電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應用及風險控制的措施分析

代偉翔

摘要：在事業(yè)單位主要工作中，檔案管理占有重要位置，影響著事業(yè)單位的運行情況。伴隨信息科技的高速發(fā)展，電子信息技術已經(jīng)深入到檔案管理工作中，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向信息化管理模式轉(zhuǎn)變。此類模式極大地提升了事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量和效率，但是應用過程中也存在著一些風險，不利于檔案的安全和穩(wěn)定。因此，本文針對電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應用，以及風險控制的科學措施分析，希望能夠充分發(fā)揮電子信息檔案管理優(yōu)勢，更好地規(guī)避風險，為事業(yè)單位發(fā)展進步服務。

關鍵詞：電子信息技術;檔案管理;應用;事業(yè)單位;風險控制;措施

一、電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應用價值分析

（一）提升辦公效率

在事業(yè)單位檔案管理中，應用電子信息技術，可以依靠其強大的信息處理能力，與極速的運算速度，有效提升辦公效率。電子信息檔案管理改善傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，其耗費大量人力和時間的問題，將人們從手工操作中脫離出來，同時也避免了人工收集檔案信息的疏漏問題，使得收集檔案信息更為精準、可靠。

（二）實現(xiàn)資源共享

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案雖然具有很強的應用價值，但是由于查閱使用的不便，往往閑置于各個檔案室里，難以及時供給各科室及人員使用。而應用現(xiàn)代化的電子信息技術進行檔案管理工作，各個事業(yè)單位及科室之間，能夠依靠計算機及網(wǎng)絡傳遞與交流信息，實現(xiàn)檔案資源的實時共享，最大化的利用檔案資源。

（三）便捷檔案存儲

隨著電子信息檔案管理應用于事業(yè)單位工作中，一些傳統(tǒng)的文件載體不斷被顛覆，將檔案信息儲存于互聯(lián)網(wǎng)、U盤、光盤、計算機等媒介中。不僅存儲更為高效便捷，還能避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易受到腐蝕、蟲蛀等因素的毀損問題，而且也節(jié)約了空間和紙質(zhì)資源，這也是電子信息檔案的極大優(yōu)勢。

（四）傳遞文檔安全

相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，應用電子信息檔案傳輸文檔時，不易發(fā)生文檔丟失、毀損的問題，而且傳輸效率很快。檔案管理者與使用者，通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸即可實現(xiàn)檔案資源的高效傳遞，不僅操作更為便捷高效，而且在一定程度上也確保了檔案的安全性，極大地保護了檔案資源。

二、電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應用風險所在

（一）數(shù)據(jù)安全風險

雖然電子信息檔案有著無可比擬的管理優(yōu)勢，但是具體應用時也存在著較大的安全風險。因為電子信息檔案一般存儲于電腦、光盤或是U盤中，一旦遭遇停電、病毒攻擊等外來突發(fā)事故時，極易發(fā)生檔案信息的丟失、毀損與泄露問題。如一些黑客為了獲取事業(yè)單位的隱秘文件，則利用不法手段通過互聯(lián)網(wǎng)進入計算機系統(tǒng)，盜取有價值的信息檔案，電子檔案的數(shù)據(jù)將會遭受極大安全風險。這類數(shù)據(jù)安全風險，也是困擾事業(yè)單位電子信息檔案管理的最主要風險。

（二）檔案管理風險

電子信息檔案管理起步畢競晚于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式，而且在使用的檔案載體上也與過去存在較大不同，以致于傳統(tǒng)的管理體制很難適應電子信息檔案管理的需求。由于缺乏完善的管理體系支撐，電子信息檔案的管理呈現(xiàn)諸多漏洞和不足，帶來一定程度的風險。同時，檔案管理人員多對電子信息保護的意識不高，且缺乏先進的風險防范技術，對于風險的預測、評估與防范能力較差，極大地增加了信息檔案安全的風險。

三、電子信息檔案管理的應用風險控制措施分析

（一）積極引入最新技術，提升電子檔案安全

當前社會科技的發(fā)展速度，已經(jīng)遠超人們的預期。因此，只要積極引入前端科技來保護電子信息檔案，盡可能地規(guī)避風險，就能在很大程度上保障其安全穩(wěn)定性。而在計算機使用的過程中，需要采取多種防范措施實施保護，根據(jù)實際情況優(yōu)選最佳規(guī)避風險辦法。通常設置密碼是其中使用最為簡單便捷的方法，現(xiàn)在最先進的為電子加密技術，都是對操作系統(tǒng)中的電子信息文件進行密碼設置，再由具備專業(yè)計算機技術的人員實施監(jiān)督控制，即可有效避免外部因素對信息資源的干擾。尤其在互聯(lián)網(wǎng)技術與大數(shù)據(jù)技術充斥的今天，對電子信息檔案進行加密處理，也是與互聯(lián)網(wǎng)相關聯(lián)的項目必備的處理措施。

（二）構(gòu)建完善規(guī)章制度，加強檔案管理實效

對于電子檔案管理漏洞，造成的電子信息檔案應用風險，應該從管理層面及時彌補管理漏洞，確保電子信息檔案的安全性。首先，要根據(jù)電子信息檔案管理需求，制定和完善各項規(guī)章制度，嚴格規(guī)范電子信息檔案的管理行為和流程，使其走出無序化的狀態(tài)，實現(xiàn)科學、高效、規(guī)范化的管理。制度要細致到收集、整理、保管、制作、審查各個環(huán)節(jié)，還要針對事業(yè)單位每個時期的特點，對于電子信息檔案進行補充和完善，讓檔案管理工作有理有據(jù)，能夠有效規(guī)范工作人員行為，進而實現(xiàn)集中統(tǒng)一的管理，充分發(fā)揮電子檔案的高效便捷作用。其次，還要明確管理人員責任及分工，將風險控制責任落實到個人頭上，配合獎懲性的措施，加強管理人員的重視程度，自覺學習和提升管理技能，更好地滿足電子信息檔案管理的需要，服務后續(xù)工作開展。

（三）做好風險預測評估，及時消除預防風險

對于可能發(fā)生的各類電子信息檔案管理應用風險，事業(yè)單位檔案管理部門必須提升風險預測、評估的技能。通過判斷出來的風險類型，進行針對性的預防和化解，最大程度的控制風險影響。要建立及時的風險響應機制，對風險進行及時響應，通過綜合分析電子檔案信息，探討實施過程可能帶來的風險因素，包括風險概率、風險成本、風險預防控制辦法等。同時，這也需要管理者具備高度的風險意識，能夠機警地預見絕大多數(shù)風險，構(gòu)建一整套完善的預防、控制規(guī)劃體系，及時彌補漏洞、消除風險。可以設置網(wǎng)絡安全報警系統(tǒng)，一旦發(fā)現(xiàn)風險苗頭，立即做出防御措施;還要利用殺毒軟件進行定期病毒查殺與系統(tǒng)保護工作;此外，還要在全過程中監(jiān)督和控制文件管理工作，及時發(fā)現(xiàn)風險，盡可能地降低甚至消除風險。

四、結(jié)語

總而言之，事業(yè)單位在大力推廣與應用電子信息檔案管理模式的同時，也應充分意識到其應用存在的風險，科學理性地實施風險控制策略。具體要通過引入新型技術、完善管理制度、做好風險預測評估、提高管理人員技能等方式來實現(xiàn)，積極主動地應對各類風險問題，全面確保電子信息檔案的安全穩(wěn)定性，為事業(yè)單位正常發(fā)展運行提供可靠的基礎保障。

參考文獻：

[1]岳樂華。電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應用及風險控制的措施[J].才智，2019.

[2]孫青.探究電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應用及風險控制的措施[J].經(jīng)濟研究導刊，2018.

[3]付冰.電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應用及風險控制的措施[J].黑龍江科技信息，2016.