財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心費(fèi)用報(bào)銷問題研究

謝紫微

摘要：在技術(shù)變革與商業(yè)創(chuàng)新的影響下，財(cái)務(wù)管理信息化也隨之走向財(cái)務(wù)云時(shí)代，在“大數(shù)據(jù)、智能化、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算”背景下財(cái)務(wù)共享服務(wù)應(yīng)運(yùn)而生。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在我國(guó)得到了較明顯的發(fā)展，且現(xiàn)階段建立目的仍然集中在降低企業(yè)成本，本文以財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心費(fèi)用報(bào)銷為研究點(diǎn)，對(duì)比其與傳統(tǒng)報(bào)銷的差異，并通過現(xiàn)行費(fèi)用報(bào)銷模板運(yùn)用提出改進(jìn)。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心;費(fèi)用報(bào)銷;網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng);優(yōu)化

一、引言

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心作為一種新型的管理模式，通過將集團(tuán)企業(yè)中可以標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)進(jìn)行整合與流程再造，以達(dá)到企業(yè)內(nèi)部整合資源，降低成本與提高效率的目的。從20世紀(jì)80年代，福特公司在歐洲建立起第一個(gè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，這將作為一種趨勢(shì)在各大企業(yè)中陸續(xù)推行，我國(guó)第一個(gè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心由中興通訊在2005成立并推廣使用。2013年12月6日，財(cái)政部印發(fā)《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》指出：“分公司、子公司數(shù)量多、分布廣的大型企業(yè)，企業(yè)集團(tuán)應(yīng)當(dāng)探索利用信息技術(shù)促進(jìn)會(huì)計(jì)工作的集中，逐步建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心”。2015年，十八屆五中全會(huì)首提共享經(jīng)濟(jì)概念，可以預(yù)計(jì)，以信息化為手段的共享服務(wù)理念是對(duì)未來共享經(jīng)濟(jì)在服務(wù)領(lǐng)域的一個(gè)重要支撐。

2015年北京國(guó)家會(huì)計(jì)學(xué)院發(fā)布的《2015中國(guó)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心調(diào)研報(bào)告》中提到80%的企業(yè)認(rèn)為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)入迅速發(fā)展階段，并且采用了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后帶來的運(yùn)行效果明顯，能有效推動(dòng)企業(yè)管理會(huì)計(jì)、司庫(kù)建設(shè)和風(fēng)險(xiǎn)管理的發(fā)展。《2017年中國(guó)財(cái)務(wù)共享服務(wù)調(diào)研報(bào)告》發(fā)布，財(cái)務(wù)共享中心已建立與計(jì)劃建立的比例高達(dá)97.62%，目前財(cái)務(wù)共享實(shí)現(xiàn)功能最多的是費(fèi)用報(bào)銷，占比75%，且在已實(shí)施共享的被凋研企業(yè)單位發(fā)票成本小于5元，好于未共享的企業(yè)。由此可見，現(xiàn)行的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心仍然以降低成本為主導(dǎo)，而費(fèi)用報(bào)銷作為企業(yè)集團(tuán)業(yè)務(wù)中零碎、可重復(fù)操作、耗時(shí)最長(zhǎng)的流程，是很適合流程再造，采用財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心模式的。費(fèi)用報(bào)銷流程是對(duì)內(nèi)部員工費(fèi)用的審核和支付業(yè)務(wù)。在通常企業(yè)中，費(fèi)用報(bào)銷發(fā)生量大，頻率高，對(duì)服務(wù)時(shí)效和服務(wù)滿意度有相當(dāng)高的服務(wù)水平要求。因此，費(fèi)用報(bào)銷實(shí)施共享服務(wù)具有重要的意義，能夠充分體現(xiàn)共享服務(wù)對(duì)資源集中共享、發(fā)揮規(guī)模效應(yīng)的優(yōu)勢(shì)。

二、傳統(tǒng)費(fèi)用報(bào)銷模式與財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心費(fèi)用報(bào)銷

（一）傳統(tǒng)費(fèi)用報(bào)銷

首先報(bào)銷人員需要填寫書面申請(qǐng)單，并將報(bào)銷的各類票據(jù)分門別類整理好，金額較小票者還需要按照各公司要求粘貼好：接下來將申請(qǐng)單和票據(jù)交由一級(jí)主管進(jìn)行審批，待一級(jí)主管審批完畢流轉(zhuǎn)到二級(jí)主管審批，最后再到總經(jīng)理審批;各部門審批完畢，將報(bào)銷憑證與申請(qǐng)單交付財(cái)務(wù)部門核實(shí)，審核無誤后進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)銷。在這過程中，如果報(bào)銷票據(jù)分等級(jí)還需要各級(jí)主管簽字，這也是不小的工作量。所以傳統(tǒng)報(bào)銷模式對(duì)于報(bào)銷人員來說，既耗時(shí)又耗力，并且受制于地理時(shí)間的限制。往往等待最終的財(cái)務(wù)報(bào)銷成功需要很久時(shí)間，這對(duì)于企業(yè)來說也是一筆成本，費(fèi)用報(bào)銷的效率會(huì)影響到員工的工作效率。

（二）財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心報(bào)銷

錄單是費(fèi)用報(bào)銷的第一個(gè)環(huán)節(jié)。錄單可以由人工完成，也可以由ERP或者其他系統(tǒng)生成。由業(yè)務(wù)員將實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用信息錄入系統(tǒng)，采用了手機(jī)報(bào)銷模式的將更加便捷，錄單可以完全在手機(jī)上進(jìn)行，不受制地理位置限制。填制單據(jù)時(shí)根據(jù)各公司自身要求來填寫，包括申請(qǐng)出差起始、結(jié)束日期，類別，增值稅專用發(fā)票與普通發(fā)票。填制完畢后，單據(jù)將自動(dòng)流轉(zhuǎn)至下一步業(yè)務(wù)經(jīng)理審批，待業(yè)務(wù)經(jīng)理審批后，業(yè)務(wù)員打印費(fèi)用報(bào)銷單，交由財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的財(cái)務(wù)助理，再流轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)經(jīng)理審批，實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用票據(jù)會(huì)由專人使用高拍儀或掃描儀進(jìn)行掃描，屆時(shí)所有報(bào)銷憑證的電子影像資料與費(fèi)用報(bào)銷單一起流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心費(fèi)用崗進(jìn)行審核，審核人員收到影像資料與單據(jù)根據(jù)相關(guān)業(yè)務(wù)信息進(jìn)行審核，對(duì)于一些關(guān)鍵信息，可以補(bǔ)錄或修改，完成對(duì)審核的輔助支持。有異常的單據(jù)需要退回或修正后重新審核。審核無誤的業(yè)務(wù)信息，傳遞到ERP系統(tǒng)中，由系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)的條件生成相關(guān)憑證，之后加以人工的憑證審核工作，完成記賬工作。同時(shí)，審核無誤的業(yè)務(wù)單據(jù)，會(huì)傳遞資金支付崗，出納將相關(guān)信息轉(zhuǎn)換成符合銀行接口標(biāo)準(zhǔn)的支付單據(jù)，通過網(wǎng)銀系統(tǒng)下達(dá)支付指令，進(jìn)行網(wǎng)銀支付。

三、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心費(fèi)用報(bào)銷的實(shí)施

（一）中興通信網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)

系統(tǒng)中包含子模塊：填制單據(jù)、審批、記賬憑證生成、報(bào)表生成與生成、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等。在采用影像管理系統(tǒng)后，網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷能有效緩解實(shí)物流轉(zhuǎn)的報(bào)銷方式所帶來的各種問題。具體包括，在系統(tǒng)中先預(yù)設(shè)各類報(bào)銷模板，滿足不同種類的報(bào)銷需求。報(bào)銷人根據(jù)實(shí)際發(fā)生的報(bào)銷業(yè)務(wù)來填制單據(jù)，報(bào)銷人相關(guān)信息例如工號(hào)、部門等將由系統(tǒng)直接生成。審批人無須使用紙質(zhì)材料，通過系統(tǒng)即可調(diào)閱報(bào)銷單據(jù)來直接審批。待審批完畢單據(jù)自動(dòng)流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)云，資金崗或是財(cái)務(wù)人員隨機(jī)調(diào)取單據(jù)審核，根據(jù)電子影像數(shù)據(jù)與填制單據(jù)來判斷業(yè)務(wù)是否合理合規(guī)，審核完畢后，批量導(dǎo)入ERP系統(tǒng)，最終自動(dòng)生成記賬憑證，并完成報(bào)銷。

中興通訊報(bào)銷系統(tǒng)的特點(diǎn)是將會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的重點(diǎn)從記賬憑證偏向于原始憑證。對(duì)于報(bào)銷這類可重復(fù)操作的業(yè)務(wù)流程化再造，預(yù)設(shè)的模板能夠讓記賬憑證的生成更加自動(dòng)化。對(duì)于財(cái)會(huì)人員只需要先設(shè)定好報(bào)銷模板以及后續(xù)維護(hù)，有效實(shí)現(xiàn)了從報(bào)銷人員源頭上的數(shù)據(jù)資料到記賬憑證的生成高效率，且能控制到源頭數(shù)據(jù)的質(zhì)量。減少紙質(zhì)數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)，減少了財(cái)會(huì)人員的基礎(chǔ)工作量，審批人員可以隨時(shí)調(diào)閱，提高了審批效率。

（二）蘇寧集團(tuán)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)

SOA自主報(bào)銷系統(tǒng)包括接受票據(jù)、掃捕、審核、數(shù)據(jù)錄入、業(yè)務(wù)處理、銀行支付等。首先通過票據(jù)影像系統(tǒng)（DCMIOP）接受票據(jù)，掃捕上傳影像，接下來流轉(zhuǎn)至SOA自動(dòng)報(bào)銷系統(tǒng)，無異常、拒絕的票據(jù)將會(huì)自動(dòng)上傳接受檢查，通過業(yè)務(wù)審核、財(cái)務(wù)審核、領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，完成一系列流轉(zhuǎn)。待審批完畢后，利用網(wǎng)銀系統(tǒng)完成銀行支付。同時(shí)該系統(tǒng)還提供員工服務(wù)，方便客戶咨詢。

蘇寧的網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)主要是針對(duì)企業(yè)員工的自助報(bào)銷，借助于影像管理系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了員工費(fèi)用報(bào)銷的信息化。網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)將報(bào)銷業(yè)務(wù)分門別類，通過系統(tǒng)的“查找與匹配”可以實(shí)現(xiàn)快速定位報(bào)銷單據(jù)，將員工費(fèi)用報(bào)銷分級(jí)分類也能有效降低違規(guī)報(bào)銷的風(fēng)險(xiǎn)。四、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心費(fèi)用報(bào)銷改進(jìn)

（一）預(yù)算管理

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心要以企業(yè)集團(tuán)的戰(zhàn)略發(fā)展為目標(biāo)，制定全面預(yù)算管理制度，將企業(yè)集團(tuán)的所有收支項(xiàng)目都納入預(yù)算管理中。對(duì)于費(fèi)用業(yè)務(wù)較多企業(yè)這點(diǎn)更為重要。采用費(fèi)用預(yù)算管理體系，當(dāng)公司實(shí)際發(fā)生業(yè)務(wù)與預(yù)算偏差較大時(shí)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心需要及時(shí)出具報(bào)告，并采取必要的措施進(jìn)行調(diào)整。盡量杜絕處于全面預(yù)算之外的收支項(xiàng)目，切實(shí)發(fā)揮好財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心數(shù)據(jù)管理職能。

（二）信息系統(tǒng)支持

信息技術(shù)是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心得以發(fā)展的必要支持，現(xiàn)在常用的ERP系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)、預(yù)算管理、銀企直聯(lián)都需要信息系統(tǒng)的強(qiáng)有力支撐，這其中任一環(huán)節(jié)出問題，都會(huì)影響到整個(gè)流程的順利流轉(zhuǎn)。反之，信息技術(shù)的快速發(fā)展也對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心提出了更高要求。對(duì)于每一家采用財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的企業(yè)來說都需要加強(qiáng)與對(duì)口信息公司的合作，采用先進(jìn)的模塊優(yōu)化技術(shù)來打通系統(tǒng)各模塊之間的壁壘，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的無縫對(duì)接，達(dá)到各平臺(tái)互通，讓員工能直接通過企業(yè)報(bào)銷端口進(jìn)入第三方平臺(tái)，完成購(gòu)票等任務(wù)，電子票據(jù)實(shí)時(shí)傳遞報(bào)銷，同時(shí)在數(shù)據(jù)傳遞過程中，加密技術(shù)保證企業(yè)商業(yè)信息不被竊取。

（三）人員管理

已建立了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的企業(yè)員工中有很高比例認(rèn)為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心缺少晉升機(jī)會(huì)，以及與集團(tuán)財(cái)務(wù)部門的良好溝通機(jī)制。人員素質(zhì)不高、簡(jiǎn)單機(jī)械勞動(dòng)是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心人員的典型特征。正是這種對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的認(rèn)識(shí)不足，公司義沒有開通有效晉升通道，造成員工流失率很高。所以公司需要加快財(cái)務(wù)人員的轉(zhuǎn)型，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)向管理會(huì)計(jì)，培養(yǎng)其數(shù)據(jù)分析與決策能力，同時(shí)提供專業(yè)技能與崗位職能培訓(xùn)機(jī)會(huì)，讓員工能得到綜合學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。建立健全一套財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心績(jī)效考核機(jī)制，根據(jù)每個(gè)崗位不同分工對(duì)員工進(jìn)行考核，對(duì)于簡(jiǎn)單機(jī)械勞作的崗位，適時(shí)輪崗。參考文獻(xiàn)：

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