對提高基層城建檔案管理水平的探索分析

王二瑋　王國強(qiáng)

摘 要：在網(wǎng)絡(luò)信息時代，檔案管理進(jìn)入新階段，且隨著城市開發(fā)與建設(shè)越來越深入，城市的發(fā)展日益加快，推動基層城建檔案管理工作進(jìn)入新時代，如何提高檔案管理水平是每一位檔案工作者務(wù)必認(rèn)真思考的問題。本文即從城建檔案的主要特征著手，探索提高基層城建檔案管理水平的策略。

關(guān)鍵詞：城建檔案;基層檔案管理;策略;建議

現(xiàn)階段，城市建設(shè)進(jìn)程越來越快，城建檔案管理工作面臨更高的要求，但基層城建檔案管理始終難以緊跟城市發(fā)展的步伐，需要檔案工作者清晰認(rèn)識城建檔案的形成特征，提出工作策略與建議，提高基層城建檔案管理水平，使檔案管理更好地服務(wù)于城市建設(shè)與發(fā)展。

一、城建檔案的主要特征

（一）城建檔案有豐富的內(nèi)容和較強(qiáng)的綜合性

站在歸檔的角度，城建檔案涵蓋形成于前期準(zhǔn)備環(huán)節(jié)的各種資料，包括可行性研究報告、勘察設(shè)計報告;形成于基本建設(shè)環(huán)節(jié)的各種資料，包括施工技術(shù)資料以及監(jiān)理工作資料等;形成于工程竣工之后的各種驗收資料，包括相關(guān)的錄像、照片等。

（二）歸檔周期長，有較強(qiáng)的連貫性

城市建設(shè)工程從立項到規(guī)劃再到?jīng)Q策等準(zhǔn)確工作開始，經(jīng)過施工直到竣工驗收，整個過程往往要經(jīng)歷數(shù)年時間，每一個階段的歸檔資料不僅有明確的類別，且環(huán)環(huán)相扣，形成相對獨立又聯(lián)系密切的有機(jī)整體。

（三）資料來源較廣，涉及眾多部門

城建檔案廣泛涉及規(guī)劃、設(shè)計、電力、電信、消防以及環(huán)保等眾多部門，它們屬于不同管理系統(tǒng)，需要相互之間密切配合.

二、提高基層城建檔案管理水平的策略建議

（一）加強(qiáng)數(shù)字檔案室規(guī)范化建設(shè)

在信息化背景下，各縣區(qū)應(yīng)堅持實行城建檔案數(shù)字化戰(zhàn)略，致力于強(qiáng)化基層城建檔案管理信息化建設(shè)的人才支撐，投入信息化設(shè)備，依據(jù)上級檔案館的要求統(tǒng)一安裝城建檔案系統(tǒng)管理軟件，利用計算機(jī)高效管理城建檔案。在確保城建檔案紙質(zhì)版與電子版接收質(zhì)量時，還要快速將館藏紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案，盡早在線運行、利用所有的數(shù)據(jù);大力建設(shè)地方城建檔案目標(biāo)中心，統(tǒng)一規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，逐漸形成基層城建檔案管理的規(guī)范化，且將數(shù)字檔案室建設(shè)納入基層單位信息化發(fā)展規(guī)劃，與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、自動化辦公系統(tǒng)銜接，歸檔電子文件并加強(qiáng)管理，支持電子政務(wù)的推行。

（二）做好城建檔案管理基礎(chǔ)工作

一方面，豐富基層城建檔案館藏。要想豐富基層城建檔案館藏，就需改變庫存城建檔案門類不全、內(nèi)容單一、結(jié)構(gòu)不合理的狀況。基層檔案工作者要按照相關(guān)要求科學(xué)制定城建檔案管理規(guī)劃，在規(guī)劃的指導(dǎo)下保質(zhì)保量達(dá)成既定目標(biāo);強(qiáng)化基層城建檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)，健全基層城建檔案管理網(wǎng)絡(luò)，把各種關(guān)系理順，促進(jìn)各部門之間的協(xié)調(diào)與合作，同時堅持學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，強(qiáng)化業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

另一方面，做好基層城建檔案鑒定工作。鑒定基層城建檔案是整個檔案管理工作的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對提高城建檔案管理水平有決定性意義。城建檔案鑒定決定著檔案的保存、毀滅，是難度最大的一項工作，因為鑒定基層城建檔案時會受到專業(yè)特征、地理環(huán)境、時間、性質(zhì)以及城市規(guī)模等因素的影響，是一個相當(dāng)復(fù)雜的過程，滲透到基層城建檔案的收集、整理以及立卷、保管等全部環(huán)節(jié)。做好鑒定工作是優(yōu)化基層城建檔案館藏資源、提高案卷質(zhì)量、提高檔案管理水平的重要保證，但基層單位往往缺乏對鑒定工作意義及作用的重視，導(dǎo)致鑒定工作沒能落到實處，處于半停滯狀態(tài)[2]。這就需要基層單位完善城建檔案鑒定機(jī)制，專門設(shè)立鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組、專家小組，制定與鑒定實際相符的工作原則與標(biāo)準(zhǔn)，有機(jī)結(jié)合平時鑒定、定期鑒定，保證順利開展城建檔案鑒定工作。

（三）建立城建檔案知識管理系統(tǒng)

基層城建檔案管理是復(fù)雜的系統(tǒng)，原因很簡單，即忽略對知識的管理，需要建立知識管理系統(tǒng)。基層城建檔案管理勢必要面向城市建設(shè)主題，形成在時間的變化中保持相對穩(wěn)定的、基于集成管理模式的大型數(shù)據(jù)庫，所以信息化建設(shè)是基層城建檔案管理的發(fā)展趨勢。基層單位應(yīng)致力于嘗試依托智能化的管理技術(shù)，形成可擴(kuò)展、可交互操作的分布式數(shù)據(jù)庫，利用互聯(lián)網(wǎng)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，滿足用戶不同需求，切實提高基層城建檔案管理水平。基層單位在建立城建檔案管理知識系統(tǒng)時，應(yīng)綜合考慮各部門人員的隱性知識交流，共享資源，通過互聯(lián)網(wǎng)廣泛收集散存于社會的城建檔案資料[3]。城建檔案知識管理系統(tǒng)能促使城市建設(shè)與規(guī)劃人員應(yīng)用超文本、多媒體等先進(jìn)技術(shù)手段檢索文件和信息資源，同時對需要保密的文檔應(yīng)用電子加密技術(shù)，保證基層城建檔案信息的安全性。而檔案數(shù)字化就是采取先進(jìn)數(shù)字化技術(shù)輔助基層城建檔案管理，讓使用者依托計算機(jī)實時瀏覽或聯(lián)網(wǎng)查詢基層城建檔案，標(biāo)準(zhǔn)化程度高、通用性和可視性較強(qiáng)、安全性高。將網(wǎng)絡(luò)虛擬城建檔案資源館藏化則是依托網(wǎng)絡(luò)鏈接實現(xiàn)城建檔案室的資源共享、文獻(xiàn)互借，形成基層城建檔案虛擬資源。基層城建檔案室之間的資源共享、文獻(xiàn)互借不需要紙質(zhì)檔案，檔案信息共享更便捷，使用者能在任何地點、任何時間利用網(wǎng)絡(luò)便捷地使用有關(guān)于城建檔案的信息，更及時、更準(zhǔn)確地獲取信息資源，節(jié)省大量財力與人力資源。

（四）全面推進(jìn)基層依法治檔工作

國家先后頒布實施了與檔案管理相關(guān)的諸多法律法規(guī)，包括《檔案法》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》《建筑法》以及《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》等，這使得基層城建檔案管理的改革與發(fā)展有了法律依據(jù)和法律保障。尤其是住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部頒布實施了《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》《城市建設(shè)檔案分類大綱》以及《城市地下管線工程檔案管理辦法》等法和規(guī)章，這一系列法律法規(guī)的出臺在推進(jìn)依法治檔、提高基層城建檔案管理水平、促使城建檔案工作法制化、科學(xué)化、規(guī)范化等方面發(fā)揮了重要作用。

全面推進(jìn)基層城建檔案管理依法治檔工作應(yīng)從以下幾個方面作出努力：一是基層單位要大力宣傳城建檔案管理的相關(guān)法律、法規(guī)，宣傳城市建設(shè)管理中城建檔案的重要作用，強(qiáng)化全民管檔意識，共同關(guān)注城建檔案，認(rèn)識它、重視它，自覺向基層單位報送城建檔案。二是成立基層城建檔案工作機(jī)構(gòu)，立足實際情況遵守相關(guān)法律法規(guī)，不管是規(guī)劃許可還是施工許可、質(zhì)量監(jiān)督、竣工驗收、辦理房產(chǎn)證、規(guī)劃驗收等，均要大力監(jiān)管城建檔案管理，規(guī)范各單位的城建檔案收集工作與報送工作。三是依據(jù)現(xiàn)有法律法規(guī)以及基層城建檔案管理職能，大力建設(shè)執(zhí)法隊伍，提高執(zhí)法的能力與水平，開展基層城建檔案管理執(zhí)法大檢查工作，強(qiáng)化法制觀念，提高基層單位依法管檔和依法行政的水平。事實證明，采取法制手段全面推進(jìn)依法治檔工作，這是做好基層檔案管理工作、提高基層城建檔案管理水平的重要途徑。

三、結(jié)語

提高基層城建檔案管理水平、提升基層城建檔案服務(wù)能力是促進(jìn)基層城建檔案事業(yè)健康科學(xué)發(fā)展的基礎(chǔ)。只有立足城建檔案特點，著力提高基層城建檔案管理水平，才能適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息時代的城建檔案管理模式，營造健康的、和諧的檔案工作環(huán)境，全面推動城建檔案事業(yè)又快又好發(fā)展。

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