述

事業檔案是機關事業單位開展業務及公眾服務過程中形成的重要記錄，檔案信息具備較強的價值，對指導單位工作業務意義重大。事業檔案分類管理前期以人工方式為主，在信息技術的輔助下，檔案管理更加科學精細，在分類上更加便捷，從整體上保障了檔案作用價值的最大化。具體而言，事業檔案分類整體管理有如下幾點意義：

1.提高事業檔案查閱及管理的效率。事業單位提供的社會公共服務內容逐年增加，由此形成了龐大體量的檔案材料，無形中加重了事業檔案管理人員的工作量和工作壓力。只有在卷帙浩繁的檔案中做好分類和規整，事業檔案管理人員才能更快捷地尋找相關所需檔案資料，減少時間成本。因此，在新時期，充分依托信息化管理手段，對事業檔案進行更加科學精準的分類儲存，事業檔案的查閱率及利用率才能實現倍量升級，進一步提高機關事業單位的工作效率及服務質量。

2.增強事業檔案保存保管規范性和年限。事業檔案在類型上較為豐富，廣泛涉及了人事資料、財務資料及事業單位業務開展中的各種文件等。對這些檔案文件要進行規范化保管，客觀上需要對檔案進行分類，一方面，反映機關事業單位日常工作內容，為單位后續工作提供參考指導;另一方面，通過分類保管，使事業單位檔案通過分類儲存，延長使用年限，讓事業檔案能夠真正發揮自身在信息傳遞及信息共享方面的價值，側面提高事業單位的工作業績表現。

3.擴大事業檔案信息共享交流的范圍。事業檔案中留存了大量的歷史信息，這些信息往往具有較強的再利用價值，可以說，檔案就是事業單位工作信息的展示渠道和紐帶。相比于傳統的企業檔案，事業檔案因單位業務的特殊性，賦予了檔案管理更重的權限和職責。特別是考慮到事業單位組織架構，科室及部門間在整體框架下實行分開工作的方式，部室之間可能需要查閱并使用某一類相同的檔案，此時，通過事業檔案分類管理，既可以減輕工作人員的工作量，又能夠擴大檔案信息共享交流的范圍，實現一檔多用。

二、事業檔案分類及整體管理的基本原則和步驟

事業檔案在分類、歸檔及管理上有一定的原則和步驟，一般而言，要經過文件收集、歸檔范圍區分、分年度、分類別、分級別、分保管期限、文件修整、文件裝訂、文件排列、文件編號、歸檔文件目錄編制、裝盒等幾個階段。在文件收集環節，基本目標及原則是文件檔案收集完整并齊全。在歸檔范圍的劃分上，涉及本單位工作內容及活動的，具備查考價值的文件檔案都應列入歸檔范圍內。無查考利用價值，重份多份文件，事務性文件及臨時性文件或者與本單位業務無關的材料文件，可以不納入歸檔范圍之內。分年度、分類別的主要方式方法有問題分類法及組織機構分類法等。檔案保管期限主要有定期保管及永久保管兩類，在年限上主要以10年為單位。檔案文件修整在裝訂之前完成，主要修裱年久文件及破損文件。文件排列根據文件時間及檔案事由兩個因素進行。歸檔文件目錄編制應滿足檔案保管、檔案鑒定、檔案檢索、檔案統計、檔案編研等幾個條件要求。

三、現階段我國事業檔案分類整體管理實施中存在的主要問題

1.整體上對事業檔案分類管理不夠重視，管理方式陳舊欠缺創新。事業單位檔案管理一方面是單位業務開展實施中不可或缺的重要工作內容，但另一方面部分機關單位領導將精力投放在了單位的日常業務及效益創收上，對檔案管理工作疏于重視。受此影響，機關事業單位檔案管理方式主要沿襲以往的模式，創新性不足，信息化應用范圍有限。例如，部分事業單位檔案管理在實際開展中缺乏必要的人力及財力支撐，背后即是由于事業單位領導對檔案管理沒有給予充分重視所致。再比如，在單位檔案管理的目標上刻意壓低，僅僅以檔案資料的完好保存及信息不泄露作為工作要求，相關檔案得不到及時整理及分類，給后續的檔案資料查閱及共享應用增添了諸多不便。

2.事業檔案管理工作沒有規范化、流程化標準。這一問題產生的主要原因在于事業單位檔案管理沒有形成健全的管理機制。作為機關事業單位的一項重要日常工作，檔案管理既帶有一定的基礎性，又由于工作屬性特點影響，使工作過程蒙上一層隱蔽性色彩，給人一種簡單附屬型工作的感覺，在實際檔案管理中欠缺一套嚴格規范的流程及標準。例如，在檔案分類操作中，相關的依據不明確、不固定或不清晰，檔案存放呈現出雜亂無序的狀態，在檔案使用過后，歸檔意識不強，相關責任標準界定缺失等，都給事業單位檔案管理及利用的有序實施帶來了極大阻礙。

3.事業檔案管理信息化程度不高。雖然事業檔案管理在實踐中逐漸與信息化管理手段進行結合，但部分機關事業單位出于成本節約的考慮，在事業檔案管理的整體信息化水平上仍停留于初始階段，對檔案的利用率有所影響。受此影響，事業檔案管理呈現出一定的混亂局面，一是相關規章制度不健全，檔案資料在收集上系統化程度不高，僅以檔案的表面原始資料統計為主要內容;二是事業檔案信息化管理的考核檢查流程有所欠缺，檔案管理過于籠統和馬虎，出現檔案丟失等問題時缺少問責;三是事業檔案管理工作量大而實際效果低。

4.事業檔案管理工作人員綜合素質技能有待提升。從事事業檔案管理工作的人員存在兼崗現象，并逐漸呈現出老齡化趨勢，其檔案管理理論水平、職業道德、崗位責任意識及專業技能等方面有所欠缺。主要表現在以下幾點：首先，事業檔案管理人員責任心不強，工作作風懶散，對檔案分類簡單粗暴，沒有進行深層分類和歸檔;其次，事業檔案管理人員主動學習意識差，在檔案管理上沿用以往的經驗及方式，對信息化管理系統操作技巧掌握不全，檔案管理信息化水平不高，管理效率低下;第三，檔案資料進行收集、整理及歸檔后，閑置率過高，疏于對資料檔案進行二次及多次挖掘。

四、加強事業檔案分類整體管理力度的相關對策

1.強化基于事業檔案分類管理工作的重視，對檔案管理形式加以創新。機關事業單位檔案資料帶有極強的專業性、政策性，并帶有一定的密級，作為機關事業單位管理者而言，要充分重視檔案管理工作，將其與事業單位工作業績掛鉤，在單位內宣傳普及檔案管理重要性，為檔案管理工作營造良好氛圍。在此基礎上，設置事業單位檔案分類管理專項資金，購置專門的檔案管理設備。在檔案管理形式上順應信息化管理趨勢進行創新，使事業檔案管理更具效率 。

2.建立健全事業檔案分類管理制度，設立規范化、標準化流程。事業單位檔案分類管理要達到科學高效，建立健全事業檔案分類管理制度至關重要。一是要貫徹落實事業單位檔案管理責任制度，通過獎懲措施的跟進，調動檔案管理人員工作責任心和積極性;二是要針對檔案的收集、分類、整理、歸檔等步驟設定制度流程，通過標準規范化操作，使事業檔案管理更加規范有序;三是對檔案管理人員進行考核，督促其在工作過程中不斷提高自身工作能力，掌握必要的信息化檔案管理技能。

3.提高事業檔案分類管理信息化程度。這一環節主要通過引進足量的用于事業檔案分類管理的技術設備來實現。在事業檔案分類管理實施中，要不間斷地引進現代化檔案管理工具，例如，計算機局域網架設、計算機硬盤配置、檔案管理系統模塊、高速掃描儀等。通過配備事業檔案分類管理的信息化設備，提高檔案文件的收集、錄入、查詢、調用效率，使事業檔案能實現更長的保存期限和更便捷的共享通道。

4.做好事業單位檔案管理人員專業技能提升培訓。一是要選擇具備豐富檔案管理經驗，年齡層次較低的工作人員充實到檔案管理工作中，在數量上要足量配備，以應對日趨繁瑣的檔案管理工作任務;二是大力推廣普及電子檔案，邀請相關檔案管理專家學者對檔案管理人員進行專項培訓，使其掌握電子檔案管理的流程和技術步驟;三是通過獎懲及考核，提高事業單位檔案管理人員的職責意識及崗位素養，確保其在崗履職，能夠熟練收集、整理及利用檔案文件，為機關事業單位的業務開展提供信息參考及決策輔助。

五、結語

基于事業檔案分類管理的重要性，機關事業單位近些年在事業檔案分類管理上進行了行之有效的實踐，助推檔案管理工作實現了長足進步，針對部分事業單位推進檔案分類整體管理工作中暴露的問題，要注重從檔案管理方式創新、檔案管理制度機制建設、檔案管理信息化水平提升、檔案管理人員技能改進等方面入手，使事業檔案管理更加科學規范。

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