推進檔案管理文化建設傳承企業實干精神

摘 要：如何把檔案管理形成一種檔案文化，需要正確定義檔案管理文化的概念，理解檔案管理文化所包括的內容：以人為中心的管理，努力培育企業職工的檔案價值觀，檔案管理制度與群體價值觀一致，將硬管理與軟管理有機結合。檔案文化建設與企業文化相契合，才能更好地推進檔案文化建設，傳承企業精神。

關鍵詞：檔案管理;文化;企業精神

檔案工作，是管理檔案和提供檔案信息為社會服務的一項業務系統，有“檔案工作”和“檔案事業”兩個概念。檔案工作是狹義上的概念，是指檔案室和檔案館對檔案信息資源的管理與開發工作，即收集、整理、鑒定、保管、統計、編目和檢索、編研、利用等八項工作。檔案事業是廣義上的概念，包括檔案管理、教育工作，檔案科學技術研究工作、檔案宣傳出版工作、檔案界國際交往與合作工作等。它們是部分與整體的關系，檔案工作是基礎，沒有檔案工作的發展就沒有檔案事業。

企業檔案是傳承企業文化的載體，是現代企業文化建設中的重要組成部分。企業檔案及企業檔案管理工作在企業文化建設中具有重要作用。二者關系密切，并相互促進。在企業文化建設的過程中，如何進一步做好檔案工作，從而促進企業實干精神的傳承是本文研究的主要方向。隨著市場經濟的不斷發展，企業文化成為企業發展的重要因素和推動力，企業文化在企業中的核心競爭力作用越來越明顯。不少企業通過企業文化建設，凝聚力和競爭力得到增強，經營成果顯著。在企業越來越重視企業文化建設。

本文所說的檔案管理，就是廣義的檔案事業。如何把檔案事業做好，把檔案管理形成一種文化，下面介紹我們企業檔案管理的做法：

一、定義檔案管理文化

檔案管理文化是指將檔案管理機構的全體人員結合在一起的標準和行為方式。檔案管理文化代表檔案管理機構的目標、信念、哲學倫理及價值觀，檔案管理精神中最核心、最本質的成分。

1.檔案管理也是一種文化，主要是指檔案管理思想、管理哲學、管理風貌，它包括檔案的價值標準、經營哲學、管理制度、行為準則等。我們企業的做法是將檔案管理文化納入到企業管理文化體系當中。

2.我們企業的檔案管理文化是在各種檔案管理制度“三納入” “四參加”“四同步” 等制度的頂層設計下，通過制度建設管理檔案工作的行為，并使其轉化為一種自覺行為的制度文化，它體現為檔案的價值觀、管理理念和行為規范，揭示文化對檔案管理的影響，它服務于企業的決策，組織，激勵，領導等管理全過程中，提供文化與管理匹配的最佳模式。

3.檔案管理植根于檔案文化之中，在檔案管理理論的基礎上發展起來的檔案文化理論，稱之為檔案管理文化。將檔案管理從管理技術、服務上升到文化層面，是我們企業檔案管理發展的一個巨大進步，核心是使所有檔案管理人員更加熱愛檔案工作，能在本職崗位上體現價值，發揮作用，給企業管理、決策和發展提供強有力的依據。

二、檔案管理文化包括的內容

人類的研究成果表明：一切文化都是人類認識和改造自然、社會的實踐經驗的總結和物質形態的凝聚，檔案是人類認識世界和改造世界的歷史記錄，是人類智慧的物質結晶，是一種寶貴的精神財富，因而檔案也是一種文化，即“檔案文化”。檔案管理文化主要包括以下內容：

1.實行以人為中心的管理。

首先，進行“三納入”的頂層設計。納入企業黨委書記工作議事日程，納入企業規章制度，納入企業部門和有關人員的經濟責任制度或崗位責任制。從上到下形成鏈條式管理，從領導到職工明確自己的檔案職責，每項工作都先從意識形態產生檔案效應，然后落實到行動。

其次，實行每月的兼職檔案員考核制度，各職能科室負責人聯責考核。月總結月考核月兌現，要求兼職檔案員把檔案工作落實到每個工作環節，形成一種日常工作行為習慣，并把這種實干的精神貫徹到各個工種、各個崗位，融入到企業的文化當中去，最大程度地調動兼職檔案員參與檔案管理工作的積極性和主動性。

最后，實行每年至少一次的培訓機制。各門類的專職檔案員對所涉及的部門科室，實行從領導到崗位人員及兼職檔案員的針對性培訓，內容有歸檔范圍、歸檔期限及立卷整理，并實現檔案部門隨時提供指導幫助的承諾。將以人為本的要素提到重要的位置。

2.努力培育企業職工的檔案價值觀

檔案擔負了傳承歷史、開辟未來、服務決策、促進提升的作用。我們企業從1952年開始建礦，涉及文書、科技、專門類檔案。在企業的沉浮歲月中，檔案見證了企業的成長和改革歷程，也為企業的生產、經營、管理和持續發展提供了決策依據，還為企業文化提供了真實的核心內容。

文書類檔案，企業文化內容的精髓。我們企業的礦史展覽室，呈現的企業發展歷程各個階段的數據、現場、人物圖片、榮譽實物等都是由檔案室提供，照片達200多張，省部級以上的版匾28塊。建筑規模的新舊對比，采煤工具的不斷更新，年產量以及銷售利潤的不斷增長，解決社會就業問題、提高人民生活水平的數據統計，真實、生動地展示在人們的面前，從企業的艱難起步，到它的輝煌歷程，讓人們對企業成長有了一個清晰的了解，同時也對為企業做出貢獻的人們心存敬意。每次的重大活動的宣傳片以及《年鑒》《企業發展史》，《企業文化手冊》、《辛礦紀事》等書籍的編制，都是由檔案室提供最原始、最真實的資料。

我礦的跑蹄風井工程項目，于2008年2月開工，歷時40個月竣工，共完成單位工程 48項，項目總投資19341.91萬元。項目建設初期，就按照“四同步”的要求，檔案員同期配備。項目建設過程中，檔案人員每月對項目資料進行一次檢查，同時把檢查結果匯報給建設單位項目負責人。由于對竣工檔案實行分階段收集的方法，期間涉及到的前期資料的借閱就有20人次/年。檔案資料完整的收集為該項目的順利竣工驗收提供了強有力的依據，檔案工作的影響力也得到了前所未有的高度。當整個跑蹄風井工程項目竣工驗收完成后，檔案價值觀念深入人心， “三納入”“四同步”“四參加”至上而下形成了一種自覺性的習慣性行為，這種自覺的工作行為形成了我們企業的檔案文化，體現出來的價值就是實干與自覺傳承，與我們的企業文化精髓相呼應。

3.檔案管理制度與群體價值觀一致

企業的群體價值觀就是擔負社會責任，實現職工對美好生活向往的追求。為更好服務于職工，我們優化內控，簡化借閱審批流程，為借閱人員提出最有效的利用方案。今年我們的三供一業公司成立，住宅樓檔案需要進行復制移交，根據以前物業管理差的現狀，提出先對所有住宅樓及配套設施列出清單，然后查閱檔案并同時登記檔號，寫明卷數件數和頁數，檔物相對，建議得到采用并推廣。將檔案管理制度實用化、高效化地執行落實，符合了企業職工利益，擔當了企業檔案的社會責任。

4.將硬管理與軟管理有機結合

我們通過制定檔案工作制度實行對檔案的各項管理工作，這是硬管理。在制度的規范下，職工們被動地進行著工作，雖然有獎罰機制，但效果不明顯，往往是文件能及時下發，落實執行跟不上，檔案部門工作費時費力，如何高效、主動地管理檔案，我們實行軟管理。

軟管理的方式有兩種：

一是職工參與管理：

（1）咨詢調研

職工對檔案管理提出意見和建議。

（2）參與管理

各職能科室可以選出職工去檔案部門整理各門類的檔案和利用事務工作。

（3）部門自主管理

短期資料，由部門成立獨立的檔案室進行保管，檔案目錄定期交回綜合檔案室。

二是采取激勵機制：

（1）物質獎勵

兼職檔案員每月的考核每月兌現，重大活動中參與的人員獲得獎勵。

企業每年舉行檔案技能比武，獲得前三名的都有獎勵，而且隨著“雙創”的開展，獎勵額度越來越大。

（2）精神激勵

編制企業功勛人物手冊。功勛人物在重大節日活動上進行宣講，同時事跡還在各種傳播平臺進行宣傳，紙質和電子資料將被收進檔案室進行永久性地保管。

企業檔案是傳承企業文化的載體，是現代企業文化建設中的重要組成部分。企業檔案及企業檔案管理工作在企業文化建設中具有重要作用。二者關系密切，并相互促進。隨著市場經濟的不斷發展，企業文化成為企業發展的重要因素和推動力，企業文化在企業中的核心競爭力作用越來越明顯。不少企業通過企業文化建設，凝聚力和競爭力得到增強，經營成果顯著。

檔案管理被動性到主動性的跨越，我們實現了檔案管理制度到檔案管理文化的轉變，和我們企業傳承的實干精神相契合，也使得檔案事業在企業深化改革發展時期發揮了充分的作用。

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作者簡介：任淑萍（1973-），女，山西焦煤霍州煤電集團辛置煤礦綜合檔案室工作，原始學歷：中專，山西省煤炭工業學校工業與民用建筑專業，最高學歷：本科，中共中央黨校函授學院經濟管理專業，2004年始從事檔案工作，研究方向為如何確保檔案安全和充分發揮檔案的作用。