淺談檔案管理信息化建設的必要性

李冬和

摘要：檔案管理信息化就是在檔案管理過程中采用信息化的方式對傳統的檔案管理進行創新，在數字化的條件下進行檔案的管理工作，使得檔案管理效率得到提高，這也是今后檔案管理的必然趨勢。檔案管理的信息化建設，可以提高檔案的管理水平和辦事效率，滿足檔案發展的需要，也是檔案信息化建設的首要任務。本文以檔案信息化建設的必要性為切入點，對檔案管理信息化建設的特征進行論述，同時對檔案信息化建設提出意見，為今后檔案管理信息化的建設奠定一定的基礎。

關鍵詞：檔案管理;信息化;意義;特點;策略

一、檔案信息化的必要性

目前我國的檔案的檔案管理仍然采用傳統的工作方式，但是傳統的方法已經不能滿足需求。同時因為檔案的保存就有長久性，同時檔案一般是以文件或圖紙的形式存在，這就對檔案的存儲地方提出了很高的要求，包括儲存空間的溫度和濕度等環境因素，這樣才能使得檔案在長時間保存之后，檔案仍然保持完整，不會受到破壞。這就為檔案的存儲帶來了很大的不便。除此之外，如果檔案的存儲不能達到目的，就會造成存儲方面的不浪費，造成資源分配的不平衡。現在互聯網技術得到了快速發展，互聯網技術已經發展到我們生活中的很多方面，為我們的生活提供了便利。在檔案管理方面同樣如此，先進的互聯網技術也已經應用到了互聯網的管理中。檔案等相關信息存儲在相關硬盤等計算機設備中。相比于傳統的檔案管理方法，檔案信息化管理可以快速準確的對檔案進行存儲，存儲量大，所占空間小，保持的周期很長。不僅在檔案的存儲方面，在檔案的調閱方面也存在很多的優點。因為檔案以信息化的方式存儲，當需要對對檔案進行調閱時，只需要設定相關的條件，就可以快速準確的找到所需的內容，方便快捷，較少了人工操作較慢，存在較大誤差的缺點。雖然檔案信息化管理具有很多的優點，但是檔案信息化會造成檔案中的很多信息的真實性很難確定。

二、檔案信息化的意義

國家信息化戰略在檔案中的體現就是檔案的信息化管理，這是對檔案管理的一種改革和創新，也是一項巨大的工程。檔案信息化具體是指將檔案管理的目標和現代化的信息技術相結合，從本質上來說，就是信息與存儲兩者有機結合，通過兩者的結合，達到對檔案的收集、存儲和歸檔等一系列的操作。檔案信息化極大的豐富了對于檔案管理的手段，可以滿足現代對于檔案管理的需求，實現檔案保存的完整性，可以打破傳統的封閉的形式，實現檔案的共享，同時可以快速的查找檔案，使得檔案管理更加簡單方便，對于檔案管理的進步具有重要的意義。但是我們也應該清楚的認識到，檔案信息化的建設是一個漫長的過程，需要檔案管理人員和信息技術人員共同努力，堅定目標，為檔案的信息化建設共同努力。

三、檔案電子信息化管理的對策

在檔案的信息化建設過程中存在一定的不確定性，甚至會出現安全隱患，如果網絡被切斷，所有的信息就無法顯示，為檔案的管理造成一定的困難。針對檔案信息化管理中存在的不利因素提出以下建議：

1.建立并健全檔案信息化管理機制

第一，在檔案信息化建設的中需要做好統籌規劃，將檔案的信息化建設當成系統性的工程，和國家對于信息化建設戰略相結合，只有將檔案信息化建設提升到國家戰略層面，才能得到足夠的重視，加快檔案信息化建設的步伐。第二，檔案信息化的建設中不能隨意發展，需要設置專門的部門對其進行監督和管理。除此之外，由于檔案信息化建設對檔案管理人員提出了更高的要求，所以需要加強對檔案管理人員的培訓，提高檔案管理人員的業務能力，加強對檔案信息化的認識。最后，在檔案信息化建設過程中，應該設置相應的制度和規定，使得檔案及時更新，也可以保證檔案資料的真實性，只有這樣才能保證檔案的價值，為用戶提供服務。

2.加強管理團隊的建設

對于檔案管理人員團隊的建設，是檔案信息化建設過程的重要內容。對檔案人員團隊建設的首要任務就是從思想上讓他們對于檔案信息化建設有更深的理解，檔案管理人員應該具有堅定的職業操守，具有一定的責任感。同時需要對檔案管理人員進行定期的培訓，提升檔案管理人員的業務能力，只有這樣他們才能更好的服務于檔案的信息化建設，提高工作效率。檔案信息化建設當中應用最普遍的機械設備就是電腦和網絡，因此在建設過程中要加強多業務人員的技能培訓，助其適應網絡化的應用。

結語

檔案信息化系統工程作為國家戰略中的一部分，整個周期是持久的，而非短暫性，季節性的;所在對檔案信息進行管理的時候必須把它作為一種使命去傳承下去，并且在整個系統工程里不斷引入最新科技成果以豐富儲存手段，只有儲存方式豐富了，檔案管理人員的服務水平才會提高，達到更好地為人們服務的目的，從而實現該行業、該領域健康的發展。