辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用

摘要：計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)發(fā)展而來(lái)的一種新型辦公模式，在工作中已經(jīng)發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。在計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化實(shí)際應(yīng)用及發(fā)展中，對(duì)于其要求也不斷提升，因而促使計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展，并且對(duì)計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化實(shí)行創(chuàng)新也就十分必要，使計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化能夠與實(shí)際需求更好地滿(mǎn)足。主要就計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化發(fā)展及創(chuàng)新進(jìn)行分析，為計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的更好應(yīng)用及發(fā)展提供依據(jù)與支持。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī);信息處理技術(shù);辦公自動(dòng)化

中圖分類(lèi)號(hào)：D326文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1計(jì)算機(jī)辦公軟件概述

辦公自動(dòng)化是面向組織的日常運(yùn)作和管理，學(xué)生和老師使用頻率最高的系統(tǒng)應(yīng)用，自1985年國(guó)內(nèi)召開(kāi)第一次辦公自動(dòng)化規(guī)劃會(huì)議以來(lái)，辦公和教學(xué)自動(dòng)化系統(tǒng)在應(yīng)用內(nèi)容上的深度與廣度、IT技術(shù)運(yùn)用等方面都有了新的變化和發(fā)展，并成為不可缺的核心應(yīng)用系統(tǒng)。主要推行一種無(wú)紙化辦公模式。目前，對(duì)辦公室計(jì)算機(jī)辦公軟件還沒(méi)有明確的界定，但從微觀角度來(lái)看，辦公室計(jì)算機(jī)辦公軟件指的是對(duì)文檔等文字資料的編輯以及對(duì)文檔內(nèi)容信息化管理;而從宏觀角度來(lái)看，辦公室計(jì)算機(jī)辦公軟件指的是以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公室信息系統(tǒng)，日常的辦公中應(yīng)用這一系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)辦公流程的自動(dòng)化、信息化以及智能化，不僅能夠提高辦公效率，還可以實(shí)現(xiàn)信息的交流與共享。

2計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化具備的功能

2.1計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的文檔管理功能

對(duì)于計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化而言，其在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中所體現(xiàn)出的各種功能中，最為基礎(chǔ)的一種就是文檔管理，在這一功能得以較好應(yīng)用的基礎(chǔ)上，對(duì)于企業(yè)辦公中涉及到的各種文檔能夠?qū)崿F(xiàn)分類(lèi)，并且對(duì)這些文檔實(shí)行存儲(chǔ)，而后將這些文檔資料在一個(gè)程序中實(shí)行歸檔，也就能夠在今后應(yīng)用這些穩(wěn)定時(shí)更便捷地進(jìn)行搜索查找。在文檔管理過(guò)程中，其并非簡(jiǎn)單地在計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)文檔，而是需要利用自動(dòng)化等方式對(duì)文檔實(shí)行管理。對(duì)于所涉及的文檔資料比較多的一些企業(yè)而言，若僅僅存儲(chǔ)文檔而未能夠?qū)ζ鋵?shí)行有效管理，也就無(wú)法使辦公過(guò)程中計(jì)算機(jī)的作用實(shí)現(xiàn)充分發(fā)揮。因此，在文檔管理系統(tǒng)中，需要對(duì)文檔管理效率進(jìn)行積極應(yīng)用，從而使人工管理檔案時(shí)間能夠得以充分減少，另外，需要注意的一點(diǎn)就是在文檔管理系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，需要對(duì)其安全性能實(shí)行進(jìn)一步完善，使文檔安全性得到更好保證。

2.2計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的信息交流及共享功能

在企業(yè)各項(xiàng)工作的實(shí)際開(kāi)展過(guò)程中，且能夠使各個(gè)方面的信息實(shí)現(xiàn)有效交流，其前提及基礎(chǔ)就是對(duì)有關(guān)信息交流平臺(tái)進(jìn)行構(gòu)建，在該平臺(tái)中可對(duì)企業(yè)一段時(shí)間內(nèi)的信息進(jìn)行公布，并且企業(yè)工作人員也能夠利用該平臺(tái)實(shí)行工作經(jīng)驗(yàn)的相互交流，還能夠?qū)崿F(xiàn)相關(guān)資料的傳輸。就目前實(shí)際情況而言，在企業(yè)內(nèi)部信息建設(shè)主要就是在局部網(wǎng)之內(nèi)，需要專(zhuān)門(mén)人員實(shí)行維護(hù)及管理。在信息平臺(tái)利用的基礎(chǔ)上，在企業(yè)內(nèi)部可實(shí)現(xiàn)信息交流及信息傳遞，使工作人員效率實(shí)現(xiàn)有效提升，尤其是對(duì)于規(guī)模比較大的一些企業(yè)，信息平臺(tái)在實(shí)際應(yīng)用中所發(fā)揮出的作用也更加明顯。

3辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用

3.1基本辦公自動(dòng)化軟件

目前，企業(yè)在辦公過(guò)程中使用的文字處理軟件有wps辦公軟件、基于windows操作系統(tǒng)的辦公軟件：辦公系列和基于網(wǎng)絡(luò)的文字處理軟件。值得注意的是，這種文字處理軟件有其優(yōu)點(diǎn)，例如wps辦公軟件在文字處理功能上較強(qiáng)，同時(shí)也提供了一個(gè)免費(fèi)的過(guò)程應(yīng)用版本，占用的電腦設(shè)備內(nèi)存較小，所以它被人們廣泛使用;網(wǎng)絡(luò)文本處理軟件需要瀏覽器的支持來(lái)操作文本，不需要計(jì)算機(jī)系統(tǒng)提供其他軟件的支持，但由于其編輯任務(wù)復(fù)雜，無(wú)法勝任，辦公系列辦公軟件的開(kāi)發(fā)與兼容，為辦公單元的辦公自動(dòng)化管理提供了方便，也得到了人們的廣泛應(yīng)用。在辦公過(guò)程中應(yīng)用文字處理軟件不僅可以提高辦公效率和質(zhì)量，而且可以實(shí)現(xiàn)無(wú)紙辦公的目標(biāo)。

3.2數(shù)據(jù)處理表格

數(shù)據(jù)電子表格處理技術(shù)具有的簡(jiǎn)便、快捷等優(yōu)勢(shì)，同時(shí)有著強(qiáng)大的數(shù)據(jù)表格處理功能，傳統(tǒng)辦公中主要是以人力的方式處理計(jì)算各種數(shù)據(jù)，這種方式不僅效率低，且浪費(fèi)了人力物力資源，還難以保證工作質(zhì)量，極易出現(xiàn)計(jì)算誤差問(wèn)題。而在辦公中應(yīng)用計(jì)算機(jī)電子表格處理處理技術(shù)，在面對(duì)一些較難的數(shù)據(jù)計(jì)算時(shí)，其能夠削減重復(fù)繁瑣的計(jì)算過(guò)程，有助于提高各種處理計(jì)算效率與準(zhǔn)確性，在很大程度上提高了企業(yè)辦公效率。

3.3圖文制作

圖文制作是企業(yè)辦公中的主要部分，其中包括圖像、語(yǔ)音、視頻的處理等，以往工作人員在處理這些工作內(nèi)容時(shí)，耗費(fèi)的時(shí)間相對(duì)較長(zhǎng)，尤其是在信息收集與處理方面，人工的方式處理效率相對(duì)較低，不僅使企業(yè)人力物力耗費(fèi)量增大，且收獲的效率相對(duì)較差，在很大程度上影響了企業(yè)各環(huán)節(jié)的順利開(kāi)展。將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)中圖文制作及演示文稿軟件應(yīng)用于企業(yè)辦公中，可以在短時(shí)間內(nèi)計(jì)算相關(guān)的工作報(bào)表，不僅使得工作效率得到提升，且能夠使計(jì)算結(jié)果的準(zhǔn)確度得到保障。在辦公中應(yīng)用圖文制作軟件，能夠使以往文字不豐滿(mǎn)的現(xiàn)象得以解決，工作人員通過(guò)借助多媒體設(shè)備進(jìn)行演示文稿的處理，發(fā)揮其具有的圖片、文字、音頻、視頻于一體的優(yōu)勢(shì)，有助于大大提高辦公效率。

4計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化發(fā)展趨勢(shì)

首先，在計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化今后不斷發(fā)展過(guò)程中，培養(yǎng)復(fù)合型人才必然會(huì)成為十分重要的一項(xiàng)內(nèi)容與方向。對(duì)于計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化而言，其專(zhuān)業(yè)性及技術(shù)性比較強(qiáng)，對(duì)于每個(gè)環(huán)節(jié)的實(shí)施均需要進(jìn)行熟練操作，因而需要使計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與實(shí)際工作的開(kāi)展實(shí)現(xiàn)有效結(jié)合，在保證企事業(yè)單位內(nèi)具備高素質(zhì)技術(shù)人才及專(zhuān)業(yè)人才的前提下，才能夠保證計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的作用實(shí)現(xiàn)充分發(fā)揮，在工作人員充分掌握相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)上，才能夠促使計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。其次，在計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化今后發(fā)展過(guò)程中，相關(guān)自動(dòng)化設(shè)備也會(huì)進(jìn)一步提升性?xún)r(jià)比，這些都是基于通信技術(shù)及計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展，從而可使新技術(shù)得以不斷出現(xiàn)及應(yīng)用。同時(shí)，人機(jī)交互界面也能夠?qū)崿F(xiàn)進(jìn)一步完善，相關(guān)操作系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)進(jìn)一步優(yōu)化，從而可在較大程度上提升其形象性以及直觀性，這在辦公自動(dòng)化技術(shù)進(jìn)一步推廣及應(yīng)用方面具有十分重要的作用及意義。

結(jié)束語(yǔ)

為提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中優(yōu)勢(shì)地位，各個(gè)行業(yè)在辦公自動(dòng)化管理過(guò)程中應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件，既提高了辦公效率也改善了辦公質(zhì)量。同時(shí)，在高等專(zhuān)科院校中發(fā)揮計(jì)算機(jī)軟件對(duì)辦公自動(dòng)化管理的積極作用具有重要的意義。另外，計(jì)算機(jī)辦公軟件作為推動(dòng)辦公自動(dòng)化管理不可缺少的科學(xué)技術(shù)，需要加強(qiáng)對(duì)其的創(chuàng)新力度，使之適應(yīng)滿(mǎn)足飛速發(fā)展的時(shí)代要求。

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作者簡(jiǎn)介：

唐華??眉山?1981.5?本科?副教授

（作者單位：眉山職業(yè)技術(shù)學(xué)院）