新形勢(shì)下提高事業(yè)單位文書檔案管理工作效率的對(duì)策

徐柳

摘 要：本文對(duì)新形勢(shì)下提高事業(yè)單位文書檔案管理工作效率的對(duì)策進(jìn)行了研究。文書檔案不僅是事業(yè)單位和國(guó)家的重要資料，還能為社會(huì)公眾提供查詢服務(wù)。當(dāng)前的文書檔案管理工作存在著工作水平不高、重視程度不夠、管理方式陳舊等問(wèn)題。為了解決這些問(wèn)題，提高事業(yè)單位文書檔案管理工作效率，應(yīng)該做到：堅(jiān)持以人為本的理念;應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù);優(yōu)化人員配置;完善管理制度;在新形勢(shì)下探索文書檔案管理模式。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;文書檔案管理;工作效率

文書檔案作為對(duì)事業(yè)單位各項(xiàng)信息的記錄，具有重要的研究?jī)r(jià)值，對(duì)其管理是事業(yè)單位的一項(xiàng)重要工作。在新形勢(shì)下，為了滿足社會(huì)對(duì)文書檔案管理工作提出的要求，充分發(fā)揮其自身作用，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展，我們要探索出提高其工作效率的對(duì)策。

一、事業(yè)單位文書檔案管理工作的重要性

1.是事業(yè)單位和國(guó)家的重要資料

事業(yè)單位文書檔案作為記錄事業(yè)單位設(shè)立、變更、注銷、開(kāi)展活動(dòng)及登記管理工作等信息的原始材料，它具有法律效力。可以在涉及事業(yè)單位訴訟、核實(shí)違法違紀(jì)行為中，提供重要的依據(jù)和憑證。事業(yè)單位的類型、職責(zé)不同，涉及到我國(guó)經(jīng)濟(jì)、政治、文化等各個(gè)方面，共同推動(dòng)國(guó)家社會(huì)發(fā)展。因此事業(yè)單位文書檔案對(duì)其工作情況、發(fā)展變化的真實(shí)記錄，也是記錄了我國(guó)發(fā)展變化的歷史資料。作為國(guó)家檔案的重要組成部分，要建立和完善保管體系，文書檔案的完整與安全關(guān)系到黨和國(guó)家各項(xiàng)工作的開(kāi)展及各種政策的制定。

2.為社會(huì)公眾提供查詢服務(wù)

事業(yè)單位文書檔案記載的內(nèi)容廣泛，涵蓋其工作生活的方方面面，如業(yè)務(wù)范圍、詳細(xì)的財(cái)政支出收入、日常工作的情況、各個(gè)項(xiàng)目的具體情況及分析。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和市場(chǎng)體系不斷發(fā)展完善的今天，文書檔案作為事業(yè)單位的重要基礎(chǔ)性文件，不僅關(guān)系到其自身的平穩(wěn)運(yùn)營(yíng)。對(duì)其進(jìn)行深入的研究分析和開(kāi)發(fā)利用，還能為社會(huì)公眾提供其需要的信息服務(wù)，充分發(fā)揮其在社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活中的作用。此外，對(duì)事業(yè)單位的工作人員來(lái)說(shuō)，文書檔案還能指導(dǎo)他們的日常工作，在其指導(dǎo)下順利的完成各項(xiàng)工作，解決工作中遇到的困難，甚至糾正工作中出現(xiàn)的錯(cuò)誤。

二、事業(yè)單位文書檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.工作水平不高

當(dāng)前很多事業(yè)單位的文書檔案管理工作，很少任用專業(yè)的管理人員，也忽視對(duì)他們的培訓(xùn)。這就導(dǎo)致其檔案管理人員工作水平不高、業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)、管理方法和相關(guān)知識(shí)結(jié)構(gòu)落后，在新形勢(shì)下，不能對(duì)文書檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，難以應(yīng)付工作的實(shí)際進(jìn)度。此外，檔案管理工作沒(méi)有專職的人員，很多人身兼數(shù)職，難以全副身心投入到檔案管理工作中。日常工作中忽視檔案的存檔、歸檔工作，在這個(gè)過(guò)程中也忽視了材料的真實(shí)、準(zhǔn)確。總的來(lái)說(shuō)，工作水平不高，不利于事業(yè)單位文書檔案管理工作的發(fā)展，也制約了事業(yè)單位的工作效率。

2.重視程度不夠

文書檔案對(duì)事業(yè)單位的管理具有重要的作用，關(guān)系到其自身的發(fā)展和相關(guān)決策的制定。很多事業(yè)單位的人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)，沒(méi)有意識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，對(duì)這項(xiàng)工作的重視程度不夠。他們把檔案管理工作與一般文書工作混淆，認(rèn)為只是普通的事務(wù)性工作，做好文書檔案的抄寫、保管、外調(diào)、查檔就行了。忽視了對(duì)相關(guān)人員及配置的管理。用文書檔案管理工作不能帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，這一實(shí)用主義的眼光來(lái)看待這項(xiàng)工作，違背了檔案自身的價(jià)值。

3.管理方式陳舊

管理方式陳舊不僅體現(xiàn)在相關(guān)工作人員不夠?qū)I(yè)、工作水平不高。還體現(xiàn)在很多事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)因?yàn)橘Y金投入的問(wèn)題，不愿意建立檔案系統(tǒng)。也沒(méi)有結(jié)合現(xiàn)代化科學(xué)手段。這就導(dǎo)致了在信息化迅速發(fā)展的今天，文書檔案的文件種類越來(lái)越多，傳統(tǒng)的文書檔案的分類和歸檔工作難以滿足實(shí)際工作的要求。事業(yè)單位的檔案管理模式落后，資料管理不夠科學(xué)規(guī)范，其自身功效難以充分發(fā)揮，最終制約了事業(yè)單位的發(fā)展。

三、提高事業(yè)單位文書檔案管理工作效率的對(duì)策

1.堅(jiān)持以人為本的理念

在新形勢(shì)下，以人為本的理念廣泛傳播并被運(yùn)用到各行各業(yè)中。事業(yè)單位作為社會(huì)生活中的重要組成部分更要堅(jiān)持這一理念，把它作為各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)和前提，其文書檔案管理工作也不例外。以人為本的理念要求事業(yè)單位要重視檔案管理人員，并認(rèn)識(shí)到這一崗位的重要作用。在工作中各科室和領(lǐng)導(dǎo)，不僅要注重與管理人員的溝通交流，了解他們的職業(yè)規(guī)劃和心理情緒，還要認(rèn)可并積極配合他們的工作，保證文書檔案管理工作順利開(kāi)展。只有這樣才能從總體上提高事業(yè)單位文書檔案管理工作的效率，使管理人員獲得成就感和歸屬感，更加努力的投入到工作中去。此外堅(jiān)持以人為本的理念，不僅關(guān)注文書檔案管理人員，還要關(guān)注自己的服務(wù)對(duì)象即社會(huì)大眾。各事業(yè)單位要認(rèn)識(shí)到，其文書檔案管理工作不僅涉及到自身的發(fā)展，也關(guān)系到對(duì)社會(huì)大眾的服務(wù)質(zhì)量。文書檔案管理工作其社會(huì)性、服務(wù)型功能增加，要改革自己的工作模式，為社會(huì)大眾提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)

信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，提高了各行各業(yè)的工作效率，促進(jìn)了各行業(yè)和全社會(huì)的發(fā)展。事業(yè)單位文書檔案管理工作要想提高工作效率，就要應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)和現(xiàn)代化管理手段，構(gòu)建新型管理模式。傳統(tǒng)的文書檔案種類多、細(xì)節(jié)多，資料查詢時(shí)耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)，而且容易產(chǎn)生錯(cuò)誤，紙質(zhì)檔案消耗成本大，不易儲(chǔ)存，信息化技術(shù)的出現(xiàn)有助于這些問(wèn)題的解決。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要重視信息化技術(shù)在文書檔案管理工作中的應(yīng)用，加大對(duì)相關(guān)設(shè)備的投入，培養(yǎng)高素質(zhì)的管理人才。管理人員不僅要有很強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，還要熟練掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，能在實(shí)際工作中熟練應(yīng)用現(xiàn)代化信息設(shè)備。此外還要建立信息化管理平臺(tái)，這個(gè)平臺(tái)要具備高效的管理軟件和安全可靠的防火墻。這樣這個(gè)平臺(tái)才能實(shí)現(xiàn)文書檔案額加工、存儲(chǔ)、保密、查詢等功能，能安全平穩(wěn)的運(yùn)行。實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的數(shù)字化、一體化，不僅能提高其工作效率、水平及準(zhǔn)確性，還能對(duì)其各項(xiàng)工作統(tǒng)一管理，為事業(yè)單位制定科學(xué)合理的決策提供可靠的信息資料，從而促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

3.優(yōu)化人員配置

事業(yè)單位應(yīng)該把優(yōu)化人員配置作為核心內(nèi)容之一，在文書檔案管理工作中，要優(yōu)化原來(lái)的人員配置，設(shè)置專職人員，任用專業(yè)人才，加大對(duì)人員的管理和培訓(xùn)以提高管理人員的素質(zhì)。在選拔文書檔案管理人員時(shí)，要考察他們的職業(yè)規(guī)劃和專業(yè)能力，最好聘任有專業(yè)資格證書的人，使其能在其崗謀其職，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)。對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，能豐富他們關(guān)于文書檔案管理工作的基礎(chǔ)知識(shí)，增強(qiáng)其業(yè)務(wù)能力，從而保證工作順利高效的開(kāi)展。在他們進(jìn)入崗位時(shí)，要進(jìn)行全面的培訓(xùn)，使他們對(duì)文書檔案管理工作的任務(wù)和相關(guān)規(guī)章制度有所了解。在日常工作中，要為他們提供更多的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，加大培訓(xùn)力度，不僅要培訓(xùn)他們的業(yè)務(wù)能力，還要增強(qiáng)思想政治方面的教育。把培訓(xùn)工作貫穿管理人員的整個(gè)職業(yè)生涯中，才能保證他們?cè)谛滦蝿?shì)下，掌握最新的文書檔案管理知識(shí)、技術(shù)，能應(yīng)付實(shí)際工作中的各種問(wèn)題，從而提高事業(yè)單位文書檔案管理工作。此外，還要保持文書檔案管理隊(duì)伍的連續(xù)性和穩(wěn)定性，這樣不僅有利于文書檔案保密，還能促進(jìn)事業(yè)單位文書檔案管理工作的發(fā)展。

4.完善管理制度

完善管理制度也是事業(yè)單位的一項(xiàng)重要工作，實(shí)現(xiàn)這個(gè)目的就要健全完善的獎(jiǎng)懲體制。一個(gè)人的潛能是無(wú)限的，只有合理的激勵(lì)才能給其帶來(lái)持久的動(dòng)力。使其在工作中充分發(fā)揮自己的才能，提高工作效率和水平。根據(jù)以人為本的理念，在文書檔案管理工作中設(shè)立了激勵(lì)制度，要考慮到管理人員的個(gè)性和職業(yè)追求，用明確的考核評(píng)定指標(biāo)來(lái)考察他們的工作。對(duì)業(yè)績(jī)突出、工作能力強(qiáng)的人員，要給予物質(zhì)、精神方面的鼓勵(lì)和晉升機(jī)會(huì)，增強(qiáng)管理人員的積極性和責(zé)任感。此外，還要設(shè)立相應(yīng)的懲罰制度，能幫助工作人員明確自己的職責(zé)，增強(qiáng)其責(zé)任感。激勵(lì)機(jī)制和懲罰機(jī)制共同發(fā)揮作用，才能提升文書檔案管理工作的隊(duì)伍素質(zhì)和工作效率。

5.在新形勢(shì)下探索文書檔案管理模式

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的今天，文書檔案開(kāi)始面向社會(huì)，為各種經(jīng)濟(jì)組織提供信息服務(wù)。它由原來(lái)的為事業(yè)單位服務(wù)轉(zhuǎn)為更傾向于為社會(huì)大眾提供服務(wù)，因此文書檔案管理工作模式，也應(yīng)該由封閉性向社會(huì)性轉(zhuǎn)變。此外，目標(biāo)管理作為一種新型的管理模式，能提高工作效率。在生活節(jié)奏快的今天，也應(yīng)該把這一管理模式應(yīng)用于文書檔案管理工作中。 文書檔案工作目標(biāo)管理是指按照一定的辦法和程序，對(duì)文書檔案的內(nèi)容和形式進(jìn)行考評(píng)，并按照規(guī)定的等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)定等級(jí)。其考核的標(biāo)準(zhǔn)是以黨的工作要求和國(guó)家檔案工作的政策、法規(guī)為依據(jù)的。但是在制定考核標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，要結(jié)合自身文書檔案管理工作的現(xiàn)狀及發(fā)展規(guī)劃，靈活調(diào)整，使其符合實(shí)際情況。目前目標(biāo)管理工作的作用，已經(jīng)在文書檔案管理部門中得到實(shí)踐證實(shí)，它能幫助事業(yè)單位的文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。因此有關(guān)部門應(yīng)該借鑒其經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合自身的實(shí)際情況，開(kāi)展文書檔案目標(biāo)管理工作

四、結(jié)束語(yǔ)

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)日益發(fā)展并完善，信息技術(shù)快速發(fā)展并廣泛應(yīng)用。在這種新形勢(shì)下，事業(yè)單位的文書管理工作要進(jìn)行改革。不僅要注重其社會(huì)服務(wù)型功能的發(fā)揮，還要應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)和管理模式，提高工作效率，充分發(fā)揮文書檔案管理工作的功能，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

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