檔案信息化硬件及軟件的分析與展望

曹琳 楊陽

近年來，國家檔案局明確指出要把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，促進檔案事業持續快速健康發展，為現代化建設服務。以電子文件管理推進檔案信息化建設，進而推進檔案管理現代化，是我國實現檔案管理現代化的必由之路。這個過程離不開檔案信息化管理系統的支撐。檔案信息化系統是由計算機軟硬件和檔案信息資源兩個要素組成。硬件平臺和軟件平臺是檔案信息化系統的基礎，數字化的檔案資源是檔案信息化系統的核心。

檔案信息化系統的硬件平臺包括了檔案網絡、檔案數字化設備、檔案數據存儲設備等。其中最主要的是檔案網絡和檔案數據的存儲設備。為滿足海量數據存儲體系超大容量、安全存儲、快速存儲的要求，國內外對此進行了廣泛的研究。按存儲結構分類，存儲技術可以分為：直接附連存儲DAS、網絡附加存儲NAS、存儲區域網絡SAN。DAS是傳統的存儲方式，不能直接支持多機共享存儲。NAS主要用來支持文件共享和備份，適合一定的事務處理和數據庫等應用。SAN是未來存儲的主要方式，特別適合大型的數字檔案館建設。

檔案信息化系統軟件平臺包括操作系統軟件、數據庫軟件、檔案管理軟件。

操作系統主要功能是實現計算機硬件與軟件的直接控制，并進行管理協調。服務器操作系統，又名網絡操作系統。相比個人版操作系統，它具有穩定、安全等功能。操作系統對檔案館業務的成敗至關重要，如果選錯了操作系統，那么業務上的損失將無法估量。所以在眾多的服務器操作系統中檔案館必須要選擇一個合適自己需要的操作系統。經過對服務器操作系統的做了宏觀的比較。檔案信息化系統在選擇服務器操作系統時，初期可以使用較通用的操作系統例如Windows系列，它系統設計人性化且功能非常全面，并且穩定性也可以，只是它對硬件的要求較高;后期可以選用Unix系列的操作系統，它設計同樣非常人性化，功能全面，它的穩定性非常強，只是有時候可能兼容性不太高。

檔案信息化系統中的檔案數據有著容量大、增長速度快、安全性要求高和傳輸穩定高效的特點，因此對數字化檔案信息的管理有比對傳統檔案的在數據的準確性、完整性、標準化等方面更高的要求。相應對數據庫管理軟件有如下要求：結構合理、對外存儲器上的海量數字化檔案信息具有管理能力、能永久保存檔案信息、并且實現多用戶共享、操作簡便、安全性高、開放性好。因此，在檔案信息化建設的初期，主要進行的是電子檔案的目錄建設，數據量不大，可以使用SQLServer數據庫。在后期，即數字檔案館階段，建議使用Oracle或者DB2級別的數據庫軟件。

檔案管理信息系統是檔案信息化系統的重要組成部分，又稱檔案管理軟件。其主要目的是能夠對檔案資料實現計算機化管理。徹底取代傳統的人工管理方法，以便更好地對資料進行歸檔、查詢、檢索。為了保證檔案信息化系統能夠長期、安全、穩定、可靠、高效的運行，檔案管理信息系統應該滿足數據管理、整理編目、檢索查詢、輔助實體管理、安全保密、系統維護，并能輔助實體管理及根據用戶特殊需求增擴其他相應的功能需求。為實現對各個門類的檔案的有效管理，必須采用一套在滿足上述功能要求上，結構模式合理、簡便易用、安全高效的檔案管理系統。檔案信息管理系統按構架可分為客戶端/服務器（Clint/Server）模式、瀏覽器/服務器（Browser/Server）模式以及C/S、B/S混合模式。相比之下，建議采用C/S、B/S混合模式，它具有兩者的優點，充分發揮了B/S模式的開放性、通用性和統一性，以及C/S模式的專用性、安全性和有效性，并且傳輸效率更高，安全性更好，界面風格也相對統一，有良好的發展前景。

檔案信息化系統其最終目的是要達到檔案信息處理和傳輸過程中保持可靠的保密性、完整性、可用性。安全，是一個不可忽視的因素，構建安全的網絡體系，首先要選用安全級別高的操作系統和數據庫平臺，其次，做好相應的安全配置，采用有效的加密技術來保障數據在網絡上傳播的安全性。并且做好數據加密、安全監測和報警、防殺病毒等工作。

對檔案管理未來的幾點展望：

1、硬件平臺方面，各種安全技術和數據存儲和檔案信息化的有效結合是研究的關鍵。

2、軟件平臺方面，電子文件自動歸檔是未來研究的關鍵。

3、檔案資源是檔案信息化系統的核心，在研究檔案信息化系統硬件與軟件平臺的基礎上，研究檔案資源的組織與管理，可以為研究檔案信息化做好鋪墊。

（作者單位：邳州市人民檢察院）