人才流動環境下高校人事檔案管理模式探析

黃昆

[摘要]進入21世紀，隨著全球信息化技術水平的不斷提高，高校傳統的人事檔案管理體系問題也隨之暴露出來。文章主要以“人才流動”作為切入點，選擇“淮安市五所高校”作為研究對象，對這五所高校的人事檔案工作開展現狀進行深入探討，分析了相關工作開展過程中的諸多不足之處并提出了幾點針對性建議。希望為淮安市高校人事檔案管理工作的開展、構建高校人事檔案管理信息系統運行機制開辟新思路。

[關鍵詞]人才流動人事檔案網絡建設管理模式

當前人才流動頻繁的社會環境使得高校人事檔案管理面臨新的挑戰，在此背景下為進一步探索高校人事檔案信息管理運行機制，筆者對江蘇淮安地區高校檔案工作現狀展開實地調研。

一、淮安市高校人事檔案工作開展現狀及分析

當前江蘇省淮安市一共有五所高校，分別為：淮陰師范學院、淮陰工學院、江蘇食品藥品職業技術學院、淮安信息職業技術學院、江蘇財經職業技術學院。其中，淮安信息職業技術學院的人事檔案主要由學校組織部管理，而其他四所高校，則都歸學校人事處管理。五所高校都配置一名專職的人事檔案管理人員，且都制定了相應的人事檔案管理制度。人事檔案作為高校檔案的重要內容，表現出了一定的機密性特征，所以通常情況下都不外借，即便需要外借，也必須要得到學院主管領導的批準，并嚴格履行相關的借閱登記手續。總體而言，這五所高校的硬件設施都比較完善，比如：專門的檔案庫房、專門的檔案柜和檔案盒等等。近幾年，隨著高校人事檔案管理模式的不斷創新，學校還相應配備了信息管理系統，但由于技術的限制，系統在運行中也表現出了諸多不足之處，比如只有錄入功能而沒有文件掃描上傳功能等。

調查過程中發現，淮安市這五所高校除了事業編制教師，還有一些是人事代理教師，所占比例為30%左右，由于不屬于正式編制教師，所以他們的人事檔案一般都存放在淮安市人才中心，學校也沒有做相應備份。如果人事代理教師有查檔需求，往往需要高校專職檔案員到市人才中心進行現場查閱，無疑也增加了其日常工作量。實際上，人事代理教師保存在市人才中心的檔案相當于是存放，因為工作人員并不會對檔案進行整理。高校如果能夠和市人才中心聯網，對于高校專職檔案人員而言，查閱人事代理教師的檔案信息不僅變得更加便捷，工作效率也將隨之得到提高。

當前檔案的主要保存形式為紙質，而紙質檔案數字化加工處理后，其儲存和利用方式具有明顯的快捷性、高效性等特征。但由于各種主客觀因素的限制，淮安市五所高校人事檔案至今還是采用的傳統檔案管理模式。當有人需要查閱或者復印檔案時，都是由本校檔案員從庫房把檔案找出來，然后用完再進行裝訂，長期如此，對于檔案的破壞性也較大，且不利于檔案的保存。

有關調查數據顯示：我國高校存在十分普遍的人才流動現象。當某一位高校員工離職后，如果是有編制的教師，可以直接由本校人事檔案管理員將其檔案郵寄走，而人事代理的離職人員，則需要到人才中心辦理檔案郵寄。當前，淮安市的這五所高校都只能郵寄紙質檔案，而紙質檔案一旦不小心丟失，就只能再回到原單位來查找，無形之中也增加了離職人員及人事檔案管理員的工作量和工作難度。

二、高校人事檔案工作存在的問題及原因分析

1.人事檔案管理體制的科學性不強

現行人事檔案主要是根據管理權限和隸屬關系這兩個要求進行管理。檔案管理的主要目標就是服務于本單位的人事管理。對于單位而言，可以對人事檔案隨意使用；而對于個人而言，雖然檔案記錄的都是個人的基本信息，但卻不具有知情權和使用權。根據人事檔案體制可知，檔案除了記錄人才的基本信息，還起到了一種較強的約束和管理作用，而如今，人才頻繁流動早已成為常見的一種社會現象，所以想要通過檔案對人才進行約束，早已不符合時代發展需求。當然，作為企事業單位，雖然對人事檔案具有一定的使用權，但同樣要遵循相關原則，不能隨意泄露他人的隱私，但總體而言，人事檔案中所記錄的個人信息也不能完全認為是個人隱私，只要合理利用，對個人、用人單位，甚至社會發展都具有十分重要的意義。

雖然管理體制相對完善，但高校內部的人事檔案管理卻存在十分明顯的管理主體不清問題。比如：組織部門、人事部門、人才交流中心、檔案部門等等，都可以是檔案管理主體，如此復雜的管理關系，很容易導致重要的人事檔案材料無法得到正確保存，尤其是在傳遞過程中，還很容易出現丟失問題。

2.人才流動的無序性與檔案重建的違法性

受當前國家經濟發展趨勢及市場導向等因素的影響，人才流動表現出十分明顯的“不規則性”特征，當然，這也和人才本身有著極為密切的關系。有關數據表明，博士生、碩士生是最頻繁流動的人才。通常，用人單位為了留住這些優秀的人才，除了給其優厚待遇，還為他們重新建檔，但過了一段時間，如果感覺新工作難以適應，他們又會選擇離職，并尋找新的工作......循環往復，人才流動不僅表現出了“無序性”特征，而且還導致“一人多檔”的現象變得尤為突出。根據我國現行的人事管理制度規定，一個人只有一份人事檔案，重新建檔通常是因為檔案遺失或損壞，且一般是針對丟失或者損壞的重要材料加以補充，因此為優秀人才重新建檔的行為嚴重違背了國家人事檔案制度規定。高校針對不同情況采取的對策往往也不同，比如：限制人才流失，則堅決實施“三不政策”，具體表現為不放行、不轉關系、不轉檔案；而為了引進優秀人才，則會為其重建人事檔案。這一做法，從法律角度而言是需要視情況而擔負相應責任的。

3.人事檔案信息內容的全面性和真實性不夠

高校人事檔案的類型豐富多樣，具體包含了履歷材料、自傳材料、鑒定考核、考察材料等等，雖然記載的內容存在較大差異性，但卻也有一個共同點，即信息內容相對陳舊。比如：工作時間長且流動頻率較低的人，其人事檔案材料基本上都是很早之前的信息內容。高校相較于其他企事業單位，具有一定的特殊性，因此人事檔案中一般包含了科研成果、工作業績考核、個人誠信記錄、各類專業技術考試證明等信息內容，但由于各種因素的限制，許多材料并沒有及時且有效地納入檔案之中。除此之外，檔案信息內容的真實性也特別值得懷疑，比如：有些人事檔案信息是由個人填寫，以致年齡小、工齡時間長、學歷高等現象十分常見；還有一種情況就是企事業單位為高學歷優秀人才“重新建檔”，其中所填寫的信息內容有的則為一面之詞，真實性令人擔憂。

4.人事檔案管理的現代化水平不高

高校在教學、科研等領域的投入日益加大，相比較而言，檔案工作卻始終得不到應有重視，以致當前高校人事檔案管理水平依舊不高，造成這一現狀的原因，具體表現為以下兩點：

一是高校人事檔案管理缺乏專業化人才。不可否認，高校檔案工作開展具有較強的“專業性”特征，相應的，也對檔案管理人員提出了更多專業性要求。但根據當前高校人事檔案管理情況看，專業的專職檔案管理員屈指可數，檔案管理人員普遍為兼職，文化水平也相對較低，從而導致高校人事檔案管理工作開展表現出較強的隨意性，檔案信息錯漏和失密現象時有發生。

二是高校人事檔案管理缺乏現代化的手段。具體表現為人事檔案管理設施簡陋。日常對于人事檔案的管理也基本還是依賴于筆記手寫，雖然有些高校按照要求購買了計算機、打印機等信息化設備，但都沒有完全投入使用。而在人事檔案管理中應用到了現代電子設備和技術的高校，信息錄入工作也表現出了明顯的滯后性。

5.檔案管理人員業務培訓機會少，業務能力亟待提升

淮安五所高校歷任人事檔案管理人員大都明顯缺乏專業性，加上單位給予的干部人事檔案管理培訓的機會也很少，導致人事檔案管理人員的業務素質普遍偏低。調查還發現，很多管檔人員都覺得自己所從事的工作枯燥乏味，因而在實際工作中也難以表現出較高積極性。不僅如此，管檔人員的責任感普遍不強，與其他工作相比，檔案管理人員得到的照顧和關心的確比較少，許多檔案人員雖然已經工作了十幾年甚至幾十年，但想要升職加薪，或者評職稱，還依舊存在諸多問題。

三、加強高校人事檔案工作的對策和建議

1.加強高校人事檔案法規建設

我國現行的人事檔案制度，表現出十分明顯的嚴肅性、準確性、唯一性等特征。所以，在原有檔案沒有丟失或者損壞的情況下，企事業單位為優秀人才重新建立人事檔案，則嚴重違背了國家的人事檔案制度規則。這一現象如今在高校人才引進過程中十分常見，為了避免類似問題的出現，“依法治檔”這一理念隨之被強調，主要也是希望高校人才流動中的人事檔案管理可以變得更加規范化。

如今，人員流動大已經成為很常見的一種社會現象，但由于人事檔案管理制度還不夠完善，以致人事檔案管理機構繁多、管理機制混亂等問題變得十分常見。如果不及時采取有效對策，高校人才的正常流動必定受到影響，而檔案管理制度本身所具有的權威性也將會受到挑戰。

由此可見，高校人事檔案管理工作開展中存在諸多阻礙和挑戰。想要促使高校人事檔案管理工作有序開展，就必須完善相關的法律法規，從根本上杜絕“重建檔案”“一人多檔”等問題的出現。由于人事檔案管理隨著時代發展變化，一些新問題也將隨之出現，因此除了對現有常見問題加以針對性解決，還需要加大對現行法律法規的修訂、完善，比如《干部檔案工作條例》《流動人員人事檔案管理規定》等等，多方面努力促使高校人事檔案得到科學規范的管理。

2.推進高校人事檔案制度的改革

為了使高校人事檔案工作更好地發揮服務作用，推進高校人事檔案制度改革顯得尤為必要。雖然高校也有專門的人事檔案管理辦公室，但為了對其進行系統性管理，政府部門還可以設立專門的人事檔案中心，實行高校人事檔案社會化管理，使人才和高校之間的關系變得更加緊密與和諧。比如：人才和企業聘用關系解除以后，其人事檔案依舊被保留在人才服務機構，所以用人單位沒有任何理由對人才流動選擇進行約束或者制止。從某種程度上說，這一做法不僅避免了“重建檔案”問題的出現，也使得人才資源信息共享這一良好社會局面得以形成。

提高高校人事檔案管理的現代化水平，首先就是要加大對人事檔案管理工作的投入力度。比如：信息化技術設備的購置，使得管理人員可以充分利用計算機開發人事信息管理系統。相比于傳統的高校人事檔案管理模式，計算機不僅在編目、檢索、統計、借閱等方面發揮作用，還能進行檔案組卷、分類、保護、編研。尤其需要注意的一點，即改變計算機單機作業的情況，并建立起一個具有速度快、數據準等優點的數字化信息平臺，這不僅能促使檔案信息快速傳遞，也利于檔案信息更好地共享。

與此同時，還要致力于提高高校人事檔案管理者的綜合素質，加強對在職人員的專業知識培訓，適當引入競爭機制，加強管理人才隊伍的建設。總之，多方面努力，才能不斷激發高校人事檔案管理人員隊伍工作活力，同時也將最大程度地滿足人事檔案管理的需要。

3.積極采取措施培養人才

培養人才、吸引人才，一直以來都是高校建設的重要內容。隨著經濟全球化進程的不斷推進，人才市場化特征也變得越來越明顯，人才作為市場經濟重要主體，在參與市場經濟活動的時候，也表現出了較強的“自由化”特征，因而，他們也與工作單位形成了一種平等的新型契約關系。對于多數優秀人才而言，他們都想要選擇薪酬福利好，且能體現個人價值的工作，以至于社會上的人才流動現象變得十分普遍。如今，全國各地的高校也都面臨著優秀教師人才缺乏的窘境，為此，很多高校也都加大了人才的引進力度，其中很突出的一個做法就是“重新建檔”，雖然這違背了現行的人才檔案管理制度，但總體而言，還是取得了不錯的效果。而從高校健康且可持續性發展的角度思考，想要留住優秀教學人才，高校應該展示出自己的實力，以及表明對于優秀人才高度重視的態度。

對于入職高校的人才而言，除了考慮自身的實力，更加關注高校的軟實力，比如：學術團隊的建設、學校整體的學術環境。那些通過物質條件吸引人才的辦法，只能在短時間內留住人才。在高校人才引進過程中要不斷提高本學校的綜合實力，只有這樣才能長久地留住人才。

總之，高校人事檔案管理是學校檔案工作的重要組成部分，并對學校建設發展起到了十分重要的作用，產生著十分深遠的影響。隨著時代發展，以及高校教育教學事業改革的不斷深化，傳統的檔案管理模式業已不能適應高校教育教學事業的發展。在此情形下，高校人事檔案管理改革勢在必行，需要不斷優化高校人事檔案管理模式，采取更加多樣化的手段，比如：更新管理理念、改革管理模式、健全管理制度、提高人事檔案管理的現代化水平等等。

參考文獻

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