商務英語信函寫作中的禮貌原則分析

石朋朋 韓雨

摘要：作為運用于商務交際的一種特殊用途英語，商務英語具有其特有的禮貌特征。而商務英語信函寫作則是以書面形式體現商務英語會話禮貌的重要形式，因此，商務英語信函寫作應當遵循禮貌用語原則?；诖?，本文從態度和語氣，以及語言選用這三個角度對商務英語信函寫作中所需要注意的禮貌原則和策略進行了分析。

關鍵詞：信函寫作;商務英語;禮貌;策略

一、引言

商務英語是一門專門應用于各類商務交際活動的專門用途英語，這就決定了商務英語信函寫作與其他文體相比，要在遣詞造句、語篇布局上有著其獨特的特征。在學術領域，許多的學者將商務英語信函的禮貌原則作為了重要的研究對象，指出商務英語信函寫作應當站在一個“您為重”，即“You-attitude”的角度來考慮問題、解決問題。由此，本文將從商務英語信函寫作中所表現出的態度、語氣、語言的使用這三個層面，來對商務英語信函寫作中的禮貌原則進行了分析。

二、商務英語信函寫作中的幾種禮貌原則

（一）寫作態度上所應遵循的禮貌原則

在商務英語信函的寫作中，大多采用“other attitude”，即對方態度，而很少使用“self attitude”，即自我態度。在這樣的原則下，能夠適應西方閱讀者的文化習慣，從而在盡量減少對自己受益的表達下，不斷獲取閱讀對方的信任和支持。因此，寫信的時候要做到“目中有人”，要閱讀者時刻放在心上，從對方的思維角度和實際情況來分析問題，并站在對方的立場上指出信中事件的處理辦法，盡量擴大對方的受益范圍。為此，在寫作方式上，要求寫信人在充分理解讀信人的難處或面臨的問題的基礎上，通過積極的關心、建議等來表明寫信人對讀信人的誠意，要使讀信人認識到寫信人對他/她的真誠關心.那樣，讀信人則更易于接受信中所述的內容。例如：

例1：Call me in the evening between 7 and 9.

例2：I’d be glad to have you call me any evening between 7 and 9.

例句1完全是從利己的角度寫出的，往往會給人一種“我每天只有早上7點到9點有空接你電話，其他時間都沒有空”，給接受者一種自私的感覺。而例句2的表達則通過減少自己的受益而大大地了接受者的對與雖最終結果和前一句一樣，但它卻大大地提高了接受者的舒適感受。

（二）寫作語氣所應遵循的禮貌原則

在語氣選擇方面，商務信函寫作也十分注重禮貌原則。在實際的商務活動中，同樣的內容，用不同的語氣去表達往往會收獲完全不同的效果。因此，在進行商務英語信函寫作時，應當注重合適語氣的選取。

1.多使用積極肯定的語氣，避免使用消極否定的語氣。

對于商務信函的寫作者來說，他也許無法控制信件的內容，但他卻能控制表述內容時的語氣，通過友好、肯定的語氣顯示出對讀信人的禮貌，進而表達自己對讀信人的良好愿望，而這是建立業務往來的良好基礎。積極的措辭是指不用那些有否定、消極意義的含義的表達，這樣的表述會向讀信人傳達“不利的信念”。而積極的措辭令人感到愉悅和舒適，會增加與讀信人建立良好人際關系的可能。例如：

例3：We cannot understand why you have had trouble with this article.

例4：We presume that there must be some reasons for your having trouble with this article.

在例句3中的表達方式，表露的是一種“不愉快”，“抱怨”的情緒，而例句4則運用積極肯定語氣，使表達效果有了很大不同。

2.多采用虛擬語氣

陳述語氣、祈使語氣和虛擬語氣是英語中較為主要的三種語氣，這其中，虛擬語氣能夠使語言的表達得更加委婉和含蓄，因而，在商務英語寫作中應當多采用虛擬語氣來體現禮貌。即使在表達不好的消息的情況下，運用虛擬語氣來表達也更顯得禮貌和得體。此外，使用虛擬語氣的形式，也更利于商務活動雙方陳述和表達觀點、要求和條件等，有利于彼此間建立良好地貿易關系和進行業務往來。

3.采用疑問的語氣

我們在向對方提出要求時，可有三種語氣：肯定語氣、祈使語氣和疑問語氣。其中肯定語氣會顯得生硬、刻板;祈使語氣有強迫和命令的意思，不宜使用過多;疑問語氣會給對方留有余地，并能表示出客氣和禮貌。例如：

Would you please send us a copy of catalogue？

May I know what kind of items you are interested in？

有些英語語感的人都能體會出這些疑問句的使用表現出更多的禮貌和客氣。

（三）語言使用所應遵循的禮貌原則

1.注重使用模糊語言

模糊限制語就是一些有意用來把事物弄得模模糊糊的詞語。模糊限制語不僅能被交際雙方完全理解，而且能實現一定的交際目標。在商務英語中，恰當使用模糊限制語可以表達禮貌之辭。其在商務交際中有兩點好處：一方面，在合作愉快的場合，對別人的合作表示贊許、致謝時適當使用;另一方面，如果貿易一方發生了拖延付款等令人不愉快的事情時，貿易另一方可以運用諸如 sort of，kind of，somewhat 之類的程度模糊限制語，緩和語氣，避免粗魯地斥責對方，傷及對方面子，影響雙方的貿易往來。例如：

I’m afraid I cannot agree with the price you set.

如果分別去掉例句中的模糊限制語，則為：

I cannot agree with the price you set.

顯然，變動后的兩句過于武斷，沒有給對方留下回旋的余地，而使用了模糊詞語的語句則語氣謙和、婉轉。因此，在國際商務交際中，運用模糊語言可以把話說得含蓄婉轉，對商務交往的雙方都是有益的。

2.注重使用委婉語

所謂委婉語，指的是用一種不明說的，能使人感到愉快的或含糊的說法，代替具有令人不悅的含義或不夠尊敬的表達方法。委婉語在商務交際中的應用十分廣泛，幾乎滲透到商務交際的各個環節。商務人員在商務函電寫作中常借助于委婉語和委婉表達方式這一重要的修辭手段，禮貌、含蓄、委婉、得體地表達自己的觀點或愿望，提出請求或建議，以利于創設良好的商務環境，達到交易雙方各自預期的目的。

三、結束語

注重禮貌原則是開展國際商務活動的一個重要基礎。在跨國商務活動中，我們應當既要尊重國際貿易習慣，又要維護本國的利益。在商務函電往來的過程中，我們要不斷研究商務英語的表達手段方法，不斷使之發揮出重要的作用，幫助企業實現更好地業務發展。

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作者簡介：石朋朋（1997--），男，漢族，籍貫：山西省長治市，山西農業大學信息學院，經貿英語專業，在讀本科生。韓雨，華北理工大學藝術學院，河北省唐山市曹妃甸區，油畫專業，在讀本科生。

（作者單位：山西農業大學信息學院;華北理工大學藝術學院）