數(shù)字記憶視角下的事業(yè)單位檔案管理工作效益提升

田文婧

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位將數(shù)字化技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，充分發(fā)揮數(shù)字記憶優(yōu)勢，促進(jìn)事業(yè)單位檔案的有效管理。在現(xiàn)階段，利用數(shù)字記憶提高事業(yè)單位檔案管理工作的趨勢迫在眉睫。事業(yè)單位可以利用數(shù)字記憶開展事業(yè)單位檔案管理工作，一方面可以減輕檔案管理工作者的工作負(fù)擔(dān)，提高工作效率，另一方面也可以充分發(fā)揮檔案資料信息的效用，更好地服務(wù)群眾，促進(jìn)社會(huì)生活發(fā)展。

關(guān)鍵詞：數(shù)字記憶;事業(yè)單位;檔案管理

一直以來，國家都非常重視和關(guān)注事業(yè)單位的改革和發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作是其中一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。現(xiàn)如今，生活在科學(xué)和信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理工作已經(jīng)滿足不了社會(huì)的需求，目前事業(yè)單位將計(jì)算機(jī)技術(shù)與其檔案管理相結(jié)合，在數(shù)字記憶視角下推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作尤為重要，它不僅能夠幫助事業(yè)單位合理高效地保存檔案資料，提高檔案管理工作者的工作效率，而且可以實(shí)現(xiàn)檔案資料信息的共享，提高資源利用效率。因此，將數(shù)字記憶應(yīng)用與事業(yè)單位檔案管理工作中，有利于事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，提高事業(yè)單位工作效率。

一、數(shù)字記憶與事業(yè)單位檔案管理

1.數(shù)字記憶。作為高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的基礎(chǔ)，數(shù)字記憶在社會(huì)時(shí)代中越來越流行和普遍。數(shù)字記憶，指的是借助計(jì)算機(jī)內(nèi)存或者云空間等形式和載體來儲(chǔ)存和傳遞信息資源。數(shù)字記憶由于其虛擬化以及處理能力強(qiáng)大快速的特點(diǎn)，能夠解決傳統(tǒng)紙質(zhì)版信息儲(chǔ)存困難，查閱效率低下的問題，從而極大地縮減了儲(chǔ)存信息的空間，時(shí)間和人力資源，另外數(shù)字記憶技能夠?qū)崿F(xiàn)跨平臺(tái)，跨區(qū)域等多通道的高速便捷地信息共享。數(shù)字記憶技術(shù)符合當(dāng)代網(wǎng)絡(luò)社會(huì)人們對(duì)于信息查閱的容量的需要以及信息傳遞廣度和速率的追求，極大地方便了人們地生產(chǎn)生活。

2.事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀。事業(yè)單位是由政府成立，利用國有資產(chǎn)服務(wù)社會(huì)政治，經(jīng)濟(jì)，文化和教育等國民生活方方面面的社會(huì)服務(wù)組織。相應(yīng)地，事業(yè)單位檔案具有保密性和公共服務(wù)的特點(diǎn)，這就要求工作者認(rèn)真管理事業(yè)單位檔案，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候高效地提供檔案資料用于核查等。換句話說，事業(yè)單位檔案管理工作的開展，不僅可以幫助國家和政府了解和把握國民生活的方方面面，而且可以促進(jìn)國家的政治生活，經(jīng)濟(jì)生活等方針政策的落實(shí)和開展，更好地服務(wù)人民，服務(wù)社會(huì)，服務(wù)國家。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案均為紙質(zhì)版檔案。紙質(zhì)版檔案資料存在儲(chǔ)存困難，不利于攜帶，檢索和查找信息繁雜等困難。隨著檔案資料的逐漸增加，事業(yè)單位檔案資料管理面臨著很多困難，主要有以下幾個(gè)特點(diǎn)：第一，現(xiàn)代化辦公設(shè)備欠缺，有些事業(yè)單位的檔案管理欠缺相應(yīng)的硬件設(shè)備，例如，檔案防潮防盜等管理手段;第二，檔案檢索效率低，有些單位手工檢索相應(yīng)的檔案資料導(dǎo)致人力資源的浪費(fèi)和工作效率低下，不能很好地查閱檔案資料信息;第三，檔案管理人員綜合素質(zhì)問題，數(shù)字化檔案資料管理對(duì)于管理工作人員的自動(dòng)化辦公能力等技術(shù)方面的綜合素質(zhì)要求較高。因此，事業(yè)單位檔案管理工作人員要不斷提高自身的綜合素質(zhì)，適應(yīng)新時(shí)代新技術(shù)的新要求，加快建立數(shù)字化事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的高效運(yùn)行，另外，數(shù)字化技術(shù)能夠滿足事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展的需要，符合人們對(duì)于信息的快速需求，并且能夠節(jié)約檔案管理的人力、物力和財(cái)力，那么我們就有必要推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的水平，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作更加科學(xué)化，合理化和先進(jìn)化。

二、數(shù)字記憶在事業(yè)單位檔案管理工作中的優(yōu)勢

1.增加了信息保存容量，節(jié)省了信息儲(chǔ)存空間。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案資料多為紙質(zhì)版資料。紙質(zhì)版資料對(duì)于檔案管理工作者來說，存在資料保存，資料查閱和完善等問題。在現(xiàn)階段，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)等載體來輔助管理工作者存儲(chǔ)檔案資料，可以極大程度地減少檔案資料堆積的空間以及后續(xù)檔案資料的防潮或者檔案資料的遺失和丟失等問題，極大地減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。另外，采用數(shù)字化記憶技術(shù)來儲(chǔ)存檔案資料信息，安全性以及標(biāo)準(zhǔn)化程度等方面都存在優(yōu)勢。總之，數(shù)字記憶技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用，對(duì)于提高檔案管理工作人員的工作效率，減少檔案信息資源的泄露和遺失上作用巨大，也增加了信息保存的容量，極大地節(jié)省了信息儲(chǔ)存空間，以及增加了檔案資料信息的可靠性，準(zhǔn)確性和豐富性。

2.增加檔案信息資源的利用效率，實(shí)現(xiàn)多通道的信息共享。傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案資料在信息查找，檢閱以及信息傳遞上存在困難，往往人們查找相應(yīng)地信息需要付出極大地時(shí)間和人力資源，不利于人們及時(shí)有效快速地開展生產(chǎn)生活。數(shù)字記憶技術(shù)，給人們提供了一個(gè)平臺(tái)和媒介，通過借助處理加工能力強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，可以幫助快速高效地查找相關(guān)信息資料，保證信息傳遞的時(shí)效性。另外，數(shù)字記憶技術(shù)，極大地方便了檔案管理工作人員的檔案資料的管理工作，例如，檔案信息的整理和檢索等工作，解放了檔案管理工作人員的雙手，可以更好地從事檔案資料的收集工作。數(shù)字記憶視角下事業(yè)單位檔案管理工作在信息傳遞和信息查閱中發(fā)揮著重要的作用，這是傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作中非常欠缺的一部分。在新時(shí)代，伴隨著新技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，各級(jí)部門和事業(yè)單位應(yīng)該緊跟時(shí)代潮流，加快自身檔案管理工作的改革，促進(jìn)信息共享，更好地服務(wù)社會(huì)生活。

3.減輕了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提高了工作效率。事業(yè)單位檔案管理工作涉及信息資料的整理錄入，信息資料的查閱傳遞以及信息資料的儲(chǔ)存保密等。這些工作要求檔案管理工作人員付出很多的手工勞動(dòng)和腦力勞動(dòng)。而數(shù)字記憶具有大容量存儲(chǔ)加工處理的能力，利用網(wǎng)絡(luò)來存儲(chǔ)信息，檔案管理人員只需要花費(fèi)少數(shù)的花費(fèi)時(shí)間和精力進(jìn)行資料的保存和整理等工作，數(shù)字記憶可以減輕檔案管理人員的腦力勞動(dòng)，在網(wǎng)絡(luò)暢通的情況下，人們可以利用其后臺(tái)強(qiáng)大的搜索功能可以及時(shí)有效地檢索相關(guān)信息資料以及實(shí)現(xiàn)跨通道信息共享，減輕了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，給他們提供了更多地時(shí)間和精力進(jìn)行隨后檔案管理工作的調(diào)查研究中，反過來進(jìn)一步提高自身的工作效率，更好地實(shí)現(xiàn)信息資源的儲(chǔ)存和傳遞。

三、數(shù)字記憶視角下事業(yè)單位檔案管理工作的開展

1.構(gòu)建數(shù)字化事業(yè)檔案管理系統(tǒng)。數(shù)字化技術(shù)可以幫助事業(yè)單位改變傳統(tǒng)的儲(chǔ)存，檢索和查閱等工作內(nèi)容。數(shù)字化技術(shù)需要通過一定的平臺(tái)和媒介來實(shí)現(xiàn)它的功能和優(yōu)勢。對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作來說，構(gòu)建數(shù)字化事業(yè)檔案管理系統(tǒng)是當(dāng)下事業(yè)單位改革的一項(xiàng)重要內(nèi)容。構(gòu)建數(shù)字化事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)不僅需要安全可靠和先進(jìn)的計(jì)算機(jī)硬件和軟件設(shè)備，而且需要各級(jí)事業(yè)單位選擇適合本事業(yè)單位自身的檔案管理工作的數(shù)字化技術(shù)，在不斷豐富和增加數(shù)字化事業(yè)單位管理系統(tǒng)的檔案信息存儲(chǔ)，搜索和查找，開發(fā)等功能的基礎(chǔ)上不斷加大檔案資源的利用效率，同時(shí)也要增強(qiáng)數(shù)字化事業(yè)單位管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間的連接，方便檔案資料信息的共享和交流溝通補(bǔ)充。在數(shù)字記憶視角下，構(gòu)建事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)至關(guān)重要。

2.提高事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)化水平。數(shù)字化事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)是伴隨著信息發(fā)展和科技水平提高而產(chǎn)生的。相應(yīng)地，它也需要專業(yè)化地工作人員進(jìn)行運(yùn)用，充分發(fā)揮該管理系統(tǒng)的優(yōu)勢，提高事業(yè)單位檔案管理人員的工作效率。另外，檔案信息資源豐富多彩，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)化水平，可以幫助工作人員深度發(fā)掘和整理檔案資料信息，在最初的信息基礎(chǔ)上增加信息的廣度和深度，更好地服務(wù)于社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)，滿足人們對(duì)于信息資源的多方面多水平多層次的需求，促進(jìn)事業(yè)單位內(nèi)部人員信息的傳遞和互相補(bǔ)充，極大地減少了人力和時(shí)間的浪費(fèi)，縮短了檔案信息的查找時(shí)間，并且進(jìn)一步增加檔案資料信息在形式和內(nèi)容上由單一的文字或者視頻等方式向文字，視頻，圖片等聯(lián)合補(bǔ)充上的進(jìn)一步完善，以及改善傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案資料內(nèi)容繁雜，儲(chǔ)存困難，查閱效率低下的不足，實(shí)現(xiàn)多通道多平臺(tái)以及單位內(nèi)部信息的共通。

3.加大事業(yè)檔案管理工作的關(guān)注和投入。事業(yè)單位檔案管理工作是事業(yè)單位改革的一項(xiàng)重要內(nèi)容。在數(shù)字記憶視角下，采用數(shù)字化技術(shù)對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作具有關(guān)鍵性的作用。推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展，對(duì)于社會(huì)生活方方面面的穩(wěn)定發(fā)展具有關(guān)鍵的作用。在這一推動(dòng)過程中中，各級(jí)政府需要支持和引導(dǎo)各級(jí)事業(yè)單位正確選擇適合自身發(fā)展的數(shù)字化事業(yè)檔案管理工作，同時(shí)鼓勵(lì)和加大資金的投入，一方面扶持事業(yè)單位購買和構(gòu)建安全可靠先進(jìn)的管理系統(tǒng)，另一方面重視對(duì)于事業(yè)檔案管理工作人員的培養(yǎng)和鍛煉。同時(shí)，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理人員來說，要堅(jiān)持為人民服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)，充分發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，盡自己的努力將所學(xué)應(yīng)用到工作當(dāng)中去，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的高效有序地開展和進(jìn)行，真正做到為民謀福祉，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展。因此，加大事業(yè)單位檔案管理工作的關(guān)注和投入，不僅需要各級(jí)政府的支持和各級(jí)事業(yè)單位的資金投入，也需要事業(yè)單位檔案管理人員自身的精力和時(shí)間投入。

四、總結(jié)

在數(shù)字記憶視角下，采用數(shù)字化技術(shù)對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作具有關(guān)鍵性的作用。它不僅可以幫助改善傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的不足，通過發(fā)揮自身強(qiáng)大的虛擬內(nèi)存和快速的信息處理加工優(yōu)勢，增加信息時(shí)效性和豐富性，提高管理人員工作效率，優(yōu)化信息查閱，實(shí)現(xiàn)信息共通，滿足人們信息需求。此外，各事業(yè)單位檔案管理人員要不斷加強(qiáng)自身專業(yè)化水平，促進(jìn)檔案資源信息的傳遞，促進(jìn)檔案管理水平的不斷提高以及社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步。

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