淺談事業(yè)單位人事檔案管理的重要性及對(duì)策

趙思雅

摘要：人事檔案是事業(yè)單位中很重要的一部分，隨著事業(yè)單位人事制度的變革，其重要性不斷凸顯，因此，當(dāng)前事業(yè)單位的有關(guān)人員需要認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，進(jìn)而采取有效的措施，提升檔案管理的效果，基于此，本文分析了事業(yè)單位人事檔案管理的重要性及對(duì)策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;重要性;對(duì)策

人事檔案中有很多的信息材料，這些都對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展提供重要的幫助，能夠查詢(xún)到有關(guān)人員的工作記錄和學(xué)習(xí)經(jīng)歷，在信息上是真實(shí)和完善的。人事檔案管理可以提升用人標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)人力資源進(jìn)行全面的開(kāi)發(fā)，但是當(dāng)前還有部分事業(yè)單位并未充分意識(shí)到其重要性，使得在管理中存在較多的問(wèn)題，限制了管理的效果，這就需要采取有效的對(duì)策解決問(wèn)題，讓人事檔案管理能夠充分發(fā)揮出其作用，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

1、事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

1.1優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu)

在事業(yè)單位中，要提升人力資源結(jié)構(gòu)的先進(jìn)性，就需要部門(mén)崗位和人才優(yōu)勢(shì)能夠?qū)崿F(xiàn)有機(jī)結(jié)合。現(xiàn)階段，國(guó)內(nèi)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)在高速的發(fā)展中，事業(yè)單位的工作模式也有了改變，其職工也出現(xiàn)了相應(yīng)的變化，對(duì)于這種情況，人事檔案管理中都具備具體的記錄，所以，事業(yè)單位就可以對(duì)其中的信息進(jìn)行全面的利用，將其作為選擇人才和調(diào)動(dòng)人才的依據(jù)，堅(jiān)持優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu)，促進(jìn)人事檔案作用的發(fā)揮。

1.2通過(guò)檔案能夠全面分析個(gè)人能力

事業(yè)單位的人事檔案會(huì)針對(duì)員工個(gè)人的有關(guān)情況進(jìn)行具體的記錄，如，發(fā)展過(guò)程、受教育水平以及學(xué)習(xí)情況等，因此，事業(yè)單位在人事調(diào)動(dòng)以及上任時(shí)，就需要利用人事檔案管理，依據(jù)檔案中的有關(guān)資料信息，對(duì)員工進(jìn)行有針對(duì)性的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。還要依據(jù)員工的部分愛(ài)好以及專(zhuān)業(yè)情況，有目的性的提高他們的能力，促進(jìn)人才培養(yǎng)效率和效果的提升。

1.3人事調(diào)動(dòng)作用

國(guó)內(nèi)事業(yè)單位要是進(jìn)行人員調(diào)動(dòng)，就需要綜合的了解有關(guān)人員的學(xué)習(xí)以及工作經(jīng)歷，同時(shí)要綜合分析其的才能和性格，這就需要先掌握有關(guān)的信息，進(jìn)而才能合理的進(jìn)行分析。要了解這些信息，除了利用人際關(guān)系之外，主要的方式就是利用人事檔案中的信息，所以，事業(yè)單位需要提升對(duì)人事檔案管理的重視程度，在提供部分有關(guān)資料時(shí)，就需要先從人事檔案管理那里獲得更系統(tǒng)的資料，讓人事管理可以更好的開(kāi)展，提升管理的效率和效果[1]。

1.4個(gè)人考評(píng)任用的信息基礎(chǔ)

現(xiàn)階段的事業(yè)單位對(duì)于績(jī)效以及最后的考核都很?chē)?yán)厲，員工的考核最終結(jié)果對(duì)他們自己具有重要影響，會(huì)關(guān)系到他們的利益以及晉升問(wèn)題。人事檔案管理可以對(duì)個(gè)人評(píng)估和考核提供充足的條件，且還可以把最后的考核結(jié)果記錄到檔案資料中。單位在全方面的了解員工的信息時(shí)，就能夠?qū)θ耸聶n案管理來(lái)進(jìn)行，進(jìn)而科學(xué)合理的對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行判斷。

1.5是人事管理的重要參考資料

結(jié)合國(guó)內(nèi)事業(yè)單位人員的任免機(jī)制，所有人事調(diào)動(dòng)以及任免都需要對(duì)員工的工作以及個(gè)人經(jīng)歷進(jìn)行考察，要對(duì)員工的各種情況進(jìn)行綜合的了解，這就需要利用人事檔案，為人事管理提供依據(jù)。

2、事業(yè)單位人事檔案管理的對(duì)策

2.1提升對(duì)人事檔案管理的重視程度，對(duì)管理制度進(jìn)行完善

人事檔案管理是事業(yè)單位中的一個(gè)重要組成部分，其對(duì)單位的發(fā)展具有重要的意義，這就需要當(dāng)前各事業(yè)單位能夠充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，提升對(duì)其的重視程度，定期的進(jìn)行調(diào)度、分析和檢查檔案的工作，提升在人事檔案管理中各方面的投入。要注重在單位內(nèi)構(gòu)建專(zhuān)門(mén)的人事檔案工作室，優(yōu)化和改善工作中需要用到的硬件設(shè)施，形成正確的管理意識(shí)，能夠在實(shí)踐工作中督促管理人員執(zhí)行有關(guān)的管理制度，促進(jìn)人事檔案管理效果的提升，提升其規(guī)范性。除此之外，事業(yè)單位需要堅(jiān)持對(duì)人事檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化和健全，單位需要結(jié)合國(guó)家以及結(jié)構(gòu)內(nèi)設(shè)置的有關(guān)制度，制定和自身發(fā)展相適應(yīng)的具體制度內(nèi)容，全面的執(zhí)行制度，尤其是需要形成計(jì)算機(jī)輔助制度，這樣能夠提升人事檔案管理的效率，讓檔案信息的收集以及查詢(xún)流程可以實(shí)現(xiàn)更清晰，防止檔案中產(chǎn)生不真實(shí)的信息，健全單位內(nèi)人事檔案管理細(xì)則，促進(jìn)人事檔案整理工作的開(kāi)展，提升其科學(xué)性以及有效性。

2.2加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)

當(dāng)前是信息時(shí)代，各種信息技術(shù)得到了極大的發(fā)展，其在各個(gè)領(lǐng)域中也得到了廣泛的運(yùn)用，在事業(yè)單位的人事檔案中進(jìn)行運(yùn)用能夠有效提升檔案管理的效率和效果，因此，要加快檔案管理的信息化建設(shè)，讓其可以滿足社會(huì)對(duì)于檔案信息提出的新要求。事業(yè)單位需要對(duì)檔案管理工作中要用到的各種現(xiàn)代信息化技術(shù)設(shè)備進(jìn)行配備，有效的輔助檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理，這樣可以顯著的減少檔案原件的損壞，有利于人事檔案的使用壽命增加[2]。人事檔案管理還要運(yùn)用有關(guān)的處理軟件進(jìn)行統(tǒng)一的管理，具備特定權(quán)限的檔案管理人員能夠通過(guò)查詢(xún)軟件和信息技術(shù)檢索查閱一些人事檔案信息，這能夠促進(jìn)工作效率的提升。可以看到，在事業(yè)單位的人事檔案管理中運(yùn)用信息技術(shù)和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)傳媒，能夠讓檔案實(shí)現(xiàn)共享性，對(duì)其的價(jià)值影響范圍進(jìn)行拓展。

2.3提高人事檔案管理人員的素質(zhì)水平，加強(qiáng)相關(guān)培訓(xùn)

當(dāng)前國(guó)內(nèi)的經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)在不斷的變化，檔案管理工作也受到了影響，其朝著科技化管理模式發(fā)展，在模式上的改變，自然也對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)水平提出了新的要求。人事檔案管理人員是人事檔案管理工作的直接實(shí)踐者，他們的素質(zhì)水平會(huì)直接影響到管理的效果，因此，事業(yè)單位就需要注重組織有關(guān)人員開(kāi)展系統(tǒng)的培訓(xùn)，他們不僅需要具備扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)文化知識(shí)，還需要掌握科技化的管理手段和正確的癥狀傾向。另外，還需要強(qiáng)化和其他相關(guān)部門(mén)的交流，了解各個(gè)工作環(huán)節(jié)，隨時(shí)結(jié)合工作的進(jìn)度情況對(duì)工作流程進(jìn)行合理的調(diào)整。檔案管理人員是檔案管理工作的保障，所以，他們需要堅(jiān)持提升自己的素質(zhì)水平，滿足時(shí)代發(fā)展的要求，進(jìn)而推動(dòng)國(guó)內(nèi)事業(yè)單位的發(fā)展。

2.4構(gòu)建完善的人事檔案管理制度

事業(yè)單位的人事檔案管理部門(mén)需要制定相應(yīng)的制度，采取責(zé)任追究制，把責(zé)任劃分到具體的檔案管理人員身上，確保工作質(zhì)量，清楚規(guī)定各級(jí)負(fù)責(zé)人以及管理人員的工作責(zé)任以及任務(wù)，將這些都加入他們的考核中，進(jìn)而推動(dòng)管理工作的開(kāi)展。另外，還需要注重定期的對(duì)人事檔案歸檔工作進(jìn)行檢查，這一點(diǎn)也很重要，在錄入人事檔案的過(guò)程中要嚴(yán)格的遵守制度以及規(guī)范，確保人事檔案的完整性以及正確性，對(duì)檔案的嚴(yán)肅性以及真實(shí)性進(jìn)行維護(hù)。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，可以看到人事檔案管理對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的影響，其對(duì)人才的選拔以及任用很重要，既可以篩選出最優(yōu)秀的人才，還能夠剔除組織中的蒼蠅蛀蟲(chóng)，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展具有積極促進(jìn)作用，所以，當(dāng)前需要充分認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，并采取有效的對(duì)策，提升管理的效果。

參考文獻(xiàn)：

[1]李瑩.事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題及解決措施.中國(guó)民族博覽.2016（06）：219-250

[2]徐雪梅.事業(yè)單位人事檔案管理的重要性及對(duì)策探討.人力資源管理.2016（07）：307