如何做好新時期辦公室行政事務管理

胡建煒

摘 要：辦公室部門是一個聯系上下級部門、傳達指令文件的樞紐，在企業或者單位中起著非常大的協調作用。在科學技術廣泛應用到社會各個方面的情況下，做好辦公室行政管理工作有著非常大的考驗，其工作內容和工作形式也有一些變化，因此，辦公室相關人員認識到行政管理工作的重要性，從中分析新時期下工作中存在的問題，從而制定相適應的措施，促進新時期辦公室行政事務管理工作水平的提高。

關鍵詞：辦公室；行政事務；管理工作

辦公室部門是一個綜合化、系統化、全面化的工作機構，對于協調部門工作、宣傳企業形象、輔助決策等事務有重要作用，在企業發展過程中，辦公室逐漸成為綜合性的管理服務部門，是單位企業組織的重要組成部分，在一定程度上對整個企業的發展都有重要影響。但是，從日常的工作情況來說，現有的辦公室行政事務管理工作存在著不少問題，本文就將從幾個方面淺談相關問題。

1 辦公室行政事務管理工作概述

1.1辦公室行政事務管理工作的特點

首先，辦公室行政事務管理工作主要是面向單位所有部門、尤其是領導層的服務管理活動，具有很強的服務性質，信息來源復雜，工作中需要協調多個部門，分析整合大量的復雜信息；其次，由于管理任務繁重、工作時間超長、相關部門多等原因，辦公室行政事務管理工作非常復雜無章和困難，對辦公室的工作水平產生影響。

1.2 辦公室行政事務管理工作的職能

辦公室行政事務管理是服務性非常強的工作，辦公室行政事務管理部門是單位交流信息的重要場所，其工作具有輔助決策職能，由于經常接觸各級各部門的人員，對單位實際運行情況較為熟悉，所以辦公室部門在一定程度上減輕單位領導工作壓力、分擔工作量；另外，辦公室行政事務管理部門是溝通各部門的重要橋梁，對基層單位情況有很大的了解，因此，辦公室行政事務管理部門有很強的協調參謀職能，一方面基于基層情況對決策工作提出建議，另一方面協調工作人員間、各部門之間的工作，提高工作效率和工作水平。在一定程度上說，辦公室行政事務管理的工作水平影響著單位公司的發展情況和工作人員對單位的認同度。

2 辦公室行政事務管理工作存在的問題

第一，作為服務性和協調性非常強的工作部門，辦公室行政事務管理工作中有著主動和被動的矛盾，要在實際工作中重視長期發展，在考慮到領導和單位利益的基礎下，發現問題及時想辦法處理問題，絕對不能忽視問題的存在而任其發展導致更大的問題產生；第二，是領導非常煩的越位問題，在辦公室行政事務管理工作中，相關人員如果把握不好自己的工作任務，就很容易越過工作界限，出現不符合單位發展的舉措；第三，辦公室行政事務管理工作水平較低，無論是什么工作，最重要的就是工作人員的水平，尤其是辦公室這種協調性的部門，服務意識和工作能力極為重要，但是實際中各部門和工作人員卻缺少溝通，浪費大量的資源，低效能的機械工作減小工作效率，影響單位企業發展。

3 提高辦公室行政事務管理工作水平的措施

3.1 增強辦公室行政事務管理信息化水平

辦公室行政事務管理工作很多都是重復性、基礎性的工作，雖然工作內容非常簡單，但是卻占用了大量的人力資源，造成浪費。因此，一方面可以運用科技化智能辦公軟件，通過科技處理重復性的信息，加強對信息的高效應用，提高工作效率；另一方面，優化管理程序，減少不必要的上報、審批程序，更加科學的開展工作，切實提高工作績效。

3.2 提升辦公室工作人員服務意識水平

在新的工作時期情況下，工作人員首先必須認識到工作的重要性，充分考慮到領導、單位、部門和基層實施的意見，在工作中作出正確的安排；同時保持積極的工作態度、踏實勤奮、努力工作，發現問題及時解決，多思考總結工作經驗，提高工作水平和工作效率。

3.3 完善辦公室行政事務管理工作制度

在新的發展時期，辦公室行政事務管理部門應該根據實際需要制定出科學合理的制度，包括管理制度、服務制度、監督制度、培訓制度等制度體系，對辦公室工作人員職責權利進行明確的界定，便于工作的開展，加強對工作的監督檢查，保證工作的有效性和正確性；此外，重視對工作人員的培訓教育，增強工作人員工作方式的先進性，提高工作效率能力，為企業長期發展奠定人才基礎；同時，建立一定的工作浮動制度，考慮到單位和工作人員的需求，開展福利活動或者給需要的工作人員上下班時間調整，以此增強員工積極性，企業認同感，促進企業長足發展。

4 結束語

信息化時代的到來對傳統的辦公室行政事務管理工作產生了極大的影響，對于辦公室行政事務管理這種基礎工作，適應、制定更好的工作制度對單位發展有非常大的幫助。作為單位核心部門之一，辦公室的規范科學發展對公司進步影響非常大，因此，我們必須針對行政事務管理工作發展過程中出現的問題進行研究，結合社會發展趨勢開展工作策略，促進辦公室行政事務管理的科學合理發展，提高工作效率，促進單位的長足發展。

參考文獻：

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