對人事檔案工作管理體制改革與創新的探討

楊麗

摘 要：隨著社會的發展與進步，國內市場更加活躍，逐漸與國際市場接軌。基于此，傳統人事檔案工作管理體制已然不能適應發展需要，亟需得到創新管理。當前，企事業單位在激烈的市場競爭中，要實現脫穎而出，必須結合自身的發展優勢，對人事檔案工作管理體制加以改革和創新，以滿足企事業單位的發展需求。本文主要分析現行人事檔案管理體制的問題及成因，并從企事業單位人事檔案工作管理實際出發，提出管理體制改革與創新的合理化建議。

關鍵詞：人事檔案;管理體制改革;創新;策略

對于企事業單位而言，通過人事檔案，可記錄人才的基本信息，準確反映其相關的資料內容，尤其對人才特點、特長等方面做詳實的記錄，可以企事業單位人才戰略部署提供參考和借鑒。尤其在市場經濟體制條件下，企事業單位發展中，更應對人事檔案管理工作給予高度重視，加大管理投入力度，從根本上提高人事檔案管理水平，推動其信息化建設的進程，適應市場發展的需要。鑒于當前人事檔案管理體制相對較為傳統，不適應企事業單位的發展需要，因而相關人員應加強對人事檔案工作管理體制改革與創新問題的研究。

一、現行人事檔案管理體制的問題

目前，人事檔案主要包括個人德才表現、績效考核、工作履歷等方面的內容，更能充分反應個人的實際能力，為人才選拔提供借鑒性作用。但是，長期以來，人事檔案不對個人開放，由有關部門壟斷信息，嚴格控制人才的流動，這就使得人才的命運大多依附于紙質檔案，對其職業生涯發展有較大的阻礙影響。新時期，傳統的人事檔案管理體制已然不能適應時代發展的需要，且在檔案管理環節中，存在擅自造檔、涂改檔案、非法買賣等諸多問題，引發一系列檔案糾紛事件。由此可見，人事檔案管理體制的改革與創新勢在必行。

二、人事檔案管理體制中的問題成因

現行人事檔案管理體制中存在諸多問題，在一定程度上阻礙人事檔案管理工作的順利開展。所以，有關人員有必要針對現有管理體制的問題成因進行分析，從根本上加強控制，提高管理水平。

首先，社會大眾對個人人事檔案的認識能力有限。人們對人事檔案價值、作用等方面的認識相對較為片面，隨著社會的發展，公司發展中，更加看中人才的實際能力，因而認為人事檔案可有可有，且對管理工作的重視力度更小。因此，人事檔案的邊緣化問題越來越突出，毀壞、丟棄檔案的現象頻發。

其次，人事檔案管理隊伍的素質較為一般。作為人事檔案管理者，其個人能力、品德素養等方面，直接影響到人事檔案管理工作的各個環節。由于管理者的綜合能力素質參差不一，并且檔案室管理者由其它部門領導分管，直接降低人事檔案管理工作水平。由此可見，由于缺乏高素質專業人才進行人事檔案管理，直接引發諸多問題，不利于管理工作的深入開展。

再次，當前，人事檔案管理體制屬于封閉化、多部門分散管理體制，有一定的制約性。管理部門人員與當事人之間是權利不對稱的關系，前者權力較大，對人事檔案實施封閉化管理，后者對與自我相關的人事信息了解少之又少，難以實現對自我的維權。

最后，人事檔案的監督機制相對不健全，致使人事檔案管理工作出現新問題及變化，不利于人事檔案管理工作的深入開展。

三、人事檔案工作管理體制改革與創新的建議

通過對現有人事檔案管理體制的現狀看，存在許多問題，而致使問題產生的原因來自于多方面，直接阻礙人事檔案管理工作的深入開展，甚至降低管理效率，給人才帶來不必要的損失。歸根結底，是人事檔案管理工作體制存在漏洞，不適應當前社會發展的需要，所以，實現人事檔案管理工作體制改革與創新十分重要。首先，管理體制的改革和創新，可以為人事檔案管理工作注入新的生命力，為管理者提供有效的工作依據，使之更為深入的開展管理工作;其次，管理體制的改革和創新，有利于引導人事檔案管理工作步入正軌，實現標準化管理、數字化管理、安全性管理。

1.實現人事檔案管理的標準化。人事檔案管理工作的開展，應引起領導人員的高度重視，為提高人事檔案管理水平創造有利條件。只有引起領導者的高度重視，才能讓管理工作者有據可依，充分調動其工作積極性和熱情;才能保證檔案管理各項工作切實有效的落實，提高工作效率。另一方面，相關人員應加大對人事檔案管理工作的宣傳力度，使管理者意識到人事檔案管理工作的重要性，積極投身于檔案管理工作中，為推動人事檔案管理體制一體化的進程奠定基礎。

2.積極建構人事檔案數字化平臺。伴隨互聯網及計算機技術的快速發展，檔案信息化建設速度加快。就人事檔案管理工作看，也應朝著信息化、數字化管理模式的方向發展，以提高人事檔案管理工作的效率。對此，建構人事檔案數字化平臺是必要的，但建構平臺過程中，相關人員應注意幾個問題：首先，把好信息錄入關。將信息化、數字化技術應用于人事檔案管理平臺中，雖然能夠保證人事檔案管理工作的有序性、安全性，但在初次錄入已有檔案信息時，仍然需要借助人力資源實現，這就使人為因素產生，可能出現一些錯誤問題，直接影響后續工作。所以，相關人員應高度重視信息錄入環節，盡可能減少或規避人為因素失誤問題。其次，以計算機技術為依托的人事檔案數字化平臺建設，需采取切實可行的安全性、保密性措施，如此，不僅能夠保證人事檔案數字化建設質量，而且可提高檔案信息的安全性能，實現高效管理。

3.全面提高人事檔案工作人員的素質。人事檔案管理工作者，其工作質量很大程度上取決于工作者的素質水平。長期以來，要實現人事檔案管理，大部分工作由手工整理完成，因而受人為因素影響較大。所以，提高人事檔案管理工作人員的綜合素質水平是重要的，以充分發揮人力資源優勢，提高檔案管理水平。

首先，增強人事檔案管理工作者的“從嚴管檔”理念，對人事檔案收集、整理、保管、利用、轉遞等環節加強管理，制定完善的管理制度，作為管理工作的依據，確保檔案管理各環節的工作的有效貫徹和落實。

其次，培養和提高人事檔案管理工作者的職業素養，使之具備較強的工作責任心、耐心和細心。作為人事檔案管理工作者，其工作量相對較大，工作內容繁瑣，難免有懈怠情緒及心理，甚至出現疏忽等錯誤問題。所以，檔案管理人員應具備責任心、耐心、細心，本著認真負責的原則而開展檔案管理工作，全身心投入到管理工作中，提高管理工作質量。

最后，提高人事檔案管理工作者的專業管理素質。長期檔案管理工作實踐中，人們對人事檔案管理工作的認識有失偏頗，認為管理工作不需要技術支撐，且對管理人員專業素質未有明確的要求，認為誰都可以做好管理工作。實際上，要有效開展人事檔案管理工作，需要求管理人員具備良好的專業管理素質，既要熟悉檔案管理相關法律法規，又要嚴格遵守管理工作原則，并結合自身管理工作經驗及理論知識而確定行之有效的管理方案，以全面開展管理工作。

綜上，提高人事檔案管理工作者的綜合素質是尤為重要的，這就要求相關企事業單位，積極為管理工作者提供培訓學習及合作交流的機會。一方面，通過培訓學習，提高管理人員職業素養及專業素質，使之更好為人事檔案管理工作服務;另一方面，為管理者提供相互交流的機會，促進其分享管理經驗，相互學習和借鑒。為確保管理者綜合素質水平過關，建議對管理者加強考核。

4.完善人事檔案相關制度。在推動人事檔案管理工作體制改革與創新中，完善人事檔案管理的相關制度是不可或缺的，既能為檔案管理工作提供實施依據，又可為檔案管理提供法律層面的保障。

首先，建立與完善長效的監督審核機制。當前，諸多企事業單位雖然能夠意識到加強人事檔案管理的重要性，因而過于重視管理，忽視監督。所以，相關人員有必要將人事檔案審核納入人事檔案管理工作序列中，實現監管結合，從全方位視角而強化人事檔案管理。然而，要充分發揮監督審核機制的積極作用，單位在確定管理者與監督者時，應考慮權力分散與制衡的因素，保證監督和管理部門的獨立性、有機協調性，以此而彰顯人事檔案監管工作的優越性。

其次，健全檔案工作制度及責任追究制度。基于當前人事檔案管理條件，為規避檔案丟失、信息失真等問題，應創建一套完善的檔案工作制度及責任追究制度。其一，在檔案工作中，如果需要查閱檔案，必須嚴格按照相關程序辦事，且辦理相關手續，做好登記記錄，以備不時之需。其二，要求人事檔案管理工作者需具備認真負責的工作態度，嚴格遵守“四防”原則開展檔案管理工作，即“防火”、“防潮”、“防蛀”、“防塵”。其三，在人事檔案管理工作中，如若出現檔案泄露、涂改等人為因素的問題，相關部門有必要將責任追究到底，既能對檔案管理工作者起到威懾性作用，又可從根本上增強管理人員的安全意識、保密意識、管理意識，可規避不必要的檔案管理問題。

四、結論

新時期，企事業單位加強人事檔案管理工作體制的改革與創新是尤為重要的，不僅能夠有效開展人才戰略部署戰略，而且有助于促進市場人才資源的合理流動，為優化市場資源配置奠定良好的條件。現行的人事檔案管理體制存在許多問題，通過對問題產生的原因分析，作者建議人事檔案工作管理體制改革與創新應從幾方面著手：一是實現人事檔案標準化管理;二是積極建構人事檔案數字化平臺;三是全面提高人事檔案工作人員的素質;四是完善人事檔案相關制度。

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