大數(shù)據(jù)時代客戶檔案信息化管理

摘 要：在事業(yè)單位管理中，合同成為其經(jīng)濟活動的重要憑證，為事業(yè)單位經(jīng)濟活動提供了重要保障，作為經(jīng)濟活動中各方權(quán)利和義務(wù)關(guān)系的重要憑證，是事業(yè)單位商業(yè)經(jīng)濟信息記錄的直接載體，直接決定著合同檔案管理水平，對提升事業(yè)單位經(jīng)濟活動水平有著積極的促進作用。在大數(shù)據(jù)時代，加強合同檔案管理應(yīng)樹立正確的信息化意識，在分析加強合同檔案信息化管理重要作用的基礎(chǔ)上，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到合同檔案管理中，改變傳統(tǒng)的合同檔案管理模式，全面促進合同檔案管理規(guī)范化、標準化，以便更好地服務(wù)于事業(yè)單位經(jīng)濟管理活動。鑒于此，本文對大數(shù)據(jù)時代客戶檔案信息化管理進行分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;客戶檔案;信息化

0 引言

“大數(shù)據(jù)”這一概念是現(xiàn)代社會的產(chǎn)物，是隨著計算機網(wǎng)絡(luò)以及數(shù)據(jù)計算等技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用而興起的，自其產(chǎn)生之日起就受到了各方面的關(guān)注，在經(jīng)歷了一段時間的研究及嘗試之后，迅速在各個領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用，并發(fā)揮了重大的作用，引起了一場數(shù)據(jù)的存儲、計算及應(yīng)用等方面的變革。在新興的信息時代，大數(shù)據(jù)是時代特征，也是推動生產(chǎn)力大發(fā)展、大進步的一大動力科技，對于社會的發(fā)展具有重要意義，作為新時代廣受重視的行業(yè)，檔案管理行業(yè)也不例外。在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理需要積極轉(zhuǎn)變管理理念，樹立大數(shù)據(jù)思維，促進行業(yè)自身的變革及進步。

1 大數(shù)據(jù)和檔案管理模式的簡述

隨著計算機存儲能力的提升和復(fù)雜算法的發(fā)展，近年來的數(shù)據(jù)量成指數(shù)型增長，這些趨勢使科學(xué)技術(shù)發(fā)展日新月異，商業(yè)模式發(fā)生了顛覆式變化。《分析的時代：在大數(shù)據(jù)的世界競爭》是2016年12月麥肯錫全球研究院（MGI）發(fā)表的一份報告。五年前MGI就指出大數(shù)據(jù)分析在基于定位的服務(wù)、美國零售業(yè)、制造業(yè)、歐盟公共部門及美國健康醫(yī)療領(lǐng)域有很大的增長潛力。數(shù)據(jù)正在被商業(yè)化，來自網(wǎng)絡(luò)、智能手機、傳感器、相機、支付系統(tǒng)以及其他途徑的數(shù)據(jù)形成了一項資產(chǎn)，產(chǎn)生了巨大的商業(yè)價值。在這樣的大環(huán)境下，“大數(shù)據(jù)”全球化這樣的理念第一次被提及，并隨著時代的快速發(fā)展，被創(chuàng)新、被深加工，數(shù)據(jù)具有了生命，變得越發(fā)鮮活起來。

2 大數(shù)據(jù)時代背景下企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀分析

2.1檔案數(shù)據(jù)方面發(fā)生了改變

在大數(shù)據(jù)時代的背景下，企業(yè)的檔案管理發(fā)生了很大的改變。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理大多數(shù)都是紙質(zhì)的，隨著時代的發(fā)展，逐漸演化為多元方式的檔案，例如視頻、音頻等電子化的數(shù)據(jù)。這樣的數(shù)據(jù)采集方式更多，數(shù)據(jù)量也更大，涉及的范圍也更廣。企業(yè)的檔案種類以及數(shù)量都有所增加，這也就加大企業(yè)對檔案的管理難度。尤其是在大數(shù)據(jù)的背景下，數(shù)據(jù)的收集發(fā)生了很大的變化，大多數(shù)來源于網(wǎng)絡(luò)，加上現(xiàn)階段網(wǎng)民爆發(fā)式增長，使檔案信息收集不斷平民化、廣泛化。

2.2對檔案管理進行安全創(chuàng)新

對于檔案管理而言，最為重要的就是確保檔案的完整，尤其是傳統(tǒng)的檔案文件，例如文字紙張以及膠卷等保存比較簡單。隨著社會的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的突飛猛進，大數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛應(yīng)用，檔案資料的種類越來越多，例如視頻、音頻、電子照片等，這些都給檔案管理安全帶來一定的挑戰(zhàn)。對于信息時代關(guān)于檔案管理中存在的困難其中包括檔案時限以及檔案管理方式以及技術(shù)等。從檔案時限上講，對于不同檔案的管理時限都是有著明確的規(guī)定，由于種種原因許多檔案沒有到期，但是就毀壞了。從管理模式以及技術(shù)上講，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)落后，采用信息化管理的方式不能立馬見效，同時不能確保檔案的安全性。

3 大數(shù)據(jù)時代檔案行業(yè)面臨的問題與挑戰(zhàn)

3.1檔案數(shù)據(jù)存儲方面面臨嚴峻的挑戰(zhàn)

檔案工作就是對社會方方面面產(chǎn)生的原始記錄進行收集、存儲、管理并促進其利用，也就是說不僅要對社會上的所有檔案信息進行搜集和存儲，還要加以管理和利用。原本我們的館藏檔案數(shù)據(jù)經(jīng)過長年累月的積累其數(shù)量就十分龐大，再加上當今社會所產(chǎn)生的海量檔案數(shù)據(jù)，這對傳統(tǒng)的檔案存儲及處理方式提出了嚴峻的挑戰(zhàn)，原始的管理方式顯然已經(jīng)不能適應(yīng)當下的檔案工作。

3.2相關(guān)專業(yè)人才的緊缺問題

人才是當今社會一切競爭的關(guān)鍵所在，掌握了人才就可以掌握巨大的生產(chǎn)力，在競爭中占據(jù)主動地位。人才的重要性不言而喻。對于檔案行業(yè)來說，人才問題尤其關(guān)鍵，這是因為傳統(tǒng)的檔案管理從業(yè)人員往往并不具備專業(yè)性，而一些具備專業(yè)性的人員掌握的也僅僅是原始的檔案管理知識與技能，面對大數(shù)據(jù)視野下的檔案工作，他們往往手足無措。大數(shù)據(jù)對于相關(guān)從業(yè)人員的要求是非常高的，涉及很多領(lǐng)域，這一類的人才十分稀少，但要想促進行業(yè)內(nèi)的大數(shù)據(jù)進程，專業(yè)人才又是必不可少的。因此，人才短缺是現(xiàn)在及未來很長一段時間內(nèi)都要面臨的一個非常突出的問題。

4 大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理的新模式

4.1利用人工智能開展信息采集

對于檔案管理過程中信息采集而言，其對于檔案來說是非常重要的，同時對于檔案的價值有著決定性作用。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)融入到人們的生活，改變了人們獲取信息的方式，尤其是大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，可以更加高效的對大量的數(shù)據(jù)進行處理。所以，對于檔案信息采集來說，要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)以及人工智能技術(shù)，這樣才能對大數(shù)據(jù)進行有效篩選勘誤并整合，把有效的數(shù)據(jù)進行整理保存。移動網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，不僅改變的人們的生活，同樣也改變?nèi)藗儗τ谛畔⒌墨@取方式，人人都可以利用移動設(shè)備隨時隨地的瀏覽想要的信息，因此，合理使用人工智能設(shè)備對數(shù)據(jù)信息采集，既能提高數(shù)據(jù)采集效率，又能不斷完善補充檔案信息。

4.2加強檔案管理技術(shù)培訓(xùn)

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)的成熟應(yīng)用，這都進一步推動了檔案管理技術(shù)的革新，雖然采用新的信息技術(shù)極大的提高了檔案管理工作質(zhì)量與效率，同樣的對于檔案管理的工作人員也提出了新的要求。對于檔案管理人員來說，其不僅要對信息技術(shù)能夠熟練的使用與操作，同時對于日常管理也要懂得維護。所以，為了進一步提高檔案管理的工作效率與質(zhì)量，則必須要定期對工作人員開展技術(shù)培訓(xùn)，提高其專業(yè)技術(shù)與職業(yè)素質(zhì)。

4.3樹立資源共享性思維

大數(shù)據(jù)時代，除了一些特殊信息，幾乎所有的信息都是可以共享的。網(wǎng)絡(luò)中存儲著海量信息，任何一個用戶都可以通過自己的方式進行檢索，搜尋對自己而言有價值的信息進行利用。這種共享式的信息管理方式極大地提高了信息的利用率，檔案管理也應(yīng)該樹立這樣的資源共享思維，將非機密檔案進行共享，提高信息的再利用率，發(fā)揮其價值。要想將檔案信息進行共享，最先要做的應(yīng)該是為各級檔案館等建立聯(lián)系，建立共享平臺，促進檔案行業(yè)內(nèi)部的信息共享;此外，應(yīng)該建立相應(yīng)的網(wǎng)站，為外部用戶建立共享渠道。

4.4要樹立檔案服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化思維

檔案服務(wù)指的就是檔案管理中的服務(wù)性工作，也就是檔案能夠繼續(xù)在社會中發(fā)揮余熱的形式。一般來說，檔案的服務(wù)性工作指供社會查詢、再利用的工作，傳統(tǒng)的檔案工作中因為局限性較多，查詢不便，再利用的概率及效率都比較低。在檔案工作紛紛進行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的改革之后，檔案服務(wù)工作也要進行相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，樹立網(wǎng)絡(luò)化思維。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用使得信息的開發(fā)、整合以及價值信息的挖掘工作都有了很大程度的提升。檔案管理工作要注意利用網(wǎng)絡(luò)的便利性及普遍性推動檔案信息的再利用，不斷提高其服務(wù)社會、創(chuàng)造價值的能力。除了被動地提供服務(wù)，大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作甚至還可以通過更加積極的方式來促使檔案信息創(chuàng)造價值，提高其利用率。

4.5檔案管理模式的創(chuàng)新

信息化時代就是大數(shù)據(jù)時代，需要從事檔案管理工作的人員主動順應(yīng)時代的發(fā)展趨勢，積極應(yīng)對即將面臨的挑戰(zhàn)，在思想方面做到創(chuàng)新，及時打破原本檔案管理工作中出現(xiàn)的約束。對存在的檔案管理手段加以掌握和合理運用，這樣更好地將檔案管理工作和檔案信息技術(shù)的融合進程加以推進。對于檔案的完整率、實際利用率和有效率全面提高，實現(xiàn)檔案一體化的管理水平。

4.6檔案管理和思想管理的創(chuàng)新

從事檔案管理的工作人員在開展工作的時候，首先需要做到將思想解放，把自己的心態(tài)調(diào)整好，這樣就不會覺得大數(shù)據(jù)時代離自己很遠，這樣對于大數(shù)據(jù)的抵觸情緒就會有所消除。在日后的工作中才能做到適應(yīng)時代的發(fā)展，與時俱進，更好適應(yīng)時代的發(fā)展，順應(yīng)時代的發(fā)展趨勢。對于在開展檔案管理工作中采取的必要手段要有足夠的認識，將大數(shù)據(jù)的意識樹立起來，將樹立的意識作為工作的指導(dǎo)思想，這樣對檔案管理工作起到促進作用。

4.7可以從海量的檔案信息中進行價值挖掘

信息時代的來臨給社會帶來了全方位的改變，大數(shù)據(jù)只是其中的一個時代特征。信息時代要求各行各業(yè)推動數(shù)字化、信息化的變革，檔案行業(yè)也不例外。檔案信息通過相關(guān)設(shè)備與技術(shù)變成了數(shù)字化的存儲信息，可以通過網(wǎng)絡(luò)進行管理。除了原本就有的檔案信息，隨著數(shù)字化系統(tǒng)的建立，新增信息量也在不斷攀升中，檔案信息呈現(xiàn)出海量的特征。

5 結(jié)束語

在大數(shù)據(jù)背景的影響作用下，檔案管理模式開始有了變化，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)難以滿足新時期檔案管理工作的實際需求，基于這個情況，及時改革和創(chuàng)新檔案管理工作已經(jīng)變得勢在必行。同時在大數(shù)據(jù)背景的促使作用下，要結(jié)合檔案管理的實際情況來對管理方案進行科學(xué)制定，促進整體管理質(zhì)量和現(xiàn)有問題的解決能力得到全面提升。

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作者簡介：

解蓉，女，漢族，就讀于東南大學(xué)經(jīng)濟管理學(xué)院，研究方向：經(jīng)濟管理.