守護“生命線”構建科學有效的檔案安全體系

劉明俠

檔案安全是檔案工作的生命線，是檔案部門的第一要務。近年來，蘇州市吳中區檔案館堅持“以防為主，防治結合”的原則，牢固樹立做好檔案安全工作的責任意識，始終堅持將檔案安全工作放在首位，從基礎業務建設、責任落實、檔案館庫安全、檔案實體安全和檔案信息安全等方面不斷加強檔案安全工作，堅持警鐘長鳴，常抓不懈，不斷構建起具有吳中特色、確保檔案安全保密的檔案安全體系。

強化基礎設施建設，維護檔案實體安全

在歷屆吳中區委、區政府的重視和關心支持下，區檔案館硬件設施設備不斷升級完善，為檔案事業的發展奠定了堅實基礎。作為政府實事項目，區檔案新館于2013年3月動工建設，新館的建成為檔案安全工作提供了可靠保障。

一是以標準規范建設新館。為確保新館設計滿足功能、安全、節能環保等各方面的基本要求，區檔案館嚴格按照《檔案館建筑設計規范》（JGJ25-2010），全程參與新館選址、館庫設計、內部裝修、設施設備驗收等工作，多次召開協調會議專題研究新館建設。2017年5月新館建成啟用，地處城區中心地帶，區位優越、交通便捷，建筑面積14360平方米，庫房面積6000多平方米，業務用房齊全完善，是一個集檔案安全保管、檔案利用服務、政務信息查閱、電子文件管理、愛國主義教育五大功能為一體的生態、智慧、開放、現代化的國家綜合性檔案館。

二是全面深化責任落實。國家檔案局局長李明華強調要強化責任落實，明責知責、問責追責，不能讓制度成為“一紙空文”。新館落成后，區檔案館始終將檔案安全工作放在第一位，全面建立檔案接收、利用、征集移交、鑒定、庫房管理等各項規章制度；從檔案“八防”要求和區檔案館實際出發，更新制定《蘇州市吳中區檔案館應急預案》；定期對庫區周邊、庫區內外進行安全巡檢；按科室劃分新館責任區域；安排人員24小時輪流值守；按計劃開展檔案實體安全檢查；定期進行檔案數據異地備份。多措并舉，不斷建立健全檔案安全長效機制，最大限度預防和減少可能對檔案造成的危害。

三是全程守護實體安全。建立實體檔案管理系統，從檔案移交進館伊始即全面記錄每份檔案生命周期，全程守護檔案實體安全。區檔案館采用全新RFID電子標簽技術，借助無源電子標簽存儲檔案地址，通過信息寫入準確定位每份檔案所處的樓、庫、區、列、節、層。輔之以智能盤庫車，實現檔案智能盤點、上架、下架、分析和自動開閉架等功能，最大限度優化業務工作流程，提高查找和盤點效率。同時有效解決檔案在傳統盤點和查找工作中操作繁瑣、查詢盤點困難、持續時間長、勞動強度大等方面問題。為進一步提升實體檔案管理自動化水平，區檔案館將檔案電子標簽與檔案管理系統和智能密集架進行集成關聯，在查檔窗口便可實現庫房密集架遠程“一鍵開架”，為工作人員調卷還卷提供正確位置指引，有效避免因檔案錯放而出現“一人藏，十人找”的尷尬局面。

依托智能管理平臺，全方位保障館庫安全

區檔案館新館秉持生態智慧設計理念，打造了集消防、消毒、溫濕度、防盜、視頻監控、門禁、燈光和應急管理等八大系統為一體的智能化綜控平臺，對檔案庫房實施全方位、立體化的集中統一管理，多重守護檔案館庫和檔案實體總體安全。通過這個平臺，既可直觀了解整個檔案館的運行狀況，亦可對館內的人員、設施設備和檔案實體進行全方位的監測和管理。同時，該平臺不僅支持各大系統獨立運行，還支持跨系統互通互聯。

溫濕度系統。可以自動感知周圍環境溫濕度，如溫濕度偏離設置閥值將自動啟動加濕器、除濕器、精密空調機等設備，將庫房溫濕度調整至合理范圍之內，有效地抑制霉菌和檔案害蟲生長，為檔案安全保管營造良好的生態環境。

門禁系統。采取指靜脈、密碼和ID卡三合一的控制形式，具有實時監控、脫機運行、權限管理等多種功能，多重守護檔案安全。同時，具有多人認證功能，有效保證國家重點檔案庫房和書畫檔案庫房等重點檔案庫房安全。

防盜系統。主要用于庫房及重要區域監測，一旦有非法入侵，會以紅外線和微波的形式及時將現場險情信號傳送至控制平臺及工作人員移動電話，并可與視頻監控系統聯動，進行實時抓拍。

視頻監控系統。全館設有44個動態視頻監控點位，全面提供館內實時動態圖像，對整個檔案館的運轉情況作出整體且直觀的判斷，既可進行遠程工作檢查，也可對現場情況進行分析，還可與歷史情況進行比對，真正起到安全防范兼輔助管理作用，實時防護檔案安全。

消防系統。在庫房天花板上方布置煙感和溫感，一旦出現火情，系統會以聲光和手機短信方式進行報警，并同步開啟細水霧滅火系統。同時，防火報警信號會反饋至區智能綜控平臺，電子地圖同步顯示火情位置。系統還可內置聯系方式及應急預案，便于工作人員及時匯報和應急處理。

燈光系統。通過自動感知工作人員攜帶的燈光卡，準確定位工作人員的位置，實現人來燈亮、人走燈滅，有效減少燈光對檔案實體照射產生的損害，同時避免人為疏忽造成的電能浪費，凸顯新館生態智慧環保設計理念。

消毒系統。通過每個庫房精密空調風機管道內安裝的光氫離子空氣凈化消毒滅菌設備，根據預設時間進行定期定時消毒。由于此項功能依托精密空調系統來完成，采用管道彌漫式送風，送風更加均勻，消毒無死角，滅菌更徹底，有效解決檔案消毒工作帶來的困擾。

應急管理系統。智能綜控室設有管理主機，當工作人員遭遇突發情況，可實現求助報警，并可與各樓層進行雙向對講，同時具有監聽監視、廣播喊話等功能，全面協助智能平臺整體作用發揮。

全面提升信息安全，著力確保利用安全

檔案信息安全是檔案安全的重要組成部分，區檔案館新館建設超前謀劃，在區縣級檔案館中率先建成國家機密級B級保密機房，并于2018年通過市級保密部門驗收。屏蔽機房實現檔案電子數據與外界的物理隔離，涉密內網與外網雙軌運行保障信息運行安全，涉密機房保管了吳中區數字檔案館系統中的所有涉密信息，政務內網將與機要局進行對接，為全區信息安全服務。為確保檔案數據安全，使用當前先進、主流的存儲架構和備份技術，實施虛擬化存儲備份項目，極大提高了信息備份的持續性、安全性，使數字檔案室系統運行環境更加安全、可靠、穩定，從物理上、科技上實現檔案信息的安全保管。面對檔案信息安全的新形勢，區檔案館還將根據《網絡安全法》《全國檔案信息化實施綱要》《中華人民共和國政府信息公開條例》等法律法規及保密、公安等相關部門要求，不斷加快加強數字檔案館建設、信息安全等級保護等工作，努力提高檔案信息安全建設質量，提升檔案信息化水平，確保機房、系統和數據安全。

檔案利用服務是開展檔案工作的落腳點，開展檔案利用服務要以人民對日益增長的美好生活的需要為目標。經過幾代檔案人的不懈努力，區檔案館“星檔案，心服務”的品牌不斷樹立起來。服務需要優質高效，檔案安全保密工作也不可忽視。區檔案館檔案利用服務在更多關注信息公開、改善公共信息服務的同時，不斷加強對檔案利用過程的審查監管。2018年底，區檔案館全面實現館藏檔案數字化，在提供利用過程中盡量利用副本，不該提供利用的檔案堅決不提供利用，有效保障檔案實體和檔案內容安全。對于方志撰寫等需批量利用檔案的情況，查檔大廳設有圖書檔案防撕檢測儀，可通過對檔案重量、溫濕度等各項指標前后對比掌握利用前后是否有差異。檔案庫房門內皆設有安全檢測門，未經授權檔案出庫會自動報警。對于已出庫的檔案，視頻監控系統會同時聯動，在每個監控點位進行實時抓拍，確保每份檔案安全出庫。區檔案館依托扎實的檔案數字化工作基礎，打造了數字檔案館、數字檔案室、民生檔案基層查閱點、區域資源共享、自助查閱五個平臺，并成功聯通省民生檔案便民服務平臺，有效加強了檔案信息資源的共享利用，拓展了檔案服務的廣度和空間，但在資源共享過程中，堅持不能共享的數據不共享，不能上網的數據不上網的原則，確保檔案數據在利用過程中的安全。

“檔案安全工作只有進行時，沒有完成時。”近年來，吳中區檔案館在檔案館庫、實體和信息安全等方面的努力已初見成效，有效避免傳統檔案安全問題出現。但隨著社會環境的變化，新形式的電子文件如何歸檔，電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性如何保證，檔案系統與網絡安全如何保證等非傳統安全問題，以及如何圍繞《檔案館安全風險評估指標體系》要求把區檔案館建設得更加堅不可摧，也對檔案安全工作提出了新的更高要求。