芻議干部人事檔案電子單套制管理

韋相立 陳云芳

摘 要：隨著信息技術在社會生活中廣泛應用，傳統干部人事紙質檔案管理模式難以適應時代發展的要求。本文在分析了干部人事檔案電子單套制管理的必要性和可行性的基礎上，提出了推進干部人事檔案電子單套制管理基本策略，對規范干部人事檔案管理具有積極的現實意義。

關鍵詞：人事檔案;電子單套制;檔案管理

一、概念界定

我國在電子文件管理中有單軌、雙軌、單套、雙套四種說法，通常，“套”是指電子文件的保存狀態，而“軌”則是指電子文件的運行狀態。《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894-2016）對“電子文件”定義為：“國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄”。“電子檔案”定義為：“具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件”。基于此，本文所言的干部人事檔案電子單套制是指干部人事檔案歸檔范圍內的文件在數字環境中以電子方式生成、運行、移交、歸檔、保存和利用，不再同時生成和保存紙質文件，文件和檔案全流程無紙化，即電子文件單軌運行、電子檔案單套管理。

二、干部人事檔案電子單套制管理必要性

1.電子文件歸檔全程可查

當前的信息化技術已能夠實現對電子文件生命周期內全程進行管控，檔案數據保全提出要依托現代信息技術，將原始電子文件信息固定化，再對其進行事后校驗，以確保電子文件信息的完整性和真實性。對電子文件的修改都會留下修改記錄，因此，電子檔案的內容、背景信息和結構三大核心要素只有在電子管理系統中流轉才能確保它的真實和完整。紙質檔案在管理過程中，對其保管狀態、利用情況無法做到全方位監控，難以及時發現問題，影響干部人事檔案的公信力。

2.豐富人事檔案管理內容

干部人事檔案作為新時代黨的重要執政資源，在建設高素質專業化干部隊伍中的發揮著重要作用，目前紙質干部人事檔案不能全面反映干部成長歷程，若能將重大政治活動中的圖片、音頻、視頻等多媒體信息資料載入個人檔案中，則內容更加豐富，更能真實、立體地展現干部在活動中的政治立場、精神面貌、擔當作為等情況，為準確了解干部的表現提供了生動、翔實的檔案憑證。

3.提高檔案管理效能

電子檔案基于文檔一體化管理理念，把握收集人事檔案的最好時機，即在干部人事檔案材料文件自身形成之時就及時關注那些將來可能成為人事檔案材料的現行文件的運動情況，實行前端控制，實施干部人事檔案的動態管理，不僅有利于檔案內容增添和補充，還具有貯量大、信息準確、利用快捷、整理省時、利于保管、提高干部人事檔案利用效率和管理效能，更好服務于干部選拔任用工作。

4.降低檔案管理成本

當前干部人事檔案信息化的主要思路紙質檔案數字化，采用“雙套制”管理模式，即存量紙質檔案通過外包方式讓專業的軟件公司對紙質檔案進行掃描，新增的紙質檔案則由單位人事檔案管理部門自行掃描。雖然一定程度上為保護了紙質檔案的實體安全，但也使得辦文辦事和文件管理在電子文件和紙文件之間周轉重復疊加，在現代信息技術手段中，信息自動化業務需要紙質文件為依托，從而耗費大量的人力物力和財力。干部人事檔案電子單套制在確保電子檔案安全的前提下只收集電子文件，從文件生成之時至收集歸檔、信息采集等全流程自動化，減少人員配備，降低干部人事檔案管理成本。

三、干部人事檔案電子單套制管理可行性

1.電子文件證據效力獲法律認可

隨著依法治國的深入推進，電子文件所具有的證據效力也逐漸受到法律的認可，目前，我國的民事、行政和刑事訴訟法中均設立了專門條款，以確認電子文件證據的法律效力。此外，2004年頒布實施的《中華人民共和國電子簽名法》，就明確指出了，電子文件不能因為其所生成、發送及接收或存儲的特殊性，而被決絕作為證據使用。2018年，新頒布實施的《機關檔案管理規定》也明確規定，電子檔案具有與傳統載體檔案同等的證明效力。電子合同、電子發票、電子證據的采用。因此，隨著信息技術的快速發展，以及法律法規的日益完善，電子文件的證明力逐漸為法律法規所認可。

2.電子文件全程化管理獲信息網絡技術保障

當前，信息網絡技術飛速發展，確保電子文件和電子檔案全程管理的安全，保全檔案數據的真實、完整在技術層面已越來越成熟，完善、高效、可靠的信息安全保障技術體系可以為干部人事電子檔案的安全保駕護航。技術體系可分為應用層防護、系統層防護、網絡層防護。在應用層防護中可采取身份認證、權限控制、數字簽名、數據加密、應用審計、格式固化等技術手段來確保電子文件安全;系統層的安全則可運用操作系統加固、數據庫加固、防病毒、漏洞掃描、備份恢復等方式來加強電子文件及電子檔案管理系統的安全;鏈路加密、安全審計、入侵檢測、防火墻等技術能夠為網絡層安全提供保障。

3.電子文件歸檔獲國家層面規范的支持

在電子文件的收集、整理和歸檔過程中，元數據、電子文件的價值得到了認可，這也為電子檔案“單套制”的落實提供了重要保障。恰恰是電子文件歸檔獲得了國家層面的規范支持，賦予其電子文件檔案與傳統紙質載體檔案同等的價值和效力，甚至高于傳統載體檔案的價值及效力，也為電子檔案脫離于紙質檔案單獨保存及利用提供了根本遵循。此外，《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》中，也明確提出了電子檔案“單套制”的實施要求，為其應用提供了規范的制度性保障。因此，隨著辦公自動化水平的不斷提升，以及電子文件歸檔的日益規范，社會認可度和法律位階會不斷提升。“單套制”也將成為電子檔案管理的發展趨勢和新的存在狀態。

四、推進干部人事檔案電子單套制管理基本策略

1.樹立適應電子文件管理的全新理念

當前，電子檔案的單套制歸檔與電子文件單軌制管理也正成為許多國家機構的趨勢。例如美國、丹麥、澳大利亞等國家都在積極推進電子檔案的單套管理與電子文件的單軌運行，不再生成紙質文件和紙質檔案，人事檔案也不例外。因此，我們應認真當前檔案管理的主流趨勢，積極探索適合中國國情的電子文件和電子檔案管理模式，樹立對電子文件身份、效力和價值的信任，擯棄干部人事檔案電子載體不穩定、不安全的傳統觀念，主動學習新知，如電子文件、電子檔案管理所涉及的元數據、數據備份、電子簽名、時間戳、云存儲等，只有對當前及今后一個時期的技術發展有充分的了解和掌握，對電子文件不再感到陌生和無知，干部人事檔案管理才能跟上時代的節奏。

2.加強電子單套制管理頂層設計

當前，我國的干部人事檔案工作實行黨中央領導，中央組織部主管，各地區各部門各單位按照干部管理權限分級負責、集中管理的體制。國家層面在干部人事檔案的政策導向決定了其發展的方向。何時以何種方式在全國范圍走干部人事文件電子化、檔案無紙化道路，有賴于國家的權威引導和明確信號，即便暫時確定不了具體的時間，干部人事電子檔案單套制管理的方向、目標和方針也應該予以明確，以此作為全國干部人事檔案管理戰略的基石和指引，引導全國干部檔案管理者堅定向單軌制管理靠近，推進全國干部人事檔案信息化進程。由此推動地方、行業在干部人事電子檔案方面建立科學、規范的文檔管理政策與制度，在全國人才流動和管理中實現干部人事電子文件的全國上下互通和各省區之間互認，進一步夯實全國統一的管理模式的底座。

3.構建干部人事電子文檔一體化管理平臺

目前中組部正依托組工網的建立，推動紙質干部人事檔案數字化建設，致力實現干部人事檔案轉遞和利用國家、省、市、縣四級網絡聯動，為構建全國統一的干部人事電子檔案管理平臺提供參考樣本。在構建干部人事電子文檔一體化管理平臺中，還可借鑒丹麥在電子政府建設中的成功經驗，通過構建完備的社會基礎信息通信技術：一是國民ID，二是電子簽名。我國在干部人事電子文件檔案管理上也可以給每一位公民配備個人識別號碼，并結合數字簽名進行使用，如此一來公民的學習、工作、生活等產生的各種電子文件管理更加順暢，為干部人事電子檔案“單套制”的落實提供了有力支持和保障。

4.開展試點積累經驗

2017年5月23日，習近平在中央全面深化改革領導小組第三十五次會議上指出：“抓好試點對改革全局意義重大。要認真謀劃深入抓好各項改革試點，堅持解放思想、實事求是，鼓勵探索、大膽實踐，敢想敢干、敢闖敢試，多出可復制可推廣的經驗做法，帶動面上改革。”干部人事電子檔案單套制管理是對干部人事檔案管理全方位改革，要做試點工作的謀劃。如2015年上海市、浦東新區兩級檔案部門和保稅區管理局首創開展了電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理模式探索，取得了明顯成效。可選擇一些信息通信技術基礎工作扎實的、經濟發達的省份開展先行先試，采取國家政策與經費支持、省一級主導、市、縣（區）、鄉（鎮）四級聯動，構建全省各行各業各類人員全覆蓋的干部人事電子文檔一體化管理平臺，打造個人信息大數據，真正使干部人事檔案成為反映干部個人全面的歷史記錄材料。

參考文獻：

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作者簡介：韋相立，廣西科技大學黨委組織部干部，研究方向為檔案管理、檔案利用。