淺析城建檔案管理對城市建設的作用

邢世明

隨著社會發展，城市建設力度不斷加大，城市大規模的改建擴增，從而產生了大量的城建檔案。城建檔案管理的好壞，將直接關系到城市的運行與發展。目前城建檔案管理成為保障城市建設的基礎，如何更好的加強城建檔案管理，更好地為新型城鎮化建設做貢獻，現已成為城建工程建設和管理單位高度關注的問題。此外，城建建設管理者也對如何進行合理、科學、全方位的城市建設，努力提高城市的城建功能，發揮城市在空間使用的最大功能，做出了一系列的規劃設計。

一、存在的問題

（一）檔案硬件設施不先進

隨著信息技術的發展，使得檔案管理的很多方面都應用于此，但是僅僅只有一小部分部門利用互聯網技術進行檔案的歸類與整理，絕大部分城建部門還是采用傳統的手工整理，這樣一來，檔案整理的進度慢，信息量小，保密工作差，搜索內容方面也比較困難繁瑣，從而對檔案管理產生不利影響。

（二）檔案管理人員素質不高

檔案管理工作就是與大量的文件打交道，工作單一，略顯枯燥乏味，這樣一來會導致檔案管理人員沒有興趣，工作疲倦，進而會對工作產生厭煩的心理，導致工作效率急劇下降，整理檔案出現各種各樣的錯誤。檔案管理工作本身需要檔案管理人員認真嚴謹的工作態度及工作方式，但是大部分管理人員沒有經過專門的訓練，對檔案管理這項工作缺乏了解，再加上對檔案管理不夠重視，忽視這項工作，致使現在的工作狀態已無法適應現在的管理需求。

二、檔案管理對城建建設的作用

（一）城建管理科學化，明細化

城市建設有其自身的特性，檔案管理工作也如此。從文件的搜集、形成、整理與審核到最后歸檔與移交，整個環節都需要設計、監理、采購部門等單位之間密切協作配合。因此，明確各部門之間的職責，保持各環節的有效銜接，是做好城建檔案工作的基本保障。每個工程項目管理部門都設有專職檔案員，負責該項工程的檔案工作，檔案室則負責對項目管理部門的檔案工作進行指導、督促和檢查。檔案管理工作的加強，使得城建建設更加科學化，明細化，解決了城建工程檔案編制工作不到位的問題。

（二）促進城市化的發展

加強對檔案管理的重視，進而對檔案管理情況充分了解，及時做好文件的收集和相關文檔的修改工作，以保證檔案管理文檔能夠與城建管理實際狀況相符。同時，良好的檔案管理能夠保持城建工程檔案的完整化、系統化、信息化，在促進檔案完整化的同時，能更好的比較并作出修改，進而更好地促進了城市建設，推動了城市化的發展。

三、改善城建檔案管理的措施

（一）提高城建檔案管理人員素質

重新審視現有的管理模式，取其精華棄其糟粕，完善相應的管理體系，進行合理的規劃，加強管理與改善，減少因管理不善導致的問題。首先提高管理人員素質，培養檔案管理人員的專業技能、法律意識、質量意識等，開展專項教育課程，每周定時定點的培訓，用于提高管理人員能力，培養管理人員的意識和作風，確保所整理文檔的合格性，同時管理人員也應學習文檔的分類與處理，進行文檔管理，從而明確各管理人員的分工，以便完善城建檔案管理體系。

（二）建立健全檔案管理機制，提高檔案管理水平

無規矩不成方圓，體制與機制是建設一個國家的基礎與保障，同樣在城建管理水平方面發揮著極其重要的作用，因此加強管理的首要前提是要建立良好的體制與機制，正所謂“團結就是力量”，一個項目的完成不可能是一個人努力的結果，它需要參與人員的共同努力，當然城建檔案管理工作也不例外。整個項目中文件復雜繁瑣難懂，所以對于文件收集、整理、審核與歸檔等諸多環節的工作都需要各單位與各管理人員的相互配合才能完成，文檔管理中缺少任何一個環節的工作都會影響文檔的完整性。因此，為了提高檔案的管理水平需要各個部門和單位的相互了解，相互信任并且能夠在工作中完美配合，才能使檔案管理的機制和體制不斷完善，不斷提高檔案管理水平。為此，要設立專門的檔案管理人員負責該管理部門的工作，監督各項工作認真落實到各個單位，這樣才能使檔案整理管理工作成為可能，而且通過這種管理模式，獲得了非常準確的檔案資料。可見，建立健全檔案管理機制利于檔案管理工作效率的提高。

（三）促進城建檔案管理標準化

提高城建檔案管理水平的重要前提是建立標準化的城建檔案，這同樣也是國家對城建檔案提出的標準要求。可見，保證城建檔案的標準化是城建建設過程中所必須的。所以為了使城建檔案的作用發揮到極致，城建檔案管理人員應該在對檔案整理的過程中嚴格按照《建設工程文件檔案管理規范》中的具體規定執行，從而確保城建檔案的管理更加標準化，成為城建建設的保障。

（四）實現城建檔案管理信息化，自動化

隨著經濟快速發展，科學技術日新月異，辦公條件不斷改善，對于城建檔案的管理工作也應充分利用現代信息技術及計算機技術。如果可以將重要的文件信息，以及紙張上的文字信息輸入到計算機管理系統中，這樣可以減少紙張的使用，降低紙質檔案的經濟成本。另一方面，可以從網上快速查詢到所要查詢的的檔案文件，節約了時間。因此，城建檔案管理的信息化，可以使檔案管理工作變得更加簡單，更加精確，使檔案人員的工作效率和水平成為自然，從而促進城建建設。

四、結語

隨著經濟水平的提高，城市化大幅度的出現，城建檔案管理工作在城市建設中的作用越來越明顯。因此，我們在不斷加強檔案管理工作的過程中，要堅持走可持續發展道路，踐行科學發展觀，建立并積極落實符合我國國情并適合城建檔案管理體系的管理制度，在大環境下對城建檔案管理保持足夠的信心和強烈的責任感，保證檔案管理工作的快速發展，逐步實現城建檔案的現代化管理，為城市建設更好地發展做好服務。

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