新時代的人事檔案管理信息化建設

張鈺茗

摘 要：隨著新時期信息技術的快速發展，應用范圍也越來越廣泛，在此環境下企業信息化建設水平不斷提高，人事檔案管理信息化建設能夠充分發揮信息優勢，提高人事檔案管理水平。下面文章就對人事檔案管理信息化建設展開探討。

關鍵詞：人事檔案；檔案管理；信息化；企業人事

引言

我國在人事檔案管理的信息化建設和發展上起步較晚，長期處于落后狀態。一是我國計算機和網絡技術前期發展較慢，計算機普及率偏低，在一定程度上制約了現代信息技術在各行各業的應用和發展，同樣也延緩了我國人事檔案管理研究發展的進程。二是我國在管理理念和思想上還比較傳統，人治化現象還比較突出，在對人事檔案的自動化管理和智能化應用上沒有引起足夠的重視。

1現階段我國人事檔案信息化建設的發展情況

縱觀我國檔案管理現狀，絕大多數企業對檔案管理信息化建設工作不夠重視，一些企業僅僅將其視作一種“擺設工作”，缺少對人事檔案管理工作的正確認識。由于企業缺乏人事檔案信息化建設意識，并且缺乏人力資源與物資的投入，這些因素嚴重制約了我國人事檔案管理信息化的建設與發展。一些企業仍然慣用傳統型的人事管理模式，工作重復性較大，既浪費時間與人力，又難以保證檔案管理的效率。與此同時，在實際的檔案管理中，仍然以實體檔案為主，經過人工的反復查閱與重復使用極易導致實體檔案受損，并難以對檔案進行長期妥善保存。除此之外，一些人事檔案管理人員的水平相對較低，大多數工作人員都是由單位別的崗位轉調過來的，并不是人事檔案管理專業的人才，缺少嚴格系統的培訓，檔案管理經驗不夠豐富。因此，我國多數企業對人事檔案基礎設施建設缺少重視與關注，并未建立起相對完善的信息化建設平臺，并且收集數據不夠全面，致使信息化建設的程度較弱，難以實現資源共享的目標。因此，在進行人事檔案信息化建設階段，首先應確立發展目標，明確信息化建設的主要方向。

2人事檔案管理信息化建設的方法策略

為了能夠強化人事檔案管理信息化建設，在本文之中將從以下幾個方面進行分析，即：加強檔案信息資源管理力度、建設現代化的基礎設施，完善人事檔案信息數據庫、加強人事檔案信息管理工作人員的保密意識、推動各單位內部基礎設施的建設以及借助新媒體技術，提升檔案管理的效率幾項方法。

2.1加強檔案信息資源管理力度

重視檔案信息資源管理力度的提升，不斷協調檔案歸檔與檔案使用之間的矛盾，這樣一來就能夠很好地實現檔案管理高效。根據不同的人事檔案管理制度，嚴格要求檔案歸檔信息，保證檔案數據權限保密，建立有序、完整的檔案數據庫，從而能夠及時修復缺失的檔案信息。

2.2建設現代化的基礎設施，完善人事檔案信息數據庫

在對人事檔案管理信息化建設的過程中，要不斷地加大對基礎設施現代化的建設，不斷地提高各個相關部門對網絡技術和計算機的應用技術，從而使得檔案信息化水平得到進一步提高。在檔案信息化管理建設的過程中，對計算機以及網絡技術要進行充分的使用，使得檔案信息相關數據庫建設的步伐不斷加快，并且要積極建設多媒體數據庫和檔案全文數據庫，使得檔案信息化管理更加完善。此外，還要建立信息化的檔案管理系統，在全國范圍中推廣統一且符合規范的檔案信息管理軟件，更好地實現對檔案信息的交換與共享。

2.3加強人事檔案信息管理工作人員的保密意識

要想提升企事業單位人事檔案管理的信息化建設水平，人才隊伍建設必不可少。由于人事檔案信息在管理過程中都是保密的，所以一定要加強人事檔案信息管理工作人員的保密意識，防止出現信息泄露的情況，一旦信息泄露就會給個人以及企業帶來許多不利影響。重視檔案信息的保密工作非常關鍵，相關部門在培訓初期就應該重視該問題，同時還需要貫穿于整個檔案信息管理過程中，這樣才能夠規范工作人員的操作，強化保密意識。相關單位在我國相關法律法規允許的前提下，充分結合本單位的實際情況，建立健全單位內部人事檔案管理機制，使人事檔案管理信息化建設有章可循。

2.4推動各單位內部基礎設施的建設

在信息化背景之下，很多的企業和事業單位都對于人事檔案管理有了更加深刻的認識，所以為了能夠全面的加強檔案管理就推出了各種措施，在這個過程之中一定會發現基礎建設是其中的關鍵，因為它是基本的保障。所以應該從以下兩個方面進行改進。首先，對于檔案儲存庫房條件做出調整，因為檔案儲存庫房是對于人事檔案電子信息存儲環境的根本，如果其出現的硬件方面的問題，就需要對其進行調整，從而確定其安全性，以防止受到不法分子對于計算機的共計；其次是熟練的使用計算機軟件，做好計算機安全防范工作，在對于計算機軟件繼續寧調整的過程之中，一定要注意其網絡環境建設問題和網絡共享問題，如果其出現的失誤則會造成人事檔案的不安全可能。

2.5借助新媒體技術，提升檔案管理的效率

在對人事檔案進行管理中，應借助新媒體技術，提高人事檔案管理的整體效率。其一，合理計劃好檔案管理信息化工作。檔案管理的相關領導人員應提前做好科學布局，放眼長遠發展，并立足于現實情況，補齊檔案管理信息化建設中的短板，把握住檔案管理的發展趨勢與方向，并根據實際情況合理制定策略。其二，借助新媒體技術優勢，按照新媒體技術對人事檔案進行管理，應充分發揮新媒體傳遞速度快、信息化共享以及查閱較為便利等優點，提倡無紙化辦公模式，以信息化手段保存檔案資源。例如可以充分利用掃描儀、攝影機等硬件設備，將音頻、圖片以及視頻等檔案資源加以保存，一方面能夠節省空間、減少資金投入，另一方面便于查閱搜索，避免因長期不整理或者環境變遷導致檔案資源出現損壞或者腐蝕等相關情況。

結語

綜上所述，現代社會人事關系錯綜復雜，對于廣大企事業單位而言，要想提升管理效率，信息化可謂是最有效的途徑，通過人事檔案管理的信息化建設，其競爭力得以顯著提升。我們必須意識到人事檔案管理信息化建設的重要性，加強人才隊伍建設，加大資金投入，完善相應的規章制度，進一步推進人事檔案管理的自動化及信息化建設。

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