醫院人事人才檔案管理工作的開展與提升舉措

董媛媛

摘 要：隨著醫療體制改革的不斷推進，我國各醫院的內部環境發生劇烈變化。人才檔案管理作為當下醫院管理工作中重要組成部分，也是保障醫院有序發展的前提。檔案管理水平與醫院信息服務的水平有直接聯系，也直接影響醫院的核心競爭力。本文將從當前人才檔案管理存在的問題入手，對此提出相應的解決意見，希望醫院人事人才檔案管理工作的水平得到提升。

關鍵詞：人事檔案;人力資源;有效措施;具體問題

我國當前人事檔案管理工作存在諸多問題，主要是因為醫院缺乏重視程度、管理工作難以落實、管理手段較為傳統，最終導致檔案原件受到破壞，信息也出現丟失等 。隨著新技術的不斷發展，計算機得到廣泛應用，很多醫院在檔案管理中應用計算機技術，以此提高了管理工作的精度與效率。

一、人事檔案管理特點

人事檔案管理與其他檔案管理工作相比，其主要具備四大特點：一是保密性，由于人事檔案的內容會涉及到員工的工資、處分、獎勵、自傳、學歷等多個方面，其中涉及諸多隱私部分，所以要求人事檔案管理人員在管理時，樹立堅定的職業道德意識，尊重他人隱私，拒絕隨意泄露;二是服務型，人事檔案將始終貫穿在個人的職業生涯中，其涉及范圍廣，同時能快速準確地提供個人資料信息;三是及時性，在檔案收集之后，所有內容并非一成不變的，而是會不斷更新;四是專業性，根據國家檔案局發布的有關規定，在人事檔案管理過程中，工作人員應當充分運用專業的管理知識進行管理工作，保證檔案具有真實性與完整性。

二、人事檔案管理現狀

對于多數醫院來說，人力資源管理水平的提高與人事檔案管理有密切聯系，但是很多醫院仍存在人事檔案管理工作缺乏系統性的問題，未能形成完善的標準與制度，導致管理工作十分混亂，醫院也無法對工作人員綜合素質進行客觀的評價。

1.醫院管理層缺乏管理意識。醫院高層在管理過程中，提高服務水平、購置醫療設備等都是醫院的重點發展方向，但是卻很少有醫院將精力放在管理檔案上。人事檔案作為一項具有高度保密性的工作，但是由于管理層缺乏正確認識，認為其只是簡單的收集與傳遞，不能為醫院直接創造經濟利益，因此未能對其引起重視，導致人事檔案管理工作一直處于被動應付的狀態。不僅如此，醫院負責檔案的管理人員也對這項工作缺乏正確認識，大多數員工只是一味的將其認定為記錄員工思想政治情況與個人隱私的載體，其主要作用是幫助醫院領導掌握員工情況。由于人事檔案具有私密性，一般不對外公開，員工都不能查閱個人資料，所以導致人事檔案的重要性被忽略。比如，某些員工在填寫反映成績的資料時（學歷、職業資格證書等），沒有將這些有關材料歸檔，導致個人待遇受到影響;也有部分員工因貪圖便宜，在填寫個人資料時對出生日期含糊不清、陰歷陽歷不分，導致表格內容缺乏一致性。上述這些行為不僅會影響醫院員工檔案的可利用性與真實性，也會給個人的各類評審與升職帶來影響。

2.管理方法和手段較為落后。傳統的人事檔案管理工作主要是由專門人員進行管理，隨著計算機時代的到來，醫院逐步將計算機應用在人事檔案管理工作中，對醫院人力資源管理進行升級。當前來看，醫院的主要信息管理工作是對各項信息條目進行整理，由工作人員手工錄入相關數據，由于系統在檢索、法、分析、統計等多個方面功能處于較弱狀態，導致其難以滿足醫院的需求。同時，在進行管理過程時，對檔案采取封閉性管理模式，通常只提供給單位領導使用，不對外進行公開。此種方式具有封閉性，導致醫院人事檔案管理秩序不完善，缺乏系統性，在人事信息采集時較為被動，不能為醫院提供豐富的資料。

3.檔案管理人員工作量大。很多醫院為節約資本，在人事檔案管理工作中，通常只配備一名管理人員進行管理。醫院在招錄時未能對新招收的員工檔案進行核查與傳遞，主要負責對大量的人事檔案進行常規性歸檔，且日常工作量較大且耗費時間長。檔案管理人員在處理常規檔案時，通常會對檔案進行審核，保證檔案的真實性與有效性，隨后檢查檔案紙張的實際情況，對需要進行裁剪、打孔、加紙裱糊的檔案進行仔細檢查與處理。由于上述工作工程量較大且十分繁瑣，如果在整理時出現問題，則會導致員工利益受到損害。

在很多醫院，人事檔案管理人員尚未經過專業訓練，在進行管理工作時，通常是依靠自身經驗進行，難以發現檔案中出現的問題。同時由于缺乏系統學習，檔案管理人員的自身素質未能得到提高，導致檔案管理工作基礎十分薄弱。

三、醫院人事檔案工作提升措施

1.實現檔案管理信息化。醫院在檔案管理方面，都是采用傳統手工管理方式，這種方式不僅效率低，還容易出現紕漏。信息化時代的到來，利用計算機實現人事檔案信息化管理已經成為重中之重。通常來說，醫院人事檔案管理信息系統的開發需要經過以下四個階段：規劃階段，在這個階段中，要明確醫院的服務對象、應用范圍、開發目標等，從而制定系統，以此幫助各類信息進行管理;開發階段，此階段要求醫院利用如合作開發、外包、自主開發等多種形式，開發出符合醫院要求的系統;運維階段，如果醫院出現問題，則需要系統運行進行解決;更新階段，根據醫院開展業務的實際需要，定期對系統進行優化升級。

2.提高檔案工作人員職業技能與綜合素質。首先，應當做好檔案管理的基礎工作。人事檔案管理工作具有重要性，醫院在選擇人事檔案管理人員是應當對其政治素質、責任心等進行查考，確保工作人員能夠對待管理工作有高度的責任心與耐性。醫院應對檔案管理工作加派更多人手，由兼職工作轉為專職工作，使檔案管理人員有更多的時間與精力投入到檔案管理工作中。同時，醫院還應當加大對硬件的投入力度，設置專門的檔案管理室，派專人專門對庫房進行管理，并且將辦公區域與庫房分開，確保檔案從收集環節到管理環節都能在指定的區域范圍內進行。

其次，做好檔案工作人員進行培訓工作。現下，醫院在對人事檔案進行管理時，對工作人員的綜合素質有了更高要求，所以為提高工作人員綜合素養，應當對其開展多項培訓工作，這包括以下兩點：一方面主要是工作人員可以采取自主學習方法，通過加強專業知識的學習，對日常工作中遇到的問題進行總結，使自己管理水平得到提高，從而成為既懂得操作計算機，又善于進行檔案管理的復合型人才;另一方面，醫院應當積極主動為檔案管理人員提供培訓機會，對工作年限較久的老員工進行培養，使他們了解與學會使用人事檔案信息管理系統，確保老員工能夠及時更新管理觀念與管理知識，從而跟上時代發展的步伐;對于新員工則是應當重點培養其關于人事檔案的基礎業務操作，使新員工在短時間內更好地掌握材料的借鑒方法與分類方法，使得新員工快速進入工作中。

應當提高檔案管理人員的工資待遇，使他們受到重視。由于檔案管理工作未能給醫院帶來直接的經濟效益，因此檔案管理工作未能受到高度重視，醫院檔案管理人員的待遇與其他部門的人員相比較低，導致員工工作缺乏積極性[7]。為解決這項問題，醫院應當重視檔案管理人員的勞動保護工作，為他們配備相應的用品與用具，確保他們在接觸大量文件后不會對自身造成危害。同時，醫院還應當對表現優異的人事檔案管理人員進行嘉獎，以此使他們對此項工作更加具有積極性。

3.加強宣傳力度。醫院為提高管理層與檔案管理人員對檔案管理的重視，應當加大宣傳力度，提高各方意識。比如可以采取座談、展板、講座等形式，使工作人員了解相關的法規制度，提高檔案管理意識，指導工作人員真實、準確地填寫各項人事材料。不僅如此，醫院還要不斷強化醫院工作人員與單位領導對檔案管理的重視，工作人員意識的不斷強化，使其能夠正確認識到檔案與自身生活之間的聯系，從而更加嚴肅認真的填寫資料，并積極配合醫院檔案工作;單位領導意識的提高與強化，能夠將檔案管理歸納到日常的工作中，將其作為醫院發展的基礎，加大重視程度。

4.加強動態化管理。隨著現代生活壓力加大，人的生活節奏也逐步加快，所以醫院相關工作人員的檔案就會不定期的出現變化，包括婚姻狀況、有無子女、健康狀況等，為保證檔案具有真實性與有效性，醫院檔案管理人員應當定期對檔案進行更新，保證檔案與實際相符合。當醫院工作人員學歷、家庭、健康狀況、婚姻等發生變化時，工作人員可以主動向人事檔案部門申請對個人檔案進行變更。不僅如此，檔案管理部門應當定期對檔案進行檢查，如果發現某些檔案已經缺乏保存價值或者信息過時，應當及時進行剔除，保證檔案的及時性與有效性。而發現檔案出現不完整情況時，則需要及時補充，從而使其能夠滿足醫院人力資源方面的要求。

綜上所述，現如今，各醫院日后發展、人力資源挖掘等與醫院人事檔案管理水平有直接聯系。現代化生活節奏較快，醫院工作人員檔案會不定期發生變動，比如健康狀況、婚姻狀況、學歷等，如果未能對檔案管理工作引起高度重視，那么就會無形中為醫院與個人帶來損失。醫院人事檔案管理工作較為復雜，其涉及人員多、跨越年限長，此項工作并不是一朝一夕的事，這就需要醫院不斷強化檔案管理人員的綜合素質與管理意識，動態化進行人事管理，從而使得醫院人事檔案管理水平得到提高。

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