找準著力點 謀求新突破

金波 戈薈慧

蘇州工業園區檔案管理中心成立于2007年7月，是蘇州工業園區管委會直屬副處級建制的全民事業單位，貫徹實施國家有關檔案工作的法律、法規、方針和政策，管理、指導、檢查、監督園區的檔案業務工作。檔案管理中心高度重視檔案信息化工作，先后獲得了“全國示范數字檔案室”“江蘇省5A級數字檔案館”“全省檔案科技工作先進單位”等榮譽。

一、以“智慧園區”理念做優頂層設計，促進信息化與檔案工作的深度融合

早在2011年，圍繞“智慧園區”的總體思路，園區檔案管理中心開發建設了數字檔案館（室）信息平臺。該信息平臺包括十大子系統：數字檔案館、數字檔案室、在線業務指導、館藏資源管理、離線檔案管理、城建檔案整理、GIS管理、地理庫切片歸檔系統、聲像資料管理系統和門戶網站。系統具有三大亮點：一是與園區電子政務云平臺有效融合，大數據概念得以充分體現；二是采用前端控制、全程跟蹤的流程化運作模式，有效記錄各類檔案元數據；三是實現三維可視化庫房管理和GIS可視化管理。數字檔案館（室）信息平臺的運用，為建立覆蓋全區的檔案管理網絡，實現檔案管理的自動化、網絡化、標準化和規范化提供了技術保障。此外，檔案管理中心于2014年完成了全部館藏紙質檔案的數字化掃描工作。

近年來，園區檔案管理中心以習近平新時代中國特色社會主義思想和黨的十九大精神為指導，在上級檔案部門和園區黨工委的正確領導下，立足園區實際，圍繞“學習新思想、改革再出發、開放邁新步、發展高質量”主題，深入開展檔案信息化建設，銳意改革創新，強化依法治檔，檔案信息化工作取得新成效。

二、以城建檔案“在線業務指導”系統為抓手，爭做全國開發區城建檔案工作的典型示范

園區檔案管理中心建設的城建檔案“在線業務指導”系統，是面向全園區建設單位、專門用于建設工程竣工文件歸檔和報驗工作的規范化管理系統。系統根據國家相關法律、法規并結合園區實際建立了整套建設工程竣工文件歸檔報驗流程，包含公司管理、模板分配、文件登記、檔案預驗收、檔案整理、窗口報驗、業務審核、移交入庫等主要流程步驟，具備在線咨詢、工程管理、案卷管理、檔案員管理、可視化查詢等輔助功能選項，實現了從項目報建、報驗審核直至移交入庫全過程的規范化管理。系統簡單易學，為建設單位歸檔工作提供了十分便利的條件，降低歸檔工作的難度，有效提高歸檔工作的效率，同時無形中提高了建設單位歸檔的積極性，保證了建設工程竣工文件能夠收集齊全、整理規范、歸檔及時。

在線業務指導系統主要特點為：一是項目前端把控，有效收集文件。以往建設工程竣工文件收集過程中，往往因為項目周期過長，項目竣工集中報驗檔案時存在各種問題，如文件丟失、排列無序、整理混亂等。使用該系統，建設單位最早可在項目取得建設工程規劃許可證前，報建登記項目信息。項目過程中產生的文件均可隨時在系統內進行登記，能夠有效避免前述狀況的發生。同時，系統具備工程跟蹤管理功能，實時跟蹤工程狀態以及文件收集進度，便于用戶掌握項目動態。二是歸檔目錄模板化管理，提高收集效率。系統內嵌“建設工程竣工檔案歸檔內容與排列順序表”，目錄模板按照國家相關法律、規范制定，用戶只需按照模板所示的內容及排序逐條登記文件，大大提高建設工程文件的收集效率以及準確程度。三是流程卡片式管理，便于用戶理解。系統首頁采用卡片式管理方式（圖1），卡片按照項目流程順序排列，項目流程清晰，項目階段明確，無論項目處于哪一環節，用戶都能一目了然，即使第一次使用系統的用戶，也能通過清晰的卡片式流程，了解檔案的報驗過程。四是分單位文件登記，提升工作效率。系統具備單位管理功能，建設單位報建建設工程項目后，可以根據自身實際情況，建立施工單位或監理單位的子賬號，并可通過文件登記模板管理功能將對應的模板分配給各文件形成單位，實現文件“誰產生誰登記”，最后統一匯總至建設單位賬號，各單位文件登記可以同步進行，互不干擾。五是創新城建檔案數據可視化平臺。系統具備子系統城建檔案數據可視化平臺（圖2），兩個系統之間實現無縫對接，在線業務指導系統內工程信息實時推送至可視化平臺，將文字化的工程信息轉化為可視化地圖界面。可視化平臺不僅能夠快速定位相關的工程項目，同時也能直觀地反映城市變化的進程，為將來的城市建設提供有力的指導。

三、以有效科研為引領，創新實踐區域“地理庫切片歸檔”

園區檔案管理中心重視檔案科研工作，近年來建設并完成了多項國家、省檔案科研項目，先后獲得了多項國家、省級檔案優秀科技成果獎項。與蘇州大學社會學院合作共建了“蘇州大學研究生工作站”，通過檔案科研提升檔案管理水平。

以“地理庫切片歸檔研究與實踐”項目為例，項目由園區檔案管理中心于2015年7月開始建設，旨在對園區開發建設以來形成的地理庫數據以定期歸檔的方式實現長期保存和妥善利用。項目通過選取特定的時間節點，對園區地理庫數據進行切片（快照），經過整理后形成具備歸檔價值的地理庫圖層數據包，進而按照電子文件歸檔的標準流程進行歸檔。項目完成了園區自成立以來（1994年至今）7大類、18中類、32個小類的地理庫專題圖層的切片和整理工作，建設了包括基礎設施、地面建設、環境保護、土地規劃、市域CBD、動遷安置等專題，實現了130多個地理庫歸檔數據包的在線移交進館，并通過“地理庫切片歸檔展示系統”向社會公眾提供在線查閱、對比、統計等服務。目前項目成果在園區信息化展廳、園區檔案館公共服務區、政務網站等對外展示（圖3）。

“地理庫切片歸檔”是園區檔案工作創新服務理念、打造服務平臺的切實體現，是檔案工作的一大創新，對拓展園區檔案服務領域，提升檔案服務水平具有深遠的意義。項目于2017年分別獲得國家檔案局優秀科技成果三等獎和江蘇省檔案局優秀科技成果一等獎等榮譽。

四、以銳意進取的姿態順應“智慧檔案”發展大趨勢，中心創建成為“全國示范數字檔案室”

園區黨工委管委會高度重視信息化建設工作，不斷加強信息化建設的領導和規劃，部署“智慧園區”建設，推進政府工作與信息化深度融合。作為“智慧園區”建設的一環，園區檔案管理中心根據《國家檔案局辦公室關于印發<數字檔案室建設評價辦法>的通知》（檔辦發〔2016〕3號）文件精神，開展“全國示范數字檔案室”工作，此項工作得到了國家檔案局和省市檔案局以及園區黨工委管委會領導的大力支持，中心被國家檔案局列為全國首批、江蘇省僅有的三家試點單位之一。同年，園區管委會成立蘇州工業園區“數字檔案室”建設領導小組，把創建“全國示范數字檔案室”工作納入園區信息化工作發展規劃。

通過認真解讀《數字檔案室建設評價辦法》的6項一級指標、40項二級指標、135項三級指標，園區檔案管理中心從領導與組織、基礎設施建設、應用系統建設、數字檔案資源建設、保障體系建設、工作亮點等六個方面重點投入力量，取得了很好的成效。中心構建了集在線收集、整理、鑒定、查閱、監督、指導等功能為一體的數字檔案室系統，從區域性、集中式的角度整體提升了全區數字檔案室信息化建設和服務水平。

2018年10月，園區檔案管理中心通過了國家檔案局館室司組織的由全國檔案專家組成的評估組的現場測評。2018年12月26日，國家檔案局正式發文《國家檔案局關于批準蘇州工業園區檔案管理中心數字檔案室為“全國示范數字檔案室”的通知》（檔審字〔2018〕65號），園區檔案管理中心數字檔案室正式成為“全國示范數字檔案室”。

黨的十九大報告中指出，要增強改革創新本領，善于結合實際創造性推動工作，善于運用互聯網技術和信息化手段開展工作。國家檔案局也提出了“以檔案信息化促進檔案事業發展”的目標，全面加強檔案信息化建設已經成為檔案事業應對新形勢的正確選擇，也是檔案工作發展的必然趨勢。圍繞大局，順勢而為，銳意進取，以檔案信息化建設為支撐助推新時代檔案事業新發展，更是區域檔案管理工作所趨。