論提高辦公室文件檔案管理工作質量的有效對策

崔玉梅

摘 要：本文首先分析了提高辦公室文件檔案管理工作質量的意義，接著提出了提高辦公室文件檔案管理工作質量的有效對策。主要體現(xiàn)在提高辦公室文件檔案管理的重視度，提升辦公室文件檔案管理的信息化水平，積極完善辦公室文件檔案管理制度，提升辦公室文件檔案管理的專業(yè)化水平和工作人員的綜合素質等方面。

關鍵詞：辦公室;檔案管理;對策

辦公室文件檔案涉及到的領域比較廣泛，其檔案管理有一定的特殊性，形成于特定的工作領域范圍內，屬于重要的信息資源管理。作為社會醫(yī)療救助項目的完整資料，在文件歸檔的時候要明確其中的規(guī)律性聯(lián)系，綜合分析醫(yī)療救助過程中的各項內容要素，還原社會醫(yī)療救助工作的真實性面貌，為醫(yī)療保險事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展服務。

一、提高辦公室文件檔案管理工作質量的意義

要確保社會醫(yī)療救助的有效性，就要明確開展相關文件檔案管理的意義，確保發(fā)展過程中各項環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的完整性與準確性。提高辦公室文件檔案管理工作質量的意義主要表現(xiàn)在兩個方面：其一，辦公室文件檔案管理工作質量是組織管理實施的保障。辦公室各項工作的開展都是為發(fā)展目標服務，文件檔案管理也不例外。對于檔案管理部門來說，要明確自身職責，能夠把文件的整理與歸檔作為檔案管理的核心，充分發(fā)揮檔案的信息資源方面的優(yōu)勢，從而為社會醫(yī)療救助提供多元化的信息資源服務，提升組織的核心競爭能力。就社會醫(yī)療救助來說，檔案包含的內容有民政部門批準享受的醫(yī)療救助待遇申請表，核實材料，申請人的身份證、戶口本，定點醫(yī)院的一些診療依據(jù)和收費單據(jù)、其他日常管理材料等。還有參與醫(yī)療救助服務中的文檔、記錄等都是作為檔案進行存檔處理，也是執(zhí)行各項工作的參考點，具有重要的現(xiàn)實意義。其二，辦公室文件檔案管理是現(xiàn)代化管理的一部分。檔案管理現(xiàn)代化是開展各項工作的一個重要抓手，比如，各類會議文件的起草、到社會醫(yī)療救助相關文件的接收與傳遞、組合與裝訂都有規(guī)范化的要求，要堅持高標準、嚴要求，抓細節(jié)問題。因為文件檔案的形成與積累到更新都是動態(tài)變化的過程，也是長時間的積累，需要及時收集、整理這些資料，確保各個檔案組合不缺少資料，要齊全完備。在現(xiàn)階段，要能夠認識到提高辦公室文件檔案管理工作質量的意義，制定出提高辦公室文件檔案管理工作質量的措施。

二、提高辦公室文件檔案管理工作質量的措施

1.提高辦公室文件檔案管理的重視度

對于組織來說，管理層要認識到辦公室文件檔案管理的價值，要進行科學化的統(tǒng)籌規(guī)劃，整體布局相關檔案管理工作的開展，結合內外部的發(fā)展需求，打破過去的信息格局形勢，能夠讓各個類型的醫(yī)療救助檔案進行資源的共享，讓檔案信息變得更加精確。這就需要檔案管理部門領導者及時向單位管理者匯報工作開展內容，獲取領導部門的支持，在工作中樹立現(xiàn)代化的管理理念，加大資金投入力度。配備專業(yè)的計算機設備、打印機設備、攝錄機設備、掃描機設備等，這些都是進行文件檔案管理的基礎。要能夠根據(jù)不同種類的檔案制定不同的管理措施，紙質檔案保管的時候要注意防火、防潮、防日光等要求，關注這些細節(jié)問題才能提升辦公室文件檔案管理成效。

2.提升辦公室文件檔案管理的信息化水平

在辦公室文件檔案管理過程中，醫(yī)療救助檔案的權威性能夠為保障組織的合法權益提供參考依據(jù)，這種類型的檔案信息形成的時間跨度相對比較大，要求提升其信息化水平。在文件檔案管理中，基于長期保存需求需要把傳統(tǒng)的文件檔案信息轉為電子化的形式，通過計算機網(wǎng)絡進行聯(lián)結，組成系統(tǒng)化的檔案信息庫，具有復制性、便利性以及穩(wěn)定性的特點，也減少了傳統(tǒng)檔案管理中漏記、誤記等現(xiàn)象，實現(xiàn)精確查詢的目標，增強檔案信息的共享性，確保了文件檔案信息共享與在線服務，實現(xiàn)辦公室文件檔案資料信息資源無損利用。可以利用檔案信息管理系統(tǒng)為檔案的信息化建設服務，這些系統(tǒng)軟件為信息化提供了技術支撐。換句話說，信息技術是辦公室文件檔案形成的基礎和保障，檔案的形成也是信息化技術開展的成果。可以結合社會醫(yī)療救助實際建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，為檔案信息資源共享提供可能。通過運用信息技術統(tǒng)一整理建設中分散的信息，通過掃描、輸入等形成電子化的檔案資料。這樣的電子檔案不再受時空和時間的限制，可以在授權的情況下隨時查看相關檔案資料，改變了傳統(tǒng)檔案材料的處理方式。事實上，通過網(wǎng)絡化技術來分離文件檔案的信息與載體，并把關鍵的信息點關聯(lián)在一起，提升了文件檔案信息的深度。除此之外，還可以通過設置條形碼或者二維碼等方式來檢索檔案信息，提升檔案信息的管理成效與工作成效。明確辦公室文件檔案管理技術創(chuàng)新的意義，建立信息化管理意識，積極應用新的技術和手段，讓計算機技術為檔案管理提供幫助。

3.積極完善辦公室文件檔案管理制度

提升辦公室文件檔案管理成效，需要建立完善的工作制度與方案。要明確現(xiàn)階段辦公室文件檔案管理的目標，統(tǒng)籌兼顧階段性目標與總體目標之間的關系。結合單位實際與軟件、硬件方面的實力，以電子化、科學化發(fā)展為理念，制定有效的工作制度，包括需要作為文件檔案保存的資料內容、統(tǒng)一化的格式等，讓辦公室文件檔案管理實現(xiàn)有制度可依。要強化人員管理，落實制度建設。要有專人管理文件檔案，明確“誰來管”的問題，還要結合實際建立規(guī)章制度，明確“怎么管”的問題。要認真完成檔案的歸檔、移交以及安全管理制度，為提升檔案工作打下堅實的基礎。事實上，社會醫(yī)療救助檔案屬于部門類型的檔案，其中涉及到公民的隱私問題，不適宜對外開放，基本都是供救助管理部門以及救助對象使用的資料。監(jiān)察機關、上級管理部門、公檢法機關為了工作需要也可以查閱社會醫(yī)療救助檔案，但是同樣需要按照制度來履行查閱手續(xù)。所以，建立相應的制度，積極細化利用條件，明確每一步程序，從而建立安全利用的舉措。總之，制度建設才能實現(xiàn)系統(tǒng)化的辦公室文件檔案工作管理模式，規(guī)范檔案管理的收集與整理工作，還包括信息的上傳、傳遞等，從而形成科學化、標準化的檔案管理模塊，提高辦公室文件檔案建設工作的水準。

4.提升辦公室文件檔案管理的專業(yè)化水平

作為組織發(fā)展建設的一個重要參考依據(jù)，辦公室文件檔案在單位管理中的重要性不言而喻。要認真開展文件檔案管理工作，進而有效把握社會醫(yī)療救助各項工作的具體狀態(tài)。檔案管理工作跟其他管理工作有所不同，主要集中在以下兩方面：一方面是辦公室文件檔案管理工作的政策性特征，另一個方面是文件檔案管理工作的專業(yè)性特征。隨著云計算技術的應用，檔案管理在借助云計算技術的情況下，工作人員在收集和整理數(shù)據(jù)信息的時候更加快捷、高效，還提升了數(shù)據(jù)信息的準確性和嚴密性，促使社會醫(yī)療救助檔案管理的規(guī)范化、科學化發(fā)展。所以，辦公室檔案管理要能夠掌握現(xiàn)代化的互聯(lián)網(wǎng)技術，具備數(shù)據(jù)挖掘能力，數(shù)據(jù)資源整合 以及推動方面的能力。在現(xiàn)階段，要注重檔案管理的專業(yè)化發(fā)展之路，重視社會醫(yī)療救助檔案管理，工作人員要樹立現(xiàn)代化的檔案管理意識，管理人員要定期組織檔案管理人員進行計算機技能測試與職業(yè)能力測試，針對測試中不足得到地方制定改革方案，從而提升其工作能力與工作效率，讓檔案管理更加專業(yè)化。

5.提升辦公室文件檔案管理人員的綜合素質

對于檔案管理部門來說，要認識到辦公室檔案管理信息化、專業(yè)化、電子化之后檔案管理員的發(fā)展態(tài)勢，結合單位自身實際與長遠發(fā)展需求，堅持學以致用，按照理論聯(lián)系實際的原則，有計劃的開展檔案管理人員的職業(yè)能力培訓，建立長效培訓學習機制，把文件檔案管理員的繼續(xù)教育納入到單位整體發(fā)展規(guī)劃中去，制定培養(yǎng)目標，做好培訓經(jīng)費預算，定期開展有針對性的崗位技能培訓，檔案管理員要能夠邊學習、邊工作，在實踐中提升職業(yè)水平。 此外，還可以開展脫產培訓，鼓勵檔案管理員參加行業(yè)學術研討會，為提升其職業(yè)能力打下堅實的基礎。事實上，辦公室文件檔案管理人員的業(yè)務培訓不是一朝一夕的事情，是一個長期、系統(tǒng)的工程，要建立常態(tài)化的培訓機制。對于檔案管理部門來說，要定期進行集中化培訓，培訓內容要全面，包括基本的檔案業(yè)務知識、計算機知識等，并把理論和實踐結合起來，增強培訓的直觀性。此外，要注重培訓的實效性，培訓是為應用服務。管理部門要對檔案管理員的工作進行實地檢查，作為考核的依據(jù)。要對檔案管理員日常工作中存在的問題進行協(xié)調，總結好的經(jīng)驗和方法，提升檔案管理員的綜合能力。

結論

綜上所述，辦公室文件檔案管理是組織管理的重要組成部分，其重要性不言而喻。提高辦公室文件檔案管理工作質量是為了適應現(xiàn)階段單位檔案建設的要求，也是為了響應國家文化建設部門提出的號召。在現(xiàn)階段，要提高辦公室文件檔案管理的重視度，提升辦公室文件檔案管理的信息化水平，積極完善辦公室文件檔案管理制度，提升辦公室文件檔案管理的專業(yè)化水平和工作人員的綜合素質，走出一條專業(yè)化發(fā)展的新路子。

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