巧用釘釘平臺，助力信息管理

王斌

摘 ?要：打造“互聯網+”辦公平臺是學校信息化建設與管理水平的體現，是實現網上辦公和信息資源共享，提高工作效率和管理水平的必要手段。本文總結釘釘平臺使用過程中的優點、缺點及對策，試圖為學校管理信息化提供更好的助力。

關鍵詞：釘釘;應用;問題;對策

釘釘（DingTalk）是阿里巴巴集團專為中小企業打造的溝通和協同的多端平臺，提供PC版，Web版和手機版，支持手機和電腦間文件互傳。借助釘釘平臺，能幫助學校通過系統化的解決方案（微應用），全方位提升學校溝通和協同效率。

我校從2016年開始使用釘釘平臺進行學校信息管理，探索過程中對釘釘平臺的優點和問題進行了小結，意圖更好助力學校管理信息化。

一、應用釘釘平臺的主要優點

（一）革新溝通方式，達到精準溝通。

使用釘釘發布信息時，可以根據需要靈活選擇一對一或者一對多的方式發布，實現信息按需推送，避免信息全員“轟炸”。信息發布后，發布者可以隨時了解消息是否被及時查看，文件是否被按時接收，做到“已讀未讀”一目了然。必要時，還可以利用釘釘的“Ding一下”功能及時提醒未查收消息的教師盡快接收消息，實現了重要消息釘釘必達。

（二）提高工作效率，節約工作成本。

推廣使用釘釘系統后，公文流轉、信息發布、設備報修、請假審批、帳號申請等工作都可以利用釘釘來進行，提高了工作效率，降低了工作成本。原來需要一周才能完成的公文流轉，現在當天就可以完成;原來需要繁瑣的請假手續，現在只需要鼠標點擊發送個請假申請就可以了，在外出差通過移動辦公同樣可以完成審核并能實現定位;原來需要派人、派車送發的文件，現在只需要在釘釘中直接點擊發送就可以完成（如下圖）。日常工作繁瑣的手續都可以在工作流程中完成，還可以方便以后的整理匯總統計。

釘釘平臺利用快速而廉價的網絡傳遞手段，發揮信息共享功能，協調了各部門的工作，減少了工作中的復雜環節。將傳統的公文、表格轉變為電子化，大大降低了打印、復印、傳真等辦公費用以及傳遞過程中的其他費用，節約了辦公成本。

（三）獲得高效協同，加強情感交流。

學校工作有時需要不同處室、多位教職工的密切配合才能完成。計劃制定并安排下去了，是否一定會執行好呢？答案是不確定的。在釘釘上可以及時地查看具體教師對通知信息閱讀情況，流程圖和流程記錄突顯出工作進度情況及工作效率，讓領導和分管部門能及時地了解情況，對出現的問題可以及時在釘釘上溝通解決，強化了領導的監控管理，增強了具體工作要點的落實，并能提供相對公正的考核依據。釘釘原本只是一種工作方式，但我校在實際使用過程中，把釘釘的功能從單純的技術手段拓展至人文關懷的層面。例如，校長在表彰總結大會上，送上“暖心紅包”，受到教師們的追捧;教師在各級各類比賽中獲獎，大家在釘釘群里相互祝賀、相互鼓勵;教職工生日當天，工會代表學校送上生日蛋糕卡，同事們紛紛通過釘釘送上滿滿的生日祝福……

（四）快速信息收集，實現應用定制。

相信很多學校與我校有類似的經歷，平時收集信息通常是以word或Excel的形式，由教務處或德育處把信息匯總在一起。雖然的這種信息收集方式相當常用，但其效率相對低下。經過對“釘釘”辦公平臺的微應用探索后發現，學校信息采集采用“簡道云”是一個較好的解決方案。例如，簡道云在我校新生報名、家長信息登記、旅游報表統計等方面的運用。“簡道云”是一款專業的企業應用定制工具，它和“釘釘”的結合讓教學管理變得豐富多彩。它不僅可以免費創作出你想要的各種應用，還能進行數據處理。

二、釘釘應用中存在的問題及對策

（一）學校領導忽視，造成流程中斷。

問題：在釘釘建設中，校長及領導的重視是非常重要的，尤其是在釘釘的應用上，領導的使用非常重要。領導一般處于釘釘流程最重要的審批位置，如果領導不能有效應用，就會造成流程中斷。如教師工作流程上的請假申請，相關領導若不能及時審批，就會影響正常教學工作秩序。

對策：造成這樣的原因主要有兩項，一是領導事務忙，無暇顧及使用釘釘;二是思想不重視。要想從根本上解決這樣的問題，就要使領導從思想上真正重視，堅持不懈地進行釘釘應用。

（二）教師結構復雜，產生抵觸情緒。

問題：現在學校里存在部分老年教師計算機應用水平較低，中年教師接收新事物慢，青年教師思想上不重視，教師結構復雜，容易產生抵觸情緒。

對策：首選，對學校工作人員的計算機操作技能、釘釘應用知識的培訓要常抓不懈。其次，釘釘的推廣應用，還需要輔以一定的行政措施，以增加工作的權威性，加快推廣進度。如我校采取領導首先要參加培訓考核，再進行教師培訓考核，及時進行考核結果反饋，要求考核人人過關。同時，為加強釘釘的推廣應用，制定了《校園網上辦公管理辦法》，要求教師每天上、下班登錄系統查看相關信息。

（三）信息系統繁多，資源整合困難。

問題：隨著信息化的推進，學校擁有了網站管理系統、成績分析系統、學籍管理系統、醫務室管理系統、數字化校園教學平臺、短信平臺等系統。如何實現這些系統的統一用戶接口認證及單點登錄問題，做到量體裁衣，擺在釘釘管理人員和系統研發者的面前。

對策：針對不合時宜的信息化系統可以舍棄或整合，部分應用系統可采用豐富的簡道云微應用重新架構;針對類似網站管理系統的學校必備信息化管理系統，爭取專業公司的技術人員技術支持，實現統一用戶接口認證及單點登錄。

通過釘釘的實施，對各辦公要素的整合，實現了工作流、信息流和知識流的整合管理，加快了信息流通，規范了辦公流程，提高了辦公效率，降低了辦公成本，為學校工作人員提供了一個科學、開放、先進的信息化辦公平臺，輕松實現了辦公自動化。更重要是，給我們帶來了全新的辦公理念，使我們的辦公方式發生了重大改變，提高了工作效率。正如它的理念：“釘釘，是一種工作方式。” 學校的管理信息化是一個宏大的目標，只有不斷地提高自身素質，才能有效提升信息化水平，推動智慧校園建設。

參考文獻

[1] ?張修忠 劉瑛.淺談辦公自動化系統的建設與應用[J].辦公自動化雜志，2011

[2] ?沈云.“釘釘”在學校教育管理中的運用 [J].學校教育信息化，2017