機關社交媒體文件歸檔動因及策略探析

李德敏

摘要：機關社交媒體文件是機關開展其職能活動的原始記錄，不僅具有重要的憑證價值和參考價值，更是反映社會政治、經濟、文化等諸多方面的社會記憶，微時代下對機關社交媒體文件的歸檔工作刻不容緩。文章從技術環境、制度環境和社會環境三方面的變化深刻闡述了機關社交媒體文件歸檔的動因，并從樹立歸檔意識、提升歸檔技術、培育歸檔人才、創新協作方式和建設法治環境五個方面提出了當前機關社交媒體文件的歸檔策略，期望對之后相關制度的研究和法律的完善有所幫助。

關鍵詞：社交媒體；機關文件；歸檔動因；歸檔策略

分類號：G272.2

Causes and Strategies of Archiving Agencies’Social Media Documents

Li Demin

（Department of Library， Information and Archives of Shanghai University， Shanghai， 200444）

Abstract：Social media documents are the original records of agencies’ activities. They not only have great value in evidence and reference， but also reflect the social memory of politics， economy， culture and many other aspects. It is urgent to archive social media documents in the micro-era. This paper expounds the motivation of the archiving of social media documents from three aspects： the change of our technological environment， institutional environment and social environment. It also puts forward some suggestions on the archiving of social media documents from five aspects： establishing consciousness， improving technology， cultivating talents， innovating collaborative methods and building a legal environment. It expects to be helpful for the perfection of related study and law.

Keywords：Social Media； Agency Documents； Archiving Cause； Archiving Strategy

1引言

隨著信息化程度不斷加深，以微信、微博、微視頻和客戶端為代表的社交媒體與我們的生活聯系日益緊密。利用這一工具和平臺，人們發表意見和建議，分享經驗與見解。以“三微一端”為代表的新媒體不僅為黨政機關和各級人民團體（以下簡稱“機關”）發布信息提供了新的路徑，也使機關與群眾密切互動成為可能。傾聽人民的意志，凝聚人民的智慧，解決人民的后顧之憂，這不僅體現了我國對公民的尊重，更有利于機關鞏固自身公信力。

機關社交媒體文件作為機關開展其職能活動的原始記錄，既有重要的憑證和參考價值，又反映了社會政治、經濟、文化等諸多方面的社會記憶，微時代下，歸檔機關社交媒體文件勢在必行。

2機關社交媒體文件歸檔的動因

機關文件材料是指機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄[1]。通過梳理我國機關社交媒體文件歸檔的相關政策法規可以發現，早在2016年，檔案事業“十三五”規劃中就提到，要研究、開發并收集重要Web資源和歸檔社交媒體文件的方法[2]。但是直到2019年，《機關檔案管理規定》（國家檔案局令第13號）的第23條才正式將社交媒體產生的機關文件納入機關檔案的范圍，即“機關檔案包括：業務數據、公務電子郵件、網頁信息、社交媒體檔案”[3]。此后，國家檔案局辦公室于2019年3月向社會及有關部門征求對《政府網站網頁歸檔指南》《政務服務事項電子文件歸檔規范》等六個檔案行業標準項目的意見。由此可見，目前，我國尚未就機關社交媒體文件的歸檔發布具體的標準規范或政策指導方針。然而隨著技術環境、政策環境和社會環境的不斷變化，機關社交媒體文件在社會中扮演著愈加重要的角色，其歸檔問題迫在眉睫。

2.1技術環境的變化：Web2.0時代和大數據時代的到來

社交媒體建立在Web2.0的理念和技術之上，允許用戶為其內容創建和交換一系列基于Internet的應用程序[4]，涵蓋了客戶端、微信、微博、微視頻、博客、論壇等。目前，中國互聯網已全面進入Web2.0時代，不同主體可以通過雙向互動從而實現信息共建[5]。社交媒體的開放性與互動性，為機關的宣傳打開了新的維度，從信息的單向傳播轉向聽民意、聚民智的雙向互動；社交媒體的即時性，為機關的信息公開和輿情應對開啟了新的窗口，重要事件發生后，權威與主流的聲音將通過社交媒體占領傳播高地。目前，許多機關已在社交媒體上開設公共賬戶。“截至2017年底，新浪政府微博賬號超過17萬，騰訊政府微信公眾號超過51萬，政府事務APP超過1000個。2017年，僅在新浪微博上，他們就發出了超過8000萬條信息，總閱讀量為3303億，擁有24.6億粉絲。”[6]也就是說，通過社交媒體平臺，各級機關都積極與公眾進行雙向互動和信息互建。機關社交媒體文件也應運而生。

大數據時代，機關在社交媒體中產生的與其工作相關的各種法律、規定、指示、通知、計劃、總結等數據總量呈爆炸式增長，最終作為機關社交媒體檔案保存下來的信息也相應激增，僅憑“紙、筆和聰明的頭腦”，已經不能分析處理絕大部分的數據。同時，機關社交媒體文件種類繁多，除去文本、數字、圖片、音頻、視頻等常規類型外，還涉及超鏈接、二維碼等新類型。數量龐大、種類繁雜、邏輯簡單容易理解的結構化數據比例越來越少，而非結構化數據的總量在2015年已經超過85%，并且其增速是結構化數據增速的兩倍以上[7]。

因此，Web2.0和大數據的時代背景下，歸檔數量龐大、種類繁多的機關社交媒體文件，必須制定統一的歸檔格式標準，采用專門的社交媒體文件歸檔軟件，緊跟時代發展的潮流。

2.2制度環境的變化：檔案事業“十三五”規劃和國家檔案局第13號令的頒布實施

2016年4月，國家檔案局發布了《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》，將社交媒體文件的歸檔及管理列為主要任務和指標之一。此前，《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894-2016）提出，關于網頁、社交媒體類電子文件的歸檔范圍，參照2006年12月發布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局令第8號）[8]。不難發現，雖然我國越來越重視社交媒體文件的歸檔，也發布了相關的規范、規章等，但參考的歸檔范圍標準太過陳舊，無法處理當前數量龐大、類型多樣的社交媒體文件，更無法對其歸檔提供更有針對性的指導。

2018年10月，國家檔案局再次發布第13號令，正式將社交媒體檔案納入機關檔案的范圍。這無疑對機關文件的歸檔提出了新的要求：除去傳統的文書、音像、實物檔案等，機關在社交媒體中形成的與公務活動相關，對國家和整個社會有查考、利用及保存價值的歷史記錄，都將作為機關檔案保存下來。然而，新規定的頒布并沒有相關法律規范的銜接，直到2019年3月，國家檔案局辦公室仍在征求有關部門對六個檔案行業標準項目的意見，如《政府網站網頁歸檔指南》和《政務服務事項電子文件歸檔規范》。因此，隨著政策環境的不斷變化，機關社交媒體文件相關的歸檔管理和開發利用問題都必須盡快提上議程。

2.3社會環境的變化：公眾崛起時代的到來

2014年5月，中共中央辦公廳和國務院辦公廳發布了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，提出“規范并支持社會力量參與檔案事務。充分發揮檔案學會等社會組織的作用……支持企業，社會組織和個人依法設立檔案事業發展基金”[9]。可以看出，公眾參與是檔案管理走向檔案治理的必然要求。

就社會集體而言，機關社交媒體文件反映了當今社會的政治、經濟、文化等諸多變化，記錄著社會發展的歷史軌跡，理應歸檔保存。作為社會記憶的一部分，機關社交媒體檔案不僅使研究人員能夠不斷開發利用這類檔案信息資源，了解、梳理國家機關的關注熱點、政策變化等，而且有利于學界更加全面研究國家的立法過程、社會流行熱點演變等現實變遷問題。

就公民個人而言，新時代下，公眾不再是“看客”，他們是機關社交媒體文件的互動群體和受眾，生產和提供機關社交媒體文件信息資源。公眾參與和監督對于變革機關社交媒體文件的歸檔管理方式至關重要。機關社交媒體文件歸檔工作，不僅涉及網絡服務提供商的技術存儲問題，還涉及公眾參與互動、信息不間斷動態增長的問題。因此，機關社交媒體文件的歸檔工作，必須發揮公眾的智慧，多方協作，支持機關社交媒體文件的歸檔、保存管理和開發利用。

3機關社交媒體文件歸檔策略

鑒于當前我國機關社交媒體文件歸檔工作存在歸檔技術落后、政策銜接不到位、標準不一致等問題，筆者從樹立歸檔意識、提升歸檔技術、培育歸檔人才、創新協作方式和建設法治環境五方面，對機關社交媒體文件的歸檔工作提出如下策略。

3.1樹立“記憶自覺”意識是先導

正確的意識對于促進客觀事物發展并引導人們實踐至關重要。只有意識到機關社交媒體文件歸檔的重要性，樹立“記憶自覺”意識，才能為其歸檔工作做好準備。

一方面，各級機關要積極樹立“記憶自覺”意識。首先，要不斷強調社交媒體文件的歸檔意義，讓機關工作者認識到社交媒體檔案的價值，領悟到機關社交媒體文件歸檔的必要。其次，檔案部門等記憶機構可與各級機關展開合作，在如何歸檔機關社交媒體文件方面展開相關的培訓教育，“加強一線負責人的歸檔意識，改進工作人員的操作方式”[10]。

另一方面，各級機關要主動幫助社會公眾樹立“記憶自覺”意識。例如在機關檔案工作者的指導下，招募選拔部分社會志愿者進行社交媒體文件歸檔實踐，以多元化的方式展現機關社交媒體檔案的價值，幫助社會公眾樹立“記憶自覺”意識，同時增強社會公眾對機關的信任，方便之后開展高效便民的機關工作，與公眾共建共享社會記憶等。

3.2提升機關社交媒體文件歸檔技術是前提

社交媒體文件的捕獲和歸檔方式，目前包括“直接存檔、網絡鏈接存檔、內容尋址存檔等”[11]。一般來說，“社交媒體捕獲歸檔工具應考慮其爬取內容的限制，抓取的頻率，抓取的質量，抓取內容的輸出格式和存儲位置，捕獲數據的分析和檢索，兼容性，通用性，安全性等特點”[12]。

根據《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002），歸檔機關社交媒體文件的過程大致如圖1所示。機關社交媒體文件形成后，經過一定時間的轉發、評論、回復等信息傳播活動后，依照社交媒體文件歸檔范圍和保管期限的規定進行價值鑒定，將不歸檔的信息直接過濾，對于需要歸檔的元數據信息，依據統一的歸檔標準對其進行格式轉換，再導入至機關的檔案管理系統。“然后，系統根據元數據進行分類，確定文件檔號并對信息進行著錄，完成上述步驟后進行數字簽名。最后，對信息的真實性，可靠性，完整性和可用性檢測后，再保存信息。”[13]

在捕獲方法上，目前常用的捕獲社交媒體文件的方法包括：使用爬蟲軟件或其他軟件來創建網站本地版本；使用網頁捕獲工具；使用平臺專門的應用程序編程接口（API）提取內容；使用RSS源、聚合器或手動方法捕獲內容；以及使用內置于一些社交媒體平臺中的工具導出內容[14]。

具體采用何種捕獲方法，要看機關社交媒體文件的歸檔需求，以及機關所使用社交媒體平臺的技術配置。在社交媒體文件歸檔技術水平方面，國外相對比較成熟，但由于我國與英美等發達國家使用的主流社交媒體平臺并不相同，所以無法直接照搬使用國外的歸檔工具。但是，我國在一定程度上可以借鑒美國、英國、澳大利亞等發達國家的歸檔工具，按照我國現有情況，與社會公眾、網絡服務提供商、檔案部門等多方合作，早日研發出適合我國機關使用的主流社交媒體平臺的文件捕獲歸檔技術。

3.3培育機關社交媒體文件歸檔人才是基礎

宋代胡瑗先生曾說過“致天下之治者在人才”，要想做好機關社交媒體文件歸檔工作，培育相應的專業人才是基礎。

各級機關在配備相應數量檔案人員的同時，應投入一定資金用于培訓以加強檔案人員的專業素養，尤其是要著重提升機關檔案人員的歸檔能力。其歸檔能力，包括對是否應該歸檔的機關社交媒體文件的價值判斷，對捕獲歸檔工具的熟練應用，以及對已歸檔文件的質量檢查等諸多方面。

鑒于此，各級機關可以從以下兩方面提升機關檔案人員的歸檔能力。一是通過網絡授課或線下講座等形式，自上而下，分層開展，提升在編機關檔案人員的歸檔能力；二是提高人才選拔標準，例如要求必須熟練掌握一些新興信息技術手段或設備，便于入編后可以盡快著手機關社交媒體文件的歸檔工作。

3.4創新機關社交媒體文件歸檔協作方式是關鍵

機關社交媒體文件的形成，涉及機關、網絡服務提供商與社會公眾三個方面，其歸檔工作還須考慮檔案部門等記憶機構。為了做好機關社交媒體文件的歸檔工作，四方合作是關鍵。

鑒于四方之間協調相對復雜，筆者認為應該創立“機關元歸，多元共歸”的機關社交媒體文件歸檔協作模式，如圖2所示。

各級機關，作為機關社交媒體文件的主要形成與發布方，在歸檔機關社交媒體文件時，必須肩負主導性職責，要作為紐帶連接好檔案部門等記憶機構、網絡服務商和社會公眾，組織并推動機關社交媒體文件檔案化工作。首先，各級機關應發揮引導作用，針對不同的社交媒體平臺，幫助檔案部門等記憶機構制定機關社交媒體文件歸檔計劃，包括歸檔范圍、歸檔標準、歸檔周期、歸檔查詢、歸檔存儲、歸檔人員培訓、歸檔開發和利用等。其次，各級機關必須先與網絡服務提供商簽訂合同，結合機關社交媒體文件的特點，與之合作開發和測試專門的機關社交媒體文件歸檔工具和軟件，從而確定最終采用何種捕獲歸檔技術。最后，各級機關應鼓勵社會公眾參與，如征集機關社交媒體文件的歸檔標準制定的相關意見和建議、在線開發利用公開的機關社交媒體檔案等等，深化公眾對機關社交媒體文件的理解和認識，提升機關的公信力。

檔案部門等記憶機構，應發揮專業優勢，積極采納機關和公眾提出的相關意見和建議，在切實調研后從宏觀層面盡快制定相關的指導性政策，明確機關社交媒體文件的歸檔范圍、標準等，科學界定和解釋其性質、概念、分類、采集、鑒定、保存和利用問題。此外，檔案部門還可以發布一些技術指導政策文件，以幫助各級機關開展社交媒體文件歸檔實踐。

網絡服務提供商需要在機關社交媒體文件歸檔方面提供強有力的技術支持，根據檔案部門提供的關于機關社交媒體文件的“背景、內容、結構等方面的標準、制度、系統功能需求進行系統開發和功能實現”[15]，比如一些元數據方案和社交媒體的平臺條款，既可以滿足文件管理的要求，又可以為機關或檔案部門提供特定的接口或工具，保證機關或檔案部門可以按照規定獲得文件的所有權和管理權。此外，網絡服務提供商還可以與各級機關深度合作，對一定范圍內的機關社交媒體文件進行數據挖掘，利用主題分析法提取有價值的信息，幫助各級機關拓展服務方式，利用社交媒體開展精準服務。

社會公眾不能置身事外，也應為機關社交媒體文件的歸檔工作做出一定努力。除積極在機關社交媒體平臺上互動留言轉發，參與信息共建共享外，一些社會公眾同樣可以“幫助開發技術與工具、完善政策與策略、提供平臺與空間支持、實現眾包管理等”[16]。通過推廣PPP（公私合伙制）模式，使社會公眾參與到機關社交媒體文件歸檔工作中來，不僅為歸檔工作提供了資金和技術支持，同時，它還有利于傳播“記憶自覺”理念，推動機關社交媒體文件歸檔工作的進一步發展。

3.5建設機關社交媒體文件歸檔法治環境是保障

如前文所述，目前我國有關機關社交媒體文件的法律、法規、政策、指南、標準等相較美國、英國和澳大利亞等發達國家而言比較匱乏，已頒布的相關政策標準僅包括《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國家檔案局令第6號）、《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局令第8號）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894-2016）等，對政府政務社交媒體文件歸檔還沒有明確的法規制度。如果要順利開展機關社交媒體文件的歸檔工作，就必須在政策指導的基礎上，進一步完善相關法律法規。用法律的權威性和強制性，來幫助機關社交媒體文件歸檔政策扎實落地。

具體來說，在捕獲歸檔機關社交媒體文件時，應該充分考慮如何分配不同階段所形成的機關社交媒體文件的所有權與管理權，以法律法規形式明確歸檔捕獲機關社交媒體文件的時間節點與頻率、歸檔數據的隱私安全、歸檔期限以及之后的檔案銷毀等問題，從制度上為機關社交媒體文件歸檔工作的開展保駕護航。通過建設良好的機關社交媒體文件歸檔法治環境，確保所有機關在線發布的文件在其形成的社交媒體平臺可以隨時隨地被獲取利用，確保“歸檔主體在歸檔過程中獲得必要的法律保障，同時避免侵犯他人的合法權利”[17]，確保真實且完整地歸檔保存機關社交媒體文件，以及對其后續合理的開發利用。

總而言之，要想做好機關社交媒體文件的歸檔工作，必須從樹立歸檔意識、提升歸檔技術、培育歸檔人才、創新協作方式和建設法治環境五個方面同時發力，這樣才能充分實現機關社交媒體文件的憑證參考價值，助力公眾對機關社會信任的建立，為國家、社會和公眾留存證據與記憶。

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