在醫院人事檔案管理中應用數字化信息的思考

于媛媛

摘要：目前我國醫療衛生體制改革的進一步深化，需要醫院對其人事檔案管理工作進行相應的升級，將數字化信息化技術更深入地應用于人事檔案的管理工作之中，提高醫院的人事管理工作效率，加強醫院的人力資源基礎管理，推動我國醫療衛生事業的全面現代化.

關鍵詞：醫院;人事檔案管理;數字信息化;弊端;困難;應對措施

中圖分類號：G275? 文獻標識碼：A? 文章編號：1673-260X（2019）07-0123-03

醫院人事檔案的存在價值在于證明醫務工作者從上學階段到工作階段的人生軌跡[1].計算機網絡技術的迅速興起，帶來了又一場“革命”，把人類社會帶進了信息化時代，各個行業相繼將計算機技術與自身行業特點相結合逐步推進檔案管理的信息化.國內醫院的人事檔案管理采取的主要還是紙質檔案與數字檔案并存的方式，其數字信息化程度還有很大的提升空間.

1 醫院人事檔案數字化管理的重要性認識

人事檔案管理是人力資源管理的基礎，是醫院戰略的重要組成部分，具有重要的價值，通過人事檔案詳實地反映醫院的人才庫，為醫院人力資源管理工作的發展提供依據[2].推動醫院人事檔案數字化信息化管理，有利于提高當前人事檔案管理的效率，減少人工信息收集與整理，檔案調閱與歸檔帶來的人力物力損耗;有利于整合人事信息資源，通過檔案實現對人才資源的共享，方便各級管理人員對員工的詳細情況進行摸底和掌握，有針對性地安排工作，合理配置有限的人力資源;有利于建立立體的、高效的人才管理體系，實現對醫院各方面人才的合理管控;還有利于紙質檔案的使用年限，減少因反復調檔以及翻閱復印等原因造成的磨損.

醫院的人事檔案管理除了作為人員任免的重要依據，也是醫院職工維護自身合法權益的重要保障.人事檔案管理者對檔案的管理工作，就在于提供不同職工的整體素質能力情況，為人事部門任免職工提供參考.此外，醫院的人事檔案管理也在一定程度上反映了醫院的具體經營管理情況.數字化、信息化人事檔案管理也在一定程度上反映了一家醫院的現代化程度.在當前醫療改革逐步深化、互聯網技術應用越來越普及的情況下，醫院的人事檔案管理部門應當對人事檔案的數字化、信息化投以必要的關注，克服數字化、信息化人事檔案所面臨的困難，解決當前傳統管理方式下人事檔案管理中存在的弊端.

2 目前人事檔案管理弊端

2.1 對檔案管理的重視不足

檔案管理沒有辦法給醫院帶來直接的經濟利益，這一缺點使人們長期忽視檔案管理工作的重要性，產生出檔案管理可有可無的錯誤認知.上級沒有安排經費為檔案管理人員提供進修機會.負責檔案管理工作的員工不重視，缺乏責任心和提高專業素養的動力，降低了檔案管理部門的效率，阻礙了醫院長期的發展.

2.2 檔案內容不準確

干部人事檔案主要是對干部人事相關信息和工作表現形成的記錄，為事業單位進行干部選拔提供參考依據[4].我國正處于高速發展時期，隨著相關政策的放寬以及交通基礎設施建設越來越完善，社會人口流動性迅速提升，高學歷人才的流動性甚至更大，導致“人檔分離”、檔案內容準確性不足等現象十分普遍，給檔案管理帶來了很大的麻煩，醫院人事檔案管理部門也面臨著這一問題.除此以外，由于檔案管理的寬松，導致許多人，尤其是具有一定社會地位的人，常常會借助一些管理上的漏洞或者直接通過收買檔案管理人員的方式，惡意篡改個人檔案，抹黑競爭者或者刪除個人不光彩的履歷，虛報個人經歷等，嚴重破壞了個人檔案的真實性和可信度.

2.3 管理人員專業素質不足

人事檔案管理人員必須有過硬的專業技能以及相應的思想政治素質，在當前的信息化社會中，計算機成了每一座醫院的標配，相應對員工的要求中也多了計算機辦公、專業軟件使用等能力的要求.在大多數醫院中，負責檔案管理工作的仍然是中老年職工，多數老員工在政治素質很過硬，但是思想上卻很傳統保守，而且奉行經驗至上主義，在對于計算機這一新潮的事物，接受率并不高，或者由于思考方式的不同，不適應計算機系統.直至各種新的互聯網技術進一步發展之后，這種狀況才稍微有所改善，而檔案管理工作的枯燥乏味，又無法吸引年輕人的加入，所以導致了檔案管理人員在專業素質上無法滿足時代發展的需要.

2.4 檔案管理規范化程度低

不管是實現了數字化信息化管理的人事檔案，還是依然采取傳統方式進行管理的人事檔案，都沒能很好地實現規范化管理，人事檔案作為一個人的人生經歷與成就、榮譽名譽與工作態度等方面的統一體，能夠全面真實地反映一個人的現實情況.人事檔案的編纂是動態的，隨著檔案所有人產生新的經歷而進行階段性地補充，要保證檔案信息來源的及時具體和客觀有效，檔案信息的錄入必須規范化、制度化.由于實際工作中人事檔案的信息來源具有不確定性，所涉及的部門較多，信息的錄入就出現的了盲目性和隨意性，導致信息失實，造成人事檔案管理混亂.

2.5 人事檔案管理人員缺乏責任心

檔案管理工作容易上手，但是想要深入做出成績卻非常困難，這是其不受人重視的主要原因，由于不受重視，對于檔案管理人員的監督管理工作就變得很寬松，縱容了檔案管理人員的惰性，使當前的檔案管理人員普遍缺乏責任心.此外，檔案管理人員中還有相當一部分是實習生和兼職工作人員，這些人的流動性很大，對于崗位的歸屬感不強，只是基于完成工作任務的目的而工作，沒有將其當作一份職業，同樣缺乏責任心.

3 實現數字信息化檔案管理系統的主要困難

3.1 數字信息化檔案管理人員的計算機使用能力不足

當前，醫院的檔案管理人員中，除了少部分固定的管理人員，其他多為臨時性的實習生和兼職員工.他們之中要么實際工作經驗少，要么對于計算機系統在對人事檔案管理中的應用不夠熟悉，主要表現為：

3.1.1 對計算機的使用能力不足.兼職員工通常在文化水平上都較為欠缺，或者時仍然在校就讀，對于計算機辦公的各種軟件還不夠熟練，不能對電子檔案進行快速處理，從而造成數字化檔案在實施上發生人才使用的困難.

3.1.2 中老年管理人員對于計算機系統的排斥.中老年檔案管理人員已經習慣了傳統的管理方式，在思想上受到了傳統觀念的束縛，對于數字信息化檔案管理不僅沒有興趣，而且在心理上還會有所排斥.計算機技術對于他們來說，學習起來困難太大，所以即使有選擇的機會，他們也依然會選擇使用傳統的檔案管理方式.

3.1.3 對數字化檔案系統的維護和使用能力不足.數字化檔案管理系統的使用與維護，需要具備一定的機器語言能力，檔案管理工作需要一定的專業管理能力，醫院的檔案管理人員有需要有一定的醫院經營管理知識水平，能夠同時具備三項能力且愿意從事檔案管理工作的人很少，所以在數字化檔案管理系統的使用與維護上，很難尋求到合適的工作領導者.

3.2 數字化系統功能不完備

不管是直接購買成品的數字化信息管理系統還是自己創建數字化信息庫，由于技術不水平有限或者由于現實情況與理想情況之間的差異，數字化信息系統都存在系統功能不夠完備的情況，需要在使用中繼續開發，而具備開發能力的人不具備檔案管理能力，具備檔案管理能力的人又缺乏醫院經營管理的基礎知識.三者不可兼得，使的數字化信息檔案管理系統的實現缺少了最有力的引導者.

3.3 當前未實現或者已實現的數字化檔案信息庫太小，醫院的人事檔案管理工作單調枯燥但是數量極多，且當前正處于紙質檔案與數字檔案之間的交匯期，既有紙質檔案的存在，也有數字檔案的存在.相比之下，紙質檔案的檔案數量遠遠多于數字化檔案，要想將所有紙質檔案全部錄入為數字化檔案，需要大量人力物力和漫長的時間.由于檔案隨時都處在活躍狀態下，如果沒有做好合理的工作調度安排就進行紙質檔案錄入數字檔案管理系統，很容易引起檔案管理工作的混亂，發生記錄錯誤，惡化檔案內容失真的情況.

4 數字化人事檔案管理問題的應對措施

4.1 提高對人事檔案數字化管理的重視程度

一方面，各級領導應當重視人事檔案管理工作，提高薪酬福利以吸引掌握專業技能的青年人才參與到檔案管理工作，帶動人事檔案管理部門內部成員的思想轉變，還應當劃撥一定經費用于對人事檔案管理人員的專業技能培訓，逐步推動人事檔案管理工作的數字信息化.另一方面，人事檔案管理人員，尤其是老員工，應當轉變思想，積極學習和接受新型技術，學習新的檔案管理技能，滿足不斷變化且越來越傾向于數字信息化的檔案管理方式.除了提高個人的能力，還要嚴格審核制度，通過各種途徑保證檔案材料的真實性[4].

同時，為了推動人事檔案管理的數字信息化，在對人事檔案管理人員的培訓課程中，必須確保有足夠的計算機使用培訓和數字信息化檔案管理系統的使用培訓，使人事檔案管理人員起碼具備數字信息化檔案管理系統的三種能力中的兩種.在日常的數字信息化檔案管理系統工作中，為了消除人員能力上的差異對系統操作完成數字信息化檔案管理系統工作的造成的影響，應當對不同的檔案管理人員以不同的方式進行分工，確保他們長處的發揮和缺點的避免.同時，各個檔案管理人員也要正視自己的不足，努力通過學習來彌補，提升個人能力，以做好醫院的人事檔案管理工作.

4.2 規范化人事檔案的數字化管理

對于內容不準確的檔案，應當重新進行整理和歸納，對其中不準確的內容進行糾正，在糾正過程中應當遵循客觀事實，不能無中生有，也不能把原有的內容隨意刪減、消除不良記錄等.對內容進行糾正和校訂之前，首先要確立起一套完整的規章制度，確保人事檔案管理工作有章可循.確立起相應的規章制度后，人事檔案管理工作的全過程都應當在該規章制度下進行，避免人事檔案管理工作的盲目無序.此外，檔案所有人的新經歷、新成績、新榮譽等方面的變動，應當及時載入檔案，包括數字信息電子檔案和以紙質保存的檔案的更新.

數字信息化檔案管理系統的正常運行，同樣要遵循一定的規章制度，在檔案的錄入、修改、增加和刪除等問題上，必須有明確的程序性規定，作為檔案管理人員的工作依循，避免數字信息化檔案管理系統發生與紙質檔案相似失實的錯誤.同時也要嚴格檔案修改的程序，在紙質檔案數字化的過程中，應當對紙質檔案的真實性進行審核，排除由于管理混亂造成的虛假內容.審核的程序應當公正合理、有充分的證據作為證明，否則不得對檔案進行修改，只能依據紙質檔案的記載如實錄入.在錄入過程中還應當注意錄入期間發生的個人檔案的變動，可以設置專人進行錄入期間檔案變動的登記和補錄，以免發生混亂.

此外，數字信息化人事檔案管理能夠很好地解決當前最常見的“人檔分離”問題，而且在數字化信息化的檔案管理系統普及之后，檔案所有人的勞動關系發生變更時，只需要兩個擁有數字化新信息化的檔案管理系統的用人單位之間依據檔案轉移的有關文件（一般為調檔函）直接轉移個人數字檔案即可，具有方便快捷的特點.

4.3 建立、健全數字信息化檔案管理系統

對于當前還未建立數字信息化檔案管理系統的醫院，應盡快建立相關的系統，并聘用一些有相應管理能力的專業人才組織紙質檔案的數字化、信息化.已經建立了一定電子檔案管理系統的，應盡快實現原有系統的升級改造，實行數字化、信息化管理.

數字信息化檔案管理系統的建設以信息數據庫建設為基礎，由于人事檔案管理工作具有動態性，需要不斷進行更新和管理，及時編纂和加入新的檔案信息，數字信息化的人事檔案庫應當具備基本的有權限式的編纂功能，保障人事檔案的真實具體，信息更新及時.除了基本的功能以外，根據需要增加一些如合同管理、考勤管理等功能模塊[5]，以滿足實際工作需要.這樣醫院的人事檔案管理工作才能為其他工作提供有力的支持，促進各部門工作效率的提升.

5 結束語

醫院的人事檔案是醫院人員流動和員工職責任免的重要依據，也是員工權益受到侵害時用以維權的重要憑證，不管對于醫院自身，還是對于檔案所有人自己都具有極其重要的意義.檔案管理工作應當得到足夠的重視，醫院領導方面應當為檔案管理人員提供相應的學習機會，督促檔案管理人員進行數字化、信息化管理模式的學習，克服檔案管理系統數字化信息化所需要解決的困難，推動本單位的檔案管理方法的數字化，提升人事檔案管理的效率.

參考文獻：

〔1〕張列斌.醫院人事檔案管理存在弊端與改進措施[J].中國衛生產業，2019，16（6）：104-105.

〔2〕任曉，韓倩.基于人事檔案信息化的醫院人力資源信息系統設計與研究[J].人才資源開發，2015， 10（10）：37-38.

〔3〕方文蓉.加強干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創新[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2018，（04）：16-17.

〔4〕李東旭.關于衛生系統人事檔案管理存在的問題及解決對策[J].中國農村衛生，2017（4）：70.

〔5〕程芳.人事檔案信息化在醫院人力資源管理中的作用[A].檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2014.246-249.