行政事業(yè)單位會計(jì)檔案管理存在的問題及對策

楊文芳

摘要：會計(jì)檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，它關(guān)系著企業(yè)的財(cái)務(wù)管理命脈直接反映著一個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)情況。因此，企業(yè)的發(fā)展，加快了行政事業(yè)單位會計(jì)檔案管理工作的開展。文章通過會計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀、問題分析以及解決對策三方面的內(nèi)容，分析了行政事業(yè)單位會計(jì)檔案管理工作，以便更好的推進(jìn)會計(jì)檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;會計(jì);檔案管理

會計(jì)檔案直接反映了單位的經(jīng)濟(jì)狀況，它通常以文字、圖表等形式存在，其中記錄和反映了單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。另外隨著信息化的發(fā)展，會計(jì)檔案有了新的形式，以計(jì)算機(jī)為輔助工具的電子會計(jì)檔案，主要通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備進(jìn)行存儲和歸檔。但是由于各種因素的影響，各行政事業(yè)單位的會計(jì)檔案管理工作還存在很多不足，對財(cái)務(wù)管理工作有很大影響[1]。為此，行政事業(yè)單位會計(jì)檔案管理已經(jīng)成為財(cái)務(wù)管理工作的重點(diǎn)，要不斷提高會計(jì)檔案管理工作水平，充分發(fā)揮會計(jì)檔案管理的作用。

一、會計(jì)檔案管理工作中存在的主要問題

（一）相關(guān)工作人員對工作不夠重視

會計(jì)檔案管理工作的第一責(zé)任人對本職工作的重視程度不夠，存在管理漏洞。盡管會計(jì)檔案管理是財(cái)務(wù)管理的重要組成部分，但是很多財(cái)會人員認(rèn)為工作中各司其職，會計(jì)檔案管理是管理者的職責(zé)，殊不知會計(jì)檔案管理工作與其工作密不可分[2]。而作為管理者，盡管在主觀意識上對會計(jì)檔案管理工作極其重視，但是卻往往忽視細(xì)節(jié)，對會計(jì)檔案的整理、歸檔、保存、查閱、銷毀等細(xì)節(jié)工作疏于管理，不利于會計(jì)檔案管理工作的展開。

（二）會計(jì)檔案管理制度存在缺陷

會計(jì)檔案管理工作是行政事業(yè)單位必不可少的工作內(nèi)容之一，但是許多行政事業(yè)單位卻僅僅把會計(jì)檔案管理作為財(cái)務(wù)管理的一個(gè)小的組成部分，并沒有按照國家規(guī)定制定相關(guān)的會計(jì)檔案管理制度，這就使得有些行政事業(yè)單位的會計(jì)檔案管理工作混亂不堪。除此之外，還有一些單位雖然有會計(jì)檔案管理制度，但是制度的科學(xué)性、合理性、規(guī)范性并沒有經(jīng)過科學(xué)的論證，也沒有嚴(yán)格的按照制度執(zhí)行，這就使得行政事業(yè)單位的會計(jì)檔案管理工作問題百出，出現(xiàn)管理混亂的現(xiàn)象。

（三）會計(jì)檔案管理工作投入力度不夠

會計(jì)檔案管理工作的開展需要投入大量的時(shí)間、精力和財(cái)力，但是有的單位卻不重視此方面的管理[3]。主要表現(xiàn)在：一、硬件設(shè)施過于簡陋，會計(jì)檔案得不到合理地存儲，表現(xiàn)在存放空間狹窄、空間陰暗潮濕、沒有做好防蟲工作、沒有做好防曬防塵等，存放檔案的架子也不符合規(guī)定，甚至不夠齊全。沒有形成電子檔案的存檔，使檔案管理工作存在巨大漏洞。

二、缺少軟實(shí)力，沒有配套的會計(jì)檔案管理軟件，制度管理也不到位。而且很多單位的會計(jì)檔案管理人員都是業(yè)余的，沒有經(jīng)受過專業(yè)的檔案管理工作的培訓(xùn)，整體的素質(zhì)較為低下，這就直接造成會計(jì)檔案管理工作出現(xiàn)各種問題。

二、會計(jì)檔案管理工作的應(yīng)對策略

（一）加強(qiáng)會計(jì)檔案工作人員的專業(yè)培訓(xùn)

加強(qiáng)會計(jì)檔案工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，不斷提高會計(jì)檔案管理專業(yè)水平。主要做好以下幾點(diǎn)：第一、行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理部門領(lǐng)導(dǎo)必須對會計(jì)檔案管理引起足夠重視，加強(qiáng)會計(jì)檔案管理的專業(yè)知識的培訓(xùn)，將會計(jì)檔案管理專業(yè)知識和實(shí)際操作技能作為財(cái)會人員上崗前的考核依據(jù)，以此不斷強(qiáng)化會計(jì)人員熟練掌握會計(jì)檔案管理工作，通過專業(yè)的管理知識和實(shí)際結(jié)合，做好會計(jì)檔案管理工作。第二、會計(jì)檔案管理部門要注重會計(jì)檔案管理的規(guī)范性，要經(jīng)常性的對會計(jì)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，不斷提升其專業(yè)水平和管理水平，單位要做好以老帶新工作，經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員要積極指導(dǎo)新人工作

（二）不斷完善會計(jì)檔案管理制度

會計(jì)檔案管理工作的開展不是照搬照抄其他優(yōu)秀行政事業(yè)單位的制度和模式，也不應(yīng)該采取閉門造車，而是要結(jié)合自身發(fā)展特點(diǎn)，全方位的認(rèn)識本單位的會計(jì)檔案管理制度，結(jié)合工作實(shí)際，取其精華去其糟粕，不斷完善符合自身發(fā)展實(shí)際的檔案管理制度，不斷提高會計(jì)檔案管理工作水平[4]。通過完善制度不斷促進(jìn)會計(jì)檔案管理人員對本職工作的認(rèn)可，進(jìn)而提高管理水平。

（三）擴(kuò)大會計(jì)檔案管理的投入力度

會計(jì)檔案管理工作內(nèi)容繁重，要想做好此項(xiàng)工作必須投入時(shí)間、精力、財(cái)力等，會計(jì)管理人員要花費(fèi)大量時(shí)間和精力進(jìn)行會計(jì)檔案的梳理、分類、歸檔、查閱等，相關(guān)部門也要投入財(cái)力強(qiáng)化單位的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施，通過改善檔案的存儲環(huán)境和存儲空間，來提高會計(jì)檔案管理效果，使會計(jì)檔案的整理、歸檔、保管、查閱等更加快速高效，有利于會計(jì)檔案管理工作的開展，有利于會計(jì)人員管理水平的提高。

（四）加強(qiáng)會計(jì)檔案管理的監(jiān)管

將會計(jì)檔案管理的規(guī)范與否作為監(jiān)管部門的重要考查內(nèi)容，進(jìn)一步促進(jìn)會計(jì)檔案管理水平的提高，不斷強(qiáng)化會計(jì)檔案的規(guī)范化管理。行政事業(yè)單位的相關(guān)管理者也要注重對檔案管理的監(jiān)管，不斷將檔案管理作為工作重點(diǎn)進(jìn)行開展，使其在財(cái)務(wù)管理中保持高水平的管理，進(jìn)而使其在工作中形成良好的發(fā)展機(jī)制[5]。

總而言之，行政事業(yè)單位的會計(jì)檔案管理問題突出，單位管理者重視程度不夠，相關(guān)的檔案管理制度不夠完善，人力財(cái)力的投入存在欠缺等[6]。但是針對此類問題，行政事業(yè)單位的對策也十分有效，加強(qiáng)檔案管理專業(yè)知識的培訓(xùn)，不斷完善相關(guān)的管理制度，加大對會計(jì)檔案管理的投入力度等措施，有效的解決了行政事業(yè)單位會計(jì)檔案管理的問題，將會計(jì)檔案管理工作不斷推向新的發(fā)展階段，有利于單位財(cái)務(wù)管理，有利于單位管理工作的有序開展。

參考文獻(xiàn)：

[1]李東賓.行政事業(yè)單位會計(jì)檔案管理存在的問題及對策[J].時(shí)代金融，2018（02）：260-260.

[2]錢艷.新形勢下高校會計(jì)檔案管理問題探討[J].揚(yáng)州大學(xué)學(xué)報(bào)（高教研究版），2015（12）：22-23.

[3]李曉霞.淺論行政事業(yè)單位會計(jì)檔案管理存在的問題及對策[J].財(cái)會研究，2017（05）：121-122.

[4]黃煥敏.行政事業(yè)單位會計(jì)檔案管理存在的問題[J].合作經(jīng)濟(jì)與科技，2014，02（45）：80-81.

[5]張娜.淺析會計(jì)檔案管理中存在的問題及對策[J].中國國貿(mào)，2015（12）：264-264.

[6]趙偉萍.談?wù)剬π滦蝿菹聲?jì)檔案管理的思考[J].經(jīng)濟(jì)管理，2015（06）：35-37.