強化檔案規范管理　推動企業轉型發展

朱春燕

中建鋼構有限公司華東大區隸

屬于世界500強中國建筑股份有限公司旗下的中建鋼構有限公司，是華東地區最大的鋼結構企業、國家高新技術企業，市場區域覆蓋上海、江蘇、浙江、山東四個省市。華東大區聚焦以鋼結構為主體結構的工程業務，為客戶提供“投資+建造+運營”整體解決方案。公司成立以來，在堅持發展傳統高端鋼結構業務的同時，逐步加大對慢行系統、車庫、裝配式建筑等新業務的拓展。先后榮獲了中國建設工程魯班獎、中國土木工程詹夭佑獎、全國工人先鋒號、全國五一勞動獎狀等80多項重大榮譽，贏得客戶與社會各界廣泛好評。

多年來，中建鋼構華東大區始終將檔案工作作為企業發展的一項重要環節，不斷完善管理體制，優化管理方式，充分發揮檔案工作的保障和服務作用，在檔案基礎業務、信息化建設以及檔案開發利用等多個方面狠下功夫，取得了新突破，檔案管理水平再上臺階。2015年通過江蘇省檔案工作三星級規范測評，2018年通過五星級測評。

一、加強組織領導，優化檔案管理環境

中建鋼構華東大區領導十分重視檔案工作，把檔案工作納入公司年度工作計劃和分管領導、各部門年度工作考核責任狀，全面加強檔案工作的統籌規劃和日常管理。建立檔案工作領導體系和檔案工作管理網絡，明確檔案工作分管領導，配備3名責任心強、專業素養高的專職檔案員，并確立各部門、項目兼職檔案員20余人，確保組織領導有力，橫向到邊，縱向到底，為檔案工作提供堅強的組織保障。

為加強各種門類、載體檔案的收集、整理、保管、統計、利用工作，根據檔案工作相關規定，結合公司行業特點，先后制定和完善了《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》《工程檔案歸檔管理辦法》《科技檔案管理實施細則》《檔案整理歸檔制度》《檔案庫房管理制度》《檔案保管制度》《檔案查借閱制度》《檔案保密制度》等規章制度，明確了檔案管理各個環節的操作規程和具體要求，確保檔案工作有章可循，有據可依。

采用內外培訓相結合的方式，大力實施“能力提升”工程。一是固定每年6月作為檔案工作的集中宣傳月。舉辦檔案業務培訓班，邀請檔案管理部門專家授課，講解檔案整理歸檔工作要點。在檔案宣傳月啟動儀式上，為優秀檔案工作者頒發表彰證書及兼職檔案人員聘書，讓公司員工及時知曉檔案工作動態，強化檔案意識，形成人人了解檔案、人人參與檔案的良好氛圍。二是組織部門、項目兼職檔案員參加中國建筑檔案工作培訓等，累計培訓100余人次。選派檔案員前往其他公司進行學習觀摩，找差距、補短板，準確把握各項管理要求和操作要領，切實提高公司檔案員業務能力。

二、狠抓基礎建設，提升檔案管理水平

扎實推進檔案基礎業務建設，多措并舉，著力推動檔案工作管理規范化、現代化。按照檔案庫房、工作人員辦公室、閱檔室“三分開”的要求，公司不斷加大投入力度，檔案室配備了檔案密集架、防磁柜、除濕機、氣體滅火器、空調、視頻監控等現代化檔案庫房管理設備。目前，檔案室已成為公司各門類、載體檔案的安全保管基地和利用服務中心。

為加強企業檔案的收集整理，避免檔案資料丟失，中建鋼構華東大區結合公司實際，針對各門類、載體檔案制定了相應的《中建鋼構華東大區檔案分類方案》《歸檔范圍和保管期限表》以及《工程檔案整理操作手冊》。每年3月份，召開公司檔案移交交底會，并印發《關于企業管理類檔案移交的通知》文件，列明各部門需移交的文件清單及移交期限。明確工程項目檔案必須在項目竣工驗收后6個月內完成移交，移交與項目兌現掛鉤。每年6月底前，檔案室根據各部門移交的文件，進行分類、整理、編目，集中統一歸檔并作數字化處理，掛接至檔案信息管理系統。目前，中建鋼構華東大區室藏文書檔案、聲像檔案、工程項目檔案、設備檔案、產品檔案、會計檔案、人事檔案等各門類檔案共計7301件，7251卷。

為方便查閱利用，檔案室完善了各種檢索工具和臺賬資料，建立了較為齊全、系統的檢索體系。編制了《中建鋼構華東大區全宗指南》、歸檔文件目錄、案卷目錄、發文匯編等10余種檢索工具，同時完善了檢索工具索引和庫房存放位置索引，做到條目清楚、存放有序。建立了查借閱登記簿、檔案利用效果登記簿、檔案庫房檢查記錄登記表、檔案收進移出登記表、庫房溫濕度登記等臺賬資料，做到清晰規范、管理有序。

積極加快檔案信息化建設。建立起公司內網公文處理平臺與中國建筑數字檔案館系統之間的數據接口，實現電子公文實時在線歸檔。同時采用服務器定期備份、VPN網絡加密、企業正版殺毒軟件定時定期全面殺毒等方式，實時監控網絡運行情況，確保檔案數據的安全。現已建成目錄數據庫、文書檔案全文數據庫、多媒體數據庫三大數據庫，從而實現對檔案信息資源的集中統一管理、安全存儲和綜合利用。

三、注重開發利用，發揮檔案服務功能

堅持以檔案服務企業發展的理念，根據工作需要和利用者的需求，對檔案進行多渠道、多層次的開發利用。

積極開展檔案編研工作，先后編寫了《魯班獎匯編》《鋼構人》《檔案利用效果實例選編》《歷年重點工程項目匯編》《企業制度匯編》《企業榮譽匯編》《歷年行政工作報告匯編》《歷年黨委工作報告匯編》《領導班子會議紀要匯編》《企業重要議案匯編》等20多種編研資料。制作了企業文化宣傳片、工程項目宣傳片、鋼結構制作宣傳片、科研成果宣傳片、檔案工作宣傳片、企業年度先進個人宣傳片、十周年功勛職工宣傳片等備類宣傳片26個。

建成企業文化成果展示廳。展示廳分為企業簡介、企業產品類型、企業發展歷史、歷任領導、企業榮譽等五個板塊，陳列了公司所建的重大工程項目、經典作品的模型，榮獲的中國建設工程魯班獎、中國土木工程詹天佑獎、鋼結構金獎、全國工人先鋒號、全國五一勞動獎狀、上海市文明單位等獎牌獎杯。近年來，展示廳累計接待參觀人員12000余人次，成為企業服務市場經營，展現市場實力、制作實力，推廣企業品牌的重要宣傳窗口。

圍繞公司中心工作，服務大局，采取現場調閱、電話預約等方式，主動提供檔案利用服務，為公司承建的天津117大廈、阿爾及爾機場、武漢站、深圳機場等工程項目在投標競爭中取勝提供了有力支持。近年來，共接待利用者10000余人次，查借閱檔案達13500余件（卷）次。

檔案反映公司發展的脈絡，是公司發展的縮影，承載著公司的歷史，作為企業信息資源的一部分，在企業管理中發揮著重要作用。中建鋼構華東大區將進一步推動公司檔案工作向科學化、規范化、制度化、信息化的方向發展，為企業轉型升級高質量發展作出積極貢獻。