新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路探究

祁小健

摘 要：在現(xiàn)代化市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的推動(dòng)過(guò)程中，我國(guó)事業(yè)單位迎來(lái)了新一輪的改革，這給事業(yè)單位的內(nèi)部管理提出更高的管理要求和標(biāo)準(zhǔn)，事業(yè)單位的檔案管理是其日常管理的重要組成部分，尤其在信息化的背景下，檔案管理工作呈現(xiàn)出信息化和智能化的管理趨勢(shì)，以此提升事業(yè)單位的檔案管理效率，本文以此為研究背景，對(duì)于當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新進(jìn)行探討，客觀指出當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中的不足，結(jié)合當(dāng)前我國(guó)檔案管理的趨勢(shì)對(duì)于事業(yè)單位檔案管理的改革給出方向性的建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新對(duì)策

檔案管理工作在事業(yè)單位的管理中具有重要的地位，不僅承擔(dān)著檔案信息收集保管的責(zé)任，同時(shí)也要負(fù)責(zé)檔案信息的安全性，隨著我國(guó)事業(yè)單位改革的深化，近些年我國(guó)也明確提出了檔案管理改革的目標(biāo)，進(jìn)一步創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的思維和手段，進(jìn)一步優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理工作，這對(duì)于提高事業(yè)單位檔案管理的效能都具有重要的意義。

一、事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

1.檔案信息的電子化?，F(xiàn)如今隨之我國(guó)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，技術(shù)方面的創(chuàng)新極大的革新了我國(guó)的檔案管理工作，也極大的改變了檔案信息的載體，改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理局面，很多信息和數(shù)據(jù)的存檔都是選取電子錄入，極大的豐富的檔案管理的內(nèi)容，各種語(yǔ)音、視頻以及音頻等資料都是當(dāng)前檔案管理的主要內(nèi)容，檔案信息錄入和保管的信息的電子化發(fā)展，不僅可以大大降低檔案管理的成本、提高檔案管理的效率，同時(shí)也可以進(jìn)一步豐富檔案管理的內(nèi)容。

2.檔案的查閱形式變化。隨之我國(guó)技術(shù)方面的創(chuàng)新和發(fā)展極大的改革了電子檔案的管理方式，在此背景下，是人員查閱檔案的形式也都發(fā)生變化，人們不再通過(guò)查詢(xún)紙質(zhì)檔案，而是通過(guò)搜索檔案的電子編碼，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)線(xiàn)上的查詢(xún)檔案信息，這對(duì)于人們查閱檔案來(lái)說(shuō)提供了很大的便捷，極大的改變了傳統(tǒng)檔案查詢(xún)?cè)跁r(shí)間和地域上的約束。

二、目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀和不足

1.檔案管理方式滯后，對(duì)于檔案管理缺乏應(yīng)有的重視。檔案管理工作是事業(yè)單位中重要的基礎(chǔ)性工作，由于一直以來(lái)檔案管理工作相對(duì)簡(jiǎn)單，工作也比較枯燥，在實(shí)際的檔案管理中，無(wú)論是事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層還是管理人員對(duì)于檔案管理工作都缺乏應(yīng)有的重視，管理人員對(duì)檔案的收集和保管工作缺乏一定的積極性，導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量并不高，在實(shí)際的檔案管理中會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失、損毀以及錯(cuò)亂的問(wèn)題。另外，就目前事業(yè)單位的檔案管理來(lái)看，檔案管理的方法和手段還相對(duì)滯后，還都依賴(lài)傳統(tǒng)人工收集和整理的模式，對(duì)于現(xiàn)代化檔案管理思想和技術(shù)手段等也缺乏有效的引進(jìn)，不僅檔案管理人員的工作任務(wù)相對(duì)繁重，工作壓力大，同時(shí)整體的檔案收集和整體效率也比較低，這在無(wú)形之中也進(jìn)一步增加了事業(yè)單位檔案管理的成長(zhǎng)。

2.缺乏完善的檔案管理制度。有效的檔案管理制度是事業(yè)單位檔案管理工作的重要保證和參考，但是我國(guó)事業(yè)單位在自身的改革和發(fā)展過(guò)程中都還沒(méi)有建立完善系統(tǒng)的檔案管理制度，首先，在宏觀上事業(yè)單位檔案管理的制度和標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)單一，無(wú)法滿(mǎn)足多元化檔案內(nèi)容的管理需求，其次，現(xiàn)有的檔案管理制度和管理規(guī)范也無(wú)法緊隨現(xiàn)代化檔案管理行業(yè)以及事業(yè)單位內(nèi)部管理改革的需求，無(wú)論是在檔案管理的方式還是流程其優(yōu)化的效率都相對(duì)較低，這不僅僅浪費(fèi)了事業(yè)單位檔案管理的成本和資源，同時(shí)也會(huì)大大影響事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量。除此之外，事業(yè)單位對(duì)于相關(guān)管理人員的考核和評(píng)價(jià)機(jī)制也都不健全，檔案管理人員工作的積極性不高，對(duì)待檔案管理工作也都不認(rèn)真，這在一定程度上還無(wú)法為事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展和改革提供有效的制度保障。

3.缺乏專(zhuān)業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)，檔案管理的水平較低?，F(xiàn)如今從事業(yè)單位的檔案管理的人員結(jié)構(gòu)的梳理來(lái)看，其在一定程度上還缺乏缺乏專(zhuān)業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)，導(dǎo)致當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的水平還相對(duì)較低，首先，現(xiàn)有的檔案管理人員大多都是臨退休的事業(yè)單位工作人員，年齡都相對(duì)較大，對(duì)于先進(jìn)的檔案管理思想汲取和掌握能力還相對(duì)較低，對(duì)于現(xiàn)階段計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也都了解甚少，日常操作困難很大，其次，事業(yè)單位的檔案管理人員大多都不是專(zhuān)業(yè)化的檔案管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的，缺乏專(zhuān)業(yè)化的檔案管理思維和技能，無(wú)法為檔案管理工作的改革和發(fā)展提供積極的指導(dǎo)，使得當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理中還存在諸多的漏洞。

4.事業(yè)單位的檔案管理環(huán)境和管理設(shè)施有待優(yōu)化。在當(dāng)前事業(yè)單位的日常管理和改革中對(duì)于檔案管理還缺乏應(yīng)有的重視，很多事業(yè)單位多沒(méi)有獨(dú)立的檔案管理部門(mén)和機(jī)構(gòu)，檔案的存放地的環(huán)境也都比較狹窄，一方面，由于事業(yè)單位的財(cái)政經(jīng)費(fèi)還相對(duì)緊張，很難為檔案管理環(huán)境的優(yōu)化以及先進(jìn)檔案管理設(shè)備例如計(jì)算機(jī)以及信息化設(shè)備的引進(jìn)提供有效的支撐，另一方面，縱觀目前事業(yè)單位的檔案管理中也有很多雜物堆放在檔案室，給檔案的管理工作帶來(lái)很多風(fēng)險(xiǎn)，不僅如此事業(yè)單位的檔案管理也沒(méi)有按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)完成，沒(méi)有定期給予檔案室除塵、防火等措施的檢查，這對(duì)于檔案管理工作是極為不利的。

三、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新對(duì)策

1.轉(zhuǎn)變檔案管理的思維理念，創(chuàng)新檔案管理的方式。檔案管理工作其實(shí)對(duì)于事業(yè)單位的改革和發(fā)展具有重要的影響，要想改變傳統(tǒng)檔案管理工作的模式和效率，還需要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變轉(zhuǎn)變檔案管理的思維理念，創(chuàng)新檔案管理的方式，首先，檔案管理人員和事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層，要切實(shí)提高對(duì)檔案管理的重視，推動(dòng)新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的改革和梳理工作，與此同時(shí)也要積極鼓勵(lì)員工對(duì)事業(yè)單位的管理工作提出自身的看法和創(chuàng)新，總結(jié)日常的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步提高檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的積極性和主動(dòng)性，其次，在現(xiàn)代化的檔案管理工作中，事業(yè)單位也要全面落實(shí)信息技術(shù)與檔案管理的有效整合，創(chuàng)新檔案管理的方式，例如：積極利用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等錄入和收集檔案信息，整理檔案的歸檔和制作分類(lèi)編碼，建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的自動(dòng)化和智能化，這不僅可以極大地提升檔案管理的安全性和完整性，同時(shí)也可以有效的促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作的改革，提升事業(yè)單位檔案管理的效率都具有很大的幫助。

2.優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理機(jī)制和制度。事業(yè)單位檔案管理的開(kāi)展需要一定的制度為其提供支持，對(duì)此事業(yè)單位還需要積極根據(jù)自身的管理特點(diǎn)以及需求等，建立完善的檔案管理機(jī)制和制度，首先事業(yè)單位所設(shè)立的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)要在我國(guó)統(tǒng)一的政策指導(dǎo)下進(jìn)行，同時(shí)要具有一定的約束效力，可以檔案管理員工和事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層起到有效的指導(dǎo)作用，以此更好的規(guī)范事業(yè)單位的檔案管理工作。其次，事業(yè)單位檔案管理制度的設(shè)立也要具有一定的靈活性特點(diǎn)，可以緊隨檔案管理行業(yè)以及事業(yè)單位內(nèi)部管理的需求及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和完善，也能根據(jù)檔案管理人員在檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)做好進(jìn)一步的完善。不僅如此，事業(yè)單位也要積極針對(duì)檔案管理人員的崗位職能、工作表現(xiàn)以及工作態(tài)度等制定好完善的獎(jiǎng)懲措施，對(duì)于管理檔案優(yōu)秀的員工要積極給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于工作不認(rèn)真消極怠工的員工也要給予相應(yīng)的懲戒，以此在根本上提高員工對(duì)于檔案管理工作的重視。此外，事業(yè)單位也要積極根據(jù)檔案管理工作中可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)因素，做好相應(yīng)的應(yīng)急和防范制度，有效提高檔案的安全性和完整性。

3.構(gòu)建專(zhuān)業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)，提高檔案管理水平。在事業(yè)單位的檔案管理過(guò)程中，針對(duì)現(xiàn)有人員結(jié)構(gòu)的問(wèn)題，事業(yè)單位在自身的改革和發(fā)展中，還需要進(jìn)一步優(yōu)化現(xiàn)有的檔案管理組織，積極構(gòu)建專(zhuān)業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)，提高檔案管理水平，首先要積極引進(jìn)和聘用專(zhuān)業(yè)化的檔案管理人才，例如：面向高等院校和社會(huì)汲取檔案管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的學(xué)生和優(yōu)秀工作者，用專(zhuān)業(yè)化的檔案管理思維和理念來(lái)指導(dǎo)事業(yè)單位的檔案管理工作的改革，對(duì)于檔案管理人才其不僅具有專(zhuān)業(yè)化的檔案管理思維模式，同時(shí)現(xiàn)代化檔案管理的方式以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握都要有所涉及，只有這樣，才能促進(jìn)事業(yè)事業(yè)單位的檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展，其次，也要積極做好現(xiàn)有檔案管理工作人員的崗位培訓(xùn)，幫助檔案管理工作人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理手段，學(xué)習(xí)最新的數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)等，這對(duì)于事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展會(huì)具有很大的幫助。此外，要想充分調(diào)動(dòng)事業(yè)單位檔案管理人員工作的積極性，事業(yè)單位也可以在檔案管理團(tuán)隊(duì)中積極進(jìn)入競(jìng)爭(zhēng)的思想和機(jī)制，切實(shí)根據(jù)檔案管理人員的工作態(tài)度和工作表現(xiàn)等實(shí)行末位淘汰，以此激發(fā)事業(yè)單位檔案管理工作人員的熱情和積極性。

4.提高對(duì)事業(yè)單位檔案管理的資金投入，優(yōu)化檔案管理環(huán)境。事業(yè)單位檔案管理的地位一直都不高，檔案管理的環(huán)境和質(zhì)量也都相對(duì)較差，為了進(jìn)一步改善當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，其還需要進(jìn)一步提高對(duì)事業(yè)單位檔案管理的資金投入，加大對(duì)現(xiàn)代化管理技術(shù)和管理設(shè)備的引進(jìn)，以此優(yōu)化檔案管理環(huán)境。首先，我國(guó)還需要積極在宏觀上增加對(duì)事業(yè)單位檔案管理中的財(cái)政資金劃撥，明確財(cái)政資金的使用用途，為事業(yè)單位檔案管理環(huán)境的優(yōu)化提供資金保障。其次，事業(yè)單位也要加大對(duì)現(xiàn)有計(jì)算機(jī)、多媒體工具以及數(shù)字工具的引進(jìn)全面落實(shí)現(xiàn)代化檔案管理工作的實(shí)施，以此為電子檔案的收集和歸檔創(chuàng)造有利條件。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，關(guān)鍵還需要設(shè)立獨(dú)立的檔案管理室，并且定期對(duì)紙質(zhì)檔案做好除塵等工作，切實(shí)保證紙質(zhì)檔案的安全性，而對(duì)于電子檔案，事業(yè)單位還需要定期檢查網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性和穩(wěn)定性，做好網(wǎng)絡(luò)的防護(hù)工作，以此在根本上提升事業(yè)單位電子檔案的管理水平和效率。

綜合上面的闡述和分析，檔案管理工作作為事業(yè)單位管理的重點(diǎn)，新形勢(shì)下面對(duì)其在檔案管理中的不足，還需要進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理的手段，積極順應(yīng)檔案管理行業(yè)和事業(yè)單位管理的改革需求，落實(shí)事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展，同時(shí)還需要積極進(jìn)一步優(yōu)化現(xiàn)有的檔案管理團(tuán)隊(duì)，提高檔案管理的整體水平和效率，這對(duì)于我國(guó)事業(yè)單位的改革和發(fā)展都具有重要的意義。

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