探析數(shù)字化檔案管理與檔案服務(wù)工作

田萍 田娥

[摘 要] 以數(shù)字化技術(shù)提升檔案管理與檔案服務(wù)工作質(zhì)量是未來的發(fā)展趨勢(shì)，將數(shù)字化技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合不僅能夠保證檔案資料的安全性，查找資料與利用資料也更加方便。本文主要探究了數(shù)字化管理檔案的優(yōu)勢(shì)，分析了數(shù)字化檔案管理與檔案服務(wù)工作的開展模式[1]。

[關(guān)鍵詞] 數(shù)字化檔案管理 檔案服務(wù)工作

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

檔案管理工作不僅影響單位各類檔案的安全性，還決定了單位運(yùn)用檔案信息進(jìn)行完成相關(guān)決策規(guī)劃工作的效率。當(dāng)前社會(huì)信息技術(shù)發(fā)展迅速，檔案管理及服務(wù)部門應(yīng)將工作與信息技術(shù)相結(jié)合，使得工作流程更加智能化，使得檔案資料的整理、保管、開發(fā)以及利用環(huán)節(jié)更加便利，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值最大化。

一、自然資源和規(guī)劃檔案管理現(xiàn)狀

自然資源和管理規(guī)劃局是十九大兩會(huì)后才組建的新單位，檔案管理工作還存在很多缺陷，我國資源和規(guī)劃檔案的分類變得十分細(xì)致，檔案種類的數(shù)量也很多。在這種情況下，有必要利用數(shù)字化技術(shù)提升企業(yè)的檔案管理效率，使得自然資源檔案管理工作具有統(tǒng)一性以及高效性。利用數(shù)字化技術(shù)完善檔案工作能夠使得單位更好地配置各類自然資源，促進(jìn)礦產(chǎn)資源、土地資源的合理開發(fā)利用，同時(shí)保障所有者的合法權(quán)益，有利于節(jié)約資源和維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定。當(dāng)前階段，大部分地區(qū)都已經(jīng)利用數(shù)字化技術(shù)開展檔案工作，然而檔案管理人員技術(shù)水平低、檔案工作數(shù)字化程度低等現(xiàn)象依然普遍存在[2]。

二、數(shù)字化檔案工作的優(yōu)勢(shì)

（一）提高經(jīng)濟(jì)效益

傳統(tǒng)的檔案工作需要投入大量的人力資源，使得檔案工作的管理成本過高。如果將數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用到檔案工作中，單位只需要在前期投入信息資源技術(shù)，后面階段只需要委派專人定期維護(hù)檔案管理系統(tǒng)即可。因此長(zhǎng)期而言數(shù)字化檔案工作能夠節(jié)約單位的資源，提升單位的經(jīng)濟(jì)效益。傳統(tǒng)的檔案管理工作運(yùn)用人工書寫的方式記錄檔案，但書寫字跡不規(guī)范也會(huì)影響到檔案資料的實(shí)用性[3]。數(shù)字化技術(shù)使得檔案工作過程規(guī)范化，有利于發(fā)揮檔案資源的經(jīng)濟(jì)作用。

（二）提高工作效率

傳統(tǒng)的檔案工作全程采用人工服務(wù)，人工工作速度慢，而且出錯(cuò)頻率更高。檔案資料更新速度慢，這種情況下檔案工作的時(shí)效性較差。單位常常需要根據(jù)檔案資源做出相關(guān)的決策，數(shù)字化檔案工作能夠及時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效整合，便于管理人員做出相關(guān)的決策，進(jìn)而提升單位整體的工作效率。運(yùn)用信息化技術(shù)也能夠更好地調(diào)動(dòng)相關(guān)的檔案資源，檔案工作人員只要有電腦與網(wǎng)絡(luò)，便可以開展檔案調(diào)動(dòng)與開發(fā)工作，增加了檔案工作的便利性與靈活性，使得檔案工作的流程變得更加簡(jiǎn)便。

（三）提升檔案工作的安全性

以往的檔案保管只保存紙質(zhì)資料，如果保管地出現(xiàn)問題或者保管人員管理不善，致使紙質(zhì)資料的完整性以及安全性受到影響，檔案信息就會(huì)受到破壞，有些重要檔案甚至無法補(bǔ)救，致使單位與員工遭受嚴(yán)重?fù)p失。數(shù)字化檔案工作能夠?qū)n案資料及時(shí)進(jìn)行備份，將檔案線上管理與線下管理相統(tǒng)一，保證檔案工作的安全性。另外數(shù)字化檔案工作還能避免檔案信息遭受蟲蛀、火災(zāi)等自然災(zāi)害，減少了檔案信息破損的途徑，使得檔案工作的安全性得到提升。

三、數(shù)字化檔案工作建設(shè)策略

（一）完善檔案工作系統(tǒng)建設(shè)

數(shù)字化檔案基本平臺(tái)建設(shè)成功后，單位要投入部分資金完善企業(yè)的總平臺(tái)的子系統(tǒng)，使得檔案管理工作更具有條理性與效率性，在自然資源和規(guī)劃系統(tǒng)建設(shè)過程中，檔案工作人員要及時(shí)向系統(tǒng)開發(fā)工程師反饋問題，并規(guī)范工作流程。一是完善系統(tǒng)細(xì)節(jié)，跟蹤測(cè)試，確保系統(tǒng)顯示與實(shí)體庫存狀態(tài)一致；二是核實(shí)案卷狀態(tài)時(shí)，在系統(tǒng)檢查的基礎(chǔ)上，結(jié)合簽收臺(tái)賬，再反饋結(jié)果。檔案工作的精準(zhǔn)高效是不動(dòng)產(chǎn)登記工作的有力保障，檔案部門必須不斷完善系統(tǒng)細(xì)節(jié)，優(yōu)化檔案服務(wù)。除此之外還必須完善數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建，比如購買與數(shù)字化平臺(tái)配套的掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等，這些數(shù)字化工具都是完善單位檔案工作數(shù)字化建設(shè)的必要設(shè)備，能夠提升企業(yè)運(yùn)用數(shù)字化平臺(tái)收集、整理、利用、存放檔案資源的效率。在構(gòu)建數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施時(shí)，單位要重視質(zhì)量建設(shè)，擴(kuò)大檔案工作信息化處理水平與數(shù)據(jù)儲(chǔ)存空間，為日后利用數(shù)字化技術(shù)開展檔案工作奠定良好基礎(chǔ)。

（二）優(yōu)化檔案網(wǎng)站建設(shè)

單位的檔案網(wǎng)站建設(shè)工作能夠?qū)⒉糠謾n案信息公布在網(wǎng)絡(luò)上，有利于更多的人員及時(shí)利用檔案信息完善工作或者及時(shí)制定決策[4]。這項(xiàng)工作也是企業(yè)數(shù)字化檔案工作的重要內(nèi)容，單位應(yīng)當(dāng)完善檔案網(wǎng)站建設(shè)現(xiàn)狀，委派專人完成網(wǎng)站的開發(fā)與資源配置，使得檔案網(wǎng)站界面更加簡(jiǎn)潔，內(nèi)容更加豐富。管理人員要重視檔案網(wǎng)站的維護(hù)工作，及時(shí)公開、更新相關(guān)的檔案信息，使得檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)性獲得進(jìn)一步提升。

（三）提升數(shù)字化檔案工作的安全性

運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)能對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，規(guī)避了自然災(zāi)害對(duì)檔案資料的影響。從這個(gè)層面而言，檔案的安全性得到了提升。然而網(wǎng)絡(luò)世界十分復(fù)雜，存在很多病毒以及黑客，在這種情形下建立數(shù)字化檔案系統(tǒng)也使得檔案資源存在安全隱患。為了全面保證檔案資源的安全性，單位在建立紙質(zhì)檔案階段就應(yīng)該設(shè)立明確的規(guī)定，相關(guān)人員不能隨意涂改紙質(zhì)檔案上的內(nèi)容，進(jìn)而保證紙質(zhì)檔案與電子檔案的內(nèi)容一致性。在數(shù)字化檔案系統(tǒng)中應(yīng)該設(shè)定使用權(quán)限以及密碼保護(hù)功能，安裝殺毒軟件以及網(wǎng)絡(luò)防火墻，全方面保證檔案信息的安全性。企業(yè)要建立完善的檔案工作制度，使得檔案管理與服務(wù)工作能夠協(xié)調(diào)有序地展開，避免檔案在交閱過程中丟失，提升數(shù)字化檔案工作的安全性。工作人員要及時(shí)定期對(duì)檔案進(jìn)行備份，避免因電子檔案丟失或破損而徒增工作任務(wù)。

四、利用數(shù)字化管理平臺(tái)開展檔案服務(wù)工作策略

（一）提升員工檔案管理意識(shí)

為了保證數(shù)字化技術(shù)與檔案管理結(jié)合后能夠有效在企業(yè)內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)，管理人員必須要讓檔案工作人員意識(shí)到檔案管理工作的重要性。管理人員要在工作會(huì)議上

向員工強(qiáng)調(diào)數(shù)字化檔案工作的重要性，在企業(yè)內(nèi)部做好數(shù)字化檔案工作的宣傳工作。管理人員要加強(qiáng)員工的培訓(xùn)工作，讓每一個(gè)檔案工作人員都清楚開展信息化檔案工作的流程以及手段，使得員工能夠快速適應(yīng)數(shù)字化檔案工作平臺(tái)，以便充分發(fā)揮數(shù)字化檔案工作的真正優(yōu)勢(shì)。在開展數(shù)字化檔案工作階段，管理人員要讓檔案服務(wù)人員參與全過程，讓他們積極表達(dá)自己的想法以及對(duì)策，使得信息技術(shù)與企業(yè)實(shí)際檔案工作更好地融合。檔案部門管理人員必須強(qiáng)化檔案服務(wù)人員的工作意識(shí)，讓他們深刻意識(shí)到檔案服務(wù)工作的價(jià)值，提升他們工作過程的積極性。

（二）以用戶使用需求為導(dǎo)向

檔案服務(wù)工作者始終要明白檔案工作的重心是要滿足用戶的需求，即使在檔案工作中投入了信息技術(shù)設(shè)備也并不能改變這一根本出發(fā)點(diǎn)。在檔案服務(wù)過程中工作人員應(yīng)當(dāng)利用各類數(shù)據(jù)分析工具對(duì)用戶的檔案信息使用需求進(jìn)行分析，并圍繞該需求完善數(shù)字化檔案平臺(tái)建設(shè)以及檔案網(wǎng)站建設(shè)。數(shù)字化檔案工作對(duì)內(nèi)要滿足單位對(duì)檔案的整理、分類、儲(chǔ)存、開發(fā)與利用，對(duì)外要滿足用戶使用檔案資源的需求。檔案管理工作的價(jià)值性就在于它能夠更好地為單位以及大眾服務(wù)，檔案工作人員必須牢記這一工作理念，加深自身職業(yè)道德建設(shè)與科技工作能力，使得檔案工作能夠更好地為用戶服務(wù)。

（三）提升檔案服務(wù)人員專業(yè)性

檔案工作雖然實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，但掌控?cái)?shù)字化技術(shù)的是人，操縱數(shù)字化檔案平臺(tái)及工具的也是人，為了提升檔案服務(wù)質(zhì)量，單位必須要完善人才隊(duì)伍建設(shè)。首先單位要引進(jìn)一批高技術(shù)人才，對(duì)數(shù)字化檔案工作進(jìn)行規(guī)劃，使得單位能及時(shí)運(yùn)用最新的科學(xué)技術(shù)提升檔案系統(tǒng)，使得單位的檔案服務(wù)工作能夠與時(shí)俱進(jìn)。管理人員可以借鑒優(yōu)秀單位及企業(yè)的數(shù)字化檔案工作實(shí)例，從這些優(yōu)秀平臺(tái)獲取檔案服務(wù)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身實(shí)際檔案服務(wù)情況，制定最符合單位發(fā)展情況的檔案管理方針。單位可以聘請(qǐng)專業(yè)的數(shù)字化檔案服務(wù)專家到單位舉辦講座，讓檔案服務(wù)人員吸取更多先進(jìn)的工作理念與工作技能，全面提升檔案服務(wù)人員的綜合能力素質(zhì)。

五、結(jié)語

數(shù)字化檔案管理與服務(wù)工作是未來檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，這種信息化工作方式不僅能夠提升單位的工作效益與工作質(zhì)量，還能夠提升檔案管理與使用過程的安全性與科學(xué)性。相關(guān)人員要積極建設(shè)完善的數(shù)字化檔案工作平臺(tái)，使檔案工作的對(duì)內(nèi)管理與對(duì)外分享更加合理化，全面提升自然資源和規(guī)劃檔案管理工作質(zhì)量。此外也要注重檔案工作人才隊(duì)伍建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的人才與技術(shù)同步發(fā)展，進(jìn)而推動(dòng)單位檔案工作的開展，使得自然資源配置更加科學(xué)合理[5]。

參考文獻(xiàn)：

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[4]蔡霞.數(shù)字化檔案管理與檔案服務(wù)工作分析[J].信息記錄材料，2019，20（04）：195- 196.

[5]楊靜.數(shù)字化檔案管理與檔案服務(wù)工作分析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外， 2017（02）：41.