企業檔案信息資源開發利用探究

楊慧

摘 要：企業檔案信息資源對于現代企業的發展來說是一項十分重要的工作內容，只有做到信息資源的整齊與完備才能進一步實現信息資源的開發與利用。中信大錳礦業有限責任公司作為一家集采、選、冶于一體的錳系產品生產與研發的大型跨國企業集團，對國內以及國際錳行業的發展有著巨大的影響力，而檔案信息資源的開發與利用在企業集團的資源開發、人才引進以及技術創新等方面發揮了至關重要的作用。文章在此基礎上對中信大錳礦業開發利用信息資源的必要性進行了分析，同時針對現階段檔案信息資源管理問題提出了幾點建議，以供參考。

關鍵詞：企業;檔案;信息資源;開發;利用

1、引言

中信大錳礦業有限責任公司是全國首家在境外上市的錳業企業，歷史悠久，產業布局輻射廣泛。隨著集團規模的不斷擴大，記錄了企業市場開發以及經營過程的檔案信息資源逐漸引起了集團的重視。在當前科技信息不斷進步的時代，檔案信息資源為各大企業的發展提供了越來越多的商機，在此背景下，只有將企業檔案的開發利用提上日程才能實現信息資源的效益最大化，才能有效的推進企業集團在未來新形勢下的全面可持續發展。

2、企業檔案信息資源開發利用的必要性

首先，從企業管理層的決策來進行分析，充分對企業檔案信息資源進行開發與利用能夠準確的提升企業的管理質量。企業面臨廣大的市場開展經營活動的過程中，管理者需要大量的信息資源來分析市場形勢以及企業自身的實際發展狀況，而企業檔案則在其中扮演了十分重要的角色。對于一些新進管理者來說，檔案信息資源可以讓他們對企業的傳統以及未來的發展動向有所了解，同時也可以通過對過去管理層工作計劃的回溯來對未來的經營目標進行規劃。其次，檔案信息資源為企業文化的建設提供了保障。企業在長期的經營過程中經歷了市場經濟的變革與生產活動的變遷，這些都被詳細的記錄在了檔案中構成了十分珍貴的具體企業自身特色的文化體系。在企業文化的推廣過程當中，結合檔案信息資源能夠促使企業打造出屬于自己的獨特的形象與品牌，為提升核心競爭力做好堅實的基礎。最后，企業檔案信息資源的開發與利用保障了經濟效益的發展，在對檔案信息資源進行開發與利用之后，企業的投標以及相關的科研投入、硬件改造工作等等都能夠迎刃而解，由此可見，檔案信息資源的開發與利用對于企業的經營來說是大有裨益的。

3、企業檔案信息資源開發利用中存在的主要問題

3.1信息資源的開發力度不夠

目前，很多企業受自身經營方式的限制，對于檔案信息資源的重要性還沒有重視起來，檔案管理部門缺乏開發信息資源的意識也就難以轉變企業的管理方式。有些企業的檔案管理工作者依舊秉承著只對數據進行保存與記錄，無需拓展資源的想法，這種想法很難使檔案管理人員在信息資源的開發上做足功夫。

3.2檔案管理制度不夠規范

檔案信息資源的整理工作的細碎與繁雜決定了檔案管理制度以及條例需要進一步細化。管理者將關注的重點放在了企業的生產經營工作中沒有足夠的精力去審核每一次的工作記錄情況，這樣也在一定程度上導致檔案管理人員在調取與整理檔案的時候一拖再拖，在真正需要借取檔案時卻拿不出資料，面對這種現象，企業的生產經營效率勢必會受到影響，因此制定完善的檔案管理制度科學對檔案進行監督是企業目前的重點任務之一。

3.3檔案開發工作者專業性有待提升

目前，檔案管理人員與其他工作者相比工資相對較低，培訓機會以及學習晉升的空間都比較少，外部沒有與其他企業聯合學習經驗，因此導致了許多檔案工作者工作積極性下降。此外，企業在實際生產過程中僅僅對檔案利用人數以及次數進行統計，這些工作很難深層次的挖掘出信息資源的價值，不能揭示出企業真正訴求。

4、企業檔案信息資源開發利用的有效措施

4.1從檔案管理入手，創建實用的檔案管理體系

企業檔案管理人員要想提升檔案信息資源開發利用水平首先要確保自己熱愛本職工作，通過一些信息資源的講座以及對檔案文化的追溯活動和競賽等等提升自身的專業技能水平，激發員工參與管理的興趣，從而為企業的經營活動有效的打好基礎。其次，針對檔案管理工作需要創建實用的檔案管理體系，在管理檔案的過程中要著眼于檔案留存以及檔案深加工方面，借助數據庫來完善檔案管理體系。同時檔案管理工作需要面對全體員工建設內部開放的平臺，確保員工能夠登陸內部賬號借助便利的檔案查用系統來實現資源共享的自由。此外，實現檔案存取自由之后，還需要針對檔案管理的反饋問題來進行解決，線上結合線下問卷以及匿名投票等形式來提升企業經營活動的效率。

4.2強化企業檔案信息資源的開發意識

在新時代背景下，信息的公開性以及及時性要求工作人員對機密文件做到安全管理并且保密，不能存在僥幸心理。此外，信息資源的開發與利用需要開發人員了解市場最新發展形勢，敢于改革創新，緊隨市場發展的最新風向。對于開發人員需要結合其能力給予適當的報酬，只有這樣才能提升其工作積極性，確保企業信息資源能夠在專職開發人才的作用下提升效率。

4.3利用先進科技加速對檔案信息資源的開發利用

在信息技術時代，企業檔案信息資源的開發利用將實現從過去檔案借閱向電子信息查詢技術的轉變，因此，應當在企業內部不斷普及信息平臺，確保內部員工能夠借助自動化手段來查閱檔案。從檔案信息資源的傳遞與存儲方面來看，可以借助通訊技術以及光學技術來實現信息的快速傳遞以及高密度存儲。同時為了企業未來發展順暢，在開發檔案信息資源的過程中需要結合目錄來輸入相關的信息，并且對其進行分類錄入，使其能夠自動生成檔案管理系統，檢索信息更加方便快捷。在落實檔案信息資源的開發過程后，企業還需要建立信息資源數據庫，運用安全防火墻以及相關的安全軟件來實現數據庫的長久保存，真正提升檔案開發利用效率。

5、結語

總之，企業檔案信息資源對于內部生產、文化建設以及效益都有著十分緊密的聯系，因此企業應當采取多元化的手段來實現檔案信息資源的深度挖掘，為檔案價值的最大化開發提供保障，為公司未來的發展畫下美好藍圖。

參考文獻

[1] 趙九軒.論企業檔案信息資源開發利用的問題與對策[J].學理論（31）：121-122.