淺析醫院紙質檔案電子化的必要性與創新推廣

趙麗

摘 要：檔案電子化指的是使用計算機信息技術對檔案數據進行存儲，并有利于資料的管理，是檔案現代化發展的必然趨勢。而醫院檔案中，無論是醫護內部人員檔案還是患者檔案，采用信息化的儲存方式具有更多的便利性，其優勢是紙質檔案所不具備的。隨著我國電子科技的發展，以及信息化水平的提升，在醫院檔案管理中運用電子檔案已經成為必然的發展趨勢，需要得到普及和推廣。在醫療機構的日常工作中，常常會產生各種新的檔案，而電子檔案具有多備份、使用率高的優勢，可以加強不同科室之間的資源共享，推動了醫護人員工作的整體效率，故而其發展具有必要性。而結合醫院發展需要，加強檔案的創新管理也是本文所研究的重點內容。

關鍵詞：醫院;紙質檔案;電子化;創新

隨著電子信息的進步，人們的工作、生活已經進入到電子化時代。而傳統的檔案管理措施主要以紙質文件進行保存，這對于檔案室的管理、存儲以及信息資料的調取都造成了工作上的壓力，不利于后續工作的快速進行，甚至有遺失的可能性。而電子檔案的實施可以解決好這些問題，不僅在儲存上空間容量大，在調取信息、數據分析、共享資料等方面都具有無法比擬的優勢，有利于醫護人員工作的有效開展。在現代醫院管理體系中，做好檔案管理十分重要，但是對于多數醫院，特別是中小型醫院在檔案管理上仍然存在很多問題，他們缺乏管理方式、管理策略的革新，本文將針對醫院紙質檔案電子化的發展進行討論，加強創新應用。

一、檔案信息化管理的必要性

檔案信息化管理具有必要性，首先，在于可以滿足醫院現階段、持久性的發展目標。其次，能夠更好地保存檔案，分享檔案，增強其使用的壽命，便于檔案管理人員的管理工作。此外，則是對“數字化”醫院建設提出的新要求，有利于提升醫院整體的管理成果。近年來，我國多個地區的醫院均開展了檔案信息化管理的工作，這有助于加強與醫院本身工作的融合性發展，但是從整體情況上看，信息化質量不高，這也導致管理出現漏洞。因此，筆者將結合醫院檔案電子信息化管理的現狀與發展進行新模式的探究。

此外，在新時期，醫院檔案工作面臨著很多考驗，在電子信息的發展過程中必然受到一定程度的沖擊，促使醫院必須進行管理上的改革，無論是就診信息化，還是檔案管理電子化，這都是社會進步發展的趨勢，需要與時俱進。而醫院電子化檔案的管理不僅僅是臨床治療、護理過程中對患者病例檔案的管理，也包括研究成果、數據分析等，特別是在大數據環境下，如果各大醫院能夠實施資源、數據共享，在某些醫學問題的解決上可以通過臨床大數據進行結果分析，這對于我國醫療衛生事業的發展也具有積極意義。

二、電子化檔案管理中存在的問題

1.對電子化檔案的認識不到位

有些人傳統觀念較為嚴重，認為紙質檔案的填寫較為清晰明了，他們缺乏對電子檔案使用的認識，認為電子檔案在錄入上具有復雜性，工作量巨大，不能及時進行，這種錯誤的思想對于電子檔案的整理、錄入以及保密性工作均會造成影響。特別是對于年齡大的醫生和管理人員，對電子化的管理模式存在質疑，也缺乏熟悉性和操作性的掌握，在新知識的學習上缺乏主動性。在使用過程中也會存在數據上的錯誤，在設置上缺乏整體的規劃性，這也會導致電子檔案錄入之后的存放位置錯誤，在調取的時候存在遺失問題，導致檔案使用存在障礙。除此之外，檔案管理本身作為小眾專業，具有一定專業能力的人才數量少，因此，如何選擇符合醫院需求，適應電子檔案管理的專業人才也十分重要。人才培訓周期長，雖然在難度上相對容易學習和掌握，但是要對醫院發展提供信息化的支持，其依然有待商榷。最后，則是醫院本身對檔案管理的認知度低，故而缺乏資金、人力的支持，醫院發展過程中的高層領導更多的是專家、學者，是臨床學術方面的精英，因此，在醫院職能部門的發展過程中也少了很多體驗。

2.電子化檔案的應用缺乏合理的共享機制

醫院內的各項工作是具有聯系的，通常來說，從患者入院治療開始，其病歷檔案、治療數據需要經過多個人員的手里，在醫院檔案的共享性上有較高的要求。如果檔案管理出現紕漏，存在數據錯誤，在調取和核對上則會發生較大的困難，并且會造成治療推遲，嚴重情況下則會導致患者治療出現事故。與此同時，醫院病歷已經實行CN電子簽名認證，掃描儲存電子檔案是為了原始的東西不變質，調閱使用方便，異地備份，醫生不能修改。在醫院的工作中，加強電子化管理，提升工作的全面性。但是管理人員如果缺乏資源共享意識，只保留一份電子檔案，這也會導致其他人員在調取的時候存在權限問題，并影響醫院工作的順利開展。

3.電子化檔案保密性和安全性還存在著隱患

電子檔案管理因其自身特殊原因，需要儲存在互聯網系統中，因此，會存在保密性安全性問題。一些不法分子則會利用自身的技術優勢來跨越法律的“圍墻”，獲取醫院的信息資料。因此，在實施電子化信息檔案管理的時候必須做好安全性和保密性工作，這也是對患者負責。與此同時，在日常工作中，院內各個科室的醫護人員通常具備常規的計算機操作能力，但是也會出現硬件故障、電腦病毒的問題，從而導致儲存遺失，因此，加強對工作人員的計算機技能培訓，做好常規存儲管理，加強關鍵性數據的備份工作，能夠將數據及時的進行恢復，這對于彌補特殊情況下產生的損失具有現實意義。

三、加強電子化檔案管理的對策

1.進一步提高對電子化檔案管理的重要性認識

二十一世紀已經進入到信息化社會，醫院工作中也需要結合社會發展的主流趨勢進行自我管理。在應用電子信息技術的同時，要結合醫院發展需求，結合現代醫學管理措施進行技術上的改進。首先，醫院領導層需要認識到實施電子檔案管理的優勢和必要性，并在院內工作會議上提出電子化信息改革的發展方向，促使相關部門開始進行電子化管理工作的設定，提升電子檔案推進的緊迫感。與此同時，對院內硬件條件進行改善也是一項繁重的任務，需要全體職員工正確對待。而檔案管理工作人員也在初始時期較為忙碌，需要對傳統的紙質檔案進行整理，以及資料的保存和錄入。值得一提是，作為檔案管理人員在改建電子檔案的過程中可以提出個人的建議，這對于落實檔案管理，提升工作的便利性具有現實意義。最后，我們要注重對醫院檔案事業的支持，招募具有責任心和一定專業能力的檔案管理人才，促使醫院管理更加優質。

2.加強培訓，建立共享平臺

因醫院部分工作人員通常對醫學知識和技術有著明確的認識，在計算機的使用上只具備基礎技能，在電腦操作能力上有著明顯的不足。這就需要醫院引進專業的計算機管理人才，一方面對各個科室人員進行集中培訓，另一方面對醫院的電子信息系統進行優化設計。同時，他們也需要對醫院情況有所了解，對醫生工作、資料調取、日常管理進行常規知識的學習，從而更好地設計電子檔案的分類、流程等。除此之外，他們需要與檔案管理人員加強密切配合，共同建立資源共享平臺。而檔案資料的查閱、調取和下載權限也需要根據醫院的制度等進行設定，盡最大可能的消除檔案的不安全和泄露問題，提升電子檔案使用的有效性。

3.正確處理電子化檔案管理與利用的關系

在醫院醫療工作開展過程中，病患資料多，重點科研項目也會進行電子檔案的保存。一旦遺失，對于后續醫院的科研工作，大量的臨床數據的應用產生嚴重影響。因此，在進行電子信息檔案管理的過程中必須做好備份工作，并且能存儲在脫機保存的載體之上。而很多文件需要進行永久性保存，因此，制作紙質檔案，加強電子檔案和紙質檔案的雙重運用能夠起到雙保障的作用。在電子信息檔案上也可以通過加密傳輸的方式確保數據的安全性，防止資料的外泄。與此同時，醫院電子化系統的建立應該加強文書檔案掃描、會計檔案掃描、人事檔案掃描，這些工作的最后都是為了快捷使用、調閱、備份，實現文檔共享。

結束語

對于醫院來說，檔案管理工作十分重要，無論是成功的醫學研究患者病例，還是存在失誤的病情分析，都會對研究進展提供臨床數據支持。除此之外，還包括很多科研性數據，會計財務數據、人事變更數據等，這些醫院數據在發展過程中儲存了很多重要資料。在傳統的檔案管理中，紙質檔案的損毀更高，保持程度不好，并且需要占用更多的空間。而有效性進行檔案管理改革，加強電子信息檔案的使用，一方面可以增加資料查詢和使用的速度，提升日常管理需求。另一方面對于數據可以直接進行專業分析，在大數據系統下完成多項治療措施、方案的分析，有利于解決醫學上的難題。因此，將檔案進行信息化管理，能夠以患者為中心，以醫務人員工作為前提，并貫穿于醫療服務體系中，有利于醫院檔案管理工作的優化，加強信息的使用價值。

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