從管理學角度談圖書館部門管理中的信息溝通

任奕菲

摘 ?要：隨著信息時代的來臨，網絡資訊的傳遞速度越來越快。人們在獲取知識時，不再像從前那樣只能去圖書館當中查找，而是面臨著更多種選擇。在這種情況下，圖書館部門管理工作也面臨著創新與發展，必須采用有效措施提高各類信息的傳遞效率以及溝通質量，從而適應當前社會對圖書館服務所提出的新要求。本文從管理學這一角度出發，對圖書館部門管理中的信息溝通策略進行了專項研究，希望可以有效推動我國圖書館領域的健康發展。

關鍵詞：管理學角度;圖書館;部門管理;信息溝通

一直以來，信息溝通在管理工作中都具有非常重要的作用。然而，隨著時代的發展與進步，信息溝通方式和渠道都發生了翻天覆地的變化，信息傳遞速度已經成為影響管理成效和溝通質量的重要因素。這一點對于圖書館部門管理來說，更是如此。一方面由于在圖書館管理工作中，隨時隨地都會生成大量的管理信息，另一方面社會發展對圖書館管理工作提出了更高的要求。因此，有必要站在管理學這一角度，對圖書館部門管理中的信息溝通進行系統化的研究。

1.在部門管理中加強情感溝通

首先，從管理學的角度來看，情感溝通是信息溝通中的重要組成部分，因為人的情緒與情感將直接影響人的行為。因此，圖書館部門管理者在日常工作中，要盡可能的在信息溝通的過程中融入情感溝通，在情感上多鼓勵部門員工，充分調動他們的工作積極性，使他們能夠在一種身心愉悅的狀態下開展本職工作;其次，在日常工作中，部門員工之間難免會出現一些工作的摩擦或者遇到一些工作上的難題，當員工的情緒比較激動時，部門領導要及時與他們進行情感溝通，了解事情的起因和經過。在這個過程當中，要始終保持著客觀公證的態度，動之以情，曉之以理，最終實現導之以行。只有通過這種情感上的溝通，才能使員工的激動情緒得以平復，更加理性的看待問題，從而使矛盾得到有效化解;另外，在圖書館部門管理工作中，部門管理者時常處在一種“兩難”境地的當中。一方面要執行上級領導交待的各項任務，另一方面還要樹立自己在部門中的威信。所以，在帶領門本部門成員完成工作任務時，切忌生硬命令，而是多從理解部門員工的角度出發，幫助大家有建立起全局意識，在部門內部形成一股較大的凝聚力與向心力。只有這樣，大家才能群策群力，為了共同的目標而努力。

2.滿足信息接收者個性化需求

任何方面的信息溝通，要想取得較好的溝通效果，都要充分考慮信息接收者的實際需求，尤其是他們的個性化需求。即使在發布同一個信息時，也要考慮不同個性的人的個性化需求。例如部門管理者在傳達某項工作指令時，也要根據不同氣質類型的人，從適合對方的角度對工作指令加以闡釋，確保對方充分了解下一步工作內容以及自身工作職責的重要性。在與部門員工溝通的過程中，對待那些具有抑郁特質的人要做到言辭謹慎，善于傾聽;而對待那些容易沖動人則要對他們多加提醒，使他們能夠客觀冷靜的思考問題。只有這樣，才能將工作指令最大限度地傳達給每一位接收者，在部門工作中，充分發揮出每一個人的能力優勢。這關的部門管理工作，自然會非常出色。

3.發揮出信息反饋的積極作用

在很多信息溝通的過程中，都存在不同程度的信息失真問題，從而造成信息接收者的誤解。這就需要在溝通的過程中建立起一種信息反饋機制，不論是信息的傳遞者還是接收者，都要及時將問題反饋出來，使其得到有效化解，才能減少誤解問題的發生。這種反饋機制可以是多種形式的，例如部門領導在與下屬進行溝通時，為了確保信息的有效傳遞，可以詢問對方一些與自己所傳遞信息相關的問題，比如“你能理解嗎？”、“你明白我的意思嗎？”等等，通過對方的答復或者者動作、表情等信息，了解他們對信息的理解程度。只有這樣，才能使信息得到有效傳達，取得較好的溝通質量。

4.部門信息溝通要講究溝通藝術

在圖書館部門管理中，尤其在信息溝通的過程中，必須講究溝通藝術，降低不切不利因素的干擾。例如信息發布者在表達方面存在障礙;信息傳遞者在傳送過程中存在某種程度的失真;信息接收者的知識層次和理解能力;信息傳遞環境以及時機等等。由此看來，在進行信息溝通的過程中，干擾無處不在，要想降低這些干擾，具體可以采取以下方法：首先，部門管理者要善于傾聽。作為一個部門的管理者，要善于傾聽來自四面八方的聲音，對這些信息具有較強的靈敏性。但是，不要急于下某種結論，而是要從多個角度去考慮，篩選出正確信息，過濾掉不真實的信息，避免這些信息對部門工作造成干擾;其次，采用多元化的溝通方式。對于任何一個部門來說，只要能取得較好的溝通質量，促進工作效率的提升，究竟采用何種溝通方式并不重要。在日常工作中，部門領導也不斷豐富溝通方式，使非正式溝通和正式溝通互為替補，以便于部門領導及時獲取第一手材料，從而做出正確決策;最后，要把握好溝通時機。由于溝通是一種雙向互動的過程上，所以部門成員之間在進行溝通時，要隨時觀察信息接收者的情況，避免因過早或過遲而影響到信息的傳送效果，從而對部門工作造成不利影響。

5.在信息溝通中引進現代化技術

在當前的網絡化時代，信息溝通的方式和渠道變得愈加多元化。例如QQ、微信、E-mail等等。通過這些現代化技術的運用，可以簡化溝通環節，減少不利因素的干擾，從而促進溝通質量和溝通效率的全面提升。例如圖書館各個管理部門可以建立屬于本部門的微信群或者QQ群，方便部門領導者、部門員工之間隨時隨地進行溝通;圖書館還可以對外開放官方溝通平臺，讀者可以利用這個平臺進行意見反饋、問題咨詢、讀者交流以及進行信息查詢，使讀者可以直接與圖書館進行溝通，接近彼此之間的距離。同時，增加了讀者對圖書館的了解，對圖書館工作進行監督，促進圖書館管理水平的提升。

結束語

圖書館部門管理的實際成效在很大程度上依賴于信息溝通。因此，各部門管理人員要想方設法提高溝通質量與信息傳遞的效率，促進部門工作的高效運轉。如果每一個部門都能夠做到這一點，整個圖書館必將獲得持續穩定的發展。

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