航天固定資產投資項目檔案管理方案設計

摘 要：項目檔案管理是項目工作的重要組成部分，是決定項目質量的關鍵環節之一。本文在分析我企業當前固定資產投資項目檔案管理存在問題的基礎上，提出了設計檔案管理方案的原則，并針對性的設計了與我企業相適應的項目檔案管理職責體系和流程管理圖，為提升我企業的固定資產投資項目檔案管理效率提供的指導。

關鍵詞：航天;固定資產投資項目;檔案管理;職責體系;流程

一、引言

所謂固定資產投資項目指的是，企業在現有國家政策支持的基礎上，為進一步擴大企業內部的生產和科研能力，開展的一系列新建、擴建以及技術改造等基礎建設工程。固定資產投資項目檔案管理指的是與上述基礎建設項目相關的立項報告、可行性報告、施工以及竣工等各個階段的技術文檔的歸檔管理。項目檔案管理工作是項目工作的重要組成部分，是確保項目質量的關鍵環節之一。項目建設成果包括有：物質形態的項目實體和知識形態的項目檔案。其中，物質形態的項目實體為該項目的建設情況;知識形態貫穿于整個項目中，且涉及到與該項目相關的眾多部門。

近年來，隨著我國航天事業及社會主義市場經濟體制的發展，對航天企業的固定資產投資項目檔案管理工作提出了新的要求和更高的挑戰。航天企業如何在當前新的市場經濟體制及航天事業發展的新形勢下下開展固定資產投資項目檔案管理工作，是當前急需解決的問題。本以某航天企業為研究對象，在分析該企業固定資產項目投資管理項目管理現狀的前提下，提出了適應該企業的檔案管理方案，為航天企業的發展提供保障。

二、固定資產投資項目檔案管理現狀

固定資產投資項目檔案管理工作涉及到該項目的準備、施工、運行以及竣工等階段。在不同的階段，所涉及到的部門均不相同;且在不同的階段，項目檔案管理工作的內容也不盡相同[3]。本文在充分分析以往我企業在固定資產投資項目檔案管理工作所存在問題的基礎上，將其總結如下：

1.項目檔案管理制度不健全

在當前國際貿易日益增多的大環境下，在國家層面上的固定資產投資項目的制度已經處于改革階段，且從項目的招投標、竣工備案以及相關的監督制度已經逐步完善。但是，對于企業而言，上述相關的制度還處于研討階段，尚未形成統一的行業規范。此外，該企業對項目檔案管理工作的開展相對較晚，存在欠缺經驗且管理方式落后的特點。總而言之，該企業當前缺相對完善的固定資產投資項目檔案管理的制度。

2.缺乏對項目檔案管理工作的重視程度

該企業任何一個基礎建設項目所持續的時間均相對較差，且項目部所在地不固定，加之從項目實施到最終的竣工驗收都存在“重建設、輕檔案”的思想，導致參與項目的人員對項目檔案管理工作不夠重視，更有些項目不單獨設立項目檔案管理共組的人員，僅由其他人員兼職，使得最終項目的檔案管理工作不到位。經調研可知，在項目實施階段工作人員幾乎不考慮項目檔案的管理工作。此外，由于領導層對項目檔案管理工作的不重視，使得缺乏其相應的考核制度。因此，對項目檔案管理工作的不重視是導致其效果不佳的主要原因。

3.項目檔案管理人員能力不足

在當前新形勢下，項目檔案管理工作已不單純的一項管理工作，還是一項專業性極強的工作，對項目檔案管理人員的素質提出了更高的要求和挑戰。而我企業當前項目檔案管理人員具有年齡大、學歷低以及知識面窄的特點，難以滿足當前項目檔案管理對人員的素質要求。此外，施工單位的項目檔案管理人員僅由其他人員兼職，尚未接受過嚴格的培訓等，最終直接影響了我企業固定資產投資項目檔案管理的水平。

三、固定資產投資項目檔案管理方案的設計

1.項目檔案管理方案的設計原則

為保證所設計的固定資產投資項目檔案管理方案能夠完美服務于我企業項目檔案管理工作，確保項目檔案管理工作的高效開展，需遵循以下原則：集中性原則、完整性原則、準確性原則等。

（1）集中性原則：為每個項目配置專職項目檔案管理人員，并根據項目進展及時收集對應階段的所有資料，歸檔;

（2）完整性原則：項目檔案管理人員應將與該項目相關的各個階段、各種類型的資料全部歸檔;

（3）準確性原則：項目檔案管理人員應保證所收集的資料均能夠準確反映各個階段的工作，各個資料均為簽署完成的資料。

2.項目檔案管理職責體系的設計

目前，我企業的項目檔案管理工作由多個部門共同完成，在執行過程中存在兼顧不到位的現象。因此，為保證最終的項目檔案管理方案能夠助力企業的發展，需根據企業情況設計相應的項目檔案管理職責。

項目檔案管理職責體系能夠明確職責和工作程序。由于項目檔案管理組織僅存在于項目的生命周期內，因此項目管理組織具有一定的靈活性和柔性。一般的，項目組織形式包括有：職能式項目組織形式、項目式組織形式以及矩陣式項目組織形式。根據我企業的實際情況，并在對比三種項目組織形式的基礎上，我企業所選用的項目組織形式為矩陣式，該組織形式能夠充分調動我企業二線部門的優勢。如圖1所示為適應于我企業的項目檔案管理組織形式。

明確參與項目各方在項目檔案管理的職責：

（1）建設單位的職責：配置專職的項目檔案管理人員;組織各方項目人員參與項目檔案管理業務知識的培訓;完成項目立項、設計、施工以及竣工各個階段建設項目的資料收集;負責收集各方收集的資料。

（2）設計單位的職責：為建設單位提供相關的檔案資料;若工程項目存在變更，應出具設計變更單。

（3）施工單位的職責：收集施工期間的所有與項目相關的檔案資料;向建設單位移交相關施工技術文件和施工圖紙。

（4）監理單位的職責：根據施工單位提供的資料對項目質量進行核查;開展好監理文件、施工文件以及竣工文件的審核，并保證各項資料的準確性和完整性。

3.項目檔案管理流程的設計

目前，我企業的項目檔案管理流程存在職責不清、信息不暢的問題，造成我企業的項目檔案管理效率低下。根據我企業當前的機構和管理現狀，設計的項目檔案管理流程如圖2所示：

如圖2所示，我企業固定資產投資項目檔案管理流程包括有：收集、鑒定、整理、審查、歸檔、驗收以及利用7個環節。其中，企業檔案管理部門通過鑒定、審查以及驗收三個環節對現有的檔案資料進行分析，并將分析結果反饋到建設單位、設計單位、施工單位以及監理單位，確保固定資產投資項目檔案管理的完整性和準確性。基于如圖2所示的項目檔案管理流程，能夠有效縮短檔案管理的進程，進而大大提升了我企業固定資產投資項目檔案管理工作的效率。

四、總結

當前航天固定資產投資項目的不斷增加，對傳統的項目檔案管理工作提出了新的要求和挑戰。目前，我企業在固定資產投資項目檔案管理方面存在缺乏相關制度、重視程度不夠以及項目管理人員素質水平較低的問題。為提升我企業固定資產投資項目管理工作的效率，本著集中性、完整性和準確性的原則設計了與我企業相匹配的項目檔案管理職責體系和相應的管理流程。

參考文獻：

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[5]劉 健，于 洋.新常態下航天企業固定資產投資審計模式研究[J].財會月刊，2017（7）：123-128.

作者簡介：王力弘（1975-），女，籍貫：內蒙古，學歷：大學本科，職稱：館員，單位：北京宇航系統工程研究所，研究方向：檔案專業。