照片檔案現代化管理創新路徑研究

摘 要：數字時代的到來催生了信息技術的發展，數碼相機的廣泛使用是數碼照片檔案管理成為新的載體和模式，發揮著舉足輕重的作用。如何使照片管理規范化，有效發揮現代化信息管理的有效性，如何正視數碼照片檔案管理的缺陷并找到其現代化管理創新路徑，是重要的課題。文章對照片檔案的構成與分類進行闡述，從照片檔案的現狀出發，探索照片檔案創新路徑，既是實際需要，又具有理論指導意義。

關鍵詞：照片檔案;現代化管理;創新路徑

攝影的誕生開辟了檔案歷史的新紀元，照片檔案成為新的載體，從根本上轉變了傳統的檔案信息的表現形式，在現代化社會中扮演越來越重要的角色。正視照片檔案的價值就是認同它所涵蓋內容的原真性和生動性，還原事實，保存真實，忠實歷時。照片檔案通過科技客觀、鮮活的記錄歷時性軌跡，它是對文字檔案的有益補充，在豐富檔案內容上起到不可或缺的作用，尤其是在快節奏的發展中，“讀圖片”成為人們獲取信息的有益途徑。

一、照片檔案的構成與種類

照片是利用攝影的方法記錄形象的單個畫面。照片檔案是一種專門性檔案。《照片檔案管理規范》指出，照片檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的、以靜止攝影影像為主要反映方式、有保存價值的歷史記錄。

1.照片檔案的構成

照片檔案由底片、照片和文字說明三部分構成。底片是照片檔案的基礎，也是照片檔案的最原始材料，既要保存底片本身，又是彌補遺失和破壞照片的方式。照片是通過對底片沖洗、對數碼信息的處理而成。照片要求清晰。文字說明包括題名和文字說明兩部分。照片上所反應的信息有限，只描述部分事件，文字說明恰是有益補充。照片與文字說明不可分割，相輔相成。

2.照片檔案的種類

照片檔案從體彩上大體可以分為三類：一類是新聞照片檔案，通過選編完成新聞報道任務的新聞照片，價值在于連續宣傳和查考。第二類是科技照片檔案，記錄和反映自然界中的各種現象的某個過程和現象。第三類是藝術照片檔案，在于對造型的處理而篩選，包括人像個、風景、花卉、動物、歷史文物、工藝美術等。

二、照片檔案傳統與現代化管理現狀比對

1.傳統照片檔案管理存在的缺陷

從存儲角度看，感光材料的特性是顏色光鮮，對環境依賴性強，可復性不強，持久性差，黑白或是彩色照片的儲存會隨著時間的推移而發生變化，無論如何高質量的保存，溫度、濕度、光度等因素都會造成照片檔案的變黃、變脆、褪色甚至圖象消失。

從歸類角度看，因照片檔案的規格、年份、用途、部門等分類不同，存儲歸類因功能區分而劃歸不同的歸檔部門，也會造成標注不明造成的歸檔和查閱的困難。

2.現代化照片管理的現狀

（1）制度缺失，操作無章，難求統一標準。《照片檔案管理規范》（GB-T11821-2002）的出臺彌補了檔案管理從制度上的缺失，但政策性的標準中卻對現代化的數碼照片檔案管理的標準沒有明確規定。根據發展的需要，地域性的自行辦法有關部門進行了相應的制定，對于數碼照相檔案管理的收檔工作和保管仍然存在泛化的現象。數碼照片所描述的信息在交接中紙質單仍然是主要形式，文字的說明對于數碼照片檔案的完整、真實、準確產生直接影響。

（2）數據海量，篩選復雜，安全成為難點。科技的發展帶來技術的進步，性能的不斷提升，成像的清晰程度，獲取照片容易操作使得數碼技術廣泛普及。數碼相機可重復性拍攝成本低，海量數據的保存和篩選都成為現代化檔案工作中的難點。數碼照片檔案的存儲不能單憑芯片儲存，計算機硬件、軟件、操作系統都成為照片存儲的重要客觀依賴。計算機設備的系統升級、病毒的侵害以及數據的丟失等不可控的因素會造成數據的損害和遺失，人為因素的備份操作失誤、移動設備丟失、誤刪等行為同樣造成數據不可修復的可能。這些內外因素都將對數據的保存和篩選形成安全隱患。人工歸檔不及時，信息描述不準確，工作積壓，為后續的甄別工作帶來阻礙。強效率和高標準的照片檔案保管工作關乎數碼照片檔案的價值。

三、照片檔案現代化管理的必要性

1.大數據的時代趨勢

計算機云技術的使用，大數據成為聚攏信息的新趨勢，照片檔案的現代化逐

漸取代傳統照片的管理方式，方便快捷高效迅速取代占地大，儲存難的特點。互聯網+的現代化管理模式在檔案管理中的應用成為新潮流，新載體。它打破時空界限，以數據形成存儲符號，從而實現資源共享，方便存取，方便保存。

2.存儲載體的優化管理

照片檔案的信息化管理有助于檢索效率的提升，網絡間的信息查詢和編碼能夠有效實現資源共享，節省時間，節約空間。對網絡云空間服務器的處理，對于重點的照片檔案可以設置加密，重點保護，安全存儲，實現優化管理。

四、照片檔案現代化管理創新路徑

1.健全制度，理順職責，狠抓落實

借鑒北上廣青等地的數碼檔案管理辦法，結合實踐，健全檔案管理制度化和標準化，要有操作性，能落地，內容囊括性強，覆蓋面廣，在收集、歸檔、整理、保管、開發、利用等各個節點要細致，要使數碼檔案管理有理有據，有章可依。檔案局及相關部門要明確職責，厘清關系，做好溝通，避免重復性勞動，對接好攝影者、檔案管理人員的溝通，化繁為簡。做好歸口職能，對數碼照片進行分門別類，甄別篩選，整理描述。做好對數碼信息進行著錄、保存、利用、督促、檢查、指導工作。在制度落實中，要穩準狠，權責明確，依法管理，依據實施，讓制度落地，有效執行。

2.重視源頭，嚴格標準，遵循規律

收集和篩選合格上乘的數碼照片是檔案工作的源頭。數碼照片檔案涉及內容廣泛，在歸檔過程必須賦予相關的說明，拍攝者要提供詳細準確的信息，保持照片的原真性和翔實性，整理分類，不重復整理。對于照片的甄選，要注意像素、大小、格式、場景等因素，重點突出，能夠反映事件的代表性。刪除內容、場景趨同，質量、像素差的照片。歸檔像素不低于1024*768，格式為 JPEG、TIFF、RAW，大小盡量一致。歸檔說明要注意標清六要素，文字的內容包括事由、時間、地點、任務、背景、作者。要遵循檔案管理規律，做好相關信息的記錄和描述，要一同歸檔。

3.分組說明，分級存放，安全保管

（1）設立組別進行管理。對照片的內容、主題、反映現狀等進行對比，組成若干張數碼照片為一組，分類后填寫歸檔說明。要標清組名，涉密等級，總說明，保管期限，照片序列號。

（2）分級文件規范管理。對于甄別篩選完成的數碼照片電子信息進行分層，層層說明，逐級命名。以年度為總括全宗分類，進行部門劃分，保持前后對應，不能輕易變更。以部門為單位分列文件夾，標清事由，密集，保管期限以及照片的歸類說明，對數碼照片檔案進行編碼，可以分層設碼，組別碼，小流水號，總分說明。通常以word格式為佳，斟酌實踐情況，制定固定模板，可以增加多個并列的子文件夾。

（3）建立數據庫網絡化管理。網絡信息化對數據進行云處理，建立照片數據庫。以案卷目錄——照片檔案庫——對應文件，采用4位阿拉伯數字計數法標記信息，第一層級在錄入信息時要涵蓋對應信息，包括組名，密級，照片張數，攝影時間，地點，攝影者，歸檔單位，歸檔時間等內容。第二層級要標清歸檔說明，實現批量掛接。以第四級文件為例，如果存在并列現象，卷號要采取2位阿拉伯數字，卷號為“照片檔案代號—年度—流水號—序號”。后續管理要便利、自主、多樣，方便查詢，易于管理，對下載和使用權限進行限制和審批，做好防火墻，確保數碼照片檔案的存儲和使用安全。在構建數據庫過程中，可以利用計算機的掃描技術，對傳統的照片檔案進行處理，轉換為數碼，可以將原有的數碼照片與掃描后的照片統一構建存儲于同一個數據庫中，遵循標準，及時錄入，科學整理。

（4）落實安全執行力度。照片檔案的安全管理是檔案工作者的使命。制度的規范化和經常化要落地，要加大執行力度，不能流于形式。要根據保管的程序對電子文件逐級存儲，按照命名標準和規則進行層級信息處理，方便分類保管和查詢。要做好備案，在經費和能力允許范圍內，盡可能的采取只讀式光盤脫機備份和計算機備份兩種方式存儲。計算機在實際應用中便利性更強， 可操作性更高。將計算機存儲固定化，專機專用，電子設備設定24小時自動備份，層級存儲，適時歸檔，隨時處理，持之以恒。限定以一個月為期限，將計算機中的存儲拷貝到移動硬盤中。對移動硬盤和計算機要定期進行檢索，抽查，維護。可以采取層級存儲的檢測，也可以將備份的數據進行抽樣，利用機讀檢驗，每2-3年轉存一次。在檢測中發現問題，早診斷，早彌補，早補救，進行數據的恢復和修補。如果遇到復雜技術應該及時與信息部門聯絡。

五、結語

數碼照片檔案成為影像記錄的主體形式，掌握傳統照片檔案與現代化數碼照片檔案之間的差異性，汲取數碼照片檔案的重要性和趨勢性，把握好檔案管理的規律，對數碼檔案的優化管理，是檔案工作者的任務和義務。做好理念更新，提升管理規范，提升數碼照片檔案管理的價值攀升。

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作者簡介：王英丹（1982-），女，遼寧鐵嶺人，遼寧省檔案館電子檔案與信息安全部，副研究館員，研究方向：檔案信息化。