再談原始憑證的收集與整理

● 熊繼艷

原始憑證是指經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時，會計主體單位取得的最初原始記錄，它是記錄單位經(jīng)濟信息發(fā)生或完成的載體。原始憑證按來源不同，分為外來憑證和自制憑證。一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生可能取得不同的原始憑證，可以是外來憑證，可以是自制憑證，也可以既有外來憑證，也有自制憑證。隨著經(jīng)濟發(fā)展和科技的進步，以及單位內(nèi)部控制規(guī)范的不斷完善，單位原始憑證的收集與整理越來越重要。在此，筆者根據(jù)單位內(nèi)部控制規(guī)范要求，結(jié)合會計與審計實踐，對原始憑證的收集與整理談一點粗淺之見。

一、原始憑證的收集

原始憑證的填制與取得是會計核算的起點，也是單位將經(jīng)濟信息轉(zhuǎn)化為會計信息的關(guān)鍵步驟。單位收集的原始憑證，不僅僅只是收集載明經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的單據(jù)，還應(yīng)該收集經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的清單及關(guān)鍵過程性材料。否則，很容易出現(xiàn)風險點，導致財務(wù)漏洞的產(chǎn)生。我們認為，原始憑證的收集分為一張憑證收集、清單類憑證收集、過程性憑證收集等三種情況。

（一）一張憑證收集

經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項發(fā)生或完成時取得原始憑證，填制或取得單獨一張原始憑證即可反映其全貌的信息收集，就是一張憑證收集。例如，差旅費預(yù)借款項，經(jīng)領(lǐng)導批準填制一張借據(jù)即可；從銀行提取現(xiàn)金，填制一張現(xiàn)金支票，即可辦理現(xiàn)金提取業(yè)務(wù)，收集一張支票存根。

對于收集的一張憑證，需要具備原始憑證的基本要素，即包括原始憑證的日期、編號、抬頭、經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容、經(jīng)辦人簽名蓋章等項目。也就是說，一張原始憑證決不能用白條抵頂，即使使用白條，也應(yīng)該包括經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額大小寫、經(jīng)辦人簽名蓋章、兩個以上的批準人審核簽字蓋章等內(nèi)容。如前所述，單位從銀行提取現(xiàn)金的原始憑證內(nèi)容，包括日期、編號、金額、內(nèi)容（用途）、會計簽名蓋章等項目。此外，經(jīng)辦人也要在支票存根空白處簽名，以防時間越久遠，越容易忘記經(jīng)辦人是誰？不方便查找對證核對。

（二）清單類憑證收集

經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項發(fā)生或完成時，填制或取得結(jié)算類原始憑證的同時，還應(yīng)取得經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的數(shù)量、單價及金額的清單，才可以反映其供應(yīng)過程全貌的信息收集，就是清單類原始憑證收集。例如，企業(yè)購買周轉(zhuǎn)材料業(yè)務(wù)，既要取得發(fā)票，又要取得周轉(zhuǎn)材料的清單；再如，發(fā)生的業(yè)務(wù)招待費，既要有發(fā)票，又要有清單菜品數(shù)量（行政機關(guān)事業(yè)單位等不得報銷煙酒消費品）。

對于收集的清單類原始憑證，至少包括兩類原始憑證：既要有貨幣資金類結(jié)算性質(zhì)的原始憑證，如支票存根、蓋有現(xiàn)金付訖字樣的發(fā)票等，同時還要有供應(yīng)單位蓋章的發(fā)票及其所附購買商品類別的清單。如果有需要驗收入庫的商品，還應(yīng)該有入庫單等原始憑證。單純只有貨幣資金類結(jié)算性質(zhì)的原始憑證，或者只有供應(yīng)單位蓋章的發(fā)票及其所附購買商品類別的清單，不足以證明此類經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的真實完整。

（三）過程性憑證收集

經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項發(fā)生或完成時，填制或取得過程性原始憑證，其內(nèi)容包括取得經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的數(shù)量、單價及金額的發(fā)票及清單，取得經(jīng)辦過程中各種單據(jù)等可以反映其全貌的信息收集，就是過程性憑證收集。

對于收集的過程性憑證，既包括預(yù)算（會議通知）、招投標公示文件，資金使用中期審計（會議議程）或政府采購合同，又要有會務(wù)發(fā)票、參與人簽到表的簽名蓋章，還要有竣工驗收記錄及項目前后的對比照片等內(nèi)容。

二、原始憑證的整理

單位會計人員取得經(jīng)過審核無誤的原始憑證后，在編制記賬憑證前應(yīng)對原始憑證及時整理。在實際工作中，原始憑證的整理分為三種情況：一是，經(jīng)辦人整理原始憑證；二是，出納員（報賬員）整理原始憑證；三是，會計人員（記賬員）整理會計憑證。原始憑證的整理情況不同，整理原始憑證的要求也不一樣。具體如下：

（一）經(jīng)辦人整理原始憑證的要求

1．經(jīng)辦人整理原始憑證的步驟。經(jīng)辦人整理原始憑證的步驟為：首先填制或取得原始憑證，經(jīng)有關(guān)負責人審核無誤后，按先貨幣資金結(jié)算憑證，后發(fā)票、領(lǐng)據(jù)等報銷結(jié)算憑證，再申請表等預(yù)算結(jié)算憑證，依次粘貼在一起。例如，某事業(yè)單位人員參加培訓會議，出差歸來報銷差旅費。經(jīng)辦人員報銷時，先要將原始憑證整理、粘貼，經(jīng)有關(guān)負責人審核無誤后送財務(wù)部門報銷。具體步驟如下圖：

2．經(jīng)辦人整理原始憑證的要求。經(jīng)辦人所整理的原始憑證，應(yīng)符合如下要求：

（1）相關(guān)人員簽名蓋章應(yīng)齊全，不得缺項。經(jīng)辦人在經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項發(fā)生或完成時，已經(jīng)按照流程報請相關(guān)人員簽名蓋章，但不可否認，由于事情緊急或其他特殊情況，存在原始憑證缺少審批人員簽名蓋章情況。在進行報銷審核時，會計人員應(yīng)做好審核查對工作。對于缺項，應(yīng)及時要求經(jīng)辦人按要求補充完善相關(guān)手續(xù)。如，單位從銀行提取庫存現(xiàn)金，填制的現(xiàn)金支票及其支票存根，內(nèi)容都必須齊全完整，不得缺項、涂改，否則無法辦理業(yè)務(wù)。作為經(jīng)辦人的會計人員在辦理業(yè)務(wù)完畢，應(yīng)在支票存根上填寫經(jīng)辦人姓名，方可編制記賬憑證，作為記賬依據(jù)。

（2）原始憑證粘貼順序合乎規(guī)范。重要的結(jié)算憑證在最上邊，依次是發(fā)票及其清單、合同、驗收記錄等。除了單位內(nèi)部憑證外，所有結(jié)算憑證，經(jīng)辦人均要簽名，以示負責。

（3）原始憑證的整理應(yīng)便于裝訂。原始憑證整理完畢，在編制記賬憑證后，登記入賬。原始憑證的整理既要適合審核查對，又要便于裝訂成冊。大張的原始憑證在裝訂前就要折疊整齊，小張的、零碎的原始憑證可以均勻黏貼在一張空白黏貼單上，整潔美觀，便于查找。

（二）報賬員（出納員）整理原始憑證的要求

1．報賬員（出納員）整理原始憑證的程序。報賬員（出納員）整理原始憑證，一般為村賬鎮(zhèn)管（村賬鄉(xiāng)管或社區(qū)賬街道管）的村集體，或是委托代賬公司代理記賬的公司企業(yè)等單位。村賬鎮(zhèn)管的情況下，經(jīng)辦人報銷時，將原始憑證送報賬員整理。報賬員整理原始憑證的程序具體如下：（1）金額較大的項目，應(yīng)走“四議兩公開”程序，經(jīng)村民代表大會等批準方能辦理經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項。取得的原始憑證有：村代會通知、會議議程、簽到表、投票記錄等。（2）金額較大的經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項，除了上步驟外，還應(yīng)走公共資源交易中心程序，進行招投標。取得的原始憑證有：招投標公告、合同書等。（3）發(fā)票、資金申請表、竣工通知單、驗收報告、審計報告等原始憑證。委托代賬公司代理記賬的企業(yè)，辦理完畢經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項后，直接按照第三步驟整理原始憑證即可。為便于說明問題，以某XX社區(qū)需對社區(qū)服務(wù)中心進行升級改造，預(yù)算資金約需30萬元為例。其業(yè)務(wù)流程如下：

2．報賬員（出納員）整理原始憑證的要求。報賬員（或出納員）整理的原始憑證，應(yīng)當符合如下要求：（1）經(jīng)辦人應(yīng)把送交的原始憑證登記備查簿，記錄載明報送日期、經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項、原始憑證張數(shù)、經(jīng)辦人及其銀行借記卡號。（2）報賬員當面清點核對清楚原始憑證數(shù)量及金額，并與經(jīng)辦人一起簽字確認。（3）報賬員根據(jù)送交的原始憑證，按照先貨幣資金性質(zhì)的結(jié)算憑證，再發(fā)票及其清單，最后所附其他合同等原始憑證順序黏貼整齊。（4）報賬員定期將黏貼整齊的原始憑證交由財務(wù)會計人員辦理交接原始憑證，并登記備查簿。為便于說明問題，試舉社區(qū)報賬員報賬一例如下：

例如，某街道XX社區(qū)收到創(chuàng)城區(qū)創(chuàng)城辦督辦單，急需維修路面一處，預(yù)算資金1.5萬元。經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項流程如下：

（三）記賬員整理會計憑證的要求

1．記賬員整理原始憑證的步驟。記賬員整理原始憑證的情況有很多，一般有成本會計人員整理收發(fā)料憑證、成本費用分配憑證、產(chǎn)品出入庫憑證等，出納員整理銀行結(jié)算憑證等。

對于成本會計人員整理原始憑證的具體步驟，一般有三步驟：（1）根據(jù)審核無誤的原始憑證編制匯總原始憑證；（2）根據(jù)原始憑證或匯總原始憑證，編制記賬憑證；（3）根據(jù)原始憑證、記賬憑證等登記賬簿。

對于購買材料物資等交易事項，原始憑證整理的步驟一般有：（1）單位內(nèi)部各部門申報使用計劃；（2）供應(yīng)部門根據(jù)使用數(shù)量，結(jié)合物資庫存情況申請采購；（3）經(jīng)辦人集中采購或政府采購后，將材料物資驗收入庫（如為固定資產(chǎn)應(yīng)錄入固定資產(chǎn)資料，打印固定資產(chǎn)卡片）；（4）根據(jù)合同、發(fā)票和資金申請單付款；（5）會計人員根據(jù)相關(guān)原始憑證，整理編制記賬憑證。

例如，某單位購買日常辦公家具、設(shè)備等物資，需提供三方報價單、正規(guī)發(fā)票、購買合同，假設(shè)所購設(shè)備達到固定資產(chǎn)標準，采用信息化會計核算的單位應(yīng)先錄入固定資產(chǎn)管理模塊，打印固定資產(chǎn)卡片并張貼至固定資產(chǎn)上。具體流程如下：

2．記賬員整理原始憑證的要求。單位財務(wù)會計部門會計人員整理原始憑證，根據(jù)本人所負責工作業(yè)務(wù)大小定期整理原始憑證。原始憑證整理的具體要求為：（1）將經(jīng)辦人辦理經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項后交來的原始憑證整理完畢，先用直別針別上；（2）等空余時間，會計人員對原始憑證核對無誤后，進行粘貼完畢。如果是銀行結(jié)算憑證等需要日清月結(jié)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項應(yīng)在當天整理完畢；（3）根據(jù)整理完畢的原始憑證編制記賬憑證，登記賬簿。

總之，原始憑證的收集與整理屬于會計工作的重要組成部分。可能一些人認為收集整理原始憑證簡單，技術(shù)性較低，引不起高度重視，以至于一些教科書也沒有重點介紹或講解。我們認為，為加強單位內(nèi)部控制規(guī)范，完善單位財務(wù)會計制度，提升會計核算信息質(zhì)量，每一單位都要結(jié)合本單位內(nèi)部控制規(guī)范和業(yè)務(wù)流程，加強原始憑證的收集和整理工作。