試論高校檔案管理工作中的保密及其利用

摘要：隨著社會經濟的快速發展，我國高校對于檔案管理的工作也越來越重視，檔案記錄反應了人員的經歷以及德育的表現情況，具有真實性、現實性與保密性等特點，能夠作為考察一個人的重要依據，在檔案管理工作中，檔案的保密工作是重中之重，它關系著學校與教職工人員的安全，因此，作為檔案管理者，需要加強檔案的安全意識與檔案保密的管理工作，在保密的基礎上有效發揮檔案的利用率。本文通過對保密檔案的管理與利用的分析，探討如何加強高校檔案管理工作的措施。

關鍵詞：高校檔案;管理工作;保密;利用

檔案是國家以及社會機構或組織、個人在參與社會活動時形成的歷史記錄，在高校中，檔案包括學校領導、教職工、學生以及教學、科研、管理等工作，在活動中產生的文字、圖像、以及聲像等原始記錄。高校的檔案包括保密檔案以及非保密檔案，保密檔案就是在保密期內具有一定密級的檔案，怎樣能夠做好高校檔案管理工作的保密及其利用的工作是一項值得探討的問題。

一、高校檔案的保密管理

1.檔案的庫房與計算機的保密管理

高校的檔案不應隨意用任何一間辦公室建設庫房，應該獨立興建，因為檔案的保密性，庫房不宜建在最底層，庫房的門窗應加防盜系統進行加固，還要注意將檔案庫房與普通的辦公室以及閱覽室等分開，并且要設有專門負責管理檔案的工作人員，嚴格按照檔案庫房的管理規定對檔案進行管理，無關人員不得擅自入內?？茖W管理高校檔案的庫房才能做好檔案的保密以及維護檔案的安全。

如果高校的檔案需要進行電子載體存儲保密信息，要注意謹慎操作，涉密的計算機要及時更新硬盤，不要因為相關管理人員由于自己的疏忽大意或者操作不規范使得所存的文件被泄露或者竊取。例如，有些體積較小、易丟失的計算機電子載體很容易造成泄密，如U盤、光盤等沒有按照規定進行正確的保密銷毀，就會帶來泄密的隱患。一旦這些保密信息被外泄，將會對高校的科研機密造成不可估量的后果。

隨著信息技術的不斷發展，高校的網絡信息也越加發達，如果不對上網信息進行嚴格的把關，監控不到位很容易在相關網站泄露關于高?；蛘邍覚C密的信息。高校中涉密的計算機很多，如果防護的措施不到位就容易發生信息被盜事件。例如，在高校中有些導師參與了某項課題的研究，如果涉密計算機與互聯網相連通，一旦出現黑客，對該計算機進行網絡攻擊，課題的研究成果就會被泄露。

2.涉密檔案的管理

高校的檔案保密管理是非常重要的一項工作，首先，要建立健全檔案保密管理的規章制度，要求工作人員要嚴格按照規定辦事，防止因操作不當造成泄密的情況。涉密檔案的管理人員由于身份比較特殊，他們的工作要比其他工作人員負有更重要的責任，他們的工作直接影響著檔案保密工作的好壞，因此，涉密檔案管理人員要有高度的責任心與事業心，要對每一份檔案有高度的保密意識，在各種場合都要謹言慎行，守口如瓶，有時不經意的一句話可能就被有心人聽去，造成了機密的泄露。

其次，對檔案的管理也要進行分門別類，涉密檔案與非涉密檔案分開不同的檔案室進行存放，在庫房應專門設置保險柜、防盜器等，有學校的保衛部門對其進行全天監控。

最后，對涉密檔案進行移交歸檔時，要登記造冊，還要按照規定對調閱、移除以及銷毀的檔案進行審批、登記等手續。對涉密檔案要做到絕對的安全保障。

3.教育檔案的保密管理

隨著我國進入信息化時代，高校的檔案保密工作也正發生著變化，在高校中，科技檔案的保存是重中之重，它包括具有在科研活動中，具有保存價值的數據、文字、圖標等記錄資料，是科技人員的勞動成果，有很多還涉及了國家的經濟與政治等方面的內容，關系著國家的利益與安全。

在高校的保密工作中，要杜絕人為主觀泄密，例如，某些檔案管理人員被金錢收買，將重要的檔案信息傳遞給情報機構等。還有一些保密管理人員由于對計算機操作不熟練，沒有按照正確的操作或疏忽大意使得敵對分子有機會竊取保密信息。

檔案的保密工作就是要將檔案保存完整，不要因為各種不利因素使檔案遭到破壞或者遺失，要對保密檔案進行集中保管，對檔案的保管工作要做到有條不紊。檔案的保管工作是艱巨又光榮的，保管人員要時刻警惕，為檔案的管理工作提供物質基礎。

二、保密檔案的利用

檔案的保密工作為檔案的利用提供了基礎的保障，而檔案的利用也是檔案工作發展的動力，離開了檔案的利用也就失去了檔案工作存在的意義，因此，檔案的工作與檔案利用是相輔相成的。

如果需利用涉密檔案，必須按照涉密檔案管理規定進行審批、借閱、復制等手續，并做好登記。歸還時也要經過檔案管理人員嚴格檢查，若涉密檔案出現缺頁、損壞等現象及時采取補救措施，同時也要嚴肅追究其責任。

教職工需借閱非本職工作范圍的具有密級的檔案，必須遵照涉密檔案的規定以及“借出有登記、歸還有檢查”的原則進行借閱的手續審批，嚴禁對機密檔案進行摘抄，且不允許將檔案帶回家中或者其他公共場所。

三、加強高校檔案管理工作的保密及利用的措施

加強高校保密檔案科學管理是檔案安全的基本保障。要想做好檔案的科學管理，要遵循以下幾點：

1.加強檔案庫房硬件設施的建設

首先，要獨立興建涉密檔案的存儲庫房，庫房中的門、窗等要進行加固處理，需配備防盜門窗、視頻監控等，在庫房中還應設有紅外感應器、煙感器、密碼柜、滅火器等，隨時做好檔案庫房的防火、防盜、防蟲、防污染等措施。檔案庫房應設有專門的管理人員，無關人員不得擅自入內，以確保涉密檔案的安全性。

2.完善檔案保密與利用的相關制度

健全的制度是檔案科學管理的基礎，根據高校檔案保密工作的要求，對保密制度要及時的修訂和完善，建議符合當下涉密檔案的借閱制度、復制制度以及檔案的保密制度、審批制度等。同時，這些也需要檔案管理人員以及對檔案利用人員自覺履行相關保密義務，減少檔案出現失泄密的幾率。

3、提高涉密檔案管理人員自身綜合素質

由于涉密檔案管理人員特有的工作性質，檔案管理人員必須具備高度的責任心，提高管理人員的素質是檔案的管理與利用長效性的保證。涉密的檔案關系著社會的穩定與國家的安全，高校檔案管理人員要提高自身的政治素養，具備高度的政治責任感與為人民服務的精神，同時還要提高自身的文化素養與專業知識，能夠從工作中總結經驗，掌握工作的規律。還要有敏銳的洞察力，若發現有出現檔案泄密的風險應及時進行阻止或預防。

4.做好檔案保密的基礎工作

要提高檔案的內在質量并建立檔案號，對其進行系統的整理，按照檔案的編號，利用編制檢索的工具對檔案要分門別類整理，檔案需要準備副本，尤其是重要的檔案，要進行復印、摘抄或者照相來對其進行復制，同時要保護好檔案的原件。

5.加強電子檔案保密管理

網絡發達的今天，高校檔案部門也要跟隨網絡科技的步伐，不斷提高電子檔案的保密技術以及預防危險的能力。校園網分為外網以及內網，涉密檔案的計算機要使用內網，與互聯網進行嚴格的隔離。要有專門進行涉密信息操作的計算機，該計算機要定期更換密碼。除此之外，存有涉密信息的電子設備嚴禁在非涉密計算機上進行使用。

6.做好涉密檔案解密工作

按照《國家秘密保密期限》的規定，根據情況的變化及時對檔案的密級以及保密期限做變更，可以有原制定密級的機關或單位進行決定，也可以由主管的上級機關單位做決定，對已經過保密期限的檔案及時上報有關部門進行申報解密。

7.在檔案的開發利用中做好監督與檢查的工作

做好檔案利用的監督工作能夠保障檔案保密工作的順利進行，加強涉密檔案的閱覽管理，在閱覽室應設置電子監控器，若發現有人對檔案進行涂改或損壞的行為，要及時制止并做出相應的補救措施，同時嚴肅追究檔案利用人員的責任。與此同時，要加大對檔案管理的檢查制度，對檔案利用的過程中每一個環節都進行監督與檢查，確保高校檔案的保密工作能夠落到實處。

四、高校檔案管理工作中的保密以及利用的意義

做好高校檔案保密與利用工作，能夠有助于高校體制改革以及科研事業的發展，檔案保密以及利用是相輔相成的關系，檔案保密而不去利用只會讓檔案失去價值，適當的利用才能促進檔案工作的發展，因此，在做好保密工作的基礎上發揮檔案的作用，加強對涉密檔案的利用，才能促進高校教育的體制改革與教育事業能夠穩步的發展。

五、結束語

綜上所述，做好高校檔案管理中的保密工作是為了更好的對其利用，在檔案管理工作中，處理好檔案保密與利用的關系，不斷加強對高校檔案的保密措施，才能更好的提高檔案利用率，檔案利用工作得到長足發展，也能促進保密工作的開展，檔案的保密與利用是相輔相成的。

參考文獻：

[1]成珊珊.高校辦公室管理人員檔案管理策略[J].科學與財富，2017（25）：33-33，34.

[2]張艷麗.探究高校檔案管理工作中的電子檔案管理[J]. 納稅，2017（20）：72-72.

[3]佚名.高校檔案管理中保密工作的特點及建議[J].保密科學技術，2018， No.93（6）：60-62.

[4]吳澌.高校干部人事檔案的提供利用現狀及其啟示[J]. 勞動保障世界，2018， No.501（17）：57+59.

[5]佚名.高校涉密檔案安全體系構建[J].黑龍江檔案， 2018（3）：43-43.

[6]陳忠海，宋晶晶.論檔案治理視域下的公民利用檔案權利實現[J].北京檔案，2018， No.329（5）：14-17.

作者簡介：郭志鵬，寶雞文理學院，職稱：館員，研究方向為檔案管理。