加強水務項目檔案管理工作的具體建議

楊瑋 潘明睿

摘 要：在工程建設過程中，檔案資料用于記錄工程建設前、建設中、建設后等一系列環節的真實信息，為工程的檢查、維修、管理、使用、改建和擴建等提供重要的參考與借鑒。水務系統工程作為一項關系到人民生活與社會發展的重點項目，其檔案資料也極其珍貴，需要采用科學的管理方法以保證其被合理利用。有鑒于此，本文針對水務項目檔案管理工作進行分析，總結出加強檔案管理的有效建議。

關鍵詞：水務項目 檔案管理工作

無論是社會的快速發展還是人們生活水平的顯著提高，背后都少不了水務系統的支撐。作為一項利國利民的重大工程，水務系統工程建設受到越來越多的關注，這一過程中產生的工程項目資料也具有不可估量的價值。為了保存和管理好這些檔案資料以促進其被合理使用，必須要加強水務項目檔案管理工作，從管理制度、管理思想、管理細則等多方面進行優化，實現高效的檔案管理。

一、水務項目檔案管理工作的重要性分析

在現代社會體系中，通常將城市作為一定區域范圍內經濟、文化、物流、信息等中心聚集地，對社會的正常運行以及人們的日常生活都造成直接影響。而在城市管理中，一般會對道路網、電力網、水網和信息網等進行統一管理，這些網絡也是城市里極為重要的基礎設施以及現代化的重要標志。城市中的水資源開發、利用、治理、配置、節約和保護等工作需要水務系統工程負責，同時它還在水源開發、防洪、供水、排水、污水處理等方面發揮著難以替代的作用。從某種意義上說，水務系統工程是城市建設與發展的重要前提，也是現代化城市管理中的重要組成部分。有鑒于此，做好城市水務項目檔案管理工作是提供穩定水資源、保障生態環境、促進城市可持續發展的一大助力，也是傳統水務向現代化水務轉型的必然要求，對現代化社會的發展具有深遠的意義。

二、水務項目檔案管理工作的原則和目的

首先，應明確檔案管理工作的基本原則?！吨腥A人民共和國檔案法》對檔案管理工作提出了明確的規定，要求遵循“統一領導、分級管理”的原則，采用科學的手段維護檔案管理工作的完整性與安全性，以便于檔案資料被社會各界有效利用。在水務系統工程的建設過程中，各個相關檔案一般都設有內部的檔案管理機構，負責對本工程的檔案信息進行記錄和保存。根據上述規定，應將這些檔案資料進行統一歸納整理，并建立統一的檔案管理制度以實現對各個分級機構的統一領導與綜合管理。為了保證水務檔案資料的完整性和安全性，需要從這幾方面予以保證：第一，要從數量上保證水務系統工程建設檔案的內容全面;第二，要從質量上保證水務系統工程建設檔案內部之間的有機聯系;第三，要從范圍上涵蓋水務系統工程的所有生產活動涉及的各種門類以及各種形式的檔案資料;第四，要盡可能地運用科學管理方法以保證檔案資料的安全性，避免其遭受破壞并延長其使用壽命;第五，從制度上對檔案管理工作的保密性進行強化，防止檔案資料的丟失、被竊、泄密現象等發生，尤其對于關系到知識產權或者企業權益的重點涉密事項進行針對性保護。綜合而言，水務系統工程建設檔案管理工作的出發點是保證檔案資料的完整性和安全性，目的是為了使這些檔案資料被合理地利用。

其次，應進一步促進檔案資料的開發與利用，發揮檔案資料的價值功能。參與水務系統工程建設的各個分級單位應及時保存第一手資料，確保資料的準確完整和連續性。而檔案管理機構除了將這些分散的水務檔案資料進行收集整理和歸納匯總后，還要對其進行深入研究與合理分類，便于有需要的個人或組織隨時調用。

三、水務項目檔案管理工作存在的問題

作為水務一體化的產物，水務系統工程的建設以往會由相關市政部門負責，現階段則統一由水務局進行管理。考慮到以往參與水利系統工程的相關企業和個人對于水務檔案資料沒有統一的要求，且在城市化進程加快的背景下，水務系統工程建設也逐年遞增，這些因素都導致了當前的水務項目檔案管理工作存在一些棘手的問題。

1.項目法人不重視水務項目檔案管理工作

項目法人是指由水務行政主管部門組建的，按照水務系統工程的規模、內容、標準等組織工程建設，且對整個工程項目的建設標準、建設計劃、建設工期以及工程質量等負責的專門人員，并且會設置一系列科室進行專門管理。然而在實際工作中，項目法人缺乏專業的檔案管理知識，在對水務項目檔案資料進行管理時難以保證規范性，使得檔案管理工作的工程被無形中弱化。

2.缺乏健全的資料收集整理歸檔制度

水務項目檔案資料來源于水務系統工程建設的各個階段，不論是資料的收集整理還是立卷歸檔都貫穿于整個工程建設，因此，對每個階段的檔案資料進行及時準確地收集整理是檔案管理人員的分內職責。為了保證這一目標的實現，通常需要健全的檔案管理制度。從實際情況來看，對于水務系統工程檔案管理工作涉及的各參建單位以及項目法人，往往會發生關系理不順、責任不明確等現象，導致檔案資料難以及時、完整地被收集整理和歸檔。究其原因，就在于缺乏健全的檔案資料收集整理歸檔制度。

3.水務檔案資料整理工作缺少統一指導

水務行政主觀部門主要參與工程的建設和管理，盡管其內部也設有檔案管理室，但只負責整理部門內部的檔案資料，沒有權利和義務對整個水務系統工程的檔案資料進行指導和監督，同時上級主管部門也沒有對這些地方政府水務項目的管轄權。種種因素導致水務檔案資料整理工作缺少統一的指導、協調和驗收，嚴重影響了檔案管理工作的價值。

四、加強水務項目檔案管理工作的有效對策

1.從思想上予以重視

首先，考慮到水務系統工程是國民經濟的重要基礎設施之一，較高的行業技術含量以及嚴格的質量要求等，都是對廣大人民群眾生命財產安全的有力保障，因此相關人員必須從思想上提高認識。另一方面，水務系統工程有不同于其他工程項目的特點，大部分設施屬于地下隱蔽工程，不論是建設管理還是檢查維修都極為困難，因此水務項目檔案資料不僅珍貴，更需要加強管理以發揮真正的價值。

2.從制度上予以健全

可以明確的是，健全的檔案管理機制是水務系統工程檔案資料進行整理歸檔的重要前提。因此，水務項目的檔案管理工作除了要根據國家檔案法律法規所提出的要求外，還應結合水務行政主管部門以及同級政府檔案管理部門的需求進行管理。所以，水務項目檔案管理部門應與其他組織和部門積極溝通協調，深入學習不同部門的檔案管理規范和要求，同時結合水務系統工程的特點，制定出健全的檔案管理規章制度，做到對管理任務和要求的明確。

3.從管理上予以強化

為了對水務項目檔案管理過程進行加強，應在項目法人成立之初就設立專門的檔案資料科，負責對水務項目檔案資料進行收集、整理、歸檔，并指導、監督、協調各參建單位的檔案資料歸檔工作。項目法人應秉承科學的法制觀念，合理運用獎懲制度，推動水務項目檔案管理工作的規范化實施。同時，可以將檔案管理工作納入合同管理中以作為工程款支付的前提條件之一，從而促使各參建單位自覺重視檔案資料的收集和歸檔。長此以往，可以形成依法治檔、依法管檔、依法用檔的良好氛圍。

4.從責任上予以落實

水務系統工程檔案管理工作涉及到一系列單位和人員，因此需要項目法人提早做到責任落實，以保證檔案資料歸檔工作的有序進行。在水務系統工程建設過程中，項目法人應對包括勘察設計、施工、監理等在內的單位的檔案資料收集工作進行強力約束和監督，保證資料的及時性、完整性和有效性，為后續的項目工程改建、擴建、維修等提供參考和借鑒。監理單位則應在控制好工程質量、進度、投資等基礎上，做好監理資料的收集歸檔工作，確保水務項目檔案資料的高質量。

5.從細節上予以完善

根據《水利工程建設項目檔案管理規定》，對于單位工程和分部工程的等級評定以及包括單位工程與階段和竣工等的驗收工作，需要同時對歸檔文件資料的完整性和質量進行驗收，并在驗收通過后及時整理歸檔。因此，水務項目檔案管理工作也應參照這一規定，由水務行政主管部門將水務系統工程與檔案資料進行同時管理、同時驗收并同時提交，做到有始有終、善始善終，從而保證水務系統工程效益的長久性以及檔案資料的有效性。

6.從發展上予以補充

隨著時代的發展，不斷進步的現代化信息技術對檔案資料管理工作產生了巨大的沖擊，檔案資料信息化正是目前檔案管理工作的必然趨勢。因此，相關部門應充分利用計算機和互聯網建立完善的水務項目檔案管理系統，用程序化、科學化、規范化管理來實現水務項目檔案資料的快速、有效、自動存儲以及修改、查找和處理的高效便捷，從而促進檔案資料可以被更好地利用。

五、總結

在水務一體化背景下，水務項目檔案管理工作需要采取新思路、新措施來保證其科學高效性。為了加強水務項目檔案管理工作的效率和質量，應做到思想上的重視、制度上的健全、管理上的強化、責任上的落實、細節上的完善和發展上的補充，這樣才能促進水務系統工程的建設。

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