加強(qiáng)鐵路物資計(jì)劃管理工作 提高采購(gòu)供應(yīng)效率

張亞新

摘要：物資管理是現(xiàn)代鐵路企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要組成部分，其中物資計(jì)劃是物資管理的起點(diǎn)，是物資采購(gòu)供應(yīng)的首要依據(jù)。做好物資計(jì)劃是實(shí)現(xiàn)所購(gòu)物資功能作用和控制采購(gòu)供應(yīng)成本的重要源頭環(huán)節(jié)。本文結(jié)合鐵路企業(yè)近年物資計(jì)劃和采購(gòu)供應(yīng)工作實(shí)際，思考物資計(jì)劃工作中的短板，提出優(yōu)化物資計(jì)劃工作的建議，以促進(jìn)物資采購(gòu)供應(yīng)質(zhì)效的提升。

關(guān)鍵詞：物資;計(jì)劃工作;采購(gòu)供應(yīng);質(zhì)效

自2017年公司制改革后，集團(tuán)公司更加突出成本效益意識(shí)，因此迫切需要通過(guò)精細(xì)化管理向內(nèi)深挖物資管理潛力，而物資計(jì)劃又是整個(gè)物資供應(yīng)鏈管理中的龍頭，可以說(shuō)做好物資計(jì)劃是提高物資采購(gòu)供應(yīng)質(zhì)效的關(guān)鍵。

物資計(jì)劃是一切物資采購(gòu)供應(yīng)實(shí)施的首要條件，根據(jù)其階段性目的和狀態(tài)區(qū)別可以簡(jiǎn)單分為物資需求計(jì)劃和物資采購(gòu)計(jì)劃兩種表現(xiàn)形式。本文物資計(jì)劃統(tǒng)指需求計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃（含方案）。

物資需求計(jì)劃是具體物資（設(shè)備）使用或消耗部門為確保正常或優(yōu)化生產(chǎn)而提出對(duì)特定物資的需求，內(nèi)容包含需要“什么樣物資、多少數(shù)量、什么時(shí)候到貨（安裝）、如何售后保障”等關(guān)鍵要素，這些關(guān)鍵要素也正是后續(xù)采購(gòu)供應(yīng)的目標(biāo)和要求;而物資采購(gòu)計(jì)劃則是為實(shí)現(xiàn)物資需求計(jì)劃目標(biāo)和要求面向市場(chǎng)用于采購(gòu)實(shí)施而編制的計(jì)劃。

一、原有物資計(jì)劃工作存在的主要問(wèn)題和困難。

（一）部分物資計(jì)劃編制粗糙，影響采購(gòu)實(shí)施。

1.目錄使用不規(guī)范。

目前集團(tuán)公司運(yùn)營(yíng)維修物資管理已全程納入鐵總統(tǒng)一開(kāi)發(fā)的3.0版本物資管理信息系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱3.0系統(tǒng)），該系統(tǒng)管理最基礎(chǔ)的要素單元就是物資目錄。目錄可以理解為物資的身份證，其管理要求必須準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)，不同物資具有排它性，它是3.0系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確的關(guān)鍵基礎(chǔ)。

2.技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不完整、不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)。

目前經(jīng)評(píng)審的最低價(jià)中標(biāo)是集團(tuán)公司最主要的物資采購(gòu)方式。由于部分物資中標(biāo)價(jià)過(guò)低，質(zhì)量得不到保障，導(dǎo)致質(zhì)量與價(jià)格之間的矛盾成為近年來(lái)鐵路物資采購(gòu)領(lǐng)域爭(zhēng)論的焦點(diǎn)。其癥結(jié)就在于物資采購(gòu)計(jì)劃編制質(zhì)量不高，而投標(biāo)企業(yè)，作為天生的利益追逐者，在本能的驅(qū)使下，必然會(huì)以滿足采購(gòu)技術(shù)要求的

按照公開(kāi)、公平、公正的原則，評(píng)委很難依據(jù)低質(zhì)量的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)將質(zhì)低產(chǎn)品拒之門外，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)編制質(zhì)量直接影響采供質(zhì)效。

3.計(jì)劃數(shù)量不準(zhǔn)確，物資積壓風(fēng)險(xiǎn)大。

采購(gòu)計(jì)劃編制人員沒(méi)有充分調(diào)查了解市場(chǎng)現(xiàn)貨情況和生產(chǎn)供貨周期以及本單位生產(chǎn)用料的趨勢(shì)，往往憑經(jīng)驗(yàn)或直接采納車間班組的計(jì)劃申請(qǐng)單，很難科學(xué)地預(yù)判物資使用量的變化，加之客觀上存在物資短缺會(huì)造成生產(chǎn)停工影響運(yùn)輸安全的風(fēng)險(xiǎn)，就容易產(chǎn)生寧多毋缺的保險(xiǎn)想法，提報(bào)計(jì)劃時(shí)傾向于多購(gòu)多存，看似使用方便了，但產(chǎn)生了新的問(wèn)題：進(jìn)料過(guò)多很難正常消耗，便造成物料呆滯，降低整體采供質(zhì)效。

4.計(jì)劃價(jià)格偏離市場(chǎng)價(jià)格。

盡管集團(tuán)公司現(xiàn)有文件制度對(duì)物資計(jì)劃價(jià)格形成有明確管理規(guī)定，但實(shí)際工作中計(jì)劃提報(bào)單位市場(chǎng)調(diào)查未能做到“充分”二字，甚至圖省事直接將原來(lái)的歷史采購(gòu)價(jià)當(dāng)作新編制物資計(jì)劃的價(jià)格，造成與當(dāng)前市場(chǎng)價(jià)的偏離，進(jìn)而直接影響采購(gòu)結(jié)果。如果計(jì)劃價(jià)格設(shè)置比市場(chǎng)價(jià)格高，當(dāng)因投標(biāo)人競(jìng)爭(zhēng)不充分轉(zhuǎn)為事實(shí)的談判采購(gòu)時(shí)，會(huì)增加價(jià)格談判困難，加大我方采購(gòu)成本。

（二）供貨時(shí)限要求苛刻。

物資采購(gòu)不僅僅是解決交易價(jià)格的問(wèn)題，采購(gòu)計(jì)劃中的各項(xiàng)條款比如物資送貨（安裝）時(shí)間、售后服務(wù)都會(huì)影響采購(gòu)供應(yīng)的質(zhì)效。

鐵路運(yùn)輸企業(yè)作為大型國(guó)有企業(yè)自有其計(jì)劃項(xiàng)目運(yùn)作多年沉淀形成的流程模式，某些計(jì)劃項(xiàng)目從申請(qǐng)立項(xiàng)、調(diào)研論證到最后審批下達(dá)耗時(shí)較長(zhǎng)，同時(shí)受其資金成本管理限制，又要求必須在同一年度內(nèi)完成供應(yīng)、開(kāi)具增值稅專用發(fā)票，或者有些臨時(shí)項(xiàng)目任務(wù)緊（例如春運(yùn)補(bǔ)強(qiáng)），很容易造成正式提報(bào)采購(gòu)計(jì)劃時(shí)所剩采購(gòu)供應(yīng)時(shí)間已不充足，留給中標(biāo)企業(yè)生產(chǎn)備貨、供應(yīng)發(fā)貨以及安裝的時(shí)間不多。部分潛在投標(biāo)人會(huì)因供貨時(shí)間要求苛刻，時(shí)限過(guò)于緊張，擔(dān)心供貨風(fēng)險(xiǎn)而放棄投標(biāo)，進(jìn)而削弱該采購(gòu)項(xiàng)目競(jìng)爭(zhēng)的充分性。

實(shí)際工作中運(yùn)營(yíng)維修物資采購(gòu)計(jì)劃一樣存在供貨時(shí)限要求不合理而導(dǎo)致后續(xù)采購(gòu)供應(yīng)的綜合質(zhì)量和效益不高。

（三）商務(wù)資格條件設(shè)置偏頗。

采購(gòu)計(jì)劃中有時(shí)會(huì)隱藏設(shè)置一些限制性條款，例如要求必須通過(guò)某一指定評(píng)審或特定區(qū)域業(yè)績(jī)要求等，造成潛在投標(biāo)人數(shù)量低于三家，影響采購(gòu)供應(yīng)質(zhì)效。

（四）同類物資計(jì)劃整合不足。

集團(tuán)公司近幾年集采項(xiàng)目中，相同或相似物資一個(gè)系統(tǒng)分批次多個(gè)計(jì)劃重復(fù)提報(bào)時(shí)有發(fā)生。例如2018年業(yè)務(wù)部門提報(bào)“電液轉(zhuǎn)轍機(jī)及安裝裝置”這一同類物資的采購(gòu)計(jì)劃就有9個(gè)批次，未充分整合發(fā)揮集團(tuán)公司集采規(guī)模。

二、堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向和提高采供質(zhì)效相結(jié)合，分析現(xiàn)狀并提出加強(qiáng)物資計(jì)劃工作的思考建議。

（一）持續(xù)完善計(jì)劃管理的有關(guān)制度建設(shè)。

鐵路物資具有跨機(jī)務(wù)、車輛、線路、信號(hào)、供電、車務(wù)等多專業(yè)特殊性，因此計(jì)劃工作需要各個(gè)部門各個(gè)環(huán)節(jié)通力合作、緊密配合，各方履職擔(dān)當(dāng)，才能以各自專業(yè)知識(shí)共同從計(jì)劃源頭上卡控采購(gòu)質(zhì)量。集團(tuán)公司需進(jìn)一步理清計(jì)劃編制、提報(bào)、審核到形成完整采購(gòu)計(jì)劃方案全流程環(huán)節(jié)中各部門的職能作用，找到薄弱點(diǎn)進(jìn)行強(qiáng)化管理，清晰定義每個(gè)作業(yè)流程所涉及人員的權(quán)限和職責(zé)，細(xì)化操作內(nèi)容，優(yōu)化計(jì)劃處理流程，讓整個(gè)計(jì)劃流程規(guī)范有序、清晰可視。

（二）充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段優(yōu)化物資計(jì)劃工作。

鐵總可加快既有3.0物資系統(tǒng)與鐵路其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)互通，以及與社會(huì)鐵路密切相關(guān)行業(yè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，各集團(tuán)公司間共享采購(gòu)、價(jià)格、庫(kù)存、供應(yīng)商等信息，集團(tuán)公司與鐵路物資相關(guān)企業(yè)間互享非保密性物資技術(shù)信息。信息的充分共享將為物資計(jì)劃管理實(shí)現(xiàn)提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)支撐，幫助提高計(jì)劃編制的準(zhǔn)確性，進(jìn)而保障物資采購(gòu)供應(yīng)的質(zhì)量和時(shí)效。物資計(jì)劃可從以下幾方面基礎(chǔ)工作加以改進(jìn)：

1.加強(qiáng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入的規(guī)范準(zhǔn)確性。

站段計(jì)劃提報(bào)人員必須對(duì)物資目錄包括其規(guī)格型號(hào)這一基本要求做到熟練掌握，以鐵總3.0系統(tǒng)物資目錄為準(zhǔn)，確保一致性。對(duì)不常用的材料要先查技術(shù)資料，選擇正確的物資目錄和規(guī)格型號(hào)，如果系統(tǒng)沒(méi)有，應(yīng)嚴(yán)格按《鐵路物資目錄管理實(shí)施細(xì)則》（鐵總物資〔2017〕314號(hào)）“自下而上”編制申請(qǐng)，從源頭上減少隨意性，確保目錄的準(zhǔn)確性，嚴(yán)禁“套用編碼”。

2.科學(xué)編制計(jì)劃數(shù)量，通過(guò)代儲(chǔ)壓縮庫(kù)存。

計(jì)劃提報(bào)人員利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)預(yù)算管理、物資消耗定額、儲(chǔ)備定額、生產(chǎn)供應(yīng)周期等因素進(jìn)行研究，摸索鐵路物資的消耗規(guī)律，提高計(jì)劃數(shù)量的準(zhǔn)確性，從源頭卡控多余積壓物資的產(chǎn)生。

目前集團(tuán)公司物資計(jì)劃系統(tǒng)已做到本單位積壓物資一律不允許提報(bào)新計(jì)劃的卡控;同時(shí)，集團(tuán)公司內(nèi)各單位積壓物資已統(tǒng)一納入公司調(diào)劑庫(kù)，站段物資需求計(jì)劃會(huì)自動(dòng)匹配積壓物資，優(yōu)先調(diào)撥處理。

3.計(jì)劃價(jià)格的設(shè)定應(yīng)充分開(kāi)展價(jià)格調(diào)查和分析，同時(shí)規(guī)范價(jià)格調(diào)查行為，綜合運(yùn)用多種價(jià)格分析方法來(lái)合理確定計(jì)劃價(jià)格。

鐵總建立全路統(tǒng)一采購(gòu)價(jià)格信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)價(jià)格數(shù)據(jù)共享。3.0系統(tǒng)全面開(kāi)放歷史價(jià)格信息，并每月自動(dòng)生成全路平均價(jià)，方便所有3.0系統(tǒng)物資計(jì)劃工作人員隨時(shí)可按目錄或物資名稱或關(guān)鍵字節(jié)進(jìn)行查詢，將原材料價(jià)格穩(wěn)定的物資3.0系統(tǒng)上月全路平均價(jià)作為計(jì)劃價(jià)編制是否合理的主要對(duì)比依據(jù)。

4.2018年4季度總公司物資部對(duì)路內(nèi)3家集團(tuán)公司的運(yùn)營(yíng)物資管理開(kāi)展了專項(xiàng)檢查，3家公司均存在計(jì)劃管理不強(qiáng)，采購(gòu)文件編制質(zhì)量不高、內(nèi)容不全、不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)认嗨茊?wèn)題。客觀講，集團(tuán)公司現(xiàn)有物資管理也存在計(jì)劃環(huán)節(jié)薄弱的通病，提高計(jì)劃嚴(yán)謹(jǐn)性可考慮：

（1）發(fā)揮各專業(yè)部門技術(shù)優(yōu)勢(shì)，繼續(xù)推進(jìn)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)模板建設(shè)。一是對(duì)集團(tuán)公司現(xiàn)使用的系統(tǒng)物資目錄進(jìn)行甄別判斷，建立與此技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)模板的直接關(guān)聯(lián)。二是通過(guò)整理近年來(lái)同類物資技術(shù)資料和采購(gòu)中遇到的技術(shù)質(zhì)疑，歸納修訂提煉形成新的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)模板，擴(kuò)大模板數(shù)量和范圍，并與系統(tǒng)目錄進(jìn)行關(guān)聯(lián)管理。三是發(fā)揮機(jī)關(guān)各業(yè)務(wù)部門的專業(yè)優(yōu)勢(shì)，加大系統(tǒng)本專業(yè)物資的統(tǒng)型工作，加強(qiáng)對(duì)站段技術(shù)部門的專業(yè)指導(dǎo)。

（2）計(jì)劃相關(guān)部門在立項(xiàng)、設(shè)計(jì)開(kāi)始時(shí)就要積極投入計(jì)劃編制的準(zhǔn)備工作。對(duì)采購(gòu)?fù)队弥芷谳^長(zhǎng)的物資設(shè)備，務(wù)必充分考慮集中采購(gòu)和生產(chǎn)及運(yùn)輸周期，給采購(gòu)及磨合留下充裕時(shí)間。采購(gòu)計(jì)劃必須明確發(fā)貨的批次和具體時(shí)間地點(diǎn)的要求，防止供應(yīng)商中標(biāo)后鉆空子，因其自身成本原因故意拖延發(fā)貨。

同時(shí)可考慮開(kāi)發(fā)手機(jī)APP進(jìn)行供貨信息管理，實(shí)時(shí)追蹤中標(biāo)企業(yè)發(fā)貨的物流信息，方便收貨單位預(yù)見(jiàn)性地合理安排入庫(kù)和用料工作。

（3）計(jì)劃編制應(yīng)采用通用化、標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)要求，對(duì)使用非標(biāo)設(shè)計(jì)的必須提出充要依據(jù)且須履行集體決策。如需要與既有或指定系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接、互聯(lián)互通或配套使用，計(jì)劃提報(bào)部門應(yīng)提供國(guó)家或鐵總、集團(tuán)公司或特殊行業(yè)等相關(guān)文件規(guī)定作為采購(gòu)依據(jù)。

（三）針對(duì)現(xiàn)階段部分相同或相似物資一個(gè)系統(tǒng)分批次多個(gè)計(jì)劃重復(fù)提報(bào)的問(wèn)題，計(jì)劃編制應(yīng)加強(qiáng)前端管理，計(jì)劃提報(bào)部門提前與相關(guān)單位溝通，盡量整合為一個(gè)采購(gòu)計(jì)劃，以充分發(fā)揮批量采購(gòu)優(yōu)勢(shì)，降低集團(tuán)公司運(yùn)營(yíng)成本。

（四）提高物資計(jì)劃人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

計(jì)劃人員素質(zhì)和能力是決定物資計(jì)劃質(zhì)量的關(guān)鍵。分層次分對(duì)象（集團(tuán)公司機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)部門、站段管理人員、車間班組用料人員）或分系統(tǒng)分專業(yè)（機(jī)、輛、工、電、供、車）進(jìn)行培訓(xùn)，協(xié)同發(fā)展。請(qǐng)專家授課，參觀學(xué)習(xí)先進(jìn)單位，下車間班組跟班實(shí)習(xí)，通過(guò)察看設(shè)備的檢修過(guò)程，增加現(xiàn)場(chǎng)認(rèn)知，熟悉設(shè)備配件，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。重點(diǎn)加強(qiáng)主要物資計(jì)劃骨干人員的培養(yǎng)，以點(diǎn)帶面，發(fā)揮輻射作用。

（五）加強(qiáng)物資計(jì)劃的效果評(píng)價(jià)和績(jī)效考核。對(duì)物資計(jì)劃提報(bào)質(zhì)量開(kāi)展定期評(píng)價(jià)和考核，同時(shí)引入廉政風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的評(píng)估，不斷增強(qiáng)計(jì)劃人員的責(zé)任意識(shí)和效益意識(shí)，改變過(guò)去只管買回物資，沒(méi)有影響生產(chǎn)就行的思想，主動(dòng)改進(jìn)工作方法，提高物資計(jì)劃質(zhì)量。