對大數據時代下企業檔案管理工作的思考

王艷霞

摘 要：大數據時代的到來，對檔案管理工作既是機遇也是挑戰。網絡信息技術在檔案管理中的應用，改變了檔案管理模式，提高了工作效率。企業的檔案工作要適應社會發展，面對新形勢，要積極改革和創新檔案管理模式，大力提升檔案工作的信息化水平。本文主要探討在大數據時代，企業檔案管理工作面臨的挑戰以及應對策略。

關鍵詞：大數據時代;企業;檔案管理;策略

一、大數據的定義與特點

1.大數據的定義。近年來，人們越來越多的提及到大數據一詞，它被用來描述和定義信息爆炸時代產生的海量數據，并命名與之相關的技術發展與創新。大數據不僅用來描述大量的數據，還涵蓋了處理數據的速度。

2.大數據的特點。大數據主要有4個特點：Volume（大量），數據體量大;Variety（多樣），數據類型繁多;Velocity（高速），處理速度快;Value（價值），合理利用數據并對其進行正確、準確的分析，將會帶來高價值回報，這是大數據的核心特征。

二、大數據發展對企業檔案管理工作的影響

1.有利于提升檔案工作效率。對于某些企業來說，目前檔案查詢還是人工的方式進行目錄檢索，實體利用主要還是以紙質版的為主，這就存在一些弊端，當需要去查閱一些資料的時候，因為人的精力有限，只能一點點的查閱，從每一張紙頭上獲取自己所需要的信息，大大的浪費了時間，而大數據可以把紙質檔案轉換成電子檔案，而且電腦會自動將檔案進行分類，那么在查找的時候就十分的方便和快捷，可以通過查詢幾個關鍵字就能把所需要的資料找出來，提升了檔案工作效率。

2.有利于檔案編研工作的開展。檔案編研工作對于開發檔案信息資源，做好檔案工作具有重要的意義，是檔案部門主動、系統、廣泛地開展提供利用服務的一種方式，也是提高檔案工作水平的一個重要途徑。但是在現實工作中，檔案工作者的主要工作內容基本上是對檔案實體的管理，對檔案信息資源的開發很少或者根本沒有精力開展，檔案工作流程沒有實現閉環。造成目前這種局面，除了說檔案實體管理需要檔案工作者耗費很多時間外，還有是因為編研的特殊性，它是一項研究性的專門工作，需要對檔案內容信息進行編輯、研究，而在編研的過程中，又需要調閱大量檔案，花費較大力氣對檔案內容進行研究，檔案實體管理和信息開發貌似不可兼得，但是大數據的運用卻可以使兩者和諧統一，大數據的主要特點就是可以快速挖掘有價值的數據，通過分析預測來獲得價值，大數據可以輔助檔案工作者開展編研工作，比起傳統的工作方式，他們可以用相對較少的時間來獲得較多的有價值的信息，這十分有利于編研工作的進行。

3.檔案管理方式將會發生變化。傳統檔案管理模式，檔案管理的對象是紙質檔案，工作重心停留在對檔案實體的歸檔、保存上，在主動提供利用上較為欠缺。從整個檔案工作流程上來看，收集是檔案管理的實際起點，整理是檔案管理工作的核心部分。大數據時代，檔案管理從對紙質檔案的管理，逐漸轉變為對電子數據的管理，要求注重對檔案資源的整合，注重對檔案價值的挖掘開發，使檔案成為一種信息資源，檔案利用上從被動變為主動，讓“群眾少跑腿，數據多跑路”。檔案工作的內容就表現為重收集、輕整理的特點，對數據的收集力度逐步加大，相對而言，整理在整個檔案工作流程中就顯得沒有像以前那么重要，這是管理對象的改變所帶來的變化。

4.對檔案工作的安全性提出了挑戰。與當今信息化社會不相適應的是信息安全問題，大數據主要通過網絡傳輸，網絡化給人們帶來便捷的同時也帶來了涉及隱私、保密的安全性問題。檔案工作作為一項重要的基礎工作，留存歷史、資政育人，尤其要重視它的安全工作，要把檔案安全作為整體安全的重要組成部分，確保檔案工作的利用安全、實體安全、信息安全和網絡安全。既能夠充分利用大數據實現現代化的檔案管理，又要實現檔案工作的安全運轉，是我們急需深入研究和解決的問題。

5.對檔案工作者的素質要求更高。大數據時代，檔案管理工作內容發生改變，從對紙質檔案的管理，變為數字化檔案管理，計算機技術、網絡技術以及現代化設備的使用，對于檔案工作者的素質有了更高的要求。不僅要求具有檔案管理的專業知識，還要能夠接受新鮮事物、理念，擁有良好的創新能力和服務意識，要建設一支適應新形勢新任務新要求的高素質、專業化的檔案干部隊伍。

三、大數據時代企業檔案工作的思路

1.著力加強檔案基礎工作。注重加強檔案資源建設，拓展各門類、各載體檔案收集途徑，重視數據收集，不僅全而且準，任何微小的數據都可能產生不可思議的價值。要加大先進科技的引進、研究、應用力度，探索更加科學有效的管理方法。要加大對館藏檔案的研究力度，挖掘數據背后的價值，做好編研，為現實工作提供有益的參考，實現檔案信息資源的共享。

2.把檔案系統納入整體信息化平臺，建立企業的大數據。企業要著重加強自己的大數據建設，把檔案工作納入整體工作部署，對檔案信息系統和業務系統、公文系統等進行系統整合、數據整合，把檔案信息化建設作為企業整體信息化建設的重要組成部分，不斷進行技術創新，將這些原本很難收集和使用的數據變得容易被利用，逐步為企業發展創造更多的價值。

3.科學合理利用相關技術手段。為了使電子文件能夠和紙質文件有相同的法律效力和憑證作用，應科學合理的運用相關技術手段。第一，簽名技術的應用。目前，簽名技術主要包括光筆簽名和數字簽名。對于電子文件中的簽名，可以作為驗證電子文件原創性、真實性、完整性和安全性的重要依據。二是防篡改技術的應用。如果數據設置為只讀模式，則用戶只能讀取信息，在使用時不能修改，從而提高檔案的信息安全性。第三，加密技術的應用。通過加密技術的合理應用，可以更好地保證某些涉密文件的保密屬性，是避免數據泄露的一種非常有效的方法，該技術的目的是利用數字手段，促進涉密信息的偽裝，以確保非法入侵者無法了解涉密信息的真實內容，通常選擇雙鍵方式。加密技術的應用可以合理地控制用戶的訪問權限，限制用戶在電子文件中的操作，使電子文件的管理達到理想的效果。

4.檔案信息的主動推送。一般來說，以前的檔案利用主要是由檔案工作者按照用戶的需要來提供服務，是一種被動的服務，而且檔案用戶大多時候都不會主動的去關注企業檔案的變動，即使后續新產生的檔案資料中有符合他們的使用需求，他們往往也不會及時知曉。公司發展的越來越大以后，檔案部門積累到的數據也隨之增多，例如檔案用戶的信息、檔案查詢的記錄、檔案的利用和申請等等，為了能夠更好的預知檔案用戶的需要，可以在大數據的基礎上建立一個分析模型，這能夠更快速的建立位置信息、檔案的歷史分布信息等。一方面來說，結合經驗數據，檔案部門可以預測到使用者的潛在需求，而且歷史使用記錄的存在可以及時的給檔案用戶推送新的檔案信息。而另一方面來說，他還能夠將和用戶工作職責有關的檔案信息發送給用戶，這樣一來，傳統的被動服務就變成了主動服務。在進行信息數據的推送時，必須要全面的考慮到文件內容是否安全，要符合企業對保密性文件的管理，而且只需要給出標題和關鍵詞等重要的信息，而不是直接把電子文件推送到用戶手中，相應的，我們應該要完善相關關鍵信息，諸如標題、主題詞、類別等。此外，我們還應健全反饋機制，可以有效的評估和反饋用戶主動推送的信息是否具有實用性，還可以以此作為后續數據來源的基礎，更好的發展主動推送檔案數據信息這一功能。

5.改進企業管理內部文件的流程。文件生命周期理論表明，檔案的前身和基礎是文件，所以我們要注重對文件的管理和前端控制，對流轉階段的文檔處理需要更加及時。筆者以固定投資建設項目的管理為例，在建設的過程中會出現許多文件，這些文件分別來源于相關的設計單位、施工單位和設備供應商等，需要在規定的時間內進行分發流轉。以前的操作是建立在管理程序的基礎之上，再由個人來進行部分分發以及轉發。當項目越來越多時，文件管理工作就變得更為嚴峻，很多文件都需要被分發流轉。當信息化的水平越來越高時，隨之積累的數據也越來越多，而且同種類型項目的文件無論是在內容和分發單位，還是在編碼規則上都保持了一致性，所以，把握好大數據預測的關鍵，建立一個可以進行數據關聯的分析模型。這個模型可以根據文件的分發信息來進行分析和預測性流轉，從而有效的提升文件管理的效率。

6.增強檔案工作者的專業能力和知識儲備。在信息化檔案管理的發展過程中，企業檔案信息化管理需要相關專業人員，企業應加強對檔案工作者的繼續教育力度，定期設置培訓內容，使其逐步掌握專業的檔案管理技能，充分認識到自身職能的重要性，同時，更新檔案工作者的知識儲備也是必要的。目前科學技術發展迅速，他們不僅限于一段時間內的知識儲備，而是要不斷更新。通過加強企業檔案工作者的業務能力，不斷學習和更新相關知識，可以有效、安全的開展企業檔案工作，對企業的發展至關重要。

7.建立完善相關制度規則，重視信息安全。隨著互聯網的飛速發展，大數據背景下，企業檔案管理的工作內容和管理對象都發生了不同程度的改變，待歸檔數據來源繁雜，種類多樣，“如何歸、怎么歸、咋樣用”都是我們急需面對的問題，企業應當建立、完善符合自己實際情況的相關制度規則，優化檔案工作流程，以制度作保障來實現對數據的駕馭。要重視信息安全，要對信息進行監管，對于一些非常重要的檔案數據，可以直接上級進行把控，首要保證安全性。

四、結論

綜上所述，在大數據時代到來之際，企業開展檔案工作應該著眼新的形勢和任務，順應歷史潮流，適應社會發展，針對產生的新問題新變革，完善應對措施，落實安全保密和風險防控工作責任，要著力提升檔案干部隊伍的專業化水平，為加快企業的發展做出檔案工作積極有效的貢獻。

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