保障檔案管理保密性措施分析

程昕

摘 要：本文主要針對保障檔案管理保密性措施展開深入研究，通過檔案管理保密中存在的問題，包括對檔案管理的重視程度不足、缺少完善的檔案保密制度、檔案管理軟硬件設施嚴重缺失、檔案管理人員的專業水平有待提升，重點闡述了幾點針對性的優化措施，包括提高對檔案管理的高度重視、加強檔案管理保密制度的構建、加強檔案管理分工、實現信息一體化、強化檔案室安全建設、不斷提高員工的綜合素養等，確保檔案管理保密性水平的穩步提升，充分體現出檔案管理的保密性。

關鍵詞：檔案管理;保密性;措施

現階段，經濟發展和社會進步，檔案管理發揮的作用越來越顯著，備受各個行業領域內部的重視和關注。保證檔案管理工作的順利進行，必須要貫徹落實保密性原則，保證檔案管理內容的完整性和保密性，避免出現檔案信息泄漏或流失等現象，進而將檔案管理工作落實到位，予以強有力的保障。

一、檔案管理的保密性工作內容

1.加強檔案庫房的保密管理。通過加強檔案保密管理，可以避免檔案出現盜取現象。在檔案管理過程中，要嚴格執行檔案庫房、閱檔室和辦公室 “三分開”原則，還要安排專人進行檔案庫房管理，將庫房管理機制完善化，給予庫房保密性一定的保障。通過對庫房的控制，可以強化庫房的保密管理。所以企業要投入一定的資金，以此來將檔案管理的硬件設施投入落實下去。

2.加強涉密檔案的保密管理。在企業不斷發展過程中，具有較多核心機密信息，所以必須要做好涉密檔案保密管理工作。如果出現涉密檔案泄漏現象，極容易造成諸多知識產權的缺失，對企業的發展經營造成嚴重的影響。所以在檔案管理過程中，對于涉密檔案，要制定專門措施，強化安全管理，確保涉密檔案的保密性。

3.合理劃分檔案保管期限和保密期。在檔案管理期限的明確過程中，要從檔案實際內容出發，并對檔案內容的基礎價值進行深入分析，然后給予企業實際需求，對檔案的保管價值、期限等進行確定，所以在檔案保管期限內，要積極開展檔案保密管理工作，確保檔案內容的完整性，以免對檔案價值造成影響。而對于涉密的檔案來說，要做好密級標注，從檔案的密級程度出發，進行獨立化的裝訂和保存，將檔案在運輸或利用中出現泄密的現象降至最低，以免對企業發展造成影響。

二、檔案管理中保密性的重要性分析

檔案資料涉及到企業發展和經營的整個過程，屬于重要的信息數據。在市場經濟體系的強大推動下，企業之間的競爭，在人才、資源以及信息等方面得到了充分的體現，而信息競爭能力，與該企業的檔案保存情況有著緊密的聯系。在企業具有完善的檔案保存記錄的情況下，可以掌握更多有價值的信息，進而在市場競爭中立足，以免處于劣勢地位。檔案資料，與企業和國家諸多秘密事項有著緊密的聯系，如果出現對外泄漏事件，極容易影響到企業正常發展，所以諸多企業對檔案資料的保密工作予以了高度的重視。現階段，互聯網技術的應用越來越頻繁，諸多檔案資料在互聯網中得以體現，雖然具有極大的便利性，但是也極容易導致安全隱患的出現，所以在檔案管理過程中，必須要貫徹落實好保密性原則，保證檔案使用的合理性和合法性，進而給予資料完整、安全目標的實現一定的保證。

三、檔案管理保密性中存在不足之處

1.對檔案管理的重視程度不足。現階段，一些企業積極開展檔案管理工作，但是在實際上，一些企業沒有對檔案管理予以高度的重視程度，并對檔案管理存在著一定的心理誤區，也沒有將檔案管理的保密性充分發揮出來。對于檔案管理工作來說，可以不斷增強企業的經濟效益和社會效益。但是在實際上，一些企業在檔案管理中，出現了盲目亂借、甚至丟失現象，而且還出現了檔案泄密問題。造成這種現象的原因，主要是由于檔案管理工作的重視程度嚴重缺失造成的。

2.缺少完善的檔案保密制度。目前，我國檔案管理工作有其局限性，檔案利用效率不高，檔案信息的安全性、保密性得不到保證，檔案管理流程的嚴密性嚴重缺失，流失現象經常出現。在執行操作方面，檔案管理保密工作的規范性也存在著缺陷，缺少相關管理制度的構建，不利于檔案保密工作的順利進行。究其原因，都是由于缺少完善的檔案管理制度造成的，檔案工作的專業性、系統性嚴重缺失。

3.檔案管理軟硬件設施嚴重缺失。在企業發展和經營中，檔案扮演著極其重要的角色，但是一些管理人員缺少對檔案管理的高度重視，專人管理嚴重缺失，也沒有設置專門的檔案室，一定程度上很難保證檔案管理的保密性，導致檔案泄密現象始終沒有得到解決。雖然一些企業設置了檔案室，以此來管理和保管檔案，但是檔案室范圍比較狹小，保存空間受到了極大的限制，而且一些庫房條件不達標，極容易破壞到紙質檔案，威脅到檔案的完整性和全面性。總之，檔案管理設施嚴重缺失，很難保證檔案的保密性。

4.檔案管理人員的專業水平有待提升。現階段，一些檔案管理工作人員的專業素質有待提升，專業的檔案管理知識嚴重缺失，一定程度上很難將檔案保密管理的專業性、科學性體現出來，這對檔案管理的保密性造成了極大的威脅。由于專業檔案管理知識嚴重缺失，很難規范檔案管理流程，比如資料收集較為單一、檔案歸檔范圍較為模糊等，導致檔案管理效率難以提升。此外，在檔案管理工作中，有時會出現兼職的其他崗位工作人員，這也對檔案管理效果造成了嚴重影響。

四、檔案管理保密性的優化措施

1.提高對檔案管理的高度重視。一般來說，檔案保密管理具有動態性特點，所以在檔案保密過程中，要貫徹落實好《保密法》規定，加大法律法規的宣傳力度，將檔案降密、解密等工作落實到位。首先，在檔案解密工作中，要對解密的時間進行合理化控制，結合相關法律法規，以此來進行解密，確保解密工作順利進行。其次，檔案管理部門，要對保密部門的監督予以接受的態度，做好涉密檔案的清查工作，將清密、非密之間的界限進行明確化，規范檔案利用范圍。再次，檔案管理部門，結合密級標準，加強編制目錄的涉密文件，落實好涉密文件的統計臺賬，為后續文件的檢索提供便利性，進而不斷提高涉密文件的安全管理水平。

2.加強檔案管理保密制度的構建。首先，要從檔案管理實際情況出發，制定配套可行的管理制度，滿足檔案管理實際需求，安排專人進行負責管理。其次，各項規章制度的內容要做到言簡意賅，保證較強的執行效率，嚴格規范和約束檔案建設和使用管理的工作。再次，還要將制度約束的雙向性特點體現出來，要對領導和職工進行約束。最后，制定責任追究機制，將管理者的職能權限進行明確化，二引導管理者和責任人樹立高度的責任意識。通過責任追究機制的構建，可以確定第一責任人，如果行為主體出現了不遵守規定制度、損壞資料以及偽造檔案內容等，要進行一定的處罰，以儆效尤。

3.加強檔案管理分工，實現信息一體化。針對檔案保密管理，具有動態性的特點，所以在檔案保密管理過程中，要將工作分工進行明確化，將檔案信息一體化管理工作落實到位。所以，對于檔案管理部門來說，要將管理人員的分工進行明確化，而且各個部門之間還要保持密切的交流和協作，落實好各個部門檔案的資料收集工作，給予檔案信息完整性一定的保障，進而為信息一體化管理的順利推進奠定堅實的基礎。

其中，在一體化建設中，要加強網絡安全體系的構建。要想將保密工作落實到位，還要嚴格管理和維護網絡系統，將網絡安全漏洞修復好，加強先進技術方法的應用，創造良好的網絡運行環境。

4.強化檔案室安全建設。在檔案保密和維護檔案安全過程中，要加強檔案庫房安全建設。首先，門窗，要進行加密防盜網的應用，設置保險柜、保險鎖，給予檔案安全性高度的保障，其次，要明確區分絕密文件、非密文件等，避免混合在一起。對于與國家秘密相關聯的檔案，要進行獨立化保管，設置移動密集檔案架，也可以設置保險柜，避免機密漏洞的出現。再次，要控制檔案破損程度，不斷提高檔案的使用年限。對于保管難度較大的磁盤和光盤等，要設置專門的檔案消磁柜。而對于易破損的重要檔案，要進行防潮設備處理。最后，要集中整合日常監督、重點檢查等方式，不定期開展安全檢查工作，在對檔案數目進行核對的基礎上，要及時將檔案庫房的安全隱患消除掉，做到及時發現問題并解決問題。

5.不斷提高員工的專業素養。在開展檔案保密管理工作中，員工的保密意識是重要的前提性條件之一。對于檔案管理者來說，必須要確保檔案數據的完整性和安全性，落實好管理者的職責，引導員工樹立高度的責任意識，具備良好的綜合素養。在培養內容中，要引導員工遵守檔案管理相關制度，規范檔案管理流程，而且還要將檔案管理崗位的門檻適度提升上來，所選拔的管理者，要具備良好的綜合素質，進而發揮出自身的榜樣帶頭作用。

綜上所述，在檔案管理中，必須要做好相應的保密工作，確保檔案工作內容的完整性，防止出現檔案泄密、丟失等現象，不斷提高企業檔案管理規范化、專業化水平，進而充分體現出檔案管理保密工作的作用。

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