檔案信息安全管理體系建設探究

周春紅

摘 要：當前社會信息技術迅速發展，對社會的各行業的發展也會產生重要的影響。檔案管理部門已經認識到應用信息技術管理檔案信息的多種優勢，在實際的檔案管理工作積極應用信息化技術，逐漸實現檔案管理的信息化。但是，在應用信息化技術開展檔案管理工作的過程中發現存在檔案信息安全管理問題。基于此，就必須要對檔案信息安全管理體系建設進行探究，構建安全的檔案信息管理體系。

關鍵詞：檔案管理;信息安全;管理體系建設

隨著大數據時代的到來，檔案管理工作的相關部門與相關工作人員已經認識到應用信息技術來展開檔案管理工作的重要性，并在檔案管理工作中積極的引進先進的信息技術，不僅有效的提高檔案管理工作的質量與效率，還節省了大量的資源，提升了檔案信息的準確性、可行性。但是因為應用信息檔案管理手段，使得檔案信息安全存在一定的隱患，一旦檔案信息被不法分子盜取，就很有可能對用戶的個人生活、工作等產生不良影響。

一、構建檔案管理信息基礎安全保障體系

檔案管理部門需要根據檔案管理工作的特征與工作需求逐漸對其安全保障體系進行改進與完善，從而保證檔案管理系統的網絡安全、信息系統安全、數據庫安全以及信息安全等多種信息資源與數據處理器安全，還能夠較好的應對各類計算機病毒，避免檔案管理的各類信息受到病毒攻擊，從而導致信息安全受到影響。同時，這也要求相關的檔案管理單位能夠在檔案信息資料的存儲、傳輸與管理工作中都在處理信息的計算機網絡中配置IPS、防火墻、漏洞掃描等多種保障信息安全的基礎安全設備。在對檔案信息系統管理中還可以通過采取用身份認證、控制用戶訪問權限、用戶數字簽名等多種信息安全技術來避免檔案信息被有心之人惡意篡改或者是檔案信息造假等問題出現。某市于2017年，在開展檔案管理工作時緊密結合國家示范數字檔案館創建和檔案行業計算機信息系統等級保護三級系統的相關工作要求，在其工作中投入近400萬元，對單位的數字檔案管理系統的內網進行全面升級，應用比較先進的技術，最終達到平臺內部的虛擬機級別全方位安全防護，在此基礎上還結合該單位原有符合計算機信息系統等級保護二級標準的政務外網的安全防護，最終形成了該市的檔案管理信息基礎安全保障體系，使檔案信息更加安全。其他各檔案管理部門也可以借鑒該經驗，對檔案管理信息基礎安全保障體系進行構建，并結合實際的檔案管理工作進行合適的調整與修改。

二、加強檔案管理的電子文件和電子檔案管理規范

在大數據時代，通過不斷加強檔案管理的電子文件和電子檔案管理規范，從而使信息化的檔案信息更加真實、可靠、完整，而且還能使檔案信息管理更加安全，還可以解決傳統檔案管理中存在的檔案保管不當、檔案信息調用不方便等問題。自從建設信息化檔案管理系統的理念提出之后，各個層級的檔案管理單位都結合自身的檔案管理工作需求進行檔案信息化管理改進，并在實際的工作中加強對檔案信息電子文件實現全過程管理，并加強對檔案信息的前端控制，從而有效的加強對電子文件的質量控制，從而有效的保證電子文件的信息安全，提升檔案的價值。某市在其檔案管理工作中提出力“最多跑一次”的理念，對檔案管理內容中的電子文件形式進行深度的分析與歸類，并在市直級范圍內的檔案管理工作都建立起統一的檔案管理數據模型，從而使得檔案信息的收集、分析、歸檔以及規范管理等工作能夠順利展開。某些地區的檔案局利用接受副省級以上綜合檔案館業務建設評價和創建全國示范數字檔案館的契機，按照國家檔案局《數字檔案館建設指南》、《電子檔案管理系統基本功能規定》和“數字檔案館系統測試辦法”中對檔案管理的軟件工程要求，在實際的工作中逐漸構建起性能比較成熟與完善的系統，并不斷提升其安全性與擴展性，應用信息化技術可以使檔案館藏、電子檔案信息的收集、整理、存儲、檢索、保管編研等多方面的工作都能更加高效的展開，用戶被授予一定權限之后，就可以根據自身的需求，實現跨庫、無縫連接的檔案信息應用。

三、切實落實各項檔案信息安全管理措施

在制定完善的檔案信息管理措施的基礎上，就要切實落實各項檔案信息安全管理措施。具體如下：

1.對檔案信息的保護等級進行設置

要求相關的檔案管理部門對已經應用信息系統的檔案管理系統的安全等進行設置，并做好與之相關的安全等級保護工作，將檔案信息管理技術與管理措施結合起來，根據我國現行的相關標準規范與規定，構建起檔案管理的信息系安全防護體系，從而有效的提升整個檔案管理系統的安全保護能力，減少檔案管理工作的信息安全隱患，為進一步加強檔案信息化、數字化建設奠定堅實的基礎。

2.加強對檔案信息的安全運行維護

部分檔案管理部門可以通過付費來尋求第三方的數據技術支持，并為檔案管理工作提供全面、科學、合理的日常安全維護工作。制定定期安全巡查、檔案管理數據服務的安全管理漏洞掃描、檔案管理系統風險評估以及系統加固整改等多方面的服務，從而保證檔案管理系統的安全性與可靠性，進而保證檔案信息安全、可靠。

3.逐步建立完善的檔案信息資源備份機制

各個層級的方案管理工作單位可以根據檔案信息的資源類別、檔案信息數量、檔案管理系統容量等都進行全面的考量，制定與本單位的檔案管理工作相匹配的檔案信息資源備份工作。要求檔案信息管理部門所記錄的檔案信息真實、安全、全面與可靠。在此基礎上還要做好檔案信息資源的安全備份工作，不僅要重視本地備份工作，還要加強異地備份工作管理。要求相關的檔案管理部門可以應用專用的光纖鏈路，將檔案管理信息備份到同城的容災機房內。也可以應用同城登記備份的方式來實現檔案信息資源備份，還需要根據檔案管理登記備份的規范對檔案信息進行備份與管理。也可以采取跨區域異地備份的管理方式，兩個城市的檔案管理部門之間建立起良好的合作關系，城市檔案局之間簽署了重要檔案數據異地備份協議，互相作為合作城市的檔案備份庫，可以定期對重要檔案進行一定備份，從而保證檔案信息的安全。

4.加強網絡安全事件的應急處理演練

相關的檔案管理部門還要通過多種途徑與方式針對檔案安全管理中存在的問題進行安全事件的應急處理演練。以杭州市為例，其市檔案局為了能夠加強網絡安全事件的應急處理演練，還制定了專門的制度與管理辦法，如《杭州市檔案局網絡安全事件管理制度》《杭州市檔案局網絡安全事件應急預案》，通過以上條文與制度，對杭州市的檔案管理工作中可能出現的安全事件進行分類與分級，并根據以往的經驗對安全事件進行報告、分析響應與調查處理，并采取有效的整改措施。還會定期在檔案管理局內開展檔案管理信息網絡安全事件應對的應急演練，對演練的過程、演練的效果以及演練經驗及時的進行分析與總結，找出演練中存在的問題與不足，再對檔案管理安全事故的應急方案進行進一步的改建與完善。

此外，還必須要加強檔案數字化加工的信息安全。一些檔案管理部門會將檔案數字化工作付費交給專業的數字化工作企業完成，為了保證檔案信息的安全，檔案管理部門就要根據《檔案數字化外包安全管理規范》的相關規定與制度，對該檔案中介服務機構的資質、業績、工作人員等進行嚴格的審核，使其達到標準再交付工作。通過外包可以加強檔案信息的數字化加工設備、網絡、數據載體等進行管理，從而有效的提升檔案管理數字化加工的日常管理與信息安全管理工作，從而有效的保證檔案信息的安全管理。

四、開展檔案安全監督管理工作

檔案管理部門還可以對檔案的信息資源進行分級管理，根據分析對檔案信息的開放程度也進行劃分，根據用戶的等級與權限對開放的檔案資源進行分析，可以根據網路不同、信息系統不通過對檔案信息進行存儲、傳輸與管理工作;也可以根據用戶對象的層次不同檔案信息的應用、公開權限進行分級，從而可以有效的避免檔案信息資源被非法訪問、越級訪問的問題出現。

相關的檔案管理部門還要通過組織開展嚴格的檔案安全監督管理工作，將檔案信息安全管理工作責任細分到個人，并保證各項檔案信息安全管理措施得以實施。要求各個層級的檔案管理單位能夠承擔檔案信息安全的責任，并能夠對該管理轄區內的各個單位的檔案安全管理工作負責。以某市的市檔案管理局為例，就是在對其轄區內的市直單位檔案管理情況、檔案局（館）履職情況、檔服務外包承攬企業檔案安全工作情況以及重大建設項目檔案管理情況都進采取隨機抽查的方式來對檔案安全執法進行檢查。要求相關的檔案管理部門能夠將各項檔案安全管理措施落實到實處，并監督各個檔案管理單位做好檔案信息安全管理工作。要針對檔案信息管理中可能存在的信息安全問題，制定事前防范措施，在監督檢查工作中一旦發現問題，就要及時的進行整改。如果在日常的監督與管理中發現檔案信息安全管理存在相應的安全隱患和信息安全事故，一方面要及時的采取措施避免問題擴大化，另一方面還要對該出現安全信息問題的檔案管理單位進行嚴肅處理，將其作為檔案安全管理的典型案例。

五、結語

綜上所述，檔案信息安全對保證信息系統的安全性，滿足用戶的安全具有重要意義。在當前的大數據時代，通過采取多種措施加強檔案信息安全管理，不僅能夠保證檔案信息安全，不被泄露，還可以在完善的過程中逐漸構建完善的檔案管理系統，對其系統進行優化與改進。加強檔案信息安全管理對提升檔案管理的服務質量進一步發展具有重要意義，還需要進一步的研究與完善。

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