檔案管理信息化是檔案管理的發展趨勢

馮麗麗

摘 要：隨著計算機技術的快速發展，使人們步人了一個信息化的時代，信息化是當今世界經濟和社會發展的主流。從政治、經濟、文化到人類生活的各個角落，信息技術不斷顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代生活不可缺少的工具。同時檔案的電子化管理，檔案信息數字化也面臨一些不可回避的新問題，它是在檔案工作初步實踐中的一個新生物，雖然還存在一些有待解決的問題，但我們不能不承認，電子檔案的管理，在檔案現代化管理中不僅減輕了勞動程度，而且極大地提高了工作效率，本文旨在對以計算機為代表的信息化在檔案管理中的應用加以研究，以期盡可能的提高檔案管理的效率。

關鍵詞：檔案管理；信息化；措施

1.檔案信息化管理的必要性

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。檔案信息化可以從以下幾個方面來理解：首先要實現檔案信息的數字化和網絡化；其次，要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；再次，要實現檔案信息高度共享；第四，要引發檔案管理模式的變革。

檔案信息化管理的必要性主要表現在：由于檔案需長期保存，為提高存儲環境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經費已在所難免。由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術無不顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代生活不可缺少的工具?？梢哉f，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。

2.檔案信息化發展的影響因素

2.1檔案信息化發展的水平因素

在檔案管理信息化發展的過程中，因為受到守舊和單一的檔案管理和技術的作用，就會致使在檔案管理的處理不夠合理，盡管檔案管理的相關部門具有較好的高科技技術和計劃，但是，其操作人員在實際操作的過程中難以把技術和檔案管理的實際工作高效的進行結合，僅僅把這些機器設備應用于平時的操作中。因此，檔案管理人員是否能使用計算機技術來增加自身的操作性能，對檔案管理內容實施數據化分析和管理，高效的提升檔案管理層次和利用效率，而這個是約束我國檔案信息化發展中非常關鍵的因素。緊跟著我國新型高科技術和計算機技術的迅速發展，大眾對于檔案信息管理的需要不停的提升，而在這樣的情形下，對于守舊的思想實施高效的轉變，發展和完善檔案管理的新型技術，這也是我國目前來說檔案信息化開發中至關重要的問題。

2.2檔案信息化發展的認知因素

在檔案信息化發展中，檔案管理中相關部門高層對檔案信息管理的關注度不夠，在相關的檔案管理程序中，沒有完整的檔案信息管理體制，對其檔案信息發展的管理認識遠遠不足。而在檔案管理的進程中，因為其檔案操作人員受到了守舊的管理思想的作用，對檔案信息實施了搜集，并無法實施較為具體的處理與使用，無法發揮其自身檔案的作用，造成了檔案無法實施其存在意義。

3.推動檔案管理信息化的措施

3.1培養信息化檔案人才。檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設的實現不是檔案部門的單一工作，它需要所有檔案人員的積極參與與配合。因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。與其它行業相比，檔案工作政治性、政策性、專業性都很強，在專業技能上，提高檔案從業者的信息素養和信息技能，思想上有較高政治素質，保護檔案的安全，不泄露檔案內容等。

3.2配備統一、專業的軟硬件設備。各單位各部門各自為政，信息化手段、設備不統一，造成了很多數據不兼容，給檔案管理信息化過程設置了障礙，所以，我們應配備統一的、專業的數字化設備和專業的統一的檔案管理系統，利用這些設備可實現字符識別，自動轉化、自動編目和檢索、自動全文存儲、自動上載，計算機輔助立卷，檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現統一型號，統一規格的計算機軟硬件設備，才能為檔案管理信息化的實現提供保障。

檔案信息化基礎設施建設整體規劃包含了檔案信息化建設的整個硬件平臺和網絡，因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高檔案室計算機和網絡技術的應用程度，利用多種信息技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案并且運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網。使各項工作網絡化，加強檔案的利用，以達到資源共享的目的。

3.3檔案信息管理的統一規范化。傳統的檔案管理是以檔案資料紙質或機讀形式為主要物質對象，要運用現代信息技術管理電子文件，對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，將物理形態的檔案文獻作符合信息化環境和目標的轉化，實現檔案網站和數字檔案館建設，可高效、適用的管理檔案和利用檔案工作。檔案信息化法規、標準應涵蓋信息化建設的所有方面，包括電子文件歸檔和數字檔案管理的各個環節。

數字環境下檔案工作的根本目標依然是最大限度地滿足社會對檔案保管、利用的需求，信息化所要追求的正是如何最大限度地利用數字網絡等現代技術手段來實現檔案工作的根本目標。檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，制定檔案信息化管理的有關標準，推廣檔案管理應用軟件，促成系統的縱向和橫向的各個環節都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。

4.結語

檔案管理信息化是新時期社會事業發展對檔案行業提出的要求，檔案管理部門只有在國家行政部門的統一部署下，強化檔案管理信息化的科學意識，制定完善的管理制度，積極改進檔案管理工作設備，同時加強對檔案管理人員的素質培養和技能培訓，才能在時代發展的帶動下更好地進行結構調整與升級，進而更快地實現檔案管理的信息化，為相關單位和企業提供便利，為人們提供優質的服務。

參考文獻：

[1] 高儷瑕.淺談檔案管理的發展趨勢――檔案管理的信息化[J].科技創新導報，2016，12（8）：55-57.

[2] 楊劍，梁娟.芻議檔案信息化建設中的問題與對策[J].科技檔案，2015，9（4）：33-35.

[3] 劉蓓，劉江霞.淺談檔案管理的發展趨勢――檔案管理的信息化[J].價值工程，2017，22（4）：18-20.