檔案信息化管理的優勢及安全探究

王薇

摘要：自建國以來，檔案管理工作一直是各個領域中的重要工作，其對經濟的發展有著一定的引導作用。同時隨著經濟的快速發展，檔案管理工作也得到了有效的提升，并且其重要性也越發明顯，得到社會各界重視。如今，傳統的檔案管理方式已經不適合時代的發展，信息化的方式在檔案管理工作中被廣泛應用，然而，在構建信息化檔案管理時，存在些許問題，其中值得研究的是信息化檔案管理工作的安全問題。因此為了能夠實現檔案信息化管理的優勢得到全面的發揮，必須加強管理工作安全性的建設。本文圍繞檔案信息化管理的優勢及安全進行探討，并提出檔案信息化管理中存在的安全問題，同時對其優勢進行簡單的描述，根據對其優勢及安全問題的分析，提出解決檔案信息化管理安全問題的有效措施。

關鍵詞：信息化;檔案管理;安全;優勢

一、檔案信息化管理中的安全問題

1.電子檔案的真實性難以保證

就傳統的檔案管理工作而言，其需要工作人員對所有的檔案資料進行全面的整理和總結，且這項工作需要耗費大量的時間與精力，同時在整理完成后需要相關領導進行確認，之后才能夠對其進行儲存，這種檔案管理的工作，有一定的好處，就是能夠確保所管理的檔案信息具有一定的真實性。近幾年，檔案管理工作都采取了信息化的管理方式，檔案也由原來的紙質檔案轉變成電子檔案，這種管理方式較為輕松，并省略了許多中間環節，且無需相關領導簽字確認，同時信息化管理的方式存在一定規定弊端，其主要體現在檔案的真實性方面。另外，電子檔案能夠被復制，從而導致了許多不法分子，為了能夠通過檔案獲取一定的利益，對電子檔案進行復制及修改，從而導致檔案信息的合法性難以保障，而且對于電子檔案的真實性，很難對其進行明確的堅定。因此，檔案信息化管理中的安全性難以得到保障。

2.在進行電子檔案的保存時存在安全隱患

電子檔案在保存方面具有一定的優勢，其有著存儲方便和保存時間長等特點，但是在進行檔案保存時，會出現一些特殊情況。比如，檔案管理人員對計算機技術不夠熟悉，在進行檔案保存時，由于操作失誤，導致檔案內容丟失，或者在保存時計算機出現問題導致所有檔案文件消失。這些都是影響電子檔案安全性的隱患，想要使檔案信息化的管理更加完善，必須對其安全性的問題深入研究。

二、檔案信息化管理的優勢

1.有利于社會資源的節約

相較于傳統的檔案管理工作而言，信息化的檔案管理工作具有明顯的優勢，其主要體現在管理工作效率的提高、節約勞動力、減少人為損失等方面。如今信息化的使用越來越全面，其對檔案管理工作技術的要求較高，在進行檔案管理工作時，需要工作人員熟悉掌握計算機操作技術。以此來實現檔案管理模式的轉變，這也是檔案管理工作質量提高和工作效率提高的有效途徑。同時，信息化檔案管理能夠節約檔案的保存空間，并有效的提升檔案信息的存儲量，從而減少了相關社會資源的浪費。

2.有利于遠程服務功能的實現

就傳統檔案的管理模式而言，其檔案管理工作主要是靠人工完成，且管理的對象都是實體信息，需要通過人工對其進行保管、整理和總結，從傳統檔案管理模式的特點來說，其不利于遠程服務的實現，因為傳統的檔案管理工作，缺乏一定的技術含量，非專業人員也能在短時間內熟練掌握檔案管理的技巧，因此傳統檔案管理工作中，對信息資源的利用率有一定的限制，并且其不具備信息的轉移能力，對遠程服務功能造成了直接的影響。然而，近幾年信息化的檔案管理較為流行，其主要依靠通信技術和網絡技術來實現信息化的建設，并且在檔案存儲庫內可以利用計算機檢索系統對相關信息資源進行檢索，同時通過網絡技術還能夠實現信息檢索的遠程操作，在對檔案信息資源的空間轉移奠定了基礎。由此可見，信息化的檔案管理工作對遠程服務功能的實現有著重要的意義。

三、檔案信息化管理安全問題的有效解決措施

1.提高相關工作人員的綜合能力及安全意識

為了能夠有效的解決檔案信息化管理的安全問題時，應該加強人為因素的重視。因此，相關管理部門應該對檔案管理人員進行專業知識的培訓，其主要培訓的內容首先要以檔案信息的保密性為主，可通過學習相關的法律法規，提高管理人員對保密性的認識。另外，檔案管理人員的要時刻注意行業內發展的動向，并對其進行有效的監督，同時通過自身管理問題和行業動向的對比，從中找出自身管理的缺陷，以此提升自身的安全意識，相關人員還要對檔案信息盜竊、復制、惡意修改等行為進行預防。通過以上手段來提高檔案管理的信息化的健康。此外，提高檔案管理人員對信息化檔案管理的重視，并建立健全的管理制度，要求管理人員要嚴格遵守檔案管理工作的制度，保證電子檔案信息的真實性。除此之外，還要對管理人員樹立正確的思想觀念，使其能夠真正意識到檔案管理工作的重要性，以此提高管理人員的安全意識。

2.檔案信息安全保障系統的構建要完善

為了能夠保證檔案信息化管理的安全性，相關部門應該全面構建檔案信息的安全保障系統，這也是提升檔案信息安全性的主要途徑之一。要以法律的武器，對檔案信息資源及原始檔案進行武裝，使其具有一定的安全性，并以此為基礎促進檔案管理工作的順利開展。另外，就安全保障系統的構建而言，要信息化管理的制度內容及安全制度內容貫徹落實到實際工作中，促進責任體系的完善，且在責任體系中要明確出各個環節及個人的責任與義務，以免檔案管理的安全出現問題，各責任體之間互相推脫的現象發生。此外，為信息化檔案管理的系統選擇合適正規的殺毒軟件及殺毒工具，以免電子檔案受到電腦病毒的威脅。同時工作人員要對檔案管理工作進行全面優化，以人才作為安全保障系統構建的基礎保障，為該系統的建設提供專業的技術支持，在其系統編程時要提高安全程序的編制。以此來提高檔案信息化管理的安全性、可靠性。

結語

通過以上內容，可以看出，檔案信息化管理存在最為嚴峻的問題就是其安全性的問題，保證其安全性才能夠實現檔案資源的合理利用及體現出檔案管理工作遠程服務的功能。因此在實際工作中要加強檔案信息化管理安全保障的建設。