政府機關檔案管理存在的問題與對策

袁榮

[摘 要] 隨著大數據、智能化時代的到來，社會上各行業以及政府的各部門產生的數據成了需要關注、重視的戰略資源。而作為新時代的服務型政府，在日常業務中產生的原始數據均需要由相關機關單位用檔案的方式進行集中管理與保存。隨著政府機關檔案數量、內容以及涉及面的逐漸增多增大，帶來了一些檔案管理方面的問題，筆者從幾個方面分析了檔案管理方面存在的問題，并提出相應的解決方案，為檔案工作提供新的管理思路及解決方法。

[關鍵詞] 檔案管理 存在問題 對策

中圖分類號：G271 文獻標志號：A

政府機關檔案是政府機關在社會活動中產生的各種資料，涉及范圍廣，涉及內容多，并且以多種形式如聲音、文件、影像進行保存，以便為后續的政府工作進行指導，提供參考，進而更好地為百姓服務。因此，為了踐行向服務型政府轉變的方針，政府機關單位的檔案管理需要與時俱進，緊跟時代潮流，積極地納入電子化、信息化檔案存儲方式，形成實體存儲與電子存儲二者并行的檔案存儲模式與相應管理模式。但是，在規范檔案管理方面仍有一些問題亟待解決。

一、檔案存放管理中存在的問題

（一）檔案存放地點、內容、標準不統一

隨著政府分工的細化，各部門員工的增多，每個工作崗位的工作量逐漸增加，檔案的數量不斷增多，受工作內容以及工作權限的影響，不同科室、不同部門的檔案無法存放在一個固定的地方，有的部門存在將已經歸檔的相關材料亂丟亂放的現象，這直接導致了檔案存放的效率低下、內容缺失，出現漏存、錯存現象。

現階段我國的公務人員隊伍正向著高標準、嚴要求的方向發展，但也存在著明顯的不足，比如部分老干部、老員工沒有積極參與培訓，沒有與時俱進地吸收現代化材料記錄、管理方式，部分工作人員的工作態度、工作素質有待提高。在實際管理工作中，存在材料記錄的格式不規范、內容不完整、記錄紙張規格不統一、記錄用筆不統一、材料簽署與落款不標準等現象，給檔案標準化存放造成了一定的影響。

檔案內包含的材料多寡，決定了檔案對日后工作的指導是否正確與詳細，但部分工作人員因為歸檔時個人疏忽或者在資料采集時的方式錯誤，導致了應采集而未采集，或者應歸檔而未歸檔的現象發生。這種情況會直接影響材料、檔案的全面性以及指導作用。

（二）檔案保管與分類存在的問題

雖然我國實行政務公開制度，但仍然有部分需要進行保密或者謹慎處理的文件文檔，所以在檔案管理時，仍然需要注意部分特殊文檔的保護措施是否設置到位等問題。但由于公務員隊伍中部分人員的思想認識以及危機感不足，導致其思想上的懈怠，從而造成行為上的差錯，比如部分工作人員隨意在辦公桌上放置敏感文件，將材料不歸檔直接用袋子或者文件夾放置在辦公室的角落，或者將相關文件任意放置在辦公桌抽屜中。這對文檔的保密、集中管理與保管造成了不良影響[1]。

工作人員在計算機上進行資料的錄入與保存時，應該按照相應的保密方法將資料保存并加密，但是由于檔案管理方面的人才隊伍水平參差不齊，部分人員安全意識、危機意識不強烈，在存放敏感資料的時候可能會用弱口令保存，甚至不加密明文保存，這種電子文檔的保存方式極大程度地危害了部門內信息安全，導致敏感文件泄露，造成更大的安全隱患。

一份檔案在歸檔時理應合理分類，便于查詢與翻閱，但是有的工作人員雖然重視材料的及時歸檔，卻沒有重視將檔案放置在正確的類別下。究其原因，可能是檔案室在建設過程中引導程序做得不到位，也可能是相關工作人員業務不熟練、思想上不積極導致的。歸檔錯誤會導致工作人員在需要調取相關檔案時出現問題，妨礙正常工作的有序進行，甚至會導致調取了錯誤的信息而影響到相關工作的進行，所以這種行為要極力避免。

（三）關注數量，輕視質量

每到年末，各部門的文件量劇增，隨之而來的問題就是部分工作人員在處理相關材料時產生厭惡情緒、逆反心理，思想上出現怠惰，這種思想上的錯誤直接導致了材料管理質量得不到提升，部分科室在材料的遞交方面也設置了重重門檻，以保密、重要資料概不外借等借口妨礙材料歸檔，將大部分資料滯留在科室內部，阻礙歸檔進度，在影響卷宗設置的同時，也影響了檔案的后期調用、指導后期工作、服務大眾等作用的發揮。

二、解決檔案存放管理問題的對策

（一）完善檔案存放的管理條例并建立監督機制

為了完善檔案管理，要首先從相關制度條例入手。在信息化時代，檔案管理高層應該深入檔案工作的基層人員中進行調查，了解基層的檔案工作人員工作的重難點，并結合當代檔案管理的需要，找出上述問題存在的原因，并結合具體現象，從實際出發，重新制定并且完善相應的管理辦法。對檔案以及材料的采集來源、采集方式、采集內容、采集規則等作出詳細的規定 [2]。

為了更好地完善政府機關的檔案管理，不僅需要對工作人員進行培訓，也需要對他們給予應有的監督，這樣可以增強工作人員對工作的責任心。可以通過組建領導督查小組的形式，建立管理監督機制，通過對不同部門科室的不同人員檔案的規范性抽查，以及電子檔案的保密性審查，大體反映出該部門科室的檔案管理工作落實程度；同時可以定期進行全面的覆蓋性檢查，做好不合格檔案的相關記錄并進行內部整改，并將相應的問題匯總，通過檔案管理條例進行補充。這樣可以全面、有效地反饋近一段時間的檔案管理工作的成效，以防止類似問題再出現[3]。

（二）提高工作人員的思想水平與業務水平

工作人員需要經常與人民群眾打交道，他們的工作能力與工作專業水平是至關重要的。所以為了更好地提高工作人員的工作能力與水平，需要定期定向地對檔案存放管理方面的人員進行系統的培訓。具體培訓內容需要涉及檔案保存制度、保存方法、管理方法、檔案保存方面相關的法律法規以及聽取上級部門的專業人士意見和建議。

同時也應該讓部門內部各科室注意留存重要的、多種形式的資料如業務辦理流程、先進個人的工作心得、各個專題的總結資料、各項重要會議的會議音頻視頻記錄資料。

“不忘初心，牢記使命，恪盡職守，勤勉工作”是習近平總書記提出的對黨政干部的諄諄教誨，調動工作人員的工作積極性，需要從思想上，從根部抓起，培養工作人員的愛崗敬業精神以及為人民服務的精神，要經常舉行相關精神的解讀、學習會議，并做好會后總結工作。只有工作人員的工作積極性提高了，思想境界提高了，才能在服務人民的時候牢記自己的身份，在檔案管理這種專業性強的業務中提高警惕性，提高危機感，在有限的工作崗位中發揮出無限的能量。在對工作人員進行業務培訓的同時，也要加強對工作人員的思想教育，使工作人員認識到檔案管理工作的重要性。

（三）加大相應硬件設施的投入力度

為了方便群眾查詢，信息錄入工作人員和檔案整理人員的檔案管理工作需要積極納入信息化的管理軌道。政府機關檔案管理部門可以通過計算機搭建內部服務器等安全專業的形式儲存相應文檔，錄音錄像文件需要分門別類進行儲存，同時也要優化實體檔案的存儲方式，比如合并類似項目，并統一管理，明確業務模塊負責人，做到專人專責有據可查，出現問題可以追根溯源，快速準確地解決相應問題[4]。

三、結語

綜上所述，政府機關檔案管理問題多元化、復雜化。存在檔案條理不清晰，工作人員工作能力、思想認識不足，硬件基礎建設不完善等問題。為了解決上述問題，需要多方面共同努力，在提升工作人員各方面素質的同時完善硬件條件，這樣才可以降低政府機關檔案管理出現問題的概率，提高工作人員的工作效率，更好地為人民服務。

參考文獻：

[1]趙闖. 政府機關檔案管理存在的問題與對策[J].華章， 2012（8）：S78.

[2]彭志雄.對當前政府機關檔案管理存在的問題與對策探析[J].辦公室業務，2013（11S）：91- 92.

[3]宋榮輝.機關檔案工作管理存在的問題及對策探析[J].辦公室業務，2017（16）：109.

[4]陳遠霞.談機關檔案管理工作存在的問題及對策[J].卷宗， 2017（29）：32.