論電子文件歸檔的必要價值和未來

白越鷹

摘 要：在無紙化辦公以及節約資源等眾多生態環境保護的理念促使下，電子文件作為一種高效、便捷、環保的工作手段和方式，已經被諸多企業和單位所采納，成為現代辦公的一種標志性產物。而隨著電子文件辦公形式的深入發展，電子文件所承載的信息已不僅僅涉及企業各項行政信息的傳達，更包括了許多的經濟信息和商業秘密，因此電子文件管理以及電子文件信息安全成為企業日益關注的問題，電子文件歸檔這樣一種管理方式應運而生，極大的提高了電子文件的管理水平，加強了信息安全。本文則以電子文件歸檔這一電子文件管理和保存方式為主要研究內容，在了解電子文件歸檔概念和形式的基礎上，對電子文件歸檔的系統化管理進行簡要闡述，最后指出電子文件歸檔的意義，希望能促進電子文件歸檔的專業化發展。

關鍵詞：電子文件歸檔;系統化流程

21世紀，是互聯網的時代，以計算機技術和網絡技術為核心，不僅促成了一大批新興產業的出現，更是改變了許多傳統的工作方法和形式。尤其是在無紙化辦公的生態環保理念提倡下，電子文件作為一種新的工作交流和信息傳達方式，目前在眾多企業和單位的日常工作過程中占據重要地位，并且隨著電子文件辦公的逐漸普及和成熟，電子文件上面所記載的信息價值越來越高、影響越來越大，因此電子文件信息安全以及文件管理成為企業和單位愈發關注的問題。而電子文件歸檔作為一種系統化、規范化、科學化的電子文件管理手段，在廣泛的社會需求下應運而生，成為眾多企業管理電子文件的方法。本文則以電子文件歸檔這一電子文件管理和保存方式為主要研究內容，闡述指出電子文件歸檔的價值和意義，希望能促進電子文件歸檔的專業化發展，保障企業和單位在發展過程中的信息安全。

一、電子文件歸檔的概念及形式

1.電子文件歸檔概念。隨著電子文件社會、經濟影響的增加，以及形式應用的廣泛與普及，我國已經出臺了相關的法律，如《電子文件歸檔與管理規范》等。基于這一法律文件，本文對電子文件以及電子文件歸檔作出簡要定義：所謂電子文件，是指通過網絡設備和數字技術產生的一種文檔類型，往往在U盤、磁盤等數碼存儲設備中保存，并具有線上快速傳遞、不占據實體紙質資源的特點;而電子文件歸檔，則是對基于網絡設備和數字技術產生的文件以檔案的形式進行管理和保存，這就要求被歸檔的電子文件除了要具備電子文件的基本特點外，還需要具備一定的檔案價值。電子文件歸檔是信息時代下人們對于電子文件管理和信息安全提出更高要求的體現。

2.電子文件歸檔的形式及方法。電子文件歸檔一般包括邏輯歸檔和物理歸檔兩種形式，其中邏輯歸檔不改變原文件的存儲方式和位置，將其向電子文件檔案管理部門進行提交的一種方式;物理歸檔是將電子文件傳輸和復制到某種存儲載體上，最后將該存儲載體向電子文件檔案管理部門提交的一種形式。在現有的技術手段支撐下，電子文件歸檔無論采取何種形式，都需要運用到以下三種歸檔方法：一是存儲介質歸檔，即將確定好的、具有檔案價值的電子文件經過核查后將其記錄到磁盤、光盤等存儲介質上，并進行相應的分類整理，實現電子文件歸檔;二是壓縮歸檔，即采用數據壓縮工作，對電子文件進行壓縮，并將其記錄到磁盤等存儲介質當中。通常而言，壓縮歸檔方法適用于電子文件占用內存較大、文件數量較多的情況，而壓縮的常見方法便是對同一屬性或類別的文件進行處理，將其整合成.Rar文件;三是備份系統歸檔，即在電子計算機網絡環境中對網絡設備中的電子文件進行整體的備份與存儲，實現歸檔。這種歸檔方法可以有效避免信息的丟失，也能夠及時對已經歸檔但受到損壞的電子文件進行修復，確保了電子文件信息的完整與安全。

二、電子文件歸檔的系統化管理

1.電子文件歸檔的原則。電子文件歸檔是為了確保電子文件的安全性和完整性而展開的一項管理工作，因此電子文件歸檔工作既帶有保密屬性，又具有管理屬性。在這種雙重屬性的作用下，電子文件歸檔工作過程中需要遵循如下原則：一是完整性原則，即需要對所要歸檔的電子文件進行核對和審查，確保文件的有效性和完整性，避免歸檔文件與實際歸檔文件不相符的情況發生，影響工作穩定性可靠性;二是高效性原則，電子文件歸檔工作并非單純的電子文件的備份與保存，需要電子文件歸檔工作者利用文件整理和歸納方法對全部歸納文件進行分類，并制定相應的級別目錄，由此確保檢索歸檔電子文件的高效、便捷，滿足電子文件歸檔工作的管理屬性;三是保密性原則，因為將要歸檔的電子文件種類眾多，且在歸檔前需要進行確認和核查，因此不可避免的會接觸到帶有保密性質的電子文件，這邊要求電子文件檔案管理工作者具有保密意識，嚴禁信息外泄，確保歸檔電子文件的有效性。

2.電子文件歸檔的系統管理流程。由于要確保電子文件以及所記錄信息的安全性，電子文件歸檔的流程較為繁瑣，且規范性較強，是一項十分重要的工作。電子文件歸檔的整個管理過程一般包含如下八個步驟：首先進行電子文件的確定與審核，這一步驟主要確定所要歸檔的電子文件屬于“最終版本”且信息記載無誤，是電子文件歸檔工作展開的前提和基礎;其次進行電子文件的積累和整理，這主要是由于要歸檔的電子文件數量眾且類型豐富，因此需要對電子文件進行篩選和分類，如此才能實現電子文件的歸檔的檢索功能，這是電子文件歸檔工作的重點和主要內容;再次是進行目錄的編制，對已經歸檔的電子文件進行系統的劃分，分門別類，制定檢索和查找目錄，而編制目錄的方法多種多樣，可以根據文件歸檔的時間，也可以根據歸檔文件的種類，亦可以根據歸檔文件的重要性等;接下來便是對已經歸檔的電子文件進行整理、鑒定和監測工作，此時的整理工作與第二階段所要進行的積累和整理工作不同，該階段強調的是對已經歸檔的電子文件進行持續化的管理，核查文檔的有效性和信息的可靠性，對已經發現失效的文檔及時進行清理，取保歸檔文件檢索的效率;之后還需要進行歸檔說明的編制，對歸檔的原則、方法、和內容進行簡要闡述，借此產生提綱挈領的作用，增強對于電子文件歸檔的理解;最后則是進行電子文件的存儲工作，將其記錄在磁盤、光盤等介質中，并進行備份，確定保存方法和地址，增加載體標識后完成相應歸檔手續的辦理工作。

3.電子文件歸檔主體責任的確定。電子文件歸檔責任的確定對于保障電子文件歸檔工作質量具有積極的影響和作用，能夠有效避免因為個人主觀失誤等原因導致的文件歸檔錯誤、文檔信息失效等問題的產生。而且由于電子文件的非人工識讀性、系統依賴性、易變性以及不固定性等客觀屬性，加大了電子文件歸檔管理工作的難度，因此有必要對電子文件歸檔的主體責任進行規定和確認。在電子文件未歸檔前，主體責任在于文件的移交人，因此電子文件檔案管理部門在接受文件前，需要嚴格執行交接流程，接收文件必須附有移交人和接收人的親筆簽名，以代交接無誤，避免歸檔管理工作出現問題時相互扯皮推諉的情況發生;在移交之后電子文件歸檔工作的主體責任人自然歸電子文件檔案管理部門，因此檔案管理部門的工作人員需要保證電子文件歸檔以后的安全性。為此需要在電子文件進入檔案管理部門之后，相應的工作人員要進行電子文件的整理與分類工作，并進行目錄的編制，以此保證電子文件可以被檢索到，同時對遷移過程也要有相應的記錄，避免了主體責任不明的問題產生。

4.電子文檔歸檔時間的控制。電子文件歸檔時間的選擇對電子文件歸檔工作的質量和效率會產生重要影響。如果電子文件歸檔時間過早的話，而此時部分工作對該文件的使用還尚未完成，導致在需要使用該電子文件時會產生許多不必要的前移流程，影響工作的效率;而如果電子文件歸檔的時間又較晚的話，會導致需要處理的歸檔文件數量過多，工作量不僅會加大，而且很有可能會因為文件類型的多樣性導致在歸檔的過程中出現失誤，影響電子文件歸檔工作歸檔的可靠性。因此要合理控制電子文件歸檔工作的時間，這需要電子文件檔案管理部門加強與各相關部門的溝通與交流，確定文件使用的進度以及文件現階段使用的頻率，進而在確定是否開展文件歸檔工作。此外，要控制好電子文件歸檔的時間，還需要提高電子文件檔案管理部門的工作能力，熟悉電子文件歸檔工作的流程和方法，以盡可能的提高工作效率，避免因為工作效率過低導致工作量的加重。

三、電子文件歸檔的價值與意義

1.有助于實現電子政務自動化發展。進入21世紀以來，我國也愈發重視互聯網的運用，不僅提出了“互聯網+傳統行業”的具體口號，更是與時俱進，提高政府運用網絡技術增強現代辦公的能力。而電子文件歸檔正是其有利體現。政府作為制定政策、頒布政策、宣傳政策以及開展各項會議活動的主體，在日常的工作過程中產生的電子文件不僅數量較多，種類更是十分豐富，而且工作過程中需要應用到電子文件的時候也比較多，因此更有必要加強電子文件歸檔工作能力，實現電子政務自動化發展，以提高政府工作人員在檢索和使用文件時的效率，進而提高服務質量，塑造良好的政府形象，更好地為人民服務。

2.有助于促進行業的穩定發展?；ヂ摼W的快速發展，不僅促成了“無紙化辦公”時代的到來，如今更是迎來了“無現金交易”的時代，足以看出互利網對于各行業的影響之深。縱觀目前大多數企業或者政府單位，在進行內外部交流或溝通，甚至提供服務時，都是利用電子信息網絡進行，而電子文件是其服務的載體和重要解讀，對于企業發展以及以及政府服務質量意義重大。因此對這些企業或單位而言，極其有必要確保電子文件的安全性和可靠性，而電子文件歸檔工作則提供了這種保障，并能有效處理因為文件損壞或丟失可能引發的問題，提供應對措施，有助于促進行業的穩定發展。

四、結語

加強電子文件歸檔工作的研究，是為滿足信息時代下人們對于提高電子文件安全性和可靠性的需求體現，也是踐行生態環境保護口號、促進行業可持續發展的重要舉措。除此之外，電子文件歸檔工作的深化開展對于促進電子政務系統發展、促進社會各領域發展、完善電子文件運動理論也有積極影響和作用，因此有必要加強電子文件歸檔的相關研究，遵循電子文件歸檔的原則、流程，確定好電子文件歸檔是的主體責任，并控制好電子文件的歸檔時間，提高電子文件歸檔工作的質量和水平，推動各行業的信息化發展。

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